Was eine WEG-Verwaltung für Ihre Gemeinschaft tut — und was sie nicht tun kann

Freitagnachmittag, halb fünf. Im Keller eines Hauses in Essen-Frohnhausen steht das Wasser zehn Zentimeter hoch. Wer ruft jetzt den Notdienst? Wer meldet den Schaden der Versicherung, damit sie später zahlt? Wer entscheidet, ob die Gemeinschaft den Estrich trocknen lässt, bevor darüber ein Beschluss gefasst wurde? Und wer haftet, wenn diese Entscheidung falsch war?

Eine WEG-Verwaltung ist die Antwort auf diese vier Fragen. WEG-Verwaltung heißt: die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft, also aller Eigentümer eines Hauses gemeinsam — nicht die Verwaltung einer einzelnen Wohnung. Verwaltet werden das Gemeinschaftseigentum, das Geld der Gemeinschaft und die Beschlüsse, die sie fasst. Wie das in Ihrem Stadtteil aussieht, zeigt die Übersicht Hausverwaltung in Ihrer Nähe in Essen.

Die folgenden Abschnitte beschreiben, was davon für Sie tatsächlich anfällt, was dabei schiefgehen kann und wo die Zuständigkeit endet. Der letzte Punkt ist der unangenehmste und deshalb der wichtigste. Wer zuerst die Zahl sehen will: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen.

Denselben Betrag, den der Rechner anzeigt, bekommen Sie binnen drei Minuten schriftlich als PDF — mit Rechenweg, Leistungsumfang und Gültigkeitsdatum. Es kostet nichts und verpflichtet Sie zu nichts. So kommen Sie zu einem Angebot ohne Rückruf und ohne Termin.

Drei Bereiche, in denen für Ihre Gemeinschaft gearbeitet wird

Für Sie als Eigentümer geht es um drei Dinge: um Ihr Geld, um Ihr Gebäude und um Ihre Entscheidungen. Die Branche nennt dieselbe Einteilung kaufmännische, technische und rechtliche Verwaltung.

Ihr Geld: die kaufmännische Verwaltung

Sie wissen am Jahresende, wo das Geld Ihrer Gemeinschaft geblieben ist — auf den Cent, nachvollziehbar, mit Belegen, die Sie einsehen dürfen. Das ist der eigentliche Zweck von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht (§ 28 WEG). Der Wirtschaftsplan sagt Ihnen vorher, was das Jahr kosten wird und wie hoch Ihr Hausgeld ist. Die Jahresabrechnung sagt Ihnen hinterher, ob es gestimmt hat. Dazwischen laufen Hausgeldeinzug, Mahnwesen, Zahlung der Rechnungen, Betreuung der Versicherungs- und Wartungsverträge und die Bewirtschaftung der Erhaltungsrücklage — also des Sparbuchs Ihrer Gemeinschaft für das Dach, den Aufzug und die Heizung.

Was passiert, wenn es schiefgeht: Eine verspätete Abrechnung ist der häufigste Grund, aus dem Essener Gemeinschaften ihre Verwaltung wechseln. Eine fehlerhafte Abrechnung ist teurer: Jeder Eigentümer kann sie mit einer Beschlussanfechtung beim Amtsgericht Essen angreifen, und wenn er damit Erfolg hat, muss die Gemeinschaft den Beschluss neu fassen — mit allem, was daran hängt. Bleiben Hausgelder unbeobachtet offen, zahlen am Ende die übrigen Eigentümer die Rechnungen der säumigen mit, weil das Konto sonst leer ist. Wenn Sie wissen möchten, woran Sie eine belastbare Abrechnung erkennen, finden Sie das im Ratgeber „Jahresabrechnung Schritt für Schritt geprüft“. Wie die Buchhaltung dahinter organisiert ist, steht auf der Seite Buchhaltung und Jahresabrechnung.

