Die Heizung im Treppenhaus tropft. Oder die Abrechnung enthält eine Position, die niemand erklären kann. Oder der Mieter aus dem zweiten Stock hat eine Frage, die eigentlich an den Eigentümer gehört, und der ist im Urlaub.
In allen drei Fällen steht dieselbe Frage am Anfang: Wen ruft man dafür an — und wird das etwas nützen? Diese Seite beantwortet beides. Ganz unten steht außerdem, was nicht über die Verwaltung läuft. Diese Liste ist absichtlich genauso lang wie die andere, denn ein Anruf an der falschen Stelle kostet Tage.
Sie wollen ein Angebot für Ihre Gemeinschaft? Das geht schneller hier: Sofortangebot in drei Minuten anfordern — ohne Anruf, ohne Termin.
Alle Wege auf einen Blick
| Weg | Wann er der richtige ist | Erreichbarkeit |
|---|---|---|
| Telefon: 0201 45 875 433 | Ein Schaden, der sich gerade ausbreitet. Ein Anliegen melden. Den Stand eines Vorgangs erfragen. | rund um die Uhr, Montag bis Sonntag, auch an Feiertagen |
| Rückruf vereinbaren | Sie möchten sprechen, aber nicht jetzt — oder Sie tippen ungern. | Formular jederzeit, Rückruf durch eine Person |
| E-Mail: info@weg-verwaltung-essen.info | Alles mit Anhang oder allem, was später als Nachweis dienen soll. | jederzeit |
| Eigentümerportal und App | Abrechnung, Protokolle, Beschlusssammlung nachlesen; Schaden mit Foto melden. | jederzeit |
| Post: Gemarkenstr. 37, 45147 Essen | Kündigungen, Vollmachten, Originale, alles Fristgebundene. | — |
| Persönlich in der Gemarkenstraße | Belegprüfung, Beiratssitzung, ein Gespräch vor einer schwierigen Versammlung. | Montag bis Freitag, 9 bis 15 Uhr, nach Terminvereinbarung |
| Angebot anfordern | Ihre Gemeinschaft sucht eine Verwaltung. | Formular, etwa zwei Minuten — das schriftliche Angebot kommt binnen drei Minuten als PDF |
Wenn Sie nicht sicher sind, welcher Weg passt: Nehmen Sie das Telefon. Dort wird die Sache eingeordnet, und falls ein anderer Weg schneller ist, erfahren Sie das im selben Gespräch.
Ein schriftliches Angebot für Ihre Gemeinschaft dauert hier drei Minuten, nicht drei Wochen — schneller als jeder Anruf. Beschrieben ist der Weg zum Angebot in drei Minuten.
Telefon: rund um die Uhr, Montag bis Sonntag
0201 45 875 433
Montag bis Sonntag, Tag und Nacht, auch an Feiertagen und zwischen den Jahren. Kein Anrufbeantworter, keine Ansage mit Sprechzeiten, keine Warteschleife.
Das ist der wichtigste Unterschied zu dem, was viele Eigentümer aus ihrer bisherigen Verwaltung kennen: Es gibt keine Uhrzeit, ab der niemand mehr erreichbar ist. Sonntagabend um halb elf klingelt dieselbe Nummer wie dienstags um zehn.
Am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab
Das steht hier im Fließtext und nicht im Kleingedruckten, weil es der erste Satz ist, den Sie im Gespräch ohnehin hören werden.
Der Erstkontakt am Telefon ist immer der KI-Assistent. Es geht kein Mensch mehr ans Telefon.
Wer schon einmal in einem Sprachmenü festgesteckt hat — „Sagen Sie Ja oder Nein“, „Für Buchhaltung die Zwei“ —, denkt jetzt an genau das. Der Unterschied liegt darin, dass Sie hier in ganzen Sätzen sprechen dürfen, so wie mit einem Nachbarn. Es gibt keine Tasten, keine Stichwörter und keine Auswahl aus fünf Möglichkeiten. Der Assistent fragt nach, wenn etwas fehlt, und fasst am Ende zusammen, was er verstanden hat, damit Sie widersprechen können.
