Angebote für die Hausverwaltung einholen — und eines davon liegt in drei Minuten im Postfach

Die Versammlung ist in sechs Wochen, die Verwaltung steht auf der Tagesordnung, und der Beirat soll etwas Schriftliches mitbringen. Drei Angebote sollen es sein. Also schreiben Sie fünf Häuser an. Zwei antworten gar nicht. Eines bittet erst einmal um einen Termin. Eines schickt nach zwei Wochen ein Blatt ohne Zahl.

Das 3-Minuten-Angebot dreht diese Reihenfolge um. Sie rechnen den Betrag für Ihre Gemeinschaft selbst aus, tragen Ihre E-Mail-Adresse ein und haben das schriftliche Angebot im Postfach, bevor Sie den Laptop zuklappen. Wie sich der Preis bildet, steht bei den Kosten der WEG-Verwaltung; die Zahl für Ihr Haus liefert der Kostenrechner für die WEG-Verwaltung.

Zwei Dinge daran sind für einen Beirat mehr wert, als sie zunächst aussehen. Sie müssen niemanden erreichen, um den Preis zu erfahren: Die Zahl steht auf dem Bildschirm, bevor Sie Ihren Namen eingetragen haben. Und Sie legen dem Gremium keine mündliche Auskunft vor, sondern ein Blatt mit Rechenweg — jede Zeile nachrechenbar, auch von jemandem, der Ihnen misstraut.

Kostenlos, ohne Verpflichtung, kein Vertreterbesuch. Der Vertragsentwurf folgt zeitnah.

In drei Schritten zum schriftlichen Angebot

Sie brauchen dafür keine Unterlagen und keinen Termin. Gebraucht werden zwei Zahlen, die jeder Beirat im Kopf hat, und eine E-Mail-Adresse. Alles andere ist vorbereitet: Preisliste, Leistungsumfang und die Liste der Ausnahmen stehen seit Langem fest. Eingesetzt werden nur Ihre Angaben — deshalb geht es so schnell.

Schritt 1 — Zwei Zahlen eintragen. (etwa zehn Sekunden)
Gefragt sind die Zahl der Wohnungen und die Zahl der Garagen und Stellplätze. Wohnungen sind alle Einheiten, die im Grundbuch als eigene Einheit stehen: vermietete, selbst bewohnte und leer stehende. Garagen zählen dabei nicht mit, die kommen in das zweite Feld. Mehr will der Rechner nicht wissen — keine Anmeldung, kein Name, keine Anschrift.

Schritt 2 — Den Betrag ablesen. (sofort, noch auf derselben Seite)
Das Ergebnis erscheint, sobald die erste Zahl steht: Vergütung netto und brutto im Monat, darunter der Rechenweg Zeile für Zeile. Sie sehen, welcher Staffelpreis greift, was die Stellplätze kosten, ob die Mindestvergütung zieht, wie viel Umsatzsteuer dazukommt und welcher Betrag je Wohnung und Jahr herauskommt — die Zahl für Ihren Wirtschaftsplan. Die Adresszeile lässt sich kopieren und an den Beirat weiterschicken; das Ergebnis öffnet sich dann mit denselben Werten. Ein PDF gibt es an dieser Stelle noch nicht: Das ist der nächste Schritt.

Schritt 3 — Das Angebot anfordern. (zwei Minuten ausfüllen, drei Minuten warten)
Über die Schaltfläche unter dem Ergebnis kommen Sie zum Formular für das schriftliche Angebot für Ihre Gemeinschaft, und Ihre beiden Zahlen sind dort schon eingetragen. Gefragt wird nach der Lage der Anlage — der Stadtteil genügt —, nach Ihrer Rolle in der Gemeinschaft, danach, was Ihnen wichtig ist, und nach Name und E-Mail-Adresse. Straße und Hausnummer sind freiwillig. Dann senden Sie ab. Das schriftliche Angebot kommt binnen drei Minuten als PDF in Ihr Postfach. Der Vertragsentwurf folgt zeitnah, weil Sie für die Versammlung zuerst die Zahl brauchen und das Vertragswerk erst, wenn über die Bestellung entschieden wird.

Drei Minuten sind die Zustellung, nicht die Sorgfalt. Wer erst wissen will, wofür er da bezahlt, liest vorher die Aufgaben der WEG-Verwaltung nach; wer lieber sprechen möchte, bevor er etwas einträgt, nutzt statt des Formulars das Anmerkungsfeld oder das Telefon.