Ihr Gebäude: die technische Verwaltung

Sie müssen nicht wissen, wann der Aufzug geprüft werden muss, wann die Trinkwasseranlage auf Legionellen untersucht wird und wann die Heizung gewartet gehört. Genau das ist der Punkt. Die technische Verwaltung führt die Prüffristen, nimmt Schäden auf, holt Angebote ein, beauftragt Handwerker, kontrolliert deren Arbeit und rechnet sie ab. Dazu kommen die regelmäßige Begehung der Liegenschaft und die Verkehrssicherungspflicht — also die Pflicht, dafür zu sorgen, dass niemand auf dem Grundstück zu Schaden kommt: lose Gehwegplatten, ein defektes Treppenhauslicht, ein Ast über dem Stellplatz. Was hinter einer Pflicht wie der Trinkwasserprüfung steckt, steht im Lexikon: Legionellenprüfung einfach erklärt.

Was passiert, wenn es schiefgeht: Eine versäumte Prüffrist fällt erst auf, wenn etwas passiert ist — und dann kann der Versicherer die Leistung kürzen. Eine vernachlässigte Verkehrssicherungspflicht trifft die Gemeinschaft unmittelbar: Stürzt jemand im Winter auf einem nicht geräumten Weg, haftet die Gemeinschaft, nicht der Handwerker. Und Schäden, die niemand aufnimmt, werden nicht billiger. Ein undichtes Flachdach in einem Haus aus den Nachkriegsjahrzehnten kostet im ersten Jahr eine Reparatur und im vierten eine Sanierung. Wie die Begleitung großer Sanierungen abläuft, steht auf einer eigenen Seite.

Ihre Entscheidungen: die rechtliche und organisatorische Verwaltung

Sie fassen einen Beschluss — und danach passiert etwas. So einfach sollte es sein, und so selten ist es. Zur rechtlichen und organisatorischen Verwaltung gehören die Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung (§ 24 WEG), das Protokoll, die Führung der Beschlusssammlung — das ist das Verzeichnis aller je gefassten Beschlüsse, das jeder Eigentümer einsehen darf — und die Durchführung dessen, was beschlossen wurde (§ 27 WEG). Dazu die Vertretung der Gemeinschaft nach außen gegenüber Handwerkern, Versorgern, Versicherern und Behörden. Welche Fristen und Formen gelten, damit die Verwaltung eine Versammlung richtig einberufen kann, steht in einem eigenen Ratgeber.

Was passiert, wenn es schiefgeht: Ein nicht umgesetzter Beschluss ist der Punkt, an dem Gemeinschaften auseinanderfallen. Der Beirat hat in der Versammlung dafür geworben, die Mehrheit hat zugestimmt, und ein Jahr später ist nichts geschehen. Wer das erlebt hat, bekommt in der nächsten Versammlung für keinen Antrag mehr eine Mehrheit. Eine fehlerhafte Einladung — falsche Frist, unvollständige Tagesordnung — macht die dort gefassten Beschlüsse angreifbar. Und eine lückenhafte Beschlusssammlung fällt spätestens dann auf, wenn eine Wohnung verkauft wird und der Käufer wissen will, wozu er sich verpflichtet. Wie eine Versammlung vorbereitet und geführt wird, steht ausführlich im Ratgeber zur Eigentümerversammlung.

Was Ihrer Gemeinschaft konkret abgenommen wird

Vier Dinge verlassen Ihren Schreibtisch, wenn eine Verwaltung das Mandat übernimmt.

Zeit. Eine Gemeinschaft mit zwanzig Einheiten verursacht im Jahr eine Versammlung, eine Abrechnung, einen Wirtschaftsplan, zwischen fünfzehn und vierzig Schadens- und Handwerkervorgänge, mehrere Versicherungsfälle, die Betreuung von Wartungsverträgen und laufend Rückfragen einzelner Eigentümer. Ehrenamtlich gerechnet sind das mehrere Arbeitswochen — verteilt auf Abende und Wochenenden, meistens auf eine einzige Person.

Haftung. Wer eine Gemeinschaft ehrenamtlich verwaltet, haftet persönlich für Fehler. Für eine falsche Abrechnung, für eine versäumte Frist, für einen Vertrag, den er ohne Beschluss unterschrieben hat. Eine gewerbliche Verwaltung trägt dieses Risiko mit einer Berufs- beziehungsweise Vermögensschadenhaftpflicht, die sie nach § 34c GewO ohnehin unterhalten muss. Der Unterschied zwischen beidem ist im Schadensfall Ihr privates Vermögen.