Was zu jeder Stunde geht
Zwei Dinge, und die reichen für fast alles:
- Ein Anliegen melden. Ein Wasserfleck an der Kellerdecke, die Hofbeleuchtung, ein Sturmschaden, eine Frage zur Abrechnung. Am Ende des Gesprächs existiert ein Vorgang mit einer Nummer.
- Den Stand eines laufenden Anliegens erfragen. Besonders nützlich vor einer Eigentümerversammlung, wenn Sie wissen müssen, was aus der Meldung von vor drei Wochen geworden ist.
Weil jeder Anruf automatisch zu einem Vorgang wird, kann ein Anliegen dauern — verschwinden kann es nicht.
Wenn Sie einen Menschen sprechen möchten
Dann sagen Sie es. Ein Satz genügt, ohne Begründung, und ein Mensch meldet sich zurück.
Ehrlicherweise gehört dazu: Der Rückruf kommt nicht in derselben Minute, und nachts kommt er nicht nachts. Er kommt von einer Person, die Ihren Vorgang vorher gelesen hat. Sie müssen nichts zweimal erzählen.
Rückruf: Sie nennen die Zeit
Für alle, die lieber sprechen als tippen, den Anruf aber nicht selbst führen möchten. Etwa, weil der Tag verplant ist oder weil die Sache länger dauert als ein kurzes Gespräch.
Zwei Angaben genügen: Name und Telefonnummer. Dazu wählen Sie, wann es passt — vormittags, nachmittags oder abends. Diese Angabe wird eingehalten, denn ein Anruf zur Unzeit ist der häufigste Grund, warum eine Sache am Ende doch liegen bleibt.
Rückrufformular, zwei Felder, nichts sonst. Kein Betreff, kein Pflichtfeld für das Anliegen, keine Registrierung.
E-Mail: für alles, was einen Anhang braucht
info@weg-verwaltung-essen.info
Der richtige Weg für alles mit Anhang: das Angebot eines Handwerksbetriebs, ein Schreiben des Nachbarn, eine Rechnung. Auch für eine Abrechnungsposition, die Sie abfotografiert haben.
Eilt die Sache, nehmen Sie das Telefon: Dort wird das Anliegen sofort zu einem Vorgang.
Post und Besuch: Gemarkenstr. 37 in Essen-Holsterhausen
GOTTSCHLING Immobilien GmbH
Gemarkenstr. 37
45147 Essen
Alles Fristgebundene gehört auf diesen Weg: Kündigungen, Vollmachten für die Eigentümerversammlung, Originalunterlagen, Erklärungen, bei denen es auf das Datum des Zugangs ankommt.
Eine Karte steht daneben, aber erst nach einem Klick — sonst lädt bei jedem Aufruf ein fremder Dienst mit, bevor jemand darum gebeten hat.
Warum ein Termin besser ist als ein Klingeln
Ein Besuch ohne Absprache endet häufig damit, dass die zuständige Person gerade in einer Versammlung oder in einem Objekt ist. Und dass Ihre Unterlagen nicht vorliegen.
Mit Termin liegt die Akte auf dem Tisch, und die Person, die Sie sprechen wollen, ist da. Termine sind montags bis freitags von 9 bis 15 Uhr möglich; vereinbart werden sie am Telefon, rund um die Uhr.
Wer sich für welches Anliegen wohin wendet
Sie gehören zu einer betreuten Eigentümergemeinschaft
Ihr Weg ist das Telefon oder das Portal, und zwar für alles, was das Gemeinschaftseigentum betrifft: Dach, Fassade, Treppenhaus, Keller, Heizung, Aufzug, Hof, Leitungen bis zur Abzweigung in Ihre Wohnung.
Für Fragen zu Ihrer Jahresabrechnung, zum Hausgeld oder zum Wirtschaftsplan ist die feste Ansprechperson Ihres Objekts zuständig. Ihren Namen finden Sie auf jedem Schreiben und im Portal.
Sie sind im Verwaltungsbeirat
Zusätzlich zu allem, was für Eigentümer gilt, geht es bei Ihnen meist um Vorbereitung: Tagesordnung, Beschlussvorlagen, Belegprüfung, der Stand offener Vorgänge vor der Versammlung.
Dafür lohnt sich der Termin in der Gemarkenstraße mehr als ein Telefonat. Geht es nur um den Stand mehrerer Vorgänge, ist der Anruf am Sonntagabend der schnellste Weg. Dann haben Sie die Liste, wenn Sie auch die Ruhe haben, sie durchzugehen.
Sie wohnen zur Miete in einer betreuten Anlage
Hier wird es oft verwechselt, deshalb genau:
- Alles, was das Gemeinschaftseigentum betrifft — kaputte Treppenhausbeleuchtung, Aufzugstörung, Wasser im Keller, Sturmschaden am Dach —, gehört an die Verwaltung. Rufen Sie an.
- Alles, was Ihr Mietverhältnis betrifft — Miete, Nebenkostenabrechnung Ihrer Wohnung, Mängel in der Wohnung, Kündigung, Kaution —, gehört an Ihren Vermieter. Das ist der Eigentümer Ihrer Wohnung, nicht die WEG-Verwaltung; zu den Aufgaben der WEG-Verwaltung gehört das Mietverhältnis nicht.
Die Ausnahme: Wenn dieselbe Firma zusätzlich die Mietverwaltung für Ihren Vermieter führt. Ob das bei Ihnen der Fall ist, steht in Ihrem Mietvertrag oder in Ihrer letzten Nebenkostenabrechnung.
Ihre Gemeinschaft sucht eine neue Verwaltung
Dann führt der kürzeste Weg über das Angebotsformular: etwa zwei Minuten zum Ausfüllen, und binnen drei Minuten liegt das schriftliche Angebot als PDF in Ihrem Postfach — geeignet zur Vorlage in Ihrer Eigentümerversammlung, mit Vergütung netto und brutto, dem Rechenweg dazu und dem Leistungsumfang. Sie warten auf keinen Rückruf und auf keinen Termin.
Den Vertragsentwurf bekommen Sie zeitnah hinterher, ohne ihn anfordern zu müssen.
Wenn Sie lieber erst einmal sprechen möchten, rufen Sie an. Ein Angebot lässt sich auch nach einem Telefonat erstellen; die Angaben werden dann im Gespräch aufgenommen.
Sie sind Handwerksbetrieb, Versorger oder Dienstleister
Für Angebote, Rechnungen, Terminabstimmungen und Rückfragen zu Aufträgen ist die E-Mail der richtige Weg, weil alles mit Beleg läuft. Bitte immer mit Angabe der Liegenschaft und, sofern vorhanden, der Auftragsnummer.
Sie sind Nachbar, Behörde, Notar oder Presse
- Nachbarn und Anlieger bei Lärm, Verschmutzung, Bewuchs über die Grundstücksgrenze oder einem Schaden, der von der Anlage ausgeht: E-Mail mit Angabe der Anschrift, oder Telefon, wenn es eilt.
- Behörden, Gerichte und Versorger: schriftlich, mit Aktenzeichen und Angabe der Liegenschaft.
- Notare und Käufer im Zusammenhang mit einem Eigentumswechsel: schriftlich, an die E-Mail-Adresse oder die Postanschrift oben.
- Presseanfragen: an Christian Gottschling persönlich, schriftlich.
Was ausdrücklich nicht über die Verwaltung läuft
Diese Liste ist genauso wichtig wie die Kontaktwege darüber. Ein Anruf an der falschen Stelle kostet im besten Fall zehn Minuten und im schlechtesten einen ganzen Tag.
Gefahr für Menschen
Die Reihenfolge ist immer dieselbe: erst die Gefahr abwenden, dann melden. Kein Anruf bei einer Verwaltung ersetzt einen Notruf.
| Situation | Wen Sie anrufen |
|---|---|
| Feuer, Rauch, Explosionsgefahr | 112 |
| Verletzte oder hilflose Personen | 112 |
| Einbruch, Bedrohung, Gewalt | 110 |
| Gasgeruch im Haus | Fenster öffnen, keinen Lichtschalter und keinen Klingelknopf betätigen, Haus verlassen — dann der Störungsdienst Ihres Netzbetreibers |
| Stromausfall im ganzen Straßenzug | Störungsdienst Ihres Netzbetreibers |
| Person steckt im Aufzug fest | Notrufknopf in der Kabine. Er geht direkt an die Aufzugsleitstelle, rund um die Uhr besetzt. Ein Umweg über die Verwaltung kostet Minuten. |
Sagen Sie der Verwaltung anschließend Bescheid, wenn Gemeinschaftseigentum betroffen war. Aber erst danach.
Was allein Ihre Wohnung betrifft
Ein tropfender Wasserhahn, ein defekter Rollladen, eine kaputte Steckdose, eine zugefallene Wohnungstür: Das ist Sondereigentum — also der Teil, der Ihnen allein gehört. Dafür beauftragen Sie selbst einen Handwerksbetrieb, und die Kosten trägt niemand sonst.
Die Grenze zwischen Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum verläuft nicht überall gleich; maßgeblich sind die Teilungserklärung und die Gemeinschaftsordnung Ihrer Anlage. Im Zweifel rufen Sie an und fragen nach — diese Auskunft kostet nichts und spart häufig eine Rechnung.
Was zwischen Vermieter und Mieter gehört
Mieterhöhung, Nebenkostenabrechnung der Wohnung, Kaution, Kündigung, Wohnungsübergabe, Mängel in der Wohnung: Das ist Sache des Vermieters. Eine WEG-Verwaltung verwaltet die Gemeinschaft, nicht die einzelnen Mietverhältnisse — und darf in die meisten dieser Fragen gar nicht eingreifen.
Was Rechtsberatung wäre
Ob ein Beschluss anfechtbar ist, ob eine Frist gewahrt wurde, ob eine bauliche Veränderung zulässig ist, ob Sie gegen einen Nachbarn vorgehen können: Das sind Rechtsfragen, und eine Verwaltung darf dazu nicht beraten.
Was hier stattfindet, ist etwas anderes und oft ausreichend: eine Einordnung, was in dieser Sache üblich ist, welche Unterlagen entscheiden und welche Frist läuft. Für die Bewertung selbst brauchen Sie eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt — und in Ihrem konkreten Fall entscheiden immer die Teilungserklärung, die Gemeinschaftsordnung und die Beschlusslage Ihrer Gemeinschaft.
Was andere Stellen schneller können
| Anliegen | Zuständig |
|---|---|
| Wohnungsübergabe an einen Käufer | Notar und die Beteiligten selbst |
| Streit mit dem Nachbarn ohne Bezug zum Gemeinschaftseigentum | Schiedsperson der Stadt, Rechtsbeistand |
| Ummeldung, Anwohnerparkausweis, Sperrmüll | Stadt Essen |
| Störung von Strom, Gas, Wasser im ganzen Straßenzug | Netzbetreiber |
| Telefon- und Internetanschluss in Ihrer Wohnung | Ihr Anbieter |
| Hausratschaden in Ihrer Wohnung | Ihre Hausratversicherung |
| Verlorener Wohnungsschlüssel | Schlüsseldienst auf eigene Rechnung |
Häufige Fragen zum Kontakt
Geht wirklich rund um die Uhr jemand ans Telefon?
Ja. Montag bis Sonntag, Tag und Nacht, auch an Feiertagen. Am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab. Sie können dort jederzeit ein Anliegen melden oder den Stand eines laufenden Anliegens erfragen. Einen Anrufbeantworter und eine Ansage mit Sprechzeiten gibt es nicht.
Spreche ich mit einem Menschen oder mit einem Computer?
Der Erstkontakt am Telefon ist immer der KI-Assistent; ein Mensch geht dort nicht mehr ran. Der Assistent sagt Ihnen das im ersten Satz des Gesprächs. Wenn Sie einen Menschen sprechen möchten, sagen Sie es, und Sie erhalten einen Rückruf.
Kann ich ohne Termin vorbeikommen?
Besser nicht. Ohne Absprache ist die zuständige Person häufig in einer Versammlung oder in einem Objekt, und Ihre Unterlagen liegen nicht vor. Mit Termin ist beides geklärt. Einen Termin vereinbaren Sie telefonisch oder per E-Mail.
An wen wende ich mich bei einer Frage zur Jahresabrechnung?
An die feste Ansprechperson Ihres Objekts. Ihren Namen finden Sie auf jedem Schreiben und im Eigentümerportal. Wenn Sie ihn gerade nicht zur Hand haben, rufen Sie an und nennen die Anschrift der Anlage — die Zuordnung erfolgt dann im Gespräch.
Ich bin Mieter. Kann ich mich überhaupt an die Verwaltung wenden?
Ja, aber nur für das Gemeinschaftseigentum: Treppenhaus, Aufzug, Keller, Dach, Hof, Heizungsanlage. Alles, was Ihr Mietverhältnis betrifft — Miete, Nebenkosten, Mängel in der Wohnung —, gehört an Ihren Vermieter.
Was mache ich bei einem Notfall am Wochenende?
Bei Gefahr für Menschen gilt 112 beziehungsweise 110, nicht die Verwaltung. Steckt jemand im Aufzug fest, drücken Sie den Notrufknopf in der Kabine. Bei einem Schaden am Gemeinschaftseigentum — Rohrbruch, Heizungsausfall, Sturmschaden — rufen Sie an: 0201 45 875 433, auch samstags und sonntags.
Wie lange dauert es, bis ich eine Antwort bekomme?
Zugesagt ist eine Reaktion innerhalb weniger Stunden. Das heißt: Ihr Anliegen ist erfasst, eingeordnet und zugewiesen, und Sie wissen, wer sich kümmert und wie es weitergeht. Das ist ausdrücklich keine Zusage, dass der Schaden in wenigen Stunden behoben ist. Reaktion ist nicht Lösung.
Kurz zusammengefasst
- Telefon 0201 45 875 433 — rund um die Uhr, Montag bis Sonntag, auch an Feiertagen. Kein Anrufbeantworter, keine Sprechzeiten.
- Am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab. Das ist der Erstkontakt, immer. Sie sprechen in ganzen Sätzen, nicht in Stichwörtern.
- Wer einen Menschen sprechen will, bekommt einen Rückruf. Ein Satz genügt, ohne Begründung.
- Rückruf zur Wunschzeit: zwei Angaben genügen, Name und Telefonnummer.
- E-Mail an info@weg-verwaltung-essen.info für alles mit Anhang oder Nachweisfunktion.
- Post und Termine: Gemarkenstr. 37, 45147 Essen-Holsterhausen. Fristgebundenes gehört auf den Postweg. Mehr zum Stadtteil: Hausverwaltung in Essen-Holsterhausen.
- Ein Besuch braucht einen Termin — sonst liegen die Unterlagen nicht vor und die zuständige Person ist im Objekt.
- Eigentümer und Beiräte erreichen ihre feste Ansprechperson; ihr Name steht auf jedem Schreiben.
- Mieter wenden sich bei Gemeinschaftseigentum an die Verwaltung, bei allem Übrigen an ihren Vermieter.
- Bei Gefahr für Menschen gilt 112 oder 110, beim Aufzug der Notrufknopf in der Kabine. Erst die Gefahr, dann die Meldung.
- Nicht über die Verwaltung laufen: Schäden allein in Ihrer Wohnung, Mietangelegenheiten und Rechtsberatung. Für alle drei steht oben, wer stattdessen zuständig ist.