„Ein Wechsel macht nur Ärger.“ Der Satz fällt meist aus der dritten Reihe, von jemandem, der seit zwanzig Jahren in der Anlage wohnt und noch nie im Beirat war. Er braucht keine Begründung und wirkt sofort: Zwei, drei Köpfe nicken, und der Punkt ist vom Tisch, bevor jemand eine Zahl genannt hat.
Das Ärgerliche daran ist, dass der Satz nicht falsch ist. Ein Wechsel macht Arbeit, kostet Geld und bringt ein unruhiges Jahr.
Die Frage lautet deshalb anders. Nicht: Gibt es Ärger? Sondern: Welcher Ärger ist teurer — der einmalige eines Wechsels oder der laufende des Bleibens? Diese Seite rechnet beide Seiten auf, stellt Ihnen zwölf Prüffragen und benennt drei Lagen, in denen die ehrliche Antwort lautet: nicht wechseln.
Was an dem Einwand stimmt
Sie kommen weiter, wenn Sie dem Satz zuerst recht geben. Das nimmt ihm die Wucht und Ihnen den Verdacht, Sie redeten etwas schön.
Ein Verwalterwechsel braucht einen Beschluss, oft eine zusätzliche Versammlung, mehrere Abende Vorbereitung und eine Übergabe, die selten reibungslos läuft. Das Wechseljahr ist das unruhigste einer Gemeinschaft: Zwei Verwaltungen sind beteiligt, Unterlagen wandern, Zuständigkeiten sind kurz unklar. Was bei der Übergabe auf den Tisch muss, listet die Übergabe-Checkliste.
Dazu kommt der Teil, der den Beirat persönlich trifft. Wer den Wechsel vorschlägt, haftet in den Augen der Gemeinschaft für das Ergebnis. Das ist der eigentliche Grund, warum Wechsel jahrelang aufgeschoben werden, obwohl alle unzufrieden sind.
Der Einwand ist also ernst zu nehmen. Er ist nur unvollständig: Er nennt die Kosten der einen Seite und schweigt zur anderen.
Was der Wechsel wirklich kostet
Sie brauchen diese Liste vollständig, bevor Sie in die Versammlung gehen. Wer einen Posten unterschlägt, verliert die Abstimmung an der Lücke, nicht an der Sache.
Die Restvergütung der bisherigen Verwaltung. Der am häufigsten übersehene Posten. Abberufen können Sie jederzeit, auch ohne Grund. Der Vertrag endet dadurch aber nicht sofort, sondern kraft Gesetzes spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). So lange zahlen viele Gemeinschaften parallel. Rechnen Sie mit bis zu sechs Monatsvergütungen doppelt und legen Sie das offen.
Sondervergütungen für die Übergabe. Manche Verwalterverträge sehen für Unterlagen, Datenexporte oder eine Schlussabrechnung eigene Beträge vor, teils je Einheit. Sehen Sie im Vertrag nach, bevor Sie rechnen. Ob eine solche Klausel wirksam ist, hängt vom Einzelfall ab und gehört anwaltlich geprüft.
Eine zusätzliche Versammlung. Liegt die nächste ordentliche zu weit entfernt, brauchen Sie eine außerordentliche — mit Einladung, Raum und Durchführung.
Die Zeit Ihres Beirats. Der Posten, der in keiner Rechnung steht und den größten Widerstand erzeugt. Vertrag und Teilungserklärung lesen, drei Angebote einholen, Auswahlgespräche führen, den Tagesordnungspunkt formulieren, die Übergabe begleiten: mehrere Abende über zwei bis drei Monate.
Die Einrichtung. Konten werden neu eingerichtet, Lastschriftmandate laufen um, Stammdaten werden übernommen. In den ersten Monaten gibt es mehr Rückfragen als sonst, nicht weniger.