Streit. Die unangenehmen Gespräche werden nicht mehr zwischen Nachbarn geführt. Die Mahnung an den säumigen Eigentümer kommt von außen, nicht vom Beiratsvorsitzenden aus dem zweiten Stock. Das klingt nach einer Kleinigkeit und ist in Wahrheit der Grund, aus dem Selbstverwaltung in gewachsenen Gemeinschaften so oft scheitert.

Aufwand im Alltag. Der Handwerkertermin, die Rechnungsprüfung, die Versicherungsmeldung, der Rückruf beim Versorger. Nichts davon ist schwierig. Alles davon dauert. Was es kostet, das abzugeben, sehen Sie in zehn Sekunden: Jetzt Ihren Preis berechnen.

Was Sie behalten, ist die Entscheidung. Das führt direkt zum nächsten Punkt.

Wo die Grenzen liegen — was in Ihrer Gemeinschaft bleibt

Sie ersparen sich zwei Jahre Enttäuschung, wenn Sie vorher wissen, was eine Verwaltung nicht leisten kann. Fünf Dinge kann sie nicht — und wer etwas anderes behauptet, hat entweder das Gesetz nicht gelesen oder verkauft Ihnen etwas.

Eine Verwaltung entscheidet nicht für Sie. Über größere Maßnahmen, über die Höhe der Rücklage, über Sanierungen und über bauliche Veränderungen entscheidet ausschließlich die Eigentümerversammlung. Eine Verwaltung bereitet vor, holt Angebote ein, rechnet, empfiehlt — und führt anschließend aus, was Sie beschlossen haben. Auch dann, wenn sie es für falsch hält.

Eine Verwaltung kann kein Geld herbeischaffen, das nicht da ist. Ist die Erhaltungsrücklage über Jahre zu niedrig angesetzt worden, lässt sich das nicht verwalten, sondern nur beschließen: durch eine höhere Rücklagenzuführung, eine Sonderumlage oder einen Kredit der Gemeinschaft. Jeder dieser drei Wege tut weh, und keinen davon kann Ihnen jemand abnehmen.

Eine Verwaltung ersetzt keinen Anwalt und kein Gericht. Sie darf die Gemeinschaft vertreten und Ansprüche geltend machen. Ob ein Beschluss anfechtbar ist, ob eine Teilungserklärung wirklich das hergibt, was Ihr Nachbar behauptet, und wie ein Prozess ausgeht — das entscheidet sich anderswo. Seriöse Verwaltungen sagen an dieser Stelle „dafür brauchen Sie einen Fachanwalt“, statt eine Einschätzung abzugeben.

Eine Verwaltung befriedet keine zerstrittene Gemeinschaft. Sie kann Verfahren sauber halten, Fristen einhalten, Protokolle führen und dafür sorgen, dass jede Seite gehört wird. Wenn zwei Eigentümer seit Jahren nicht miteinander sprechen, ändert daran auch der beste Verwalter nichts. Was sich ändert: Der Streit blockiert nicht mehr die Verwaltung des Hauses.

Eine Verwaltung ist nicht für Ihr Sondereigentum zuständig. Ihre Wohnungstür von innen, Ihr Bodenbelag, Ihre Sanitärobjekte, der tropfende Wasserhahn in Ihrer Küche — das ist Sondereigentum und damit Ihre Sache. Wer Betreuung auch dafür möchte, weil er die Wohnung vermietet oder nicht in Essen wohnt, braucht eine Sondereigentumsverwaltung in Essen zusätzlich.

Ein sechster Punkt gehört dazu, auch wenn er unbequem ist: Eine Verwaltung kann eine Gemeinschaft nicht gegen ihren eigenen Willen ordentlich führen. Wird jede Rücklagenerhöhung abgelehnt, jede Sanierung vertagt und jede Belegprüfung ignoriert, dokumentiert eine Verwaltung das — mehr kann sie nicht tun.

WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Sondereigentumsverwaltung: der Unterschied in drei Sätzen

Welche dieser drei Leistungen Sie brauchen, hängt allein davon ab, ob Sie für die Gemeinschaft handeln oder für Ihre eigene Wohnung. Die Begriffe werden ständig verwechselt, auch von Anbietern. Der Unterschied liegt darin, für wen verwaltet wird. Eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie unter Unterschied zwischen WEG-Verwaltung und Mietverwaltung.

