Neue Hausverwaltung finden — so kommt Ihre Gemeinschaft von der ersten Frage bis zum Beschluss

Der Brief hat meistens drei Sätze. „Hiermit legen wir das Verwalteramt zum Ende des Wirtschaftsjahres nieder. Für die Zusammenarbeit bedanken wir uns. Die Unterlagen halten wir zur Abholung bereit.“ Unterschrift, kein Grund, kein Nachfolger.

Wenn dieser Brief bei Ihnen im Beirat gelandet ist, sind Sie nicht in einem Wechsel. Sie sind in einer Suche. Das ist etwas anderes, und es ist unangenehmer: Bei einem Wechsel haben Sie Zeit und einen Hebel. Bei einer Suche haben Sie eine Frist und die Sorge, dass sich niemand meldet. Wer noch Wechsel oder Bleiben abwägen kann, ist in einer anderen Lage; den Ablauf des Verwalterwechsels beschreibt eine eigene Seite.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die Suche; was sonst zur Beiratsarbeit in der WEG gehört, steht auf einer eigenen Seite. Er sagt auch, was zu tun ist, wenn am Ende kein Angebot auf dem Tisch liegt — diesen Fall beschreibt sonst fast niemand, und er kommt in Essen häufiger vor, als die meisten Gemeinschaften ahnen. Die Stadtteile im Überblick: Hausverwaltung in Ihrer Nähe in Essen.

Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kostet, rechnen Sie hier selbst aus — zwei Zahlen genügen, Wohnungen und Stellplätze. Das schriftliche Angebot dazu kommt binnen drei Minuten als PDF in Ihr Postfach; der Vertragsentwurf folgt zeitnah. Eines dieser Angebote haben Sie heute Abend: Sofortangebot für Ihre Gemeinschaft.

Drei Anlässe, bei denen gesucht und nicht gewechselt wird

Ihre Ausgangslage entscheidet über Tempo und Reihenfolge. Drei Fälle kommen regelmäßig vor.

Die bisherige Verwaltung hat selbst gekündigt oder ihr Amt niedergelegt. Das ist der häufigste Anlass und der mit dem meisten Zeitdruck. Ohne Verwalter vertreten alle Wohnungseigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 WEG). Jeder Handwerkervertrag, jede Bankvollmacht, jede Kündigung braucht dann die Mitwirkung aller. Bei drei Parteien geht das. Bei sechzehn wird es zur Dauerbaustelle. Wie Kündigung und Fristen beim Verwaltervertrag geregelt sind: Kündigungsfristen beim Verwaltervertrag.

Die Gemeinschaft ist neu entstanden. Ein Mehrfamilienhaus wurde aufgeteilt, ein Neubau ist übergeben, der erste Verwalter war vom Bauträger eingesetzt und seine Bestellung läuft aus. Hier ist die Frist bekannt, aber die Gemeinschaft hat noch keine Routine — niemand weiß, wie eine Ausschreibung geht, weil es noch nie eine gab. Was dabei gilt: Erstverwalter beim Bauträger einfach erklärt.

Die Gemeinschaft hat sich bisher selbst verwaltet und schafft es nicht mehr. Das ist der stillste Anlass. Meistens macht es jahrelang ein Eigentümer nebenher, und dann wird er krank, zieht weg oder hat schlicht keine Lust mehr. Typisch ist, dass es an einem von drei Punkten kippt: an der Jahresabrechnung, an der ersten großen Sanierung oder an dem Tag, an dem der Ehrenamtliche ausfällt. Wer nur die Zahlen abgeben will, kann die Jahresabrechnung erstellen lassen. Worauf es ankommt, wenn Sie eine Sanierung durch die Hausverwaltung begleiten lassen, steht auf einer eigenen Seite.

Allen drei Fällen ist eines gemeinsam: Sie haben keinen Vorgänger, mit dem Sie die neuen Angebote vergleichen könnten. Sie starten bei null. Deshalb ist der erste Schritt nicht die Suche nach Anbietern, sondern die Bestandsaufnahme im eigenen Haus.

Der erste Schritt sind Ihre eigenen Zahlen, nicht die erste Anfrage

Sie sparen sich Wochen, wenn Sie vor dem ersten Anruf zwölf Angaben zusammentragen. Jede Verwaltung, die ein ernsthaftes Angebot schreibt, fragt genau danach — und jede, die ohne diese Angaben einen Preis nennt, nennt eine Hausnummer.

Diese zwölf Angaben brauchen Sie:

1. Zahl der Wohneinheiten und getrennt davon die Zahl der Gewerbeeinheiten
2. Zahl der Garagen, Stellplätze und Tiefgaragenplätze
3. Baujahr des Gebäudes und Jahr der letzten größeren Sanierung
4. Zahl der Gebäude auf dem Grundstück, bei Mehrhausanlagen: bestehen Untergemeinschaften?
5. Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung als Datei oder Kopie
6. die letzten beiden Jahresabrechnungen und der aktuelle Wirtschaftsplan
7. Stand der Erhaltungsrücklage — die Summe, die Ihre Gemeinschaft für künftige Reparaturen angespart hat
8. offene Hausgeldrückstände und deren Alter
9. laufende oder geplante Bauvorhaben, bekannter Sanierungsstau
10. anhängige Gerichtsverfahren oder laufende Streitigkeiten
11. bestehende Verträge: Versicherung, Heizungswartung, Aufzug, Hausmeister, Reinigung
12. Zahl der Eigentümerversammlungen in den letzten beiden Jahren, inklusive außerordentlicher

Punkt 8, 9 und 10 sind die unangenehmen. Genau die gehören in die Anfrage. Eine Gemeinschaft mit drei säumigen Eigentümern und einem Dachschaden ist teurer zu verwalten als eine ohne — wer das verschweigt, bekommt ein günstiges Angebot und eine Nachforderung, sobald die Wahrheit auf dem Tisch liegt. Dann steht der Beirat in der nächsten Versammlung da und erklärt, warum es doch mehr kostet. Mit den ersten beiden Angaben können Sie schon jetzt gegenrechnen: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen.

Kleiner Zwischenschritt, der oft vergessen wird: Prüfen Sie Ihre Teilungserklärung daraufhin, ob sie Vorgaben zur Verwalterbestellung enthält. Manche Gemeinschaftsordnungen schreiben qualifizierte Mehrheiten, Höchstlaufzeiten oder Zustimmungserfordernisse vor. Das kostet zehn Minuten und verhindert einen anfechtbaren Beschluss. Wie eine Anfechtung abläuft, steht im Ratgeber zur Beschlussanfechtung beim Amtsgericht Essen.

Ein Leistungsverzeichnis macht aus fünf Briefen einen Vergleich

Ohne Leistungsverzeichnis bekommen Sie fünf Angebote, die sich nicht vergleichen lassen. Mit Leistungsverzeichnis bekommen Sie fünfmal dieselbe Tabelle mit fünf verschiedenen Zahlen. Das ist der ganze Unterschied, und er entscheidet Ihre Auswahl.

Was ein Leistungsverzeichnis ist, in einem Satz: eine Liste aller Aufgaben, die Ihre Gemeinschaft von der Verwaltung erwartet, jede Zeile mit der Frage „im Honorar enthalten: ja oder nein — falls nein: zu welchem Preis?“

Die Liste hat vier Blöcke.

Kaufmännisch. Buchhaltung und Hausgeldeinzug, Mahnwesen bis zur gerichtlichen Stufe, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Kontenführung, Verwaltung der Erhaltungsrücklage, Bescheinigungen für die Steuererklärung.

Technisch. Aufnahme und Abwicklung von Schäden, Beauftragung und Kontrolle von Handwerkern, Überwachung der Prüffristen für Heizung, Aufzug und Trinkwasser, Begehungen, Betreuung von Wartungs- und Versorgungsverträgen, Begleitung größerer Bauvorhaben.

Rechtlich und organisatorisch. Einberufung der Eigentümerversammlung, ihre Leitung und Protokollierung, Führung der Beschlusssammlung, Umsetzung der Beschlüsse, Versicherungsmeldungen, Verwalterzustimmung beim Wohnungsverkauf, Korrespondenz mit Eigentümern und Behörden.

Service und Erreichbarkeit. Wer nimmt außerhalb der Bürozeiten ab und was geschieht dann mit dem Anliegen, Reaktionszeit auf gemeldete Anliegen und auf schriftliche Anfragen, Notdienst am Wochenende und für welche Fälle, benannte Ansprechperson mit direkter E-Mail-Adresse, Vertretungsregelung, Eigentümerportal — und ob Papier weiterhin möglich ist.

Der vierte Block wird am häufigsten vergessen und ist der, über den Sie sich später ärgern.

Ein fertiges Muster zum Ausfüllen finden Sie unter „Leistungsverzeichnis für die Ausschreibung“. Wie Sie die ausgefüllten Listen nebeneinanderlegen, steht im Leistungsverzeichnis-Ratgeber.

Drei bis fünf Angebote sind der richtige Rahmen

Drei bis fünf Anfragen haben sich bewährt. Weniger macht Ihre Entscheidung in der Versammlung angreifbar, mehr erschlägt das Gremium und verzögert die Sache um Monate — und Sie verlieren Anbieter, weil niemand gern der Fünfte von neun ist.

Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht, Vergleichsangebote einzuholen, gibt es nicht. Die ordnungsmäßige Verwaltung verlangt aber, dass eine Gemeinschaft wirtschaftlich entscheidet (§ 19 Abs. 1 WEG). Bei einem Dauerschuldverhältnis über mehrere Jahre erwarten Gerichte regelmäßig mehrere Angebote als Grundlage. Wer ohne Alternativen beschließt, gibt einem unzufriedenen Eigentümer einen Anfechtungsgrund in die Hand.

Wo Sie Anbieter finden:

• Verwaltersuche des Landesverbandes. Der VDIV NRW führt ein öffentliches Verzeichnis seiner Mitglieder. Das ist die sauberste Quelle, weil die Mitgliedschaft dort vom Verband selbst bestätigt wird und nicht vom Anbieter behauptet.
• Empfehlungen aus Nachbargemeinschaften. In Essen tragen die meisten Anbieter mehrere Häuser in derselben Straße oder im selben Viertel. Fragen Sie im Haus nebenan, wer dort verwaltet und ob die Abrechnung pünktlich kommt.
• Die eigene Nachbarschaft im Wortsinn. Eine Verwaltung, die vierzig Autominuten entfernt sitzt, kommt nicht zur Begehung, wenn das Dach undicht ist. Ein realistischer Radius für Essen ist die Stadt selbst und das westliche Ruhrgebiet.
• Portale und Vergleichsdienste. Brauchbar, um Namen zu sammeln. Nicht brauchbar als Qualitätsurteil — die Rankings bewerten in der Regel Websites, nicht Verwaltungsleistung.

Schicken Sie allen dieselbe Anfrage mit denselben zwölf Angaben und demselben Leistungsverzeichnis. Setzen Sie eine Rückmeldefrist von zwei bis drei Wochen. Wer diese Frist ohne Nachricht verstreichen lässt, hat Ihnen bereits etwas über seine Erreichbarkeit gesagt.

Woran Sie ein belastbares Angebot erkennen

Fünf Angaben machen ein Angebot vergleichbar. Fehlt eine davon, fragen Sie nach, bevor Sie rechnen.

1. Die Vergütung je Einheit und Monat, netto und brutto ausgewiesen. Für Ihre Gemeinschaft ist der Bruttobetrag der relevante.
2. Das vollständige Leistungsverzeichnis, Zeile für Zeile beantwortet.
3. Alle Sonderleistungen mit Preis. Nicht „nach Aufwand“, sondern mit Stundensatz oder Pauschale.
4. Die Vertragslaufzeit und die Dauer der Bestellung — und ob beide Zahlen übereinstimmen.
5. Die Ansprechperson mit Namen und direkter E-Mail-Adresse, nicht „Ihr Team“.

Rechnen Sie anschließend nicht mit dem Monatsbetrag, sondern mit der Jahressumme für die gesamte Gemeinschaft, und addieren Sie die wahrscheinlichen Sonderleistungen dazu. Bei zwanzig Einheiten machen zwei Euro Unterschied je Einheit und Monat rund 480 Euro im Jahr aus — eine außerordentliche Versammlung oder eine Bauprojektbegleitung kann ein Vielfaches davon sein.

Die Stelle, an der die meisten Vergleiche kippen: die Trennlinie zwischen Grund- und Sonderleistung. Ein niedriges Grundhonorar mit langer Sonderleistungsliste ist am Jahresende regelmäßig teurer als ein höheres Honorar, in dem mehr enthalten ist. Achten Sie besonders auf diese Posten: außerordentliche Eigentümerversammlungen, gerichtliches Mahnwesen, Begleitung von Bauvorhaben, Verwalterzustimmung beim Verkauf, Bescheinigungen, Belegkopien, Sonderumlagen.

Wie Sie die Zahlen sauber nebeneinanderstellen, zeigt die Seite Verwaltungsangebote vergleichbar machen. Welche Preislogik hinter den Zahlen steht, steht unter „Was eine WEG-Verwaltung kostet“; eine erste Zahl für Ihre Einheitenzahl: Jetzt Ihren Preis berechnen.

Ein Angebot, das Sie in die Versammlung mitnehmen können, liegt binnen drei Minuten als PDF in Ihrem Postfach: Sofortangebot in drei Minuten anfordern.

Die Fragen, die Sie im Auswahlgespräch stellen sollten

Laden Sie die zwei bis drei besten Anbieter ein — am besten ins Objekt, nicht ins Büro. Wer sich Ihr Haus nicht ansieht, bevor er es verwaltet, wird es auch später nicht tun.

Zur Kapazität — die wichtigsten drei Fragen überhaupt:

• Wie viele Einheiten betreut die Person, die für uns zuständig wäre?
• Wie viele Gemeinschaften sind das?
• Wer vertritt sie bei Urlaub und Krankheit, und woher wissen wir das?

Als Orientierung gilt: Bei etwa 200 bis 400 Einheiten je Sachbearbeitung ist persönliche Betreuung realistisch. Deutlich darüber wird Erreichbarkeit zur Glückssache. Die Zahl allein reicht allerdings nicht — eine Verwaltung mit vielen kleinen Gemeinschaften hat bei gleicher Einheitenzahl deutlich mehr Versammlungen und Abrechnungen als eine mit wenigen großen Anlagen. Lassen Sie sich beide Zahlen nennen.

Zur Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten — die Frage, die sich am einfachsten überprüfen lässt:

• Wer nimmt bei Ihnen am Sonntagabend um 23 Uhr ab?
• Was passiert mit einem Anliegen, das Freitag um 18 Uhr gemeldet wird?
• Gibt es einen Notdienst, und für welche Fälle gilt er — nur Rohrbruch und Heizungsausfall, oder auch für den Aufzug, in dem jemand steht?
• Innerhalb welcher Frist bekommt der Melder eine Rückmeldung, und was steht darin?
• Können unsere Eigentümer den Stand eines laufenden Vorgangs selbst erfragen, ohne auf einen Rückruf zu warten?

Diese Fragen gehören jedem Anbieter gestellt, und sie sind die einzigen des ganzen Gesprächs, deren Antwort Sie selbst nachprüfen können: Rufen Sie an einem Sonntagabend an, bevor Sie in die Versammlung gehen. Was dann passiert, ist die Antwort.

Erwarten Sie keine Wunder. Die üblichen Antworten lauten „Anrufbeantworter, Bearbeitung nach dem Wochenende“ oder „Notdienstnummer für zwei Schadensarten“. Beides ist ein vertretbares Modell, solange es offen gesagt wird. Unbrauchbar ist nur die Antwort, die nach einer Zusage klingt und keine ist — „Sie erreichen uns natürlich jederzeit“. Fragen Sie dann nach: unter welcher Nummer, und wer hebt ab?

Rechnen Sie das Ergebnis gegen. Ein Wasserschaden, der über ein Wochenende weiterläuft, wird teurer, und ein Gebäudeversicherer kann die Leistung kürzen, wenn ein Schaden nicht unverzüglich angezeigt oder nicht gering gehalten wurde (§ 28, § 82 VVG). Ob er das darf, hängt vom Verschulden und davon ab, ob sich die Verzögerung überhaupt ausgewirkt hat. Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung — aber es ist der Grund, warum diese Frage nicht zum Komfortkapitel gehört.

Zur Qualifikation:

• Sind Sie zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG? Zeigen Sie uns bitte die Bescheinigung. Was dieser Sachkundenachweis des Verwalters belegt, steht im Ratgeber.
• Ist die Person zertifiziert oder gleichgestellt, die unsere Gemeinschaft betreuen wird?
• Liegt die Erlaubnis nach § 34c GewO vor?

Zum Geld — hier wird es ernst:

• Führen Sie für jede Gemeinschaft eigene Konten, die auf den Namen der Gemeinschaft lauten?
• Wer ist zeichnungsberechtigt, und ab welcher Summe gilt ein Vieraugenprinzip?
• Bestehen Berufs- beziehungsweise Vermögensschadenhaftpflicht und eine Vertrauensschadenversicherung? Zeigen Sie uns bitte beide Bestätigungen.

Die Frage nach der Kontenführung ist die härteste des ganzen Gesprächs. Eine Verwaltung, die Gelder mehrerer Gemeinschaften auf einem Sammelkonto führt, ist auch mit guter Versicherung das größere Risiko. Der Vertrauensschadenschutz greift bei vorsätzlichen Handlungen von Mitarbeitern — also genau in dem Fall, den Eigentümer am meisten fürchten. Die Berufshaftpflicht deckt das nicht ab.

Zum Ablauf:

• Wann liegt unsere erste Jahresabrechnung vor?
• Wie lange dauert bei Ihnen eine Übernahme vom Beschluss bis zur vollständigen Übergabe?
• Fordern Sie die Unterlagen beim bisherigen Verwalter selbst an, mit Fristsetzung und Übergabeprotokoll?
• Kommen Sie in unsere Eigentümerversammlung und stellen sich vor?
• Bekommen wir ein schriftliches Angebot als PDF, das wir in der Versammlung vorlegen können?

Die letzten beiden Fragen sind für Sie als Beirat die praktisch wichtigsten. Sie müssen eine Empfehlung vor Ihren Miteigentümern verteidigen. Mit einem Namen, einem Gesicht und einem Dokument gelingt das. Mit einem Preis allein nicht. Für die Übergabe selbst gibt es die Übergabe-Checkliste zum Verwalterwechsel.

Eine ausführliche Kriterienliste steht unter Merkmale einer guten Verwaltung.

Sechs Warnsignale, bei denen Sie weitersuchen sollten

Manches erkennen Sie schon vor der Beauftragung. Diese sechs Punkte sind in der Praxis verlässlich.

Kein Preis ohne Objektbesichtigung, aber ein Preis ohne Ihre Zahlen. Wer Ihnen einen Betrag nennt, ohne Einheitenzahl, Baujahr und Gewerbeanteil zu kennen, hat den Betrag geraten. Die Nachforderung kommt später.

Die Auskunft zur Kapazität wird verweigert. „Das können wir so nicht sagen“ auf die Frage nach Einheiten je Sachbearbeitung ist die Antwort. Sie lautet: zu viele.

Kein Nachweis, nur Zusicherung. Zertifizierung, Gewerbeerlaubnis und Versicherungen sind Dokumente. Wer sie „selbstverständlich“ hat, sie aber nicht zeigt, hat sie möglicherweise nicht in der Form, die Sie erwarten.

Sammelkonten oder eine unklare Antwort zur Kontenführung. Siehe oben. Das ist der Punkt, an dem eine Gemeinschaft ihr Geld verlieren kann.

Sehr lange Bindung bei der ersten Zusammenarbeit. Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Wer beim ersten Mandat das Maximum will, denkt in Bindung statt in Bewährung.

Der Anbieter vermittelt auch Wohnungen und sagt nichts dazu. Makler- und Verwaltungsleistungen unter einem Dach sind erlaubt und verbreitet. Sie brauchen dann aber eine klare Ansage: getrennte Beauftragung, keine Provision zulasten der Gemeinschaft, Offenlegung im Einzelfall. Wer bei dieser Frage ausweicht, hat einen Interessenkonflikt, den Sie später ausbaden.

Die ausführliche Liste finden Sie unter Warnsignale einer schlechten Verwaltung.

Bestellung und Verwaltervertrag sind zwei verschiedene Dinge

Diesen Unterschied müssen Sie kennen, sonst wird Ihr Beschluss angreifbar — und zwar von jedem Eigentümer, der sich übergangen fühlt.

Die Bestellung ist der Beschluss, mit dem Ihre Gemeinschaft jemanden zum Verwalter macht. Sie begründet das Amt. Erst mit ihr darf die Verwaltung Ihre Gemeinschaft nach außen vertreten. Sie ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei einer neu entstandenen Gemeinschaft auf höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Beschlossen wird mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG); jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung ist dafür beschlussfähig, unabhängig davon, wie viele Eigentümer erscheinen.

Der Verwaltervertrag regelt das Verhältnis: Vergütung, Leistungen, Laufzeit, Kündigung. Er ist ein eigener Vertrag zwischen der Gemeinschaft und der Verwaltung. Über seinen Abschluss und seinen wesentlichen Inhalt beschließen die Eigentümer ebenfalls.

Warum das wichtig ist: Wer nur bestellt, hat jemanden im Amt, aber keine Vereinbarung über Preis und Leistung. Wer nur den Vertrag beschließt, hat eine Vereinbarung mit jemandem, der gar nicht im Amt ist. Beides kommt vor, und beides kostet Zeit und Nerven.

So bereiten Sie die Versammlung vor:

1. Der Tagesordnungspunkt muss die Bestellung ausdrücklich ankündigen. „Verschiedenes“ trägt keinen Verwalterbeschluss.
2. Die Einladung muss spätestens drei Wochen vorher in Textform zugehen (§ 24 Abs. 4 WEG). Prüfen Sie zusätzlich Ihre Gemeinschaftsordnung — sie kann längere Fristen vorsehen.
3. Legen Sie die Angebote der Einladung bei, nicht erst am Abend auf den Tisch. Wer erst in der Versammlung liest, stimmt nicht zu, sondern vertagt.
4. Formulieren Sie zwei getrennte Beschlussanträge: einen zur Bestellung mit Name, Firma und Dauer, einen zum Abschluss des Verwaltervertrags mit Vergütung und Laufzeit.
5. Achten Sie im Protokoll auf die Reihenfolge. Erst bestellen, dann Vertrag schließen.

Findet Ihre nächste ordentliche Versammlung erst in einigen Monaten statt, können Eigentümer, die mehr als ein Viertel ausmachen, eine außerordentliche Versammlung verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG). Ist die Verwaltung bereits ausgeschieden, kann der Beiratsvorsitz oder ein per Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Die Einzelheiten samt Musterformulierungen stehen unter „Verwalterbestellung“; fertige Beschlusstexte liegen in der Musterbeschluss-Sammlung.

Was hier steht, ist eine Einordnung der gesetzlichen Regeln, keine Rechtsberatung. Was für Ihre Gemeinschaft konkret gilt, hängt von Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Einzelfall ab.

Wenn sich niemand findet — der Fall, den kaum jemand beschreibt

Es kann passieren, dass Sie fünf Anfragen stellen und fünf Absagen bekommen. Das ist keine Aussage über Ihre Gemeinschaft, sondern über den Markt: In Essen und im Ruhrgebiet nehmen viele Verwaltungen derzeit keine neuen Mandate an, und kleine Gemeinschaften bleiben häufiger übrig als große. Wichtig ist, dass Sie dann nicht warten.

Erstens: die Absagegründe erfragen. Rufen Sie an und fragen Sie, woran es lag. In den meisten Fällen hören Sie einen von vier Gründen — zu wenige Einheiten, zu weit entfernt, Sanierungsstau, laufender Rechtsstreit. Zwei davon können Sie beeinflussen.

Zweitens: die Anfrage nachschärfen. Eine Gemeinschaft mit sechs Einheiten, die ihre Unterlagen geordnet vorlegt, keine Rückstände hat und eine Versammlung im Jahr braucht, ist ein attraktives Mandat. Eine, die das alles hat, aber nicht schreibt, sieht aus wie Arbeit. Legen Sie die zwölf Angaben aus dem ersten Abschnitt bei — das allein verändert die Antwortquote spürbar.

Drittens: den Radius erweitern. Mülheim, Bochum, Oberhausen, Gelsenkirchen und Duisburg liegen nah genug, dass eine dortige Verwaltung ein Essener Objekt betreuen kann. Fragen Sie ausdrücklich, ob Begehungen und Versammlungen vor Ort stattfinden.

Viertens: den Zuschnitt ändern. Nicht jede Gemeinschaft braucht das Vollmandat. Manche Verwaltungen übernehmen für kleine Gemeinschaften nur Buchhaltung, Jahresabrechnung und Versammlung, während die Gemeinschaft die technische Betreuung selbst behält. Das ist kein Idealzustand, aber besser als gar nichts — und es lässt sich später erweitern. Was für kleine Gemeinschaften möglich ist, steht unter Verwaltung für kleine Gemeinschaften.

Fünftens: den Notverwalter durch das Gericht. Findet sich niemand, kann jeder einzelne Eigentümer beim Amtsgericht beantragen, einen Verwalter zu bestellen. Zuständig ist das Gericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt — für Essener Objekte das Amtsgericht Essen. Das ist der gesetzlich vorgesehene Weg aus der Handlungsunfähigkeit, und er funktioniert.

Er hat allerdings drei Nachteile, die Sie kennen sollten: Er dauert. Er kostet Gerichts- und meist Anwaltskosten, die die Gemeinschaft trägt. Und Sie haben keinen Einfluss darauf, wer bestellt wird. Deshalb ist er die letzte Stufe, nicht die zweite. Die Einzelheiten stehen unter „Notverwalter bestellen lassen“ und „Wenn die Gemeinschaft keinen Verwalter findet“.

Was Sie in der Zwischenzeit tun sollten: Beschließen Sie eine Ermächtigung, damit einzelne Eigentümer die laufenden Geschäfte weiterführen dürfen — Kontovollmacht, Beauftragung dringender Reparaturen, Entgegennahme von Post. Sorgen Sie dafür, dass Gebäudeversicherung, Heizungswartung und die Prüffristen für Aufzug und Trinkwasser weiterlaufen. Diese Pflichten ruhen nicht, nur weil niemand im Amt ist — und die Haftung für ein versäumtes Prüfdatum trifft die Gemeinschaft.

Ein realistischer Zeitplan

Rechnen Sie von der ersten Überlegung bis zur vollständigen Übergabe mit drei bis sechs Monaten. Der Beschluss selbst ist an einem Abend gefasst — alles davor und danach braucht Zeit.

Schritt	Realistische Dauer
Bestandsaufnahme und Leistungsverzeichnis erstellen	1 bis 2 Wochen
Anfragen versenden, Angebote einsammeln	2 bis 4 Wochen
Angebote vergleichen, Auswahlgespräche führen	2 bis 3 Wochen
Einladung zur Versammlung, Ladungsfrist	mindestens 3 Wochen
Versammlung, Bestellung und Vertragsbeschluss	1 Abend
Übernahme: Unterlagen, Konten, Verträge, Zugänge	4 bis 8 Wochen

Wenn Ihre Verwaltung bereits ausgeschieden ist, ziehen Sie die Bestandsaufnahme vor und versenden Sie die Anfragen, während Sie die Versammlung vorbereiten. Die beiden Schritte lassen sich parallel führen.

Wenn Sie eine Essener Verwaltung in Ihre Auswahl aufnehmen möchten

Sie bekommen für Ihre Gemeinschaft ein schriftliches Angebot als PDF, das Sie in Ihrer Versammlung auf den Tisch legen können — mit ausgefülltem Leistungsverzeichnis und mit dem Namen der zuständigen Person. Und Sie bekommen es binnen drei Minuten, nicht in zwei Wochen: Sofortangebot in drei Minuten anfordern.

Vier Angaben, die Ihre Auswahl erleichtern, unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden:

• Die Antwort auf die Sonntagabendfrage. Angenommen wird rund um die Uhr, montags bis sonntags. Am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab — ein Mensch geht dort nicht mehr ans Telefon, und das gehört vor die Entscheidung, nicht danach. Der Anrufer schildert in ganzen Sätzen, was los ist; er kann ein Anliegen melden oder den Stand eines laufenden Anliegens erfragen. Wer einen Menschen sprechen möchte, bekommt einen Rückruf. Zugesagt ist eine Reaktion innerhalb weniger Stunden: Das Anliegen ist erfasst, eingeordnet und zugewiesen, und der Melder weiß, wer sich kümmert. Nicht zugesagt ist, dass der Schaden in dieser Zeit behoben ist. Diese Zusage können Sie vor der Versammlung selbst ausprobieren; nachlesen lässt sich, einschließlich der Grenzen, wer nachts am Telefon abnimmt und was danach passiert.
• Größe und Nähe zugleich. Rund 4.000 Einheiten in Essen und im Ruhrgebiet werden hier verwaltet, von 17 Menschen, und für Ihre Gemeinschaft ist einer davon namentlich zuständig. Die Größe zahlt auf Vertretung und Fachwissen ein, die Zahl der Menschen darauf, dass aus einem aufgenommenen Anliegen auch ein bearbeiteter Vorgang wird. Entschieden wird von Menschen. Wer einen Handwerker beauftragt und wer Ihnen sagt, dass eine Sanierung teurer wird, hat einen Namen.
• Nachweise statt Zusicherungen. Christian Gottschling ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG. Berufs- beziehungsweise Vermögensschadenhaftpflicht und Vertrauensschadenversicherung bestehen; beide Bestätigungen bekommen Sie auf Wunsch vor Ihrer Entscheidung zu sehen. Mitgliedschaften bestehen im VDIV Deutschland und im VDIV NRW. Über zwei Jahrzehnte Erfahrung stecken in der WEG-Verwaltung im Ruhrgebiet. Welche Aufgaben der WEG-Verwaltung dazugehören, steht auf einer eigenen Seite.
• Der Preis steht vorher fest und öffentlich. Was die Verwaltung je Einheit und Monat kostet, können Sie nachlesen und nachrechnen, bevor Sie anfragen — der Preis steht unten auf dieser Seite und auf der Kostenseite. Der Betrag im Angebot ist derselbe, der später in Rechnung gestellt wird, und er gilt drei Monate: lange genug für Beiratssitzung und Versammlung. Für Sie als Beirat ist das die eigentliche Entlastung. Sie legen Ihren Miteigentümern keine Einschätzung vor, für die Sie geradestehen müssen, sondern eine Zahl, die jeder im Raum selbst prüfen kann.

Zwei weitere Punkte, die Ihnen Arbeit abnehmen: Beschlüsse Ihrer Gemeinschaft sind binnen sieben Tagen nach Versand des Protokolls beauftragt oder eingeleitet; geht es ausnahmsweise nicht, erfahren Sie innerhalb derselben sieben Tage, warum und wann es geht. Und die Unterlagen bei einer ausgeschiedenen Verwaltung werden angefordert, nachverfolgt und auf Vollständigkeit geprüft — das übernimmt der Wechselservice, wenn Sie den WEG-Verwalter wechseln, sofern Ihre Gemeinschaft sich für die Verwaltung durch GOTTSCHLING Immobilien entschieden hat.

Wie der Preis zustande kommt, steht offen unter Preis je Einheit: Grundlage ist ein fester Betrag je Einheit und Monat — 24,00 € netto, brutto 28,56 €, ab zehn Einheiten. Kleine Häuser bis neun Einheiten zahlen 219,00 € netto (260,61 € brutto) im Monat für das ganze Haus. Garagen und Stellplätze kosten 5,00 € netto (5,95 € brutto) je Stück und Monat. Zum Einordnen: Der Durchschnitt in Nordrhein-Westfalen liegt bei rund 40,42 € brutto je Wohnung und Monat. Was gesondert berechnet wird, steht offen daneben und nicht im Kleingedruckten. Ist Ihre Gemeinschaft sehr klein, rufen Sie trotzdem an — zu jeder Zeit, auch abends. Dann wird Ihnen gesagt, was möglich ist und wer sonst in Frage kommt.

Fazit — die sechs Schritte auf einer Seite

1. Zahlen zusammentragen. Zwölf Angaben über Ihre Gemeinschaft, ehrlich auch bei Rückständen und Sanierungsstau.
2. Leistungsverzeichnis erstellen. Vier Blöcke, jede Zeile mit „enthalten ja/nein, falls nein: Preis“. Ohne diese Liste ist kein Vergleich möglich.
3. Drei bis fünf Anbieter anfragen. Alle mit derselben Anfrage, alle mit derselben Frist.
4. Zwei bis drei Gespräche führen. Die entscheidenden Fragen betreffen Kapazität, Kontenführung und Nachweise — nicht den Preis.
5. Beschluss sauber vorbereiten. Bestellung und Verwaltervertrag sind zwei getrennte Tagesordnungspunkte. Angebote gehören in die Einladung. Zeitleiste und Beschlusstexte zum Ausdrucken: Wechsel-Fahrplan als PDF.
6. Wenn niemand will: Gründe erfragen, Anfrage nachschärfen, Radius erweitern, Zuschnitt ändern — und erst danach den Notverwalter über das Gericht.

Die unbequeme Wahrheit zum Schluss: Der Preis unterscheidet gute und schlechte Angebote fast nie. Die Personalausstattung tut es. Wenn Sie nur eine einzige Frage stellen können, stellen Sie diese — wie viele Einheiten betreut die Person, die uns betreuen wird?

Wenn Sie eine Essener Verwaltung in den Vergleich aufnehmen wollen: Direkt zum schriftlichen Angebot.