Was in dem Angebot steht

Ein Beirat muss eine Empfehlung verteidigen. Dafür taugt keine Broschüre, sondern eine Unterlage, in der jede Zeile nachgerechnet werden kann. Genau so ist das PDF gebaut: Beträge groß, Rechenweg darunter, Leistungen und Ausnahmen auf demselben Blatt, schwarzweiß kopierbar. Aufgeführt ist darin derselbe Umfang, der unter Leistungen der WEG-Verwaltung im Einzelnen beschrieben ist.

• Die Vergütung netto und brutto, je Monat und je Jahr, dazu der Betrag je Wohnung als Rechengröße. Abgerechnet wird die Summe der Gemeinschaft.
• Der Rechenweg Zeile für Zeile: Wohnungen mal Staffelpreis, Garagen und Stellplätze mal fünf Euro, Zwischensumme, Mindestvergütung, Umsatzsteuer, Endbetrag. Derselbe Rechenweg, den Sie auf dem Bildschirm gesehen haben.
• Der Leistungsumfang, getrennt nach kaufmännisch, technisch sowie rechtlich und organisatorisch: Wirtschaftsplan, Buchhaltung und Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen und Vermögensbericht, Hausgeldeinzug und Mahnwesen, Objektbegehung, eine ordentliche Eigentümerversammlung im Jahr mit Einladung und Protokoll, Beschluss-Sammlung, Umsetzung gefasster Beschlüsse und die Aufnahme von Notfällen zu jeder Tages- und Nachtzeit — was hinter dieser Erreichbarkeit rund um die Uhr steckt, ist gesondert beschrieben.
• Die Zusagen, die nichts extra kosten: Umsetzung gefasster Beschlüsse binnen sieben Tagen, der kostenlose Wechselservice, Betreuung durch einen zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG, bestehende Vermögensschaden- und Vertrauensschadenversicherung. Dieselben Punkte stehen als Leistungsversprechen der Verwaltung zum Nachlesen.
• Was nicht enthalten ist. Zwei Listen: erstens die Kosten, die Ihre Gemeinschaft bei jeder Verwaltung zusätzlich trägt — Versicherung, Heizung, Hausmeister, Reinigung, Müll, Aufzug, Erhaltungsrücklage. Zweitens die Leistungen, die als Sondervergütung des Verwalters gesondert berechnet werden, etwa jede weitere Eigentümerversammlung, die Betreuung größerer Baumaßnahmen oder Bescheinigungen für Banken und Notare.
• Laufzeit und Beginn. Der Verwaltervertrag läuft fünf Jahre ab Beginn; bei einer neu gegründeten Gemeinschaft sind es höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Den Termin legt Ihre Gemeinschaft mit dem Beschluss fest.
• Die Gültigkeit: drei Monate, mit dem konkreten Datum im PDF. So lange steht die Vergütung fest.

Was davon in jedes Angebot gehört, gleich von welchem Anbieter, steht ausführlich unter Verwaltungsangebote vergleichen. Ob der Betrag marktüblich ist, ordnet die Seite Marktpreise der WEG-Verwaltung ein.

Warum das sonst kaum jemand macht

Für Essen gibt es keine belastbare Preiserhebung. Wer sie sucht, findet Durchschnittswerte für Nordrhein-Westfalen — und dreizehn geprüfte Anbieter am Ort, von denen keiner einen Preis nennt. Einen Angebotsrechner hat weder hier noch überregional jemand. Eine Zusage zur Bearbeitungszeit gibt genau ein Haus, und die lautet auf eine Rückmeldung, nicht auf ein Angebot.

Das hat einen nüchternen Grund, und er ist kein Vorwurf: Ein Angebot in drei Minuten setzt voraus, dass der Preis öffentlich ist. Wer seine Preisliste veröffentlicht, gibt seine Verhandlungsposition auf. Er kann bei einer gut verhandelnden Gemeinschaft nicht mehr nachlassen und bei einer schlecht verhandelnden nicht mehr aufschlagen. Das ist der Preis dafür, dass Sie die Zahl sehen, bevor Sie jemandem Ihren Namen nennen.

Für Sie als Eigentümer oder als Mitglied im Verwaltungsbeirat: Aufgaben und Haftung hat das zwei Folgen. Erstens zahlt jede Gemeinschaft nach derselben Liste — die, die hart verhandelt, wie die, die gar nicht verhandelt. Zweitens versandet Ihre Anfrage nicht. Das Loch, in das Anfragen im ganzen Markt fallen, ist die Wartezeit zwischen Anfrage und erstem Papier; dort gehen die meisten Vorgänge verloren, nicht im Vergleich der Zahlen.

Wer wissen will, wie man aus mehreren Häusern das passende auswählt, findet den Ablauf unter neue Hausverwaltung finden, und den vollständigen Weg zum Verwalterwechsel unter Ablauf des Verwalterwechsels.