• WEG-Verwaltung arbeitet für die Gemeinschaft aller Eigentümer und kümmert sich um das gemeinschaftliche Eigentum: Dach, Fassade, Treppenhaus, Heizung, Außenanlagen, das Konto der Gemeinschaft. Auftraggeber ist die Gemeinschaft, bestellt durch Beschluss.
• Sondereigentumsverwaltung arbeitet für einen einzelnen Eigentümer und kümmert sich um dessen Wohnung: Rücklagen für die eigene Wohnung, Reparaturen innerhalb der vier Wände, Kontakt zur WEG-Verwaltung. Näheres dazu unter SEV für Ihre vermietete Wohnung.
• Mietverwaltung arbeitet ebenfalls für einen einzelnen Eigentümer, aber mit Blick auf den Mieter: Mietvertrag, Mieteingang, Betriebskostenabrechnung, Wohnungsübergabe, Mieterhöhung. Wer seine Essener Wohnung vermietet und damit nichts zu tun haben möchte, findet die Einzelheiten unter Mietverwaltung.

Vermieten Sie eine Eigentumswohnung in Essen, brauchen Sie in der Regel zwei davon: Die Gemeinschaft beauftragt die WEG-Verwaltung, Sie persönlich beauftragen für Ihre Wohnung die Sondereigentums- oder Mietverwaltung. Beides lässt sich aus einer Hand führen, muss es aber nicht.

Wie die Zusammenarbeit im Alltag aussieht

Sie erreichen jemanden — an jedem Tag der Woche, zu jeder Uhrzeit. Auch am Sonntagabend, wenn im Treppenhaus das Licht ausfällt und Sie nicht wissen, ob das bis Montag warten kann. Genau an dieser Stelle beschreiben Essener Gemeinschaften ihre bisherige Verwaltung als Erstes, wenn man sie nach dem Wechselgrund fragt: Es ging niemand ans Telefon.

Anrufen können Sie zu jeder Zeit. Das Telefon ist rund um die Uhr besetzt, von Montag bis Sonntag. Kein Anrufbeantworter, keine Ansage mit Sprechzeiten, kein „bitte rufen Sie während der Geschäftszeiten an“. Am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab. Das steht hier offen, weil Sie es vor dem ersten Anruf wissen sollen: Der erste Kontakt am Telefon ist immer der Assistent. Ein Mensch geht dort nicht mehr ans Telefon.

Wie Sie ein Anliegen melden. Sie schildern es in normalen Sätzen — so, wie Sie es einem Menschen am Schreibtisch gegenüber schildern würden. Kein Tastenmenü, keine Auswahl aus fünf Punkten, kein „Sagen Sie Ja oder Nein“. Der Assistent fragt nach, wenn etwas fehlt: um welches Haus es geht, seit wann, wie dringend. Am Ende wiederholt er, was er verstanden hat. Sie können dort ebenso den Stand einer Sache erfragen, die schon läuft. Wer lieber schreibt, meldet dasselbe per E-Mail oder über das Portal — der Weg ist gleichwertig, nicht zweite Wahl.

Was nach der Meldung passiert. Aus jedem Anruf wird ein Vorgang mit einer Nummer. Der Vorgang wird eingeordnet, einer zuständigen Person zugewiesen und nach festen Abläufen weiterbearbeitet. Innerhalb weniger Stunden erhalten Sie eine Reaktion: Sie wissen, wer sich kümmert und was als Nächstes geschieht.

Das ist ausdrücklich keine Lösungszusage. Ein Dachschaden ist nicht in wenigen Stunden repariert, und ein Handwerker steht deshalb nicht nachts vor der Tür. Zugesagt ist die Reaktion, nicht die Reparatur. Der Unterschied zu vorher ist trotzdem groß: Sie warten nicht im Dunkeln, und Sie rufen nicht dreimal hinterher.

Warum nichts mehr untergeht. Der häufigste Beschwerdegrund über Hausverwaltungen ist nicht fachlicher, sondern organisatorischer Natur: Ein Anruf wird auf einem Zettel notiert, der Zettel verschwindet, und niemand fühlt sich mehr zuständig. Diese Lücke gibt es nicht mehr, weil jeder Anruf automatisch zu einem Vorgang wird — auch der um 23 Uhr, auch der am Feiertag, auch der von der Nachbarin, die sich sonst nie meldet. Ein Vorgang lässt sich nicht vergessen. Er lässt sich nur abschließen.