Das Risiko bei der Jahresabrechnung im Wechseljahr. Der unangenehmste Posten, weil er sich nicht beziffern lässt. Die Abrechnung erstellt in aller Regel die neue Verwaltung — sie braucht dafür Buchungsdaten, Kontoauszüge und Belege der alten. Kommen sie unvollständig, verzögert sich die Abrechnung, und eine verspätete ist angreifbar. Wer die Herausgabe von Anfang an mit Positionsliste und Frist betreibt, hält das Risiko klein; wie das geht, zeigt die Anleitung WEG-Verwalter wechseln. Bleibt die alte Verwaltung stumm, kommen anwaltliche Kosten dazu.
Eine gesonderte Wechselgebühr fällt meist nicht an. Und die künftige Vergütung ist kein Wechselkosten-, sondern ein Vergleichsposten — eine Verwaltung zahlen Sie ohnehin. Die Preise und Vergütung im Detail stehen offen; was Ihre Gemeinschaft künftig zahlen würde, rechnen Sie im Kostenrechner aus.
Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kostet, rechnen Sie hier selbst aus — zwei Zahlen genügen, Wohnungen und Stellplätze. Das schriftliche Angebot dazu kommt binnen drei Minuten als PDF in Ihr Postfach; der Vertragsentwurf folgt zeitnah. Wie das 3-Minuten-Angebot zustande kommt, ist Schritt für Schritt beschrieben.
Das ist kein Lockpreis. Es gibt eine Preisliste, sie steht offen auf der Kostenseite, und jede Gemeinschaft zahlt danach — die, die gut verhandelt, wie die, die gar nicht verhandelt.
Was das Bleiben kostet
Diese Seite der Rechnung wird fast nie aufgemacht, und genau deshalb verlieren Beiräte die Abstimmung. Die Wechselkosten sind sichtbar und einmalig. Die Kosten schlechter Verwaltung sind unsichtbar und laufen weiter.
Nicht abgerufene Fördermittel. Förderungen für Heizung, Dämmung oder Fenster setzen fast immer voraus, dass der Antrag vor der Beauftragung gestellt wird. Wer zuerst beauftragt, bekommt nichts — auch nicht rückwirkend. Bei einer einzigen Maßnahme geht so leicht ein Vielfaches der Jahresvergütung verloren.
Verjährte Ansprüche. Hausgeldrückstände verjähren in der Regelfrist von drei Jahren zum Jahresende. Gewährleistungsansprüche gegen Bauträger und Handwerker laufen aus, Schadensersatzansprüche gegen die Verwaltung ebenfalls. Was verjährt ist, holt kein Nachfolger zurück.
Wartungs- und Dienstleistungsverträge, die niemand prüft. Verträge für Aufzug, Heizung, Reinigung und Gartenpflege verlängern sich still, oft über Jahre. Ohne Vergleichsangebote zahlt eine Gemeinschaft dauerhaft über Marktpreis. Wird immer dieselbe Firma beauftragt, ohne dass je ein zweites Angebot vorlag, wird auch die Entlastung der Verwaltung fraglich.
Anfechtungskosten. Fehlerhafte Einladungen und angreifbare Jahresabrechnungen führen zu Beschlüssen, die vor Gericht landen; die Anfechtungsfrist beträgt einen Monat ab Beschlussfassung. Gerichts- und Anwaltskosten trägt am Ende die Gemeinschaft, also Sie alle.
Sanierungsstau. Ein Schaden, der nicht behoben wird, wird nicht billiger. Feuchtigkeit im Keller, ein undichtes Dach, eine Heizung am Ende ihrer Laufzeit: Jedes Jahr Aufschub erhöht die Summe, und irgendwann steht statt einer Reparatur eine Sonderumlage im Raum. In Essener Beständen aus der Wiederaufbauzeit ist das keine theoretische Größe.
Zu spät gemeldete Versicherungsschäden. Ein Schaden, den am Wochenende niemand entgegennimmt, wächst weiter. Bei verspäteter Meldung kann der Versicherer kürzen (§ 28, § 82 VVG) — nicht automatisch, aber unter Voraussetzungen, die eine Gemeinschaft nicht in der Hand hat.