Was das Sofortangebot nicht ist

Damit es keine Enttäuschung gibt, hier die Grenzen — offen und vollständig.

Es entsteht automatisch, und kein Mensch rechnet es nach. Das Angebot wird aus einer festen Preisliste erzeugt. Niemand prüft es anschließend noch einmal, niemand arbeitet es für Ihre Gemeinschaft aus. Genau deshalb ist es so schnell. Ein Mensch würde dieselbe Liste anwenden, nur langsamer.

Es ist keine Kostenschätzung nach Besichtigung. Die Vergütung beruht ausschließlich auf Ihren beiden Zahlen. Weichen die tatsächlichen Zahlen ab, gelten dieselben Sätze für die richtigen Zahlen — und Sie bekommen ein neues Angebot.

Für Sonderfälle wird kein automatischer Preis erzeugt. Gewerbliche Einheiten wie Läden, Büros und Praxen, Gemeinschaften mit mehr als sechzig Einheiten, mehrere Häuser in einer Gemeinschaft und eine laufende oder anstehende Sanierung lassen sich nicht aus einer Liste bewerten. In diesen Fällen bekommen Sie statt einer automatischen Zahl eine Eingangsbestätigung mit einem festen Termin, bis zu dem das Angebot vorliegt, und jemand sieht sich die Anlage an. Tragen Sie Ihre Angaben trotzdem ein — Sie stehen damit nicht schlechter da als anderswo, nur bekommen Sie vorher gesagt, warum es länger dauert.

Der Rechner deckt die WEG-Verwaltung ab, sonst nichts. Gemeint ist die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums für die Eigentümergemeinschaft. Die Betreuung einzelner vermieteter Wohnungen läuft über die Sondereigentumsverwaltung für Vermieter, ganze Miethäuser über die Mietverwaltung für Mehrfamilienhäuser. Beides hat eine andere Preisbildung und ist im Rechner nicht hinterlegt.

Für Häuser mit sehr wenigen Wohnungen lohnt vorab der Blick auf die Verwaltung für kleine Gemeinschaften, weil dort die Mindestvergütung greift und der Betrag je Wohnung höher liegt als bei einer großen Anlage.

Und es ist kein Vertrag. Das Angebot ist die Grundlage des Vertrags, nicht der Vertrag selbst. Wirksam wird ein Verwaltervertrag erst, wenn Ihre Gemeinschaft die Bestellung beschlossen hat.

Was danach mit Ihren Angaben passiert

Sie sollen vorher wissen, was Sie auslösen. Bis hierhin haben Sie nichts ausgelöst: Der Kostenrechner für die WEG-Verwaltung speichert nichts über Sie. Erst mit dem Formular entstehen Daten. Deshalb hier in einfachen Worten, was gespeichert wird und was Sie bekommen.

Gespeichert werden die Angaben aus dem Formular: Zahl der Wohnungen und Stellplätze, Lage der Anlage, Ihre Rolle in der Gemeinschaft, Name, E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Telefonnummer. Dazu das erzeugte Angebot mit seiner Nummer und seinem Ablaufdatum. Gebraucht wird das, um das Angebot zu berechnen, es zu versenden und es später wiederzufinden, wenn Sie nachfragen. Die Angaben werden nicht verkauft und nicht an Dritte weitergegeben. Die Einzelheiten stehen in den Hinweisen zum Datenschutz.

Per E-Mail bekommen Sie drei Dinge: das Angebot als PDF, zeitnah danach den Vertragsentwurf und eine Erinnerung, bevor die Gültigkeit abläuft. Mehr ist an dieser Stelle nicht vorgesehen.

Telefonwerbung gibt es nicht. Ein Anruf ist vorgesehen, und zwar genau einer: die Frage, ob etwas unklar geblieben ist. Wenn Sie ihn nicht möchten, schreiben Sie das in das Anmerkungsfeld des Formulars — dann unterbleibt er. Anrufe außerhalb dieser einen Rückfrage gibt es nicht.

Die E-Mail-Serie endet mit einem Klick. In jeder Nachricht steht ein Abmeldelink. Ein Klick genügt, Sie müssen keinen Grund angeben und nichts ausfüllen. Das Angebot behalten Sie; es bleibt gültig, bis das Datum im PDF erreicht ist.

Häufige Fragen zum Sofortangebot

Was kostet das?

Das Angebot kostet nichts und verpflichtet zu nichts. Berechnet wird nur die Verwaltung selbst, und auch das erst, wenn Ihre Gemeinschaft sich für einen Vertrag entscheidet.

