Eigentümerversammlung einberufen: wer darf, welche Frist gilt, was in die Einladung gehört

Neunzehn Monate. So lange liegt die letzte Versammlung zurück, als Sie es im Kalender nachschlagen. In der Zwischenzeit: zwei Anrufe, ein Brief, eine zugesagte Rückmeldung, die nie kam. Der Wirtschaftsplan ist nicht beschlossen, die Abrechnung des vorletzten Jahres auch nicht, und über das undichte Flachdach im Hinterhaus redet niemand mehr, weil es keinen Ort dafür gibt. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt: Verwalter macht keine Eigentümerversammlung ist häufiger, als die meisten denken.

Genau dafür gibt es eine Regel, die viele Eigentümer nicht kennen: Die Gemeinschaft ist der Verwaltung nicht ausgeliefert. Eine Eigentümerversammlung einberufen kann unter bestimmten Voraussetzungen auch jemand anderes — und der Weg dorthin ist kürzer, als er aussieht.

Diese Seite zeigt beides: den Normalfall und den Fall, dass die Verwaltung untätig bleibt. Wie es nach der Einladung weitergeht, von der Abstimmung bis zum Protokoll, ordnet der Überblick zur Eigentümerversammlung in der WEG.

Wer einberufen darf

Die Verwaltung. Sie beruft die Versammlung ein, und zwar mindestens einmal im Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG). Das ist keine Empfehlung, sondern eine Pflicht. Bleibt sie über Jahre aus, ist das eine Pflichtverletzung, die eine Abberufung des Verwalters tragen kann.

Die Eigentümer durch Verlangen. Die Verwaltung muss außerdem einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer das in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG). Gezählt wird dabei nach Köpfen, nicht nach Miteigentumsanteilen — prüfen Sie jedoch Ihre Gemeinschaftsordnung, sie kann abweichen.

Der Beiratsvorsitz oder ein ermächtigter Eigentümer. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, kann die Versammlung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden (§ 24 Abs. 3 WEG). Das ist der Notschalter — und der wichtigste Grund, warum eine Gemeinschaft einen Verwaltungsbeirat haben sollte. Reicht die nächste ordentliche Versammlung nicht aus, kommt zusätzlich eine außerordentliche Eigentümerversammlung in Betracht.

Ein ehrlicher Hinweis dazu: Gibt es weder Verwalter noch Beirat, fehlt die Person, die einberufen dürfte — und für den Ermächtigungsbeschluss bräuchte es eine Versammlung. Aus dieser Schleife führen zwei Wege: ein Umlaufbeschluss in Textform, der allerdings die Zustimmung aller Eigentümer verlangt (§ 23 Abs. 3 WEG), oder der Weg zum Gericht. Anwaltlich zu klären.

Fehlt der Verwalter ganz, braucht die Gemeinschaft ohnehin eine neue Verwaltung — und die Versammlung, die sie bestellt, braucht ein Angebot auf dem Tisch. Direkt zum schriftlichen Angebot: Es kommt binnen drei Minuten als PDF.

Frist und Form

Die Einberufung erfolgt in Textform, und die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 WEG).

Drei Dinge, die dahinterstecken:

• Textform heißt nicht Papier. Eine E-Mail genügt, solange sie lesbar, dauerhaft und mit Nennung des Absenders versandt wird. Ihre Gemeinschaftsordnung kann strengere Anforderungen enthalten — und praktisch entscheidet nicht die Form, sondern der Nachweis des Zugangs.
• Die drei Wochen sind eine Soll-Frist. Wird sie ohne Dringlichkeit unterschritten, sind die dort gefassten Beschlüsse anfechtbar — nicht automatisch unwirksam. Wer nichts unternimmt, gegen den gelten sie.
• Die Frist rechnet ab Zugang, nicht ab Absendung. Rechnen Sie Postlaufzeiten großzügig und planen Sie lieber vier Wochen ein.

Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kostet, steht in zehn Sekunden auf dem Bildschirm — das schriftliche Angebot dazu binnen drei Minuten im Postfach. Nachlesen können Sie, wie das schriftliche Angebot entsteht.

Was in die Einladung gehört

Eine Einladung, die formal hält, enthält sechs Angaben:

1. Absender und Funktion — wer einberuft und woraus sich das Recht ergibt. Bei der Ersatzeinberufung: „als Vorsitzender des Verwaltungsbeirats gemäß § 24 Abs. 3 WEG“.
2. Tag, Uhrzeit und Ort — mit einer Uhrzeit, zu der Berufstätige und ältere Eigentümer kommen können, und einem Raum, der barrierefrei erreichbar ist.
3. Die Tagesordnungspunkte im Einzelnen. Ein Beschluss ist nur gültig, wenn der Gegenstand bereits bei der Einberufung bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2 WEG). „Verschiedenes“ trägt keinen Beschluss.
4. Die Entscheidungsgrundlagen als Anlage — Abrechnung, Wirtschaftsplan, Angebote, Vertragsentwürfe. Was erst am Abend auf den Tisch kommt, wird vertagt.
5. Einen Hinweis zur Vertretung — dass eine Vollmacht in Textform erteilt werden kann (§ 25 Abs. 3 WEG), mit beiliegendem Formular. Wie Stimmrecht und Vollmacht in Ihrer Gemeinschaft gezählt werden, steht in Ihrer Teilungserklärung.
6. Einen Hinweis zur Online-Teilnahme, falls Ihre Gemeinschaft das beschlossen hat, mit Zugangsdaten und einer Telefonnummer für den Fall technischer Probleme.

Wie Sie einen Tagesordnungspunkt beschlussreif formulieren

Das ist die Stelle, an der Versammlungen gewonnen oder vertagt werden — mehr dazu unter Eigentümerversammlung vorbereiten. Jeder Punkt, über den abgestimmt werden soll, braucht vier Bestandteile:

• eine Überschrift, die den Gegenstand klar benennt,
• einen ausformulierten Beschlussantrag im Wortlaut,
• die Entscheidungsgrundlage (Angebote, Kostenschätzung, Stellungnahme des Beirats),
• die Finanzierung: laufende Kosten, Erhaltungsrücklage oder Sonderumlage.

Schwach: „TOP 5 — Beschlussfassung über die Dachsanierung.“ Beschlussreif: „TOP 5 — Sanierung des Flachdachs Hinterhaus. Beschlussantrag: Die Gemeinschaft beschließt die Sanierung des Flachdachs entsprechend dem Angebot der Firma [Name] vom [Datum] zu einem Bruttobetrag von höchstens [Summe]. Die Finanzierung erfolgt aus der Erhaltungsrücklage. Die Verwaltung wird bevollmächtigt, den Auftrag zu erteilen und die Ausführung zu überwachen.“

Der Unterschied kostet zwanzig Minuten Vorbereitung und spart eine Versammlung.

Steht ein Verwalterwechsel auf der Tagesordnung, gilt dasselbe: Das Angebot der neuen Verwaltung gehört als Anlage in die Einladung, sonst wird vertagt. Die Zahl dafür haben Sie in einer Minute: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen.

Online-Teilnahme und virtuelle Versammlung

Für viele ältere Eigentümer ist das der entscheidende Punkt — und für auswärtige Eigentümer, die in Essener Anlagen mit hohem Vermietungsanteil einen großen Teil der Stimmen halten.

Die Eigentümer können beschließen, dass an der Versammlung auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilgenommen und Rechte im Wege elektronischer Kommunikation ausgeübt werden können (§ 23 Abs. 1a WEG). Das ist die hybride Versammlung: Der Saal bleibt, die Zuschaltung kommt dazu. Dafür genügt ein Beschluss mit einfacher Mehrheit.

Darüber hinaus lässt das Gesetz inzwischen auch die rein virtuelle Versammlung zu — allerdings nur mit qualifizierter Mehrheit, befristet, und flankiert von einer Übergangsregelung, nach der für eine bestimmte Zeit weiterhin mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung stattfinden muss, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten. Welche Mehrheit, welche Befristung und welches Enddatum im Einzelnen gelten, prüfen Sie bitte am aktuellen Gesetzestext oder lassen es prüfen. Anwaltlich zu klären.

Drei praktische Punkte, die häufiger scheitern als die Rechtsfrage: Die Stimmabgabe muss sicher zugeordnet werden können. Wer technisch ausfällt, darf dadurch nicht sein Stimmrecht verlieren — regeln Sie das vorher. Und ein Beschluss, der die Online-Teilnahme einführt, gehört selbst ordnungsgemäß angekündigt.

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Wenn die Verwaltung nicht einberuft: sieben Schritte

Schritt 1 — Einberufungsrecht klären. (ein Abend) Lesen Sie in Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung nach, ob abweichende Regeln zum Quorum, zur Frist oder zur Form bestehen. Prüfen Sie, ob ein Beirat bestellt ist und wer den Vorsitz führt.

Schritt 2 — Quorum prüfen und sammeln. (1 bis 2 Wochen) Mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer, gezählt nach Köpfen. Bei zwanzig Eigentümern also sechs. Sammeln Sie die Unterschriften oder Textform-Erklärungen einzeln ein, nicht als Sammelliste im Treppenhaus.

Schritt 3 — Die Verwaltung schriftlich auffordern. (1 Woche Frist) Das Verlangen muss in Textform ergehen, Zweck und Gründe nennen und die gewünschten Tagesordnungspunkte im Wortlaut enthalten. Setzen Sie eine konkrete Frist mit Datum und bitten Sie um Bestätigung. Nachweisbar versenden.

Schritt 4 — Ersatzeinberufung vorbereiten. (1 Woche) Verstreicht die Frist, prüfen Sie den Weg über § 24 Abs. 3 WEG. Dokumentieren Sie die Weigerung oder das Schweigen — dieser Nachweis trägt später die Rechtmäßigkeit Ihrer Einladung.

Schritt 5 — Einladen: Frist und Textform einhalten. (3 bis 4 Wochen Vorlauf) Vollständige Adressliste beschaffen, Einladung mit allen sechs Angaben versenden, Zugang dokumentieren. Legen Sie die Unterlagen bei.

Schritt 6 — Tagesordnung beschlussreif machen. (parallel) Jeder Punkt mit Überschrift, Beschlussantrag, Grundlage und Finanzierung. Klären Sie vorab, wer die Versammlung leitet: Den Vorsitz führt sonst der Verwalter (§ 24 Abs. 5 WEG) — fehlt er oder ist er abberufen, beschließt die Versammlung die Leitung zu Beginn.

Schritt 7 — Durchführen und protokollieren. (ein Abend) Anwesenheits- und Vollmachtsliste führen, jeden Beschluss im Wortlaut verkünden, unverzüglich eine Niederschrift aufnehmen und von den vorgeschriebenen Personen unterzeichnen lassen (§ 24 Abs. 6 WEG). Jeder gefasste Beschluss gehört anschließend in die Beschlusssammlung.

Die Fehler, an denen Versammlungen später kippen

Das gehört offen gesagt, weil es Geld kostet: Ein Wechsel oder eine Sanierung scheitert selten an der Mehrheit und häufig an einer Formalie.

• Der Gegenstand war nicht angekündigt. Der häufigste Fall und der teuerste (§ 23 Abs. 2 WEG).
• Ein Eigentümer wurde nicht geladen. Auch der auswärtige, auch der, der nie kommt. Prüfen Sie die Adressliste gegen das Grundbuch.
• Die Frist wurde ohne Dringlichkeit unterschritten.
• Die Niederschrift fehlt oder ist nicht unterschrieben.
• Die Unterlagen lagen nicht bei. Formal nicht immer entscheidend, praktisch fast immer: Ohne Grundlage wird vertagt.

Jeder dieser Fehler macht Beschlüsse anfechtbar — und die Frist dafür ist kurz: ein Monat für die Klage, zwei Monate für die Begründung, jeweils ab Beschlussfassung (§ 45 WEG). Wie das Verfahren läuft, steht auf der Seite Beschluss anfechten.

Was Ihre eigenen Unterlagen ändern können

Die genannten Regeln sind der gesetzliche Normalfall. Ihre Teilungserklärung — die Urkunde, die festlegt, wem was gehört — und Ihre Gemeinschaftsordnung können längere Ladungsfristen, strengere Formvorschriften, ein anderes Quorum oder zusätzliche Einberufungsberechtigte vorsehen.

Diese Seite ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei einer Ersatzeinberufung ohne Beirat, bei Streit über die Rechtmäßigkeit einer Einladung und bei der virtuellen Versammlung gehört ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht dazu. Zuständig für spätere Streitigkeiten ist das Gericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt (§ 43 Abs. 2 WEG) — für Essener Gemeinschaften also ein Essener Amtsgericht.

Was eine Verwaltung Ihnen an dieser Stelle abnimmt

Woran Sie merken, dass eine Verwaltung ihren Teil erledigt: Sie müssen nie prüfen, ob Sie selbst einladen dürfen.

Praktisch heißt das: Die Versammlung findet jedes Jahr statt, ohne dass jemand daran erinnern muss. Die Tagesordnung kommt als Entwurf an den Beirat, nicht als fertige Einladung zur Kenntnisnahme. Beschlussanträge sind ausformuliert, Angebote liegen bei, die Finanzierung ist benannt. Die Einladung geht mit ausreichendem Vorlauf heraus, und die Niederschrift liegt zeitnah vor. Gefasste Beschlüsse werden umgesetzt — bei GOTTSCHLING Immobilien ist die Umsetzung binnen sieben Tagen als Zusage formuliert; hängt ein Vorgang von Dritten ab, gibt es in dieser Frist wenigstens eine Auskunft über den Stand.

Am Telefon nimmt rund um die Uhr, montags bis sonntags, ein KI-Assistent ab. Sie können dort auch den Stand eines Vorgangs erfragen, ohne auf einen Rückruf zu warten — vor einer Beiratssitzung oder am Abend vor der Versammlung. Wer einen Menschen sprechen möchte, sagt das und bekommt einen Rückruf. Ausführlich steht das auf der Seite wer am Telefon abnimmt und was danach passiert.

Häufige Fragen zur Einberufung

Wie lange vorher muss die Einladung kommen?

In der Regel mindestens drei Wochen, in Textform (§ 24 Abs. 4 WEG). Kürzer geht es nur bei besonderer Dringlichkeit. Wird die Frist ohne Grund unterschritten, sind die gefassten Beschlüsse anfechtbar, aber nicht automatisch unwirksam. Ihre Gemeinschaftsordnung kann eine längere Frist vorsehen.

Wie viele Eigentümer müssen eine Versammlung verlangen?

Mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer, in Textform und unter Angabe von Zweck und Gründen (§ 24 Abs. 2 WEG). Bei zwölf Eigentümern sind das vier.

Die Verwaltung reagiert nicht. Dürfen wir selbst einladen?

Wenn ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert, kann der Beiratsvorsitz, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Fordern Sie vorher schriftlich mit Frist auf und heben Sie den Nachweis auf.

Reicht eine E-Mail als Einladung?

Textform genügt (§ 24 Abs. 4 WEG), und eine E-Mail erfüllt sie. Entscheidend ist in der Praxis der Nachweis des Zugangs — und ob Ihre Gemeinschaftsordnung strengere Anforderungen stellt.

Können Eigentümer online teilnehmen?

Wenn die Gemeinschaft das beschlossen hat, ja (§ 23 Abs. 1a WEG). Der Beschluss selbst muss ordnungsgemäß angekündigt sein. Für eine rein virtuelle Versammlung gelten strengere Anforderungen und eine Übergangsregelung — das gehört im Einzelfall geprüft.

Fazit: sieben Sätze, die Sie mitnehmen sollten

1. Die Verwaltung muss mindestens einmal jährlich einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG).
2. Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann eine Versammlung verlangen — in Textform, mit Zweck und Gründen (§ 24 Abs. 2 WEG).
3. Bleibt die Verwaltung untätig, ist der Beiratsvorsitz der Notschalter (§ 24 Abs. 3 WEG).
4. Die Ladungsfrist beträgt in der Regel mindestens drei Wochen, Textform genügt (§ 24 Abs. 4 WEG).
5. Jeder Beschlussgegenstand muss in der Einladung benannt sein — „Verschiedenes“ trägt keinen Beschluss (§ 23 Abs. 2 WEG).
6. Ein beschlussreifer Tagesordnungspunkt hat Überschrift, Antragswortlaut, Grundlage und Finanzierung.
7. Formfehler machen Beschlüsse anfechtbar; die Frist dafür ist ein Monat (§ 45 WEG).

Ihr nächster Schritt ist klein: Zählen Sie nach, wie viele Eigentümer ein Viertel Ihrer Gemeinschaft ausmachen, und schreiben Sie die Zahl auf. Mehr ist für heute nicht nötig.

Und wenn Sie beim Zählen merken, dass es eigentlich um die Verwaltung geht und nicht um die Versammlung: Was ein Wechsel bei Ihnen kosten würde?