Ihre eigene Zeit. Ein Beirat, der einer Verwaltung hinterhertelefoniert, arbeitet mehr als einer, der wechselt — nur verteilt auf Jahre statt auf drei Monate.
Die Gegenrechnung auf einem Blatt
Sie können diese Aufstellung ausdrucken und in der Versammlung auf den Tisch legen. Sie enthält bewusst keine erfundenen Beträge — die rechte Spalte sagt, wo Ihre eigene Zahl steht.
| Einmalig — der Wechsel | Wo Sie Ihre Zahl finden |
|---|---|
| Restvergütung der alten Verwaltung, bis zu sechs Monate | letzte Jahresabrechnung, Position Verwaltervergütung ÷ 12 × 6 |
| Sondervergütungen für die Übergabe | bisheriger Verwaltervertrag, Abschnitt Vergütung |
| außerordentliche Versammlung | Kostenposition der letzten zusätzlichen Versammlung |
| anwaltliche Unterstützung | nur ansetzen bei Anzeichen für fehlende Unterlagen |
| Zeit des Beirats | ehrlich schätzen, in Abenden, nicht in Euro |
| Jährlich wiederkehrend — das Bleiben | Wo Sie Ihre Zahl finden |
|---|---|
| Hausgeldrückstände, die verjähren können | Vermögensbericht, Position Forderungen |
| ungeprüfte Fördermittel | Beschlusssammlung und Protokolle der letzten drei Versammlungen |
| Wartungsverträge ohne Vergleichsangebot | Jahresabrechnung, Positionen Wartung und Dienstleistungen |
| Anfechtungs- und Gerichtskosten | Jahresabrechnung, Position Rechts- und Beratungskosten |
| Sanierungsstau | vorhandener Erhaltungsplan — fehlt er, ist das die Antwort |
Die Regel für den Vergleich: Einmalige Kosten gehören gegen wiederkehrende gestellt. Ein Wechsel, der einmalig sechs Monatsvergütungen kostet, ist nach anderthalb Jahren bezahlt, wenn er jährlich nur einen einzigen vermeidbaren Posten verhindert.
Der ehrliche Vorbehalt: Die linke Spalte ist sicher, die rechte eine Wahrscheinlichkeit. Niemand garantiert Ihnen, dass eine neue Verwaltung Fördermittel findet oder Rückstände eintreibt. Prüfen können Sie nur, ob die alte es getan hat. Dafür ist der folgende Test gemacht.
Selbsttest: Zwölf Fragen für Ihre Gemeinschaft
Jedes Ja zählt einen Punkt. Antworten Sie nach Aktenlage, nicht nach Gefühl, und notieren Sie zu jedem Ja ein Datum. Damit wird aus einer Meinung eine Bestandsaufnahme.
Block A — Werden die Pflichten erfüllt, für die bezahlt wird?
- Die Jahresabrechnung kam in den letzten beiden Wirtschaftsjahren deutlich verspätet oder gar nicht.
- Mindestens ein gefasster Beschluss ist seit mehr als einem halben Jahr nicht umgesetzt.
- Die Beschluss-Sammlung ist lückenhaft, oder Ihr Beirat hat sie nie vollständig gesehen.
- Die Belegprüfung wurde erschwert, verschoben oder nur in Kopie zugelassen.
Block B — Verliert die Gemeinschaft Vermögen?
- Hausgeldrückstände stehen seit mehr als zwei Jahren offen, ohne dass erkennbar etwas geschieht.
- Es gibt keinen Erhaltungsplan, obwohl Dach, Fenster, Leitungen oder Heizung absehbar anstehen.
- Größere Aufträge und Wartungsverträge wurden vergeben oder verlängert, ohne dass ein Vergleichsangebot vorlag.
- Bei der letzten größeren Maßnahme wurde nie geprüft, ob es dafür ein Förderprogramm gibt.
Block C — Ändert sich daran noch etwas?
- Auf Schreiben Ihres Beirats kommt regelmäßig keine oder eine stark verspätete Antwort.
- Eine schriftlich vereinbarte Frist wurde zuletzt nicht eingehalten.
- Die zuständige Person wechselt häufig, oder es gibt keine namentlich benannte.
- Kritische Fragen werden in der Versammlung ausweichend oder gereizt beantwortet.
Die Auswertung
| Punkte gesamt | Einordnung | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| 0 bis 2 | Einzelne Schwächen, kein Muster | Schriftliches Gespräch mit Aufgabe und Datum |
| 3 bis 5 | Ein Muster ist erkennbar | Zielvereinbarung mit Fristen, Ergebnis in der nächsten Versammlung bewerten, parallel Angebote einholen |
| 6 und mehr | Die Kernaufgaben werden nicht mehr getragen | Wechsel vorbereiten, Unterlagenbestand sichern |
Zwei Regeln schlagen die Gesamtsumme:
- Block B mit zwei oder mehr Punkten: unabhängig vom Gesamtergebnis handeln. Block A und C kosten Nerven; Block B kostet Vermögen, und ein Teil davon — verjährte Forderungen, verfallene Förderungen — ist endgültig verloren.
- Block C mit vier Punkten bei mindestens zwei in Block A: Die Gesprächsebene ist erschöpft. Wer über Monate nicht antwortet, antwortet auch auf das nächste Schreiben nicht.
Umgekehrt, und ebenso wichtig: null Punkte in Block A und B bei hohen Werten in Block C heißt nicht Wechsel, sondern Klärung. Die Pflichten werden erfüllt, der Umgang stimmt nicht — dafür gibt es leichtere Mittel.
Drei Lagen, in denen Sie besser nicht wechseln
Sie gewinnen im Gremium, wenn Sie diese drei Fälle selbst ansprechen, bevor es jemand anders tut. In allen dreien kostet ein Wechsel mehr, als er bringt.
Erstens: Die Kernpflichten werden erfüllt, und der Ärger hat einen Namen. Die Abrechnung kommt, Beschlüsse werden umgesetzt, die Belege liegen aus — aber der Ton ist schroff, eine bestimmte Sachbearbeiterin antwortet knapp, ein Streit wirkt nach. Dann tauschen Sie bekannte Schwächen gegen unbekannte, zahlen bis zu sechs Monate doppelt und binden ein Jahr an eine Übergabe. Der kleinere Hebel ist der richtige: ein Gespräch über die Zuständigkeit, eine Zielvereinbarung mit zwei Terminen, Bewertung in der nächsten Versammlung.
Zweitens: Die Gemeinschaft steckt mitten in einem Bauvorhaben oder einem Rechtsstreit. Während einer Sanierung sitzt das Wissen über Aufträge, Nachträge, Mängelrügen und Fristen bei der Verwaltung, die begonnen hat. Ein Wechsel mitten hinein reißt Gewährleistungsfäden, verzögert Abnahmen und schafft eine Zuständigkeitslücke, während Fristen laufen. Warten Sie die Abnahme ab und bereiten Sie den Wechsel in dieser Zeit vor. Die Ausnahme ist eindeutig: Wenn gerade die Verwaltung das Bauvorhaben in den Sand setzt — Fristen verstreichen, Mängel werden nicht gerügt —, ist das Projekt der Wechselgrund und nicht der Hinderungsgrund.
Drittens: Es gibt weder eine Mehrheit noch einen Nachfolger. Eine Abberufung ohne bestellte Nachfolge ist der gefährlichste Beschluss, den eine Gemeinschaft fassen kann. Ohne Verwalter lädt niemand ein, führt niemand die Konten, beauftragt niemand einen Handwerker; vertreten wird die Gemeinschaft dann von allen Eigentümern gemeinsam, und jede Unterschrift braucht alle. Am Ende steht die gerichtliche Bestellung eines Notverwalters, die Zeit und Geld kostet. Die Reihenfolge ist deshalb nicht verhandelbar: erst Angebote, dann Mehrheit sichern, dann alles in einer Versammlung beschließen — Abberufung, Kündigung des Verwaltervertrags, Bestellung, neuer Vertrag. Wie das formuliert wird, steht auf Verwalter abberufen: Mehrheit, Ablauf, Beschlusstext.
Eine vierte Lage sieht aus wie ein Gegengrund, ist aber nur eine Frage des Zeitpunkts. Läuft die Bestellung ohnehin in wenigen Monaten aus, brauchen Sie keine Abberufung — dann wird schlicht nicht wiederbestellt, und die Restvergütung entfällt. Mit den Angeboten sollten Sie trotzdem jetzt anfangen — das erste haben Sie in drei Minuten: Direkt zum schriftlichen Angebot.
Wenn Sie wechseln: was den Ärger klein hält
Sie entscheiden — die Schreibarbeit können Sie abgeben. Daran fallen die meisten Einwände in der Versammlung zusammen, weil sie sich gegen einen Aufwand richten, den der Beirat gar nicht selbst tragen muss.
Übernommen werden beim Wechselservice der GOTTSCHLING Immobilien GmbH, einer WEG-Verwaltung vor Ort in Essen, das Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung, die Beschlussvorschläge im Wortlaut, das Kündigungsschreiben, die Anforderung der Unterlagen mit Positionsliste samt Nachverfolgung sowie die Vorstellung vor Ihrer Gemeinschaft. Die Bedingung steht offen dabei: Der Service gilt, sofern sich Ihre Gemeinschaft für die künftige Verwaltung durch dieses Haus entschieden hat. Bei Ihnen bleiben die Entscheidung, das Gespräch mit den Eigentümern und eine Unterschrift.
Zwei weitere Dinge nehmen dem Vorschlag das Risiko. Die Vergütung steht offen im Netz — Satz je Einheit, Garagensatz, Rechenweg. Sie vertreten in der Versammlung also keine Zahl, die erst auf Nachfrage herauskommt. Und die Zahl für die Versammlung müssen Sie nicht erbitten: Sofortangebot in drei Minuten anfordern — das PDF enthält Vergütung netto und brutto, Rechenweg, Leistungsumfang, was nicht enthalten ist, Laufzeit und Gültigkeitsdatum. Der Vertragsentwurf folgt zeitnah.
Holen Sie mehrere Angebote ein, bevor Sie sich festlegen. Wie Sie unterschiedlich geschnittene Angebote auf eine gemeinsame Bezugsgröße bringen, steht auf Angebote vergleichbar machen.
Schaltfläche: Angebot für unsere Gemeinschaft anfordern
Zeile darunter: Fünf Angaben, dann liegt das PDF in Ihrem Postfach. Kostenlos, drei Monate gültig, zur Vorlage in Ihrer Eigentümerversammlung.
Fazit: Was Sie jetzt tun
- Geben Sie dem Einwand zuerst recht. Ein Wechsel macht Arbeit und kostet Geld. Wer das bestreitet, verliert die Versammlung an der ersten Nachfrage.
- Machen Sie beide Spalten auf: einmalige Wechselkosten gegen jährlich wiederkehrende Kosten schlechter Verwaltung. Die Aufstellung oben lässt sich ausdrucken.
- Füllen Sie den Selbsttest nach Aktenlage aus, mit Datum hinter jedem Ja. Ab sechs Punkten ist der Wechsel vorzubereiten — bei zwei Punkten in Block B unabhängig von der Gesamtsumme.
- Prüfen Sie die drei Gegenanzeigen ehrlich. Erfüllte Kernpflichten bei schlechtem Ton, ein laufendes Bauvorhaben, eine fehlende Mehrheit ohne Nachfolger: Dann ist Bleiben die bessere Entscheidung.
- Sichern Sie die Reihenfolge, wenn Sie wechseln: erst Angebote, dann Mehrheit, dann alles in einer Versammlung. Ablauf, Fristen und fertige Beschlusstexte finden Sie unter Verwaltung wechseln.
- Rechnen Sie Ihre künftige Vergütung selbst aus und holen Sie das schriftliche Angebot dazu. Der Kostenrechner braucht zwei Angaben. Angebot anfordern
Häufige Fragen zum Nutzen eines Verwalterwechsels
Lohnt sich ein Verwalterwechsel finanziell?
Er lohnt sich, wenn die laufenden Kosten schlechter Verwaltung höher sind als die einmaligen des Wechsels. Die einmaligen lassen sich beziffern: bis zu sechs Monate Restvergütung, mögliche Sondervergütungen für die Übergabe, gegebenenfalls eine zusätzliche Versammlung.
Dagegen stehen Posten, die jedes Jahr neu anfallen: nicht abgerufene Fördermittel, verjährende Rückstände, Wartungsverträge ohne Vergleichsangebot, Anfechtungskosten, Sanierungsstau. Verhindert ein Wechsel jährlich auch nur einen davon, ist er meist nach anderthalb Jahren bezahlt. Die künftige Vergütung für Ihre Gemeinschaft gehört in dieselbe Rechnung: Jetzt Ihren Preis berechnen.
Müssen wir die alte Verwaltung nach der Abberufung weiterbezahlen?
In aller Regel ja, für eine Übergangszeit. Die Abberufung beendet das Amt, nicht den Vertrag; dieser endet kraft Gesetzes spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG).
Kürzer wird es, wenn zugleich gekündigt wird und die vertragliche Frist früher greift, oder wenn ein wichtiger Grund für eine außerordentliche Kündigung vorliegt — eine Einzelfallfrage, die anwaltlich gehört. Legen Sie den Posten in der Versammlung offen; er ist der häufigste Grund für Ärger im Nachhinein.
Wann sollten wir mit dem Wechsel besser warten?
Wenn ein Bauvorhaben oder ein Rechtsstreit läuft und die Verwaltung ihre Aufgaben darin ordentlich erfüllt. Das Wissen über Aufträge, Nachträge und Mängelrügen sitzt dann bei der Verwaltung, die begonnen hat; ein Wechsel mitten hinein verzögert Abnahmen und gefährdet Fristen. Ebenfalls warten sollten Sie, solange weder eine Mehrheit gesichert noch ein Nachfolger gefunden ist. Nutzen Sie die Zeit: Angebote einholen kostet nichts. Sofortangebot in drei Minuten anfordern.
Wie überzeugen wir Eigentümer, die einen Wechsel für überflüssig halten?
Mit Unterlagen statt mit Argumenten. Drei Dinge wirken: eine Liste mit Datum, Anliegen, Zusage und Ergebnis über zwölf Monate; die Gegenüberstellung einmaliger und wiederkehrender Kosten; mindestens zwei schriftliche Vergleichsangebote.
Verzichten Sie auf Vorwürfe gegen Personen. „Die Verwaltung reagiert nicht“ ist bestreitbar, „am 3. gemeldet, am 17. und am 29. nachgefasst, keine Antwort“ ist es nicht.
Rechnet sich ein Wechsel auch für eine kleine Gemeinschaft mit sechs Wohnungen?
Die Rechnung ist dieselbe, die Beträge sind kleiner, ein Unterschied kommt hinzu: Kleine Gemeinschaften zahlen je Wohnung mehr, weil Versammlung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Buchführung bei sechs Wohnungen fast denselben Aufwand verursachen wie bei zwölf. Fast alle Anbieter arbeiten deshalb mit einer Mindestvergütung.
Fragen Sie danach ausdrücklich, sie steht oft im Nebensatz. Und achten Sie darauf, ob ein Angebot tragfähig ist: Ein Verwalter, für den eine kleine Gemeinschaft ein Verlustgeschäft ist, kündigt sie nach ein bis zwei Jahren — dann haben Sie den Wechsel zweimal bezahlt. Was es bei Ihrer Wohnungszahl konkret kostet: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen.