Die Vergütung richtet sich nach der Größe: bis 9 Einheiten 35,00 €, bei 10 bis 19 Einheiten 33,00 €, ab 20 Einheiten 30,00 € netto je Einheit und Monat, dazu 5,00 € je Garage oder Stellplatz. Die Mindestvergütung beträgt 300,00 € netto im Monat. Was das für Ihre Gemeinschaft bedeutet, rechnen Sie in zehn Sekunden selbst aus.

Was, wenn die Zahl nicht stimmt?

Der Rechner und das Angebot verwenden dieselbe Preisliste. Deshalb steht im PDF derselbe Betrag, den Sie auf dem Bildschirm gesehen haben — auf den Cent.

Falsch werden kann nur, was Sie eingetragen haben. Tragen Sie eine Wohnung zu wenig ein, fällt der Betrag zu niedrig aus. Das lässt sich in einer Zeile korrigieren: Sie schreiben die richtige Zahl, und Sie bekommen ein neues Angebot, wieder binnen drei Minuten. Das alte verliert damit seine Gültigkeit.

Woher wissen Sie, was unsere Gemeinschaft braucht?

Für den Preis genügen zwei Zahlen, weil die Leistung für alle dieselbe ist. Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Buchführung, Hausgeldeinzug, eine ordentliche Eigentümerversammlung im Jahr mit Einladung und Protokoll, die Beschluss-Sammlung, die Umsetzung gefasster Beschlüsse, Objektbegehungen und die Rufbereitschaft für Notfälle — das gehört bei jeder Gemeinschaft dazu.

Was Ihre Gemeinschaft besonders macht, ändert den Preis nicht, sondern die Arbeit. Deshalb steht im Angebot auch, was nicht enthalten ist und gesondert berechnet wird.

Bekommen wir dann Werbeanrufe?

Ein Anruf ist vorgesehen: einer. Er dient der Frage, ob etwas unklar geblieben ist. Wenn Sie ihn nicht möchten, schreiben Sie das in das Anmerkungsfeld — dann unterbleibt er.

Per E-Mail bekommen Sie das Angebot, den Vertragsentwurf und eine Erinnerung, bevor die Gültigkeit abläuft. Ihre Angaben werden nicht verkauft und nicht an Dritte weitergegeben. Abmelden können Sie sich in jeder dieser Mails mit einem Klick.

Müssen wir unsere Adresse angeben?

Für den Preis: nein. Der Rechner verlangt weder Namen noch E-Mail-Adresse noch Anschrift. Sie tragen zwei Zahlen ein und sehen das Ergebnis.

Für das schriftliche Angebot wird die Lage der Anlage gebraucht, und dafür genügt der Stadtteil — „Essen-Steele“ reicht. Der Grund ist schlicht: Die Wege entscheiden darüber, wie schnell jemand vor Ort sein kann. Straße und Hausnummer sind freiwillig.

Ist das automatisch und deshalb unverbindlich?

Automatisch ja, beliebig nein. Das Angebot wird aus einer festen Preisliste erzeugt, und niemand rechnet es anschließend noch einmal nach. Genau deshalb ist es so schnell.

Im PDF stehen der Betrag netto und brutto, der Rechenweg Zeile für Zeile, der Leistungsumfang, was nicht enthalten ist, die Laufzeit und das Datum, bis zu dem das Angebot gilt. Es ist die Grundlage des Vertrags. Weicht später etwas davon ab, weil Ihre Anlage eine Besonderheit hat, steht der Unterschied schriftlich da, bevor irgendjemand etwas unterschreibt.

Rechnet da wirklich kein Mensch nach — ist das seriös?

Ein Mensch würde dieselbe Liste anwenden, nur langsamer. Die Preisliste, der Leistungsumfang und die Ausnahmen sind festgelegt; eingesetzt werden nur Ihre beiden Zahlen.

Wo ein Mensch gebraucht wird, übernimmt auch einer: bei gewerblichen Einheiten, bei Gemeinschaften über 60 Einheiten und in jedem Fall, der sich nicht aus einer Liste beantworten lässt. Dann bekommen Sie keine automatische Zahl, sondern eine Nachricht mit einem Termin, bis zu dem das Angebot vorliegt.

Was ist, wenn unsere Gemeinschaft besonders ist — Gewerbe, Mehrhausanlage, Sanierung?

Dann hat der Rechner recht, wenn er schweigt. Gewerbliche Einheiten bewerten, eine anstehende Sanierung einschätzen oder mehrere Häuser in einer Gemeinschaft berücksichtigen — das kann er nicht, und er tut auch nicht so.

Tragen Sie Ihre Angaben trotzdem ein. Statt eines automatischen Betrags bekommen Sie dann eine Eingangsbestätigung mit einem festen Termin, bis zu dem das Angebot vorliegt, und jemand sieht sich die Anlage an. Sie stehen damit nicht schlechter da als bei jedem anderen Anbieter — nur bekommen Sie vorher gesagt, warum es hier länger dauert.

Kommt der Vertrag auch sofort?

Nein. Das Angebot kommt binnen drei Minuten. Der Vertragsentwurf folgt zeitnah.

Die Reihenfolge hat einen einfachen Grund: Für die Versammlung brauchen Sie zuerst die Zahl und den Leistungsumfang. Das Vertragswerk brauchen Sie erst, wenn die Gemeinschaft über die Bestellung entscheidet.

Wie lange gilt das Angebot?

Drei Monate, gerechnet ab dem Tag des Angebots. Das Datum steht im PDF, damit niemand nachrechnen muss.

Liegt Ihre Eigentümerversammlung später, genügt eine kurze Nachricht mit dem Termin: Dann wird die Frist verlängert, und Sie bekommen das neue Datum schriftlich.

Können wir das in der Eigentümerversammlung vorlegen?

Dafür ist es gebaut. Das PDF ist so gesetzt, dass es sich schwarzweiß kopieren und in der Versammlung herumreichen lässt: Beträge groß, Rechenweg Zeile für Zeile, Leistungsumfang und Ausnahmen auf einem Blatt.

Ein Beirat muss eine Empfehlung verteidigen. Was er dafür braucht, ist keine Broschüre, sondern eine Unterlage, in der jede Zeile nachgerechnet werden kann.

Warum macht das sonst niemand?

Weil dafür der Preis öffentlich sein muss. Von dreizehn geprüften Anbietern in Essen nennt keiner einen Preis; einen Angebotsrechner hat weder lokal noch überregional jemand.

Ein öffentlicher Preis kostet die Verhandlungsposition. Das ist der Preis dafür, dass Sie ihn sehen, bevor Sie jemandem Ihren Namen nennen — und dafür, dass keine Gemeinschaft mehr zahlt, weil sie schlechter verhandelt hat, und keine weniger, weil sie härter verhandelt hat.

Müssen wir eine E-Mail-Adresse angeben, um den Preis zu sehen?

Nein. Der Betrag erscheint, sobald Sie die Zahl der Wohnungen eintragen. Keine Anmeldung, keine E-Mail-Adresse, kein Rückruf. Auch der Rechenweg steht sofort darunter, Zeile für Zeile.

Die E-Mail-Adresse wird erst gebraucht, wenn das schriftliche Angebot irgendwohin geschickt werden soll. Wollen Sie das Ergebnis vorher im Beirat besprechen, kopieren Sie die Adresszeile der Seite und verschicken sie; das Ergebnis öffnet sich dann mit Ihren Werten.

Was, wenn das Angebot nicht ankommt?

Dann liegt es fast immer im Spam-Ordner — dort schauen Sie bitte zuerst nach. Kommt es auch dort nicht an, genügt ein Anruf; das Angebot wird dann erneut versendet.

Es gibt Fälle, in denen absichtlich kein automatisches Angebot erzeugt wird: gewerbliche Einheiten, Gemeinschaften über 60 Einheiten, eine fehlende Einheitenzahl. In diesen Fällen bekommen Sie stattdessen eine Eingangsbestätigung mit einem festen Termin — Sie hören also in jedem Fall etwas.

Fazit: zuerst die Zahl, dann die Entscheidung

Für die Eigentümerversammlung brauchen Sie etwas Schriftliches. Hier liegt es in drei Minuten im Postfach, nicht erst nach der übernächsten Versammlung. Zwei Zahlen genügen, der Betrag steht sofort auf dem Bildschirm, das PDF folgt mit Rechenweg, Leistungsumfang, Ausnahmen, Laufzeit und einem Gültigkeitsdatum, das drei Monate trägt.

Es geht so schnell, weil nichts erfunden werden muss: Die Preisliste steht offen auf diesen Seiten, und jede Gemeinschaft zahlt danach. Was der Rechner nicht kann — Gewerbe, sehr große Gemeinschaften, Mehrhausanlagen, laufende Sanierungen —, sagt er, statt eine Zahl zu erfinden. Dann sieht sich ein Mensch die Anlage an und nennt Ihnen einen Termin.

Der nächste Schritt ist winzig: die Zahl der Wohnungen eintragen. Danach entscheiden Sie, ob Sie das Sofortangebot als PDF anfordern — und ob Sie über den Rest überhaupt sprechen wollen.