Häufige Fragen zur WEG-Verwaltung in Essen

Eine feste Einheitenzahl steht hier nicht, weil die Grenze keine Zahl ist, sondern eine Rechnung. Die Vergütung hat eine Untergrenze von 300,00 € netto im Monat für die ganze Gemeinschaft. Bei vier Einheiten sind das 75,00 € netto je Wohnung und Monat, bei acht Einheiten 37,50 €, bei zwölf 33,00 €. Ob sich das für Ihre Gemeinschaft trägt, können Sie vorher selbst ausrechnen.

Der Grund für den Mindestbetrag ist rechnerisch, nicht persönlich. Eine Gemeinschaft mit vier Einheiten verursacht fast denselben Aufwand wie eine mit zwölf: eine Versammlung, eine Abrechnung, ein Wirtschaftsplan, dieselben Fristen. Bei sehr kleinen Einheitenzahlen liegt der Betrag je Wohnung deshalb hoch — und ein Mandat, das sich für keine Seite trägt, endet erfahrungsgemäß nach einem Jahr wieder.

Fragen Sie deshalb auch dann an, wenn Ihre Gemeinschaft klein ist. Sie bekommen dieselbe Zahl wie jeder andere, binnen drei Minuten und ohne Gespräch.

Große Wohnanlagen gehören zum Alltag: Rund 4.000 Einheiten werden in Essen und im Ruhrgebiet betreut.

Bei großen Anlagen ist für Sie eine andere Frage wichtiger als die Gesamtzahl: Wie ist die Anlage untergliedert? Mehrhausanlagen haben häufig getrennte Kostenkreise, eigene Beschlusszuständigkeiten für einzelne Häuser und mehrere Beiräte. Ob das bei Ihnen so ist, steht in Ihrer Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, nicht im Gesetz — und es entscheidet darüber, wie aufwendig Abrechnung und Versammlung werden.

Lassen Sie sich im Angebot deshalb ausdrücklich bestätigen, wie viele Abrechnungskreise und wie viele Versammlungen im Jahr enthalten sind.

Schwerpunkt ist Essen, dazu kommen Gemeinschaften im direkt angrenzenden Ruhrgebiet. Zum Einzugsgebiet gehören neben Essen auch Bochum, Oberhausen, Mülheim an der Ruhr, Duisburg, Gelsenkirchen, Düsseldorf und Ratingen.

Warum die Entfernung für Sie zählt: Sie entscheidet in der Praxis darüber, wie oft tatsächlich jemand vor Ort ist. Eine Verwaltung mit einer Stunde Anfahrt schickt bei einem gemeldeten Schaden eher den Handwerker als einen eigenen Mitarbeiter — und erfährt über den Zustand des Hauses nur das, was im Bericht steht.

Objekte außerhalb dieses Bereichs werden im Einzelfall geprüft. Maßstab ist, ob die zugesagte Betreuung realistisch eingehalten werden kann. Eine Absage ist an dieser Stelle ehrlicher als ein Mandat, das später nicht funktioniert.

→ Hausverwaltung in Essen und den Stadtteilen · WEG-Verwaltung im Ruhrgebiet

Einzelne Leistungen sind möglich: Buchhaltung, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung lassen sich getrennt von der übrigen Verwaltung beauftragen. Ihre Gemeinschaft bleibt damit in der Selbstverwaltung und gibt nur den Teil ab, der am meisten Zeit und Nerven kostet.

Sinnvoll ist das vor allem in zwei Fällen: wenn die Abrechnung bisher ehrenamtlich erstellt wurde und niemand mehr die Zeit dafür hat, oder wenn eine Abrechnung angefochten wurde und die nächste sicher sitzen muss.

Wo die Grenze liegt, sei offen gesagt: Eine Teilleistung nimmt Ihnen die Verantwortung nicht ab. Einladung, Versammlung, Beschlussumsetzung, Verkehrssicherungspflichten und Prüffristen bleiben bei Ihnen. Wer nur die Abrechnung auslagert, hat den kleineren Teil des Haftungsrisikos abgegeben, nicht den größeren.

Die Sorge dahinter ist berechtigt und lautet: Verdient die Verwaltung mit, wenn in unserem Haus Wohnungen verkauft werden? Lassen Sie sich die Antwort darauf schriftlich geben — hier und bei jeder anderen Verwaltung, die zugleich als Makler auftritt. Eine mündliche Zusicherung hilft Ihrer Gemeinschaft im Streitfall nicht.

Beiräte prüfen diesen Punkt zu Recht. Eine Verwaltung hat Zugang zu Eigentümerdaten, erfährt von Verkaufsabsichten früher als andere und erteilt in vielen Gemeinschaften die Verwalterzustimmung zum Verkauf. Wo Maklertätigkeit und Verwaltung im selben Haus zusammentreffen, gehört die Trennung schriftlich geregelt, nicht mündlich zugesichert.

Verlangen Sie deshalb drei Sätze im Verwaltervertrag: Maklerleistungen nur auf gesonderten Auftrag, keine Kosten zulasten der Gemeinschaft, Information des Beirats.

→ Verwalterzustimmung beim Wohnungsverkauf

Eine konkrete Zahl bekommen Sie, bevor Sie jemanden persönlich treffen — ohne Termin und ohne Verkaufsgespräch, binnen drei Minuten als PDF. Die Grundvergütung liegt bei 35,00 € netto je Einheit und Monat bis neun Einheiten, 33,00 € von zehn bis neunzehn und 30,00 € ab zwanzig — brutto sind das 41,65 €, 39,27 € und 35,70 €. Der Satz gilt jeweils für alle Einheiten Ihrer Gemeinschaft, nicht nur für die oberhalb der Schwelle. Bis einschließlich acht Einheiten greift eine Mindestvergütung von 300,00 € netto (357,00 € brutto) im Monat für die ganze Gemeinschaft. Garagen und Stellplätze kosten 5,00 € netto (5,95 € brutto) je Stück und Monat.

Ein Rechenbeispiel: Zwölf Einheiten ergeben 396,00 € netto im Monat, also 471,24 € brutto — 39,27 € brutto je Wohnung. Der Durchschnitt in Nordrhein-Westfalen liegt bei rund 40,42 € brutto je Wohnung und Monat. Eine Gemeinschaft mit sechs Einheiten zahlt wegen der Mindestvergütung 59,50 € brutto je Wohnung und damit mehr als der Durchschnitt; das steht hier, damit Sie es nicht erst im Angebot lesen.

Wie viel Aufwand Ihre Gemeinschaft tatsächlich verursacht, hängt von vier Dingen ab: Zahl der Einheiten, Alter und Zustand des Gebäudes, Anteil gewerblicher Einheiten und Zahl der Versammlungen im Jahr. Kleine Gemeinschaften liegen je Einheit höher als große. Der Aufwand je Haus ist derselbe, er verteilt sich nur auf weniger Schultern.

Eine unbequeme Wahrheit vorweg: Der Preis unterscheidet gute und schlechte Angebote fast nie. Die Personalausstattung tut es. Ein Angebot, das deutlich unter allen anderen liegt, ist meistens keines.

Ins Grundhonorar gehören die laufenden Pflichtaufgaben: Buchhaltung und Hausgeldeinzug, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht, die ordentliche Eigentümerversammlung samt Protokoll, Beschlusssammlung, Versicherungs- und Vertragsbetreuung, Schadenaufnahme und laufende Instandhaltung. Welche Leistungen gesondert berechnet werden und was sie kosten, steht vollständig in Ihrem Angebot — zusammen mit der Aufzählung dessen, was ausdrücklich nicht enthalten ist. Sie müssen dafür nicht fragen und nicht nachverhandeln.

An dieser Trennlinie scheitern die meisten Angebotsvergleiche. Ein Anbieter mit niedrigem Grundhonorar und langer Sonderleistungsliste kann am Jahresende teurer sein als der scheinbar teure Wettbewerber.

Der praktische Rat für Ihren Vergleich: Lassen Sie jeden Anbieter dieselbe Tabelle ausfüllen — Leistung, enthalten ja oder nein, Preis falls nein.

→ Leistungsverzeichnis als Muster · Schriftliches Angebot mit allen Sonderleistungen anfordern

Nicht einseitig. Die Vergütung ergibt sich aus dem Verwaltervertrag, den Ihre Gemeinschaft beschließt; ohne vertragliche Grundlage und ohne Beschluss gibt es keine Erhöhung. Welche Regelung für Ihre Gemeinschaft gelten soll, steht im Vertragsentwurf, der dem Angebot zeitnah folgt — Sie lesen sie also, bevor Ihre Versammlung entscheidet.

Fragen Sie das bei jedem Angebot ab, auch bei den Mitbewerbern. Erhöhungen mitten in der Laufzeit sind ein häufiger Grund für Unzufriedenheit — nicht wegen der Höhe, sondern weil sie überraschend kommen und im Wirtschaftsplan nachgezogen werden müssen.

Der rechtliche Rahmen: Enthält ein Vertrag eine Anpassungsklausel, lesen Sie sie vor der Versammlung — dort steht, was Sie in drei Jahren zahlen.

→ Verwaltervertrag prüfen · Ein schriftliches Angebot für Ihre Gemeinschaft anfordern, mit Vergütung und Laufzeit schwarz auf weiß

Rund um die Uhr, Montag bis Sonntag. Am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab; Sie können dort jederzeit ein Anliegen melden oder den Stand eines laufenden Vorgangs erfragen.

Das sei offen gesagt: Ein Mensch geht nicht mehr ans Telefon. Der Grund ist der Sonntagabend um 23 Uhr, an dem im Keller Wasser steht. Bei der alten Verwaltung läuft dann der Anrufbeantworter, am Montag ist die Leitung besetzt, und am Dienstag ist der Estrich durchnässt. Ein Assistent, der immer abnimmt, ist in diesem Moment mehr wert als eine Durchwahl, die vormittags frei ist.

Wer einen Menschen sprechen möchte, sagt das im Gespräch und bekommt einen Rückruf. Eine Frist in Stunden wird dafür bewusst nicht genannt — eine Zahl, die nachts und am Wochenende nicht hält, wäre schlimmer als keine. Ihr Rückrufwunsch wird stattdessen ein Vorgang wie jeder andere: Innerhalb weniger Stunden wissen Sie, wer zurückruft und wann.

Nein. Am Telefon nimmt immer der KI-Assistent ab, zu jeder Uhrzeit und an jedem Wochentag. Wer anruft, spricht zuerst mit einer Maschine — das wird hier nicht umschrieben.

Der Gegenwert steht auf der anderen Seite der Rechnung. Ihr Anruf landet nicht mehr auf einem Band, in einer Warteschleife oder bei einer Kollegin, die gerade in einer Versammlung sitzt. Jeder Anruf wird angenommen, und aus jedem Anruf wird ein Vorgang mit Zuständigkeit und Frist.

Menschen gibt es weiterhin, nur an einer anderen Stelle. Sie bearbeiten den Vorgang, sie entscheiden, und sie rufen zurück, wenn Sie das wünschen. Innerhalb weniger Stunden wissen Sie, wer das sein wird und wann er anruft. Der Assistent ist die Tür, nicht das Haus.

Sagen Sie es dem Assistenten. Ein Satz genügt — „Ich möchte mit einem Mitarbeiter sprechen“ —, und der Rückruf wird veranlasst. Innerhalb weniger Stunden bekommen Sie die Nachricht, wer zurückruft und wann.

Sie müssen dafür kein Stichwort treffen und keine Taste suchen. Es gibt keine Menüansage, kein „Sagen Sie Ja oder Nein“, keine Nummernwahl und keinen Weg, der wieder am Anfang endet.

Drei Dinge gehören dazu, damit die Zusage trägt. Der Rückruf kommt von der Person, die Ihre Gemeinschaft betreut, nicht von irgendwem. Sie werden vorher gefragt, wann Sie erreichbar sind — ein Rückruf um 14 Uhr nützt niemandem, der um 14 Uhr arbeitet. Und der genannte Termin ist im Vorgang festgehalten, sodass Sie ihn nachhalten können, statt sich auf eine Frist im Kleingedruckten verlassen zu müssen.

Wenn Ihnen der Weg über das Telefon nicht liegt: Eine Mail an Ihre Ansprechperson führt zum selben Ergebnis.

Dann bekommen Sie einen Rückruf, ohne dass Sie darum bitten müssen. Kommt das Gespräch nicht weiter, wird daraus ein Vorgang mit Ihrer Rufnummer, und ein Mitarbeiter meldet sich.

Genau daran scheitern Sprachcomputer der alten Art: Sie verlangen ein Stichwort, verstehen es nicht und schicken den Anrufer in die Schleife. Hier führen Sie ein normales Gespräch. Sie dürfen in ganzen Sätzen sprechen, sich unterbrechen, etwas korrigieren und nachfragen, was gemeint ist.

Verlassen Sie sich trotzdem nicht darauf, dass Technik immer funktioniert. Deshalb bleibt jeder andere Weg offen: eine E-Mail an info@weg-verwaltung-essen.info, das Formular und die Post. Kein Anliegen hängt an einem einzigen Kanal.

Sie dürfen sprechen wie immer, Ruhrdeutsch eingeschlossen. Der Assistent versteht gesprochenes Deutsch auch mit Färbung, und er hat unbegrenzt Zeit: Sie können langsam sprechen, nachdenken und sich wiederholen.

Wenn Sie schlecht hören, hilft dreierlei. Sie können jederzeit bitten, etwas zu wiederholen oder langsamer zu sagen. Gesprochen wird deutlich und ohne Hintergrundmusik. Und niemand unterbricht Sie, wenn Sie länger brauchen.

Die Grenze gehört offen dazu: Bei starkem Dialekt, sehr leiser Stimme oder Lärm im Hintergrund kann es haken. Dann wird aus dem Anruf ein Vorgang, und ein Mitarbeiter ruft zurück. Ein zweiter Versuch mit derselben Technik wird Ihnen nicht zugemutet.

Der Assistent fasst am Ende des Gesprächs zusammen, was er verstanden hat — daran hören Sie sofort, ob Ihr Anliegen richtig angekommen ist. Aus jedem Anruf wird ein Vorgang mit Zuständigkeit und Datum; verloren geht dabei nichts, auch nicht um 23 Uhr.

Genau hier liegt der Unterschied zum Anrufbeantworter. Ein Band nimmt auf, aber es ordnet nichts zu. Eine Notiz auf einem Zettel verschwindet, wenn der Kollege krank wird. Ein Vorgang verschwindet nicht: Er hat eine Frist, einen Namen und einen Stand.

Rufen Sie später noch einmal an, ist Ihr Vorgang bekannt, und Sie erfahren, wie weit er ist. Sie müssen die Geschichte nicht jedes Mal von vorn erzählen — für viele ist das der spürbarste Teil der Umstellung.

Zu Beginn jedes Anrufs hören Sie zweierlei: dass ein KI-Assistent spricht und ob das Gespräch aufgezeichnet wird. Eine Aufzeichnung oder Mitschrift erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.

Verarbeitet wird, was Ihr Anliegen braucht: Name, Rufnummer, Objekt und die Sache selbst. Rechtsgrundlage ist der Verwaltervertrag Ihrer Gemeinschaft oder Ihre eigene Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für eine Aufzeichnung ist es allein Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 201 StGB). Wie lange die Daten gespeichert werden und wer sie erhält, steht in der Datenschutzerklärung.

Auskunft und Löschung können Sie jederzeit verlangen.

Ein Mensch. Der Assistent nimmt auf, ordnet ein und leitet weiter; entschieden wird von der Person, die Ihre Gemeinschaft betreut.

Das ist keine Höflichkeitsformel, sondern die Grenze, die das Datenschutzrecht zieht: Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung dürfen nicht allein einer automatisierten Verarbeitung überlassen bleiben (Art. 22 DSGVO). Ein Auftrag an einen Handwerker, eine Mahnung, eine Stellungnahme gegenüber einem Eigentümer — das verantwortet jemand mit Namen.

Was die Technik übernimmt, ist der Weg dorthin: erfassen, zuordnen, Fristen setzen, erinnern, den Stand festhalten. Und über das, was Ihr Haus wirklich betrifft, beschließt ohnehin nur Ihre Eigentümerversammlung.

Dann wird er korrigiert, und Sie merken es rechtzeitig: Der Assistent fasst am Ende des Gesprächs zusammen, was er verstanden hat. Widersprechen Sie dort — und wenn es erst später auffällt, genügt eine Rückmeldung.

Fehler wird es geben. Eine Hausnummer kann falsch verstanden, ein Anliegen zu eng eingeordnet, eine Dringlichkeit unterschätzt werden. Wer das bestreitet, hat noch keine Woche mit so einem System gearbeitet.

Deshalb ist die Kontrolle eingebaut und nicht angehängt: Jeder Vorgang bekommt eine Zuständigkeit, jeder Vorgang wird von einem Mitarbeiter gesichtet, und Eilfälle laufen über eine eigene Kette. Ein falsch verstandener Name ist ärgerlich und in zwei Minuten behoben. Ein Anliegen, das niemand notiert hat, kostet Sie ein halbes Jahr.

Es geht auch anders. Ihr Anliegen erreicht die Verwaltung ebenso per E-Mail an info@weg-verwaltung-essen.info, über das Formular, über das Eigentümerportal oder mit der Post an die Gemarkenstr. 37, 45147 Essen.

Niemand wird durch das Telefon geschleust, der das nicht möchte. Das gilt auch dauerhaft: Wer grundsätzlich lieber schreibt oder wem Sprachtechnik unangenehm ist, lässt das einmal vermerken — dann kommt die Antwort künftig schriftlich oder als Rückruf durch einen Mitarbeiter.

Ein Hinweis zur Geschwindigkeit, damit Ihre Entscheidung realistisch bleibt. Der Anruf ist der schnellste Weg, weil ein Anliegen im Gespräch vollständig erfasst wird. Eine Mail vom Samstagabend wird genauso registriert, aber jede Rückfrage kostet einen Umlauf mehr.

Zum Teil ja — und der Teil, der stimmt, sei offen genannt. Anrufe anzunehmen, Notizen zu tippen und Zettel weiterzureichen kostet Arbeitszeit, und diese Arbeitszeit fällt jetzt an anderer Stelle an.

Gespart wird allerdings nicht an der Betreuung Ihrer Gemeinschaft, sondern an der Zeit am Hörer. Für Sie ist die Rechnung deshalb andersherum interessant: Eine Verwaltung, die jeden Anruf annimmt, ohne dafür eine Nachtschicht zu bezahlen, kann dieselben Leute für Abrechnung, Versammlung und Baustelle einsetzen. Das ist der Grund für die Umstellung, nicht eine Personalliste.

Prüfen können Sie es nach einem halben Jahr: Zählen Sie, wie viele Ihrer Vorgänge in der zugesagten Zeit beantwortet wurden. Kommt die Entlastung bei Ihnen nicht an, war es nur eine Einsparung.

Auf jede Meldung folgt eine Reaktion innerhalb weniger Stunden — auch abends, am Wochenende und an Feiertagen. Reaktion heißt: Ihr Anliegen ist erfasst, eingeordnet und zugewiesen, und Sie wissen, wer sich kümmert und was als Nächstes geschieht.

Der Unterschied wird hier nicht verwischt: Eine Reaktion ist keine Lösung. Ein Dachschaden ist nicht in wenigen Stunden repariert, und das Angebot eines Handwerkers kommt, wenn der Handwerker es schickt. Zugesagt wird deshalb das Steuerbare — Tempo bei der Bearbeitung und Auskunft über den Stand. Möglich ist das, weil aus jedem Anruf und jeder Mail automatisch ein Vorgang wird, der eine Frist trägt.

Die Branche scheitert selten an der Bearbeitungsdauer und fast immer am Schweigen dazwischen. Fragen Sie jeden Anbieter, was passiert, wenn eine Sache länger dauert. Wer darauf keine Regel nennen kann, hat keine.

Bei Wasserrohrbruch, Heizungsausfall oder einem Notfall im Aufzug erreichen Sie die Verwaltung sofort, auch um drei Uhr nachts. Der KI-Assistent nimmt ab, erfasst den Schaden und stuft ihn als Eilfall ein; innerhalb weniger Stunden wissen Sie, wer sich kümmert und was als Nächstes geschieht.

Bei akuter Gefahr gilt daneben immer die allgemeine Regel: erst absperren und Feuerwehr oder Notdienst rufen, dann die Verwaltung informieren.

Was Sie realistisch erwarten dürfen: Eine Verwaltung organisiert nachts einen Handwerker, sie repariert nicht selbst. Die Reihenfolge lautet Schaden begrenzen, Notdienst beauftragen, Versicherung melden, danach die dauerhafte Instandsetzung.

Hängen Sie die wichtigsten Nummern trotzdem im Treppenhaus aus. Die ersten zwanzig Minuten entscheiden über die Höhe des Schadens, nicht die ersten zwei Tage.

Einen festen Ansprechpartner. Für Ihre Gemeinschaft ist eine Person mit Namen und eigener E-Mail-Adresse zuständig; sie kennt Ihr Haus, Ihre Beschlüsse und Ihre offenen Vorgänge. Den Namen finden Sie im Angebot und danach in jeder Rückmeldung zu Ihren Vorgängen. Am Telefon erreichen Sie zuerst den KI-Assistenten — er nimmt das Anliegen auf und übergibt es an genau diese Person.

Der Unterschied zur Hotline zeigt sich nach dem Auflegen. In einer Hotline landet Ihr Anruf bei dem, der gerade frei ist, und Ihr Anliegen im Nichts, wenn niemand es notiert. Hier wird aus jedem Anruf ein Vorgang mit Zuständigkeit und Frist.

Fragen Sie trotzdem nach, wer bei Urlaub und Krankheit übernimmt und wer, wenn diese Person das Unternehmen verlässt. Beides wird fast nie gefragt und fast immer zum Problem. Lassen Sie sich die Vertretung im Verwaltervertrag zusagen, hier und bei jedem anderen Anbieter.

Rund 4.000 Einheiten werden von 17 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betreut. Die Zahl je Objektbetreuung steht hier nicht — sie ist nicht erhoben, und geschätzt wird sie nicht. Verlangen Sie sie im Auswahlgespräch: Diese Zahl entscheidet über die Bearbeitungstiefe und sagt darüber mehr aus als jedes Versprechen im Angebot.

Angenommen wird Ihr Anruf ohnehin immer, dafür sorgt der KI-Assistent. Der Betreuungsschlüssel entscheidet über das, was danach geschieht: ob jemand Zeit hat, Ihre Abrechnung zu prüfen, drei Angebote zu vergleichen und in Ihrer Versammlung vorbereitet zu sitzen. Als Orientierung gilt im Markt: Bei etwa 200 bis 400 Einheiten je Sachbearbeiter ist persönliche Betreuung realistisch.

Die Zahl allein reicht nicht. Eine Verwaltung mit vielen kleinen Gemeinschaften hat mehr Versammlungen und mehr Abrechnungen als eine mit wenigen großen Anlagen. Lassen Sie sich deshalb beides nennen: Einheiten und Gemeinschaften je Betreuung. Verweigert ein Anbieter die Auskunft, ist das die Antwort.

Was Ihre Gemeinschaft beschließt, wird binnen sieben Tagen nach Versand des Protokolls beauftragt oder eingeleitet. Geht es ausnahmsweise nicht, erfahren Sie innerhalb derselben sieben Tage, warum — und wann es geht.

Der zweite Satz ist der wichtigere. Viele Beschlüsse hängen von Dritten ab: von Handwerkern, die kein Angebot schicken, von Ämtern, Versicherern, Banken. Eine Zusage, die das verschweigt, ist bei jedem zweiten Vorgang gebrochen. Zugesagt wird deshalb das Steuerbare: Tempo oder Auskunft.

Eine Einschränkung gehört in jede ehrliche Antwort. Beschlüsse, deren Umsetzung bis zum Ablauf der einmonatigen Anfechtungsfrist bewusst zurückgestellt wird, folgen einer eigenen Logik (§ 45 WEG). Wann das sinnvoll ist, hängt vom Beschluss ab und wird mit dem Beirat abgestimmt.

→ Beschluss nicht umgesetzt — was Eigentümer tun können

Ja. Christian Gottschling, Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH, hat die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG vor der Industrie- und Handelskammer abgelegt. Die Bescheinigung kann Ihrer Gemeinschaft zur Vorlage in der Eigentümerversammlung übergeben werden.

Warum das für Sie zählt: Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Jeder einzelne Eigentümer kann sie verlangen. Eine allgemeine Berufszulassungspflicht ist das nicht — wer ohne Zertifikat verwaltet, arbeitet nicht unzulässig, entspricht aber nicht dem Maßstab, den Ihre Gemeinschaft einfordern kann.

Ein Hinweis für Ihren Vergleich: Fragen Sie nicht nur nach dem Unternehmen, sondern nach der Person, die Ihre Gemeinschaft betreut. Das ist nicht immer dieselbe.

Abgesichert ist Ihre Gemeinschaft über zwei Versicherungen: eine Berufs- beziehungsweise Vermögensschadenhaftpflicht und eine Vertrauensschadenversicherung. Die aktuellen Bestätigungen der Versicherer werden auf Anforderung vorgelegt.

Der Unterschied ist wichtiger, als er klingt. Die Berufshaftpflicht deckt Fehler ab, also Versehen. Die Vertrauensschadenversicherung greift bei vorsätzlichen Handlungen von Beschäftigten — also genau in dem Fall, den Eigentümer am meisten fürchten: wenn Geld der Gemeinschaft verschwindet. Die Berufshaftpflicht deckt das nicht.

Gesetzlich vorgeschrieben ist für Wohnimmobilienverwalter nur die Berufshaftpflicht mit einer Mindestdeckung (§ 34c Abs. 2 GewO, § 15 MaBV). Lassen Sie sich bei jedem Anbieter die Bestätigung des Versicherers zeigen, nicht eine Aussage im Angebot.

Auf Konten, die auf den Namen Ihrer Gemeinschaft lauten — nicht auf den Namen der Verwaltung. Ihr Geld und das Geld des Verwalters sind damit zwei verschiedene Dinge, auch insolvenzrechtlich. Den Stand sehen Sie in Jahresabrechnung und Vermögensbericht; die Belege dazu können Sie jederzeit einsehen.

Das ist der Punkt, an dem Sie am genauesten hinsehen sollten. Die Rücklage einer mittleren Gemeinschaft erreicht schnell einen sechsstelligen Betrag. Eine Verwaltung, die Gelder mehrerer Gemeinschaften auf eigenen Sammelkonten führt, ist auch mit guter Versicherung das größere Risiko — in einer Insolvenz wird die Zuordnung dann zur Streitfrage.

Fragen Sie bei jedem Anbieter dasselbe: Auf wessen Namen läuft das Konto? Wer darf darüber verfügen? Ab welchem Betrag unterschreiben zwei Personen? Wer hier ausweicht, scheidet aus.

→ Belegprüfung und Einsichtsrechte

Mitgliedschaften bestehen im VDIV Deutschland, dem Verband der Immobilienverwalter Deutschland, und im VDIV NRW als Landesverband. Beide Verbände knüpfen die Aufnahme an Bedingungen und verpflichten ihre Mitglieder zur regelmäßigen Fortbildung.

Was Ihnen das bringt und was nicht: Eine Verbandsmitgliedschaft ist kein Gütesiegel und ersetzt keine eigene Prüfung. Sie zeigt aber, dass ein Unternehmen Aufnahmekriterien erfüllt hat und an Fortbildung, Musterverträge und aktuelle Rechtsprechung angebunden ist. Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes hat sich die Rechtslage in vielen Punkten verschoben; das ist ein praktischer Vorteil, kein formaler.

Prüfen können Sie es selbst: Beide Verbände führen öffentliche Mitgliederverzeichnisse. Der glaubwürdigste Beleg ist der Eintrag beim Verband, nicht das Logo auf einer Website.

→ Verband, Zertifizierung, Geschichte: wer hinter der Verwaltung steht

Hinter der Verwaltung steht die GOTTSCHLING Immobilien GmbH in Essen mit 17 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern; Geschäftsführer ist Christian Gottschling, zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG. Verwaltet werden rund 4.000 Einheiten in Essen und im Ruhrgebiet, gestützt auf über 20 Jahre Erfahrung in der Immobilienverwaltung.

Warum Größe für Sie in zwei Richtungen wirkt: Ein Team dieser Stärke hält Urlaub, Krankheit und Kündigungen aus — eine Ein-Personen-Verwaltung tut das nicht. Umgekehrt entsteht bei größeren Verwaltungen das Risiko, dass eine einzelne Gemeinschaft untergeht.

Deshalb ist die aussagekräftigere Zahl nicht die Gesamtzahl der Einheiten, sondern die Zahl je Objektbetreuung. Fragen Sie nach beiden, bei jedem Anbieter.

Die vorgeschlagene Laufzeit steht in Ihrem Angebot und im Vertragsentwurf, also schwarz auf weiß, bevor Ihre Gemeinschaft beschließt. Eine Zahl, die hier pauschal stünde, wäre für Ihre Gemeinschaft ohnehin nicht die maßgebliche.

Der rechtliche Rahmen dazu: Die Bestellung eines Verwalters ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Der Verwaltervertrag wird in der Praxis auf dieselbe Dauer geschlossen.

Entscheidend für Sie ist etwas anderes: Die Laufzeit bindet Sie faktisch nicht. Abberufen können Sie jederzeit mit einfacher Mehrheit, der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG). Eine lange Laufzeit ist also kein Risiko, aber ein Signal dafür, wie ein Anbieter denkt. Prüfen Sie zusätzlich Ihre Teilungserklärung.

→ Verwaltervertrag prüfen

Jederzeit, durch Beschluss Ihrer Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit. Die Abberufung ist ohne Angabe von Gründen möglich, der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG); zu Ihren Lasten kann davon nicht abgewichen werden.

Das gilt gegenüber jeder Verwaltung, auch gegenüber dieser. Eine Verwaltung, die ihre Gemeinschaften über lange Laufzeiten halten muss, hat ein Problem mit der Leistung, nicht mit dem Vertrag.

Die unangenehme Seite gehört dazu: Ein Wechsel kostet Ihre Gemeinschaft Zeit, Nerven und häufig sechs Monate doppelte Vergütung, weil die bisherige Verwaltung bis zum Vertragsende bezahlt wird. Genau deshalb lohnt es sich, vorher genau hinzusehen — und nicht erst, wenn die Abrechnung das zweite Jahr in Folge fehlt.

Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan liegen Ihnen im ersten Halbjahr nach Ende des Wirtschaftsjahres vor. Das gilt auch im ersten Jahr nach einer Übernahme — gerade dann, weil sich in diesem Jahr entscheidet, ob der Wechsel richtig war.

Rechtlich gibt es keine starre Frist. Nach § 28 Abs. 2 WEG ist nach Ablauf des Wirtschaftsjahres abzurechnen; die Rechtsprechung verlangt „zeitnah“ und sieht drei bis sechs Monate als angemessen an. Verspätete Abrechnungen sind trotzdem der klassische Auslöser für einen Verwalterwechsel.

Statt eines Versprechens, das reißt, hier eine benannte Ausnahme: Gibt die bisherige Verwaltung Unterlagen nicht oder nur unvollständig heraus, kann sich die erste Abrechnung nach einer Übernahme verzögern. Sie erfahren in diesem Fall, woran es liegt und was dagegen unternommen wird.

Ja, und zwar jederzeit. Die Eigentümergemeinschaft kann den Verwalter durch Beschluss mit einfacher Mehrheit abberufen, ohne dafür einen Grund zu nennen (§ 26 Abs. 3 WEG); eine feste Vertragslaufzeit ändert daran nichts.

Der Vertrag endet dabei spätestens sechs Monate nach der Abberufung, auch wenn er eigentlich noch zwei Jahre liefe. Das ist die wichtigste Nachricht für jede unzufriedene Gemeinschaft: Sie sitzen nicht fest.

Drei Dinge sollten Sie realistisch einplanen. Der Beschluss gehört ordnungsgemäß auf die Tagesordnung, sonst ist er anfechtbar. Sie brauchen eine Mehrheit in der Versammlung. Und ohne Nachfolger sollten Sie nicht abberufen. Prüfen Sie zusätzlich Ihre Teilungserklärung — sie kann abweichende Regeln enthalten.

Rechnen Sie mit drei bis sechs Monaten von der ersten Überlegung bis zur vollständigen Übergabe. Der Beschluss selbst ist an einem Abend gefasst; alles davor und danach braucht Zeit.

Ein realistischer Ablauf: zwei bis vier Wochen für das Einholen der Angebote, drei Wochen Vorlauf für die Einladung zur Versammlung (die Ladungsfrist beträgt mindestens drei Wochen, § 24 Abs. 4 WEG), dann die Versammlung, anschließend vier bis acht Wochen für Unterlagen, Konten und Verträge.

Sitzt Ihre Versammlung ohnehin bald zusammen, verkürzt das den Weg erheblich. Ist die nächste ordentliche Versammlung noch ein halbes Jahr entfernt, lohnt die Prüfung einer außerordentlichen Versammlung — verlangen können sie Eigentümer, die mehr als ein Viertel ausmachen (§ 24 Abs. 2 WEG).

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Ihr Aufwand beschränkt sich auf zwei Dinge: den Beschluss in Ihrer Versammlung und eine Unterschrift. Den Rest übernimmt der Wechselservice — Beschlussvorschläge und Tagesordnungspunkt formulieren, Unterstützung bei der Einberufung einer außerordentlichen Versammlung, Anforderung der Unterlagen beim bisherigen Verwalter, Vollständigkeitsprüfung und Nachverfolgung dessen, was fehlt.

Eine Bedingung gehört dazu, damit das nicht missverständlich ist: Der Wechselservice gilt, sofern sich Ihre Gemeinschaft für eine künftige Verwaltung durch die GOTTSCHLING Immobilien GmbH entschieden hat.

Was sich nicht abnehmen lässt, ist die Überzeugungsarbeit im Haus. Der Beirat kennt die Miteigentümer, eine Verwaltung kennt sie nicht. Nützlich dafür ist ein schriftliches Angebot, das jeder vor der Versammlung lesen kann.

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Ja. Zum Wechselservice gehören die schriftliche Anforderung der Unterlagen beim bisherigen Verwalter mit Fristsetzung, die Prüfung auf Vollständigkeit und das Nachfassen bei dem, was fehlt — sofern sich Ihre Gemeinschaft für eine künftige Verwaltung durch die GOTTSCHLING Immobilien GmbH entschieden hat.

Rechtlich sind Sie in der stärkeren Position: Alle Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter. Der Herausgabeanspruch folgt aus dem Geschäftsbesorgungsverhältnis (§§ 675, 667 BGB); ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorare erkennen Gerichte in aller Regel nicht an.

Offen gesagt: Zurückgehaltene oder unvollständige Unterlagen sind der unangenehmste Teil vieler Wechsel. Deshalb gehört ein Übergabeprotokoll mit Positionsliste dazu — Beschlusssammlung, Teilungserklärung, Verträge, Policen, Konten, Belege, Schlüssel, Pläne, Wartungsnachweise. Was nicht auf der Liste steht, fehlt später unbemerkt.

In sieben Schritten, von denen Sie zwei selbst tun: beschließen und unterschreiben. Alles Übrige — Unterlagen, Übergabeprotokoll, Konten, Meldungen an Versicherer, Wartungsfirmen und Versorger — wird übernommen.

1. Unverbindliches Gespräch, danach ein schriftliches Angebot zur Vorlage in Ihrer Versammlung.
2. Auf Wunsch persönliche Vorstellung in Ihrer Eigentümerversammlung.
3. Beschluss über Abberufung, Kündigung, Neubestellung und Vertrag.
4. Schriftliche Unterlagenanforderung beim bisherigen Verwalter mit Fristsetzung.
5. Übergabe nach Protokoll, Konteneinrichtung auf den Namen Ihrer Gemeinschaft.
6. Bestandsaufnahme vor Ort: Zustand, offene Beschlüsse, Verträge, Prüffristen.
7. Bericht an den Beirat mit Befund und Vorschlagsliste.

Von der Beschlussfassung bis zur vollständigen Übergabe sollten Sie vier bis acht Wochen einplanen. Die Reihenfolge der Beschlüsse im Protokoll entscheidet mit: Fehler dort sind der häufigste Anfechtungsgrund.

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Ja — und binnen drei Minuten. Sie geben die Zahl der Einheiten und der Stellplätze an, und das Angebot kommt als PDF in Ihr Postfach: Vergütung netto und brutto, der Rechenweg dazu, vollständiges Leistungsverzeichnis, alle Sonderleistungen mit Preis, was nicht enthalten ist, Vertragslaufzeit, Ansprechpartner. Drei Monate gültig. Ihr Beirat kann es ausdrucken und in der Versammlung verteilen.

Warum das Format zählt: Ein Beirat muss seine Empfehlung vor dem Gremium verteidigen. Eine mündliche Zusage lässt sich nicht verteilen, eine E-Mail im Fließtext nicht vergleichen. Beschlossen wird am Ende über das Papier, das auf dem Tisch liegt.

Prüfen Sie jedes Angebot auf fünf Angaben: Vergütung, Leistungsverzeichnis, Sonderleistungen, Laufzeit und eine namentlich benannte Ansprechperson. Fehlt eine davon, ist das Angebot nicht vergleichbar — unabhängig davon, wie günstig es aussieht. Und prüfen Sie eine sechste, die selten jemand nennt: wie lange Sie darauf warten mussten.

Weil daran nichts geschätzt wird. Die Vergütung folgt einer Preisliste, die offen auf der Kostenseite steht: ein fester Satz je Einheit und Monat, gestaffelt nach der Größe Ihrer Gemeinschaft, dazu ein fester Satz je Garage oder Stellplatz und eine Mindestvergütung. Aus Ihrer Einheitenzahl folgt der Betrag zwingend — es gibt nichts zu verhandeln und deshalb auch nichts zu bedenken.

Was bei anderen Anbietern die Wochen kostet, ist nicht das Rechnen. Es ist der Rückruf, der Termin, die Abstimmung im Haus und die Frage, wie hoch man gehen kann. Genau diese Schritte entfallen hier, weil der Preis vorher feststeht und für jede Gemeinschaft gleich gilt.

Was das Angebot ausdrücklich nicht ist: eine Begutachtung Ihres Hauses. Ob bei Ihnen eine Sanierung ansteht oder ein Gewerbeanteil Sonderaufwand verursacht, sieht kein Formular. Solche Punkte gehören ins Gespräch — und wenn sie Folgen für den Preis haben, erfahren Sie das, bevor etwas unterschrieben wird.

Es ist ein Angebot, an das sich die Verwaltung drei Monate lang halten lässt — und das Sie zu nichts verpflichtet. Diese Richtung ist wichtig: Gebunden ist die Seite, die es abgibt, nicht Sie. Sie können es in die Versammlung mitnehmen, dort ablehnen lassen oder monatelang liegen lassen, ohne dass daraus etwas folgt.

Die drei Monate sind bewusst großzügig bemessen. Zwischen der Beiratssitzung, in der Sie Angebote sammeln, und der Eigentümerversammlung, die entscheidet, liegen oft Wochen. Ein Angebot, das in dieser Zeit verfällt, ist für einen Beirat wertlos.

Ehrlich dazugesagt: Verbindlich ist der Betrag für die Gemeinschaft, die Sie im Formular angegeben haben. Kommen zwischen Anfrage und Versammlung Einheiten oder Stellplätze hinzu, ändert sich die Rechnung — nach derselben Preisliste, die im Angebot abgedruckt ist. Nachverhandelt wird nichts.

Das Angebot kommt binnen drei Minuten, der Vertragsentwurf folgt zeitnah — anfordern müssen Sie ihn nicht. Darin stehen Einheiten, Stellplätze und Vergütung unverändert wie im Angebot, dazu Laufzeit, Beginn und Leistungsumfang.

→ Verwaltervertrag prüfen · Angebot anfordern — der Vertragsentwurf kommt von allein hinterher

Ja, auf Wunsch. Christian Gottschling stellt sich in Ihrer Eigentümerversammlung vor und beantwortet die Fragen der Eigentümer, bevor abgestimmt wird. Üblich ist ein Vorstellungsteil von zehn bis fünfzehn Minuten mit anschließender Fragerunde — danach verlässt der Anbieter den Raum, damit Ihre Gemeinschaft frei beraten kann.

Nutzen Sie diesen Termin. Für den Beirat ist er die einfachste Art, eine Empfehlung abzusichern: Die Eigentümer entscheiden dann nicht nach einem Papier, sondern nach einem Eindruck, den sie selbst gewonnen haben.

Zwei Hinweise aus der Praxis: Laden Sie nach Möglichkeit mehr als einen Anbieter ein und geben Sie allen dieselbe Zeit. Und kündigen Sie den Punkt in der Einladung an — eine Verwalterbestellung, die nicht ordnungsgemäß auf der Tagesordnung stand, ist anfechtbar.

→ Eigentümerversammlung vorbereiten

Papier bleibt möglich, solange Sie es wünschen. Abrechnung, Einladung und Protokoll erhalten Sie auf Wunsch weiterhin per Post — dauerhaft, ohne Frist und ohne Aufpreis.

Wer das Portal nutzen möchte, findet dort rund um die Uhr die Versicherungspolice, die Teilungserklärung und die Versammlungsprotokolle der Gemeinschaft, im persönlichen Bereich die eigene Hausgeldabrechnung und den Wirtschaftsplan; Schäden lassen sich mit Foto melden. Dieselben Inhalte gibt es im Internetbrowser und in der App GOTTSCHLING im Google Play Store.

Das ist bewusst so geregelt. In vielen Gemeinschaften scheitert Digitalisierung nicht an der Technik, sondern daran, dass sie zur Pflicht gemacht wird. Eine Eigentümerin von 78 Jahren darf denselben Service erwarten wie ihr Nachbar, der alles per App erledigt. Telefonisch erreichen Sie die Verwaltung unabhängig davon rund um die Uhr; dort nimmt ein KI-Assistent ab.

Ihre Angaben werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet, nicht an Dritte weitergegeben und nicht für Werbung genutzt. Löschen lassen können Sie sie jederzeit formlos — eine E-Mail an info@weg-verwaltung-essen.info genügt.

Gefragt wird nur, was für eine belastbare Zahl nötig ist: Zahl der Einheiten, Baujahr ungefähr, Ort, Anteil gewerblicher Einheiten und Ihr Anliegen. Ihre Anschrift ist für eine erste Einschätzung nicht erforderlich.

Ein Hinweis, der besonders Beiräte betrifft: Geben Sie in einer Anfrage keine personenbezogenen Daten Ihrer Miteigentümer an, also keine Namenslisten und keine Zahlungsrückstände einzelner Eigentümer. Für ein Angebot braucht es das nicht, und die Gemeinschaft haftet für diese Daten mit.

Ja, und zwar zu jeder Tages- und Nachtzeit: 0201 45 875 433. Am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab, nimmt Ihre Angaben auf und sorgt dafür, dass sich ein Mensch bei Ihnen meldet.

Praktisch ist es, drei Angaben bereitzuhalten: Zahl der Einheiten, ungefähres Baujahr und den Anlass — auslaufender Vertrag, fehlende Abrechnung, Unzufriedenheit mit der Erreichbarkeit oder eine neu gegründete Gemeinschaft. Damit geht Ihre Anfrage ohne Umweg an die Person, die Ihr Angebot rechnet.

Wenn Sie lieber schreiben: Eine Anfrage über das Formular kommt auf demselben Weg an und wird gleich behandelt. Der Unterschied liegt nur darin, wie ausführlich Sie Ihr Anliegen schildern können.

→ Telefonnummer und Kontaktwege · Oder doch das Formular: Zweitmeinung und Sofortangebot anfordern