Wenn Sie einen Menschen sprechen wollen, bekommen Sie einen Menschen. Viele Eigentümer haben mit Sprachcomputern schlechte Erfahrungen gemacht: Menüs, die im Kreis führen, und am Ende die Bitte, es später noch einmal zu versuchen. Diese Sorge ist berechtigt und wird hier nicht weggeredet. Der Unterschied liegt darin, dass Sie nichts auswählen müssen und jederzeit sagen können, dass Sie lieber mit einer Person sprechen. Dann werden Sie zurückgerufen. Was der Assistent kann, wo er an seine Grenze kommt und wie der Rückruf organisiert ist, steht auf der Seite Erreichbarkeit rund um die Uhr.

Ein Name und eine E-Mail-Adresse. Ihre Gemeinschaft hat darüber hinaus eine benannte Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner mit eigener E-Mail-Adresse, dazu eine feste Vertretung für Urlaub und Krankheit. Der Assistent nimmt Ihnen den Weg zu dieser Person ab; er ersetzt sie nicht. Keine Hotline, kein Sammelpostfach als einzige Tür. Ein Name löst das Zuständigkeitsproblem fast vollständig — die Erreichbarkeit rund um die Uhr löst den Rest.

Beschlüsse binnen sieben Tagen. Was Ihre Gemeinschaft beschließt, ist binnen sieben Tagen nach Versand des Protokolls beauftragt oder eingeleitet. Geht es ausnahmsweise nicht — weil ein Handwerker nicht liefert, weil eine Frist abzuwarten ist, weil eine Unterschrift fehlt —, erfahren Sie innerhalb derselben sieben Tage, warum und wann es geht. Tempo oder Auskunft: Eines von beidem bekommen Sie immer. Warum das für Beiräte der entscheidende Punkt ist, steht im Ratgeber „Beschluss nicht umgesetzt“.

Portal und App als Angebot, nicht als Pflicht. Rund um die Uhr einsehbar sind Jahresabrechnung und Belege, Wirtschaftsplan, Protokolle, Beschlusssammlung und der Bearbeitungsstand offener Vorgänge; Schäden lassen sich mit Foto direkt melden. Wer das nicht möchte, bekommt Abrechnung, Einladung und Protokoll weiterhin auf Papier per Post — dauerhaft und ohne Aufpreis. In vielen Gemeinschaften scheitert Digitalisierung nicht an der Technik, sondern daran, dass sie zur Pflicht gemacht wird. Eine Eigentümerin, die keinen Computer besitzt, hat denselben Anspruch auf Service wie ihr Nachbar, der alles vom Telefon aus erledigt. Wie Eigentümerportal und App aufgebaut sind, sehen Sie auf der eigenen Seite dazu.

Der Beirat wird gesondert eingebunden. Belegprüfung, Vorbereitung der Versammlung, Zwischenstände zu laufenden Maßnahmen: Wer im Verwaltungsbeirat sitzt, braucht mehr Information als die übrige Gemeinschaft und bekommt sie auch.

Sicherheit für das Geld Ihrer Gemeinschaft

Ihre Gemeinschaft vertraut ihrer Verwaltung jedes Jahr einen sechsstelligen Betrag an — bei dreißig Einheiten ist das der Normalfall —, dazu eine Rücklage, die über die Jahre ebenfalls sechsstellig wird. Die Frage, was damit im schlimmsten Fall passiert, ist keine unhöfliche Frage. Sie ist die richtige.

Getrennte Konten auf den Namen Ihrer Gemeinschaft. Das Geld Ihrer Gemeinschaft liegt auf Konten, die auf die Gemeinschaft lauten — nicht auf Sammelkonten der Verwaltung, auf denen das Vermögen mehrerer Gemeinschaften zusammenliegt. Der Unterschied wird in dem Moment sichtbar, in dem eine Verwaltung selbst in Schwierigkeiten gerät: Was der Gemeinschaft gehört, ist dann zugeordnet und nicht Teil einer fremden Masse.

Zwei Versicherungen, zwei verschiedene Risiken. Die Berufs- beziehungsweise Vermögensschadenhaftpflicht deckt Fehler ab — eine falsch berechnete Abrechnung, eine versäumte Frist. Die Vertrauensschadenversicherung deckt Vorsatz ab, also den Fall, den Eigentümer am meisten fürchten: Geld der Gemeinschaft verschwindet. Die erste Versicherung ist für Wohnimmobilienverwalter gesetzlich vorgeschrieben, die zweite ist freiwillig und für Ihre Sicherheit die wichtigere. Beide bestehen und werden Ihnen auf Wunsch als Bestätigung des Versicherers vorgelegt.

Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG. Christian Gottschling, Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH, ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG — er hat vor der Industrie- und Handelskammer eine Prüfung über Recht, Technik und Kaufmännisches abgelegt. Für Ihre Gemeinschaft ist das mehr als ein Titel: Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG), sodass jeder einzelne Eigentümer sie verlangen kann. Was genau hinter der Bezeichnung steckt und welche Ausnahmen gelten, erklärt der Ratgeber zertifizierter Verwalter. Prüfen Sie das ruhig bei jedem Anbieter — und lassen Sie sich die Bescheinigung zeigen, nicht nur zusichern.

Mitgliedschaft in den Verbänden. Die GOTTSCHLING Immobilien GmbH ist Mitglied im VDIV Deutschland und im VDIV Nordrhein-Westfalen. Beide Verbände verlangen von ihren Mitgliedern Nachweise und regelmäßige Fortbildung — für Sie ist das eine Stelle mehr, bei der Sie nachfragen können.

Substanz in Zahlen. Rund 4.000 Einheiten in Essen und im Ruhrgebiet, 17 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, über zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Verwaltung von Wohnungseigentum. Was andere Essener Gemeinschaften dazu sagen, lesen Sie unter Referenzen.

Was die Verwaltung kostet — und woraus sich der Preis erklärt

Sie erhalten eine konkrete Zahl, bevor Sie jemanden persönlich treffen. Kein Termin, kein Verkaufsgespräch, kein „das besprechen wir dann“. Das schriftliche Angebot mit Ihrer Zahl kommt binnen drei Minuten als PDF in Ihr Postfach: Sofortangebot in drei Minuten anfordern. Der Vertragsentwurf folgt zeitnah.

Die Grundvergütung wird je Wohneinheit und Monat berechnet. Die Sätze stehen fest und gelten jeweils für alle Einheiten Ihrer Gemeinschaft, nicht nur für die oberhalb der Schwelle:

Größe der Gemeinschaft	netto je Einheit und Monat	brutto je Einheit und Monat
bis 9 Einheiten	35,00 €	41,65 €
10 bis 19 Einheiten	33,00 €	39,27 €
ab 20 Einheiten	30,00 €	35,70 €

Dazu drei Regeln, die Sie kennen sollten, bevor Sie rechnen. Die Mindestvergütung beträgt 300,00 € netto im Monat (357,00 € brutto) für die gesamte Gemeinschaft; sie greift bis einschließlich acht Einheiten. Garagen und Stellplätze kosten 5,00 € netto (5,95 € brutto) je Stück und Monat, ohne Staffel. Und alle Beträge sind netto zuzüglich Umsatzsteuer — brutto ist das Ganze mal 1,19.

Zwei Beispiele zum Nachrechnen: Eine Gemeinschaft mit zwölf Einheiten zahlt 12 × 33,00 € = 396,00 € netto im Monat, also 471,24 € brutto — das sind 39,27 € brutto je Wohnung. Kommen sechs Garagen dazu, sind es 426,00 € netto und 506,94 € brutto. Zum Einordnen: Der Durchschnitt in Nordrhein-Westfalen liegt bei rund 40,42 € brutto je Wohnung und Monat.

Vier Faktoren erklären, warum eine Gemeinschaft am Ende dennoch mehr oder weniger Aufwand verursacht:

1. Zahl der Einheiten. Der Aufwand für Versammlung, Abrechnung und Wirtschaftsplan ist für ein Haus mit acht Einheiten fast derselbe wie für eines mit dreißig. Er verteilt sich nur auf weniger Schultern. Deshalb liegen kleine Gemeinschaften je Einheit höher, nicht weil sie weniger wert wären.
2. Zustand und Alter des Gebäudes. Ein saniertes Haus in Rüttenscheid verursacht weniger technische Vorgänge als ein unsaniertes aus den Nachkriegsjahrzehnten in Altenessen.
3. Anteil gewerblicher Einheiten. Läden, Praxen und Büros bringen andere Verträge, andere Abrechnungen und häufiger Streitpunkte mit.
4. Zahl der Versammlungen im Jahr. Eine ordentliche Versammlung ist enthalten. Jede weitere ist eine Sonderleistung.

Der zweite Teil des Preises ist der, den Beiräte beim Vergleich am häufigsten übersehen: die Sonderleistungen. Außerordentliche Versammlungen, Begleitung größerer Bauvorhaben, gerichtliches Mahnwesen, Verwalterzustimmung beim Wohnungsverkauf, Bescheinigungen, Sonderumlagen — was davon extra berechnet wird und wie viel, steht im Leistungsverzeichnis. Ein Anbieter mit niedrigem Grundhonorar und langer Sonderleistungsliste kann am Jahresende teurer sein als der scheinbar teurere Wettbewerber. Die vollständige Aufstellung, die Pakete und einen Rechner für Ihre Einheitenzahl finden Sie unter Kosten der WEG-Verwaltung.

In vier Schritten zur Zusammenarbeit — Ihr Aufwand: ein Beschluss und eine Unterschrift

Ihr Aufwand als Beirat beschränkt sich auf zwei Dinge: einen Beschluss in der Versammlung und eine Unterschrift. Alles andere läuft ohne Sie.

1. Gespräch und Angebot. Sie schildern Ihre Gemeinschaft — Einheiten, Baujahrzehnt, Lage, bekannte Probleme. Sie erhalten ein schriftliches Angebot als PDF, das Sie in Ihrer Eigentümerversammlung vorlegen können, mit Leistungsverzeichnis und allen Sonderleistungen. Direkt zum schriftlichen Angebot
2. Vorstellung in Ihrer Versammlung. Auf Wunsch kommt die Person, die Ihre Gemeinschaft später betreut, in Ihre Eigentümerversammlung und stellt sich den Fragen der Eigentümer. Das entlastet Sie als Beirat: Sie müssen die Empfehlung nicht allein verteidigen.
3. Beschluss und Vertrag. Die Versammlung beschließt Abberufung beziehungsweise Kündigung der bisherigen Verwaltung, Bestellung der neuen und den Verwaltervertrag. Die dafür nötigen Schriftstücke, die Ergänzung der Tagesordnung und, falls nötig, die Einberufung einer außerordentlichen Versammlung werden für Sie aufgesetzt — kostenfrei, sofern Sie sich für die Verwaltung durch die GOTTSCHLING Immobilien GmbH entschieden haben. Wie der Wechsel im Einzelnen abläuft, steht auf der Seite Hausverwaltung wechseln. Welche Fristen gelten, wenn Sie die Hausverwaltung kündigen, erklärt ein eigener Ratgeber.
4. Übernahme. Unterlagen werden beim bisherigen Verwalter angefordert, auf Vollständigkeit geprüft und nachgefasst. Konten werden auf den Namen Ihrer Gemeinschaft eingerichtet, Versicherer, Versorger und Wartungsfirmen umgemeldet. Danach folgt eine Bestandsaufnahme vor Ort: Zustand, offene Beschlüsse, laufende Verträge, Prüffristen — und ein Bericht an den Beirat.

Sie legen Ihre Gemeinschaft nicht auf Jahre fest. Das Gesetz wiegt hier schwerer als jede Vertragsklausel: Abberufen kann Ihre Versammlung eine Verwaltung jederzeit mit einfacher Mehrheit und ohne Angabe von Gründen; der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG). Eine längere Bindung lässt sich nicht wirksam vereinbaren. Für Sie als Beirat ist das die eigentliche Entlastung — und was die Zusammenarbeit im Alltag taugt, sehen Sie früher: Was Ihre Versammlung beschließt, wird binnen sieben Tagen nach Versand des Protokolls beauftragt oder eingeleitet. Diese Zusage können Sie nach der ersten Versammlung nachhalten.

Häufige Fragen zur WEG-Verwaltung

Was macht eine WEG-Verwaltung eigentlich?

Eine WEG-Verwaltung führt das Geld, die Technik und die Beschlüsse einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie erstellt Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, zieht das Hausgeld ein, beauftragt und kontrolliert Handwerker, überwacht Prüffristen, lädt zur Eigentümerversammlung, führt Protokoll und Beschlusssammlung und setzt anschließend um, was beschlossen wurde.

Nicht zuständig ist sie für das Sondereigentum, also für das Innere der einzelnen Wohnungen, und sie entscheidet nichts, was der Versammlung vorbehalten ist. Was für Ihre Gemeinschaft im Einzelnen gilt, hängt zusätzlich von Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Verwaltervertrag ab.

Gemeinschaftsordnung einfach erklärt

Welche Aufgaben hat ein WEG-Verwalter konkret?

Gesetzlich verankert sind vor allem: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht (§ 28 WEG), Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung (§ 24 WEG), Führung der Beschlusssammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) und die Durchführung der gefassten Beschlüsse (§ 27 WEG).

Dazu kommt die laufende Arbeit: Hausgeld einziehen und Rückstände mahnen, Versicherungen und Wartungsverträge betreuen, Schäden aufnehmen und Handwerker beauftragen, Prüffristen für Heizung, Aufzug und Trinkwasser überwachen.

Was ein Verwalter nicht darf: eigenmächtig große Aufträge vergeben oder das Vermögen der Gemeinschaft mit eigenem Geld vermischen. Beides ist der häufigste Streitpunkt — und der häufigste Grund für einen Wechsel.

Wie ist das Geld unserer Gemeinschaft bei Ihnen gesichert?

Durch drei Dinge, die zusammenwirken: getrennte Konten auf den Namen Ihrer Gemeinschaft, eine Berufs- beziehungsweise Vermögensschadenhaftpflicht und eine Vertrauensschadenversicherung. Sammelkonten, auf denen das Geld mehrerer Gemeinschaften zusammenliegt, werden nicht geführt.

Die Haftpflicht greift bei Fehlern, die Vertrauensschadenversicherung bei vorsätzlichen Handlungen von Mitarbeitern — also genau in dem Fall, den Eigentümer am meisten fürchten. Beide Nachweise erhalten Sie auf Anfrage als Bestätigung des Versicherers, nicht als Aussage in einem Angebot.

Fragen Sie das bei jedem Anbieter ab, den Sie prüfen. Eine Verwaltung, die Geld der Gemeinschaft auf eigenen Sammelkonten führt, ist auch mit guter Versicherung das größere Risiko.

Muss ich ein Online-Portal benutzen, oder bekomme ich weiter Papier?

Papier bleibt möglich, solange Sie es wünschen. Abrechnung, Einladung und Protokoll erhalten Sie auf Wunsch weiterhin per Post — das Portal ist ein zusätzliches Angebot, keine Voraussetzung für die Zusammenarbeit, und es kostet keinen Aufpreis.

Wer es nutzen möchte, findet dort rund um die Uhr: Jahresabrechnung und Belege, Wirtschaftsplan, Protokolle, Beschlusssammlung, Schadensmeldung mit Foto und den Bearbeitungsstand offener Vorgänge. Dieselben Inhalte gibt es in der App unter dem Namen GOTTSCHLING.

Telefonisch erreichbar sind Sie unabhängig davon rund um die Uhr — auch dann, wenn Sie nur wissen möchten, wie weit ein Vorgang ist. Am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab; wer eine Person sprechen möchte, wird zurückgerufen.

Wer nimmt ab, wenn ich anrufe?

Ein KI-Assistent — rund um die Uhr, von Montag bis Sonntag. Ein Mensch geht am Telefon nicht mehr ans Gerät. Das steht hier so offen, weil Sie es vor dem ersten Anruf wissen sollen, und weil es nach dem EU-KI-Gesetz erkennbar sein muss.

Der Assistent nimmt neue Anliegen auf und gibt Auskunft über den Stand laufender Vorgänge. Er arbeitet ohne Tastenmenü: Sie sprechen in normalen Sätzen. Aus jedem Anruf wird ein Vorgang, und innerhalb weniger Stunden wissen Sie, wer sich darum kümmert und wie es weitergeht. Zugesagt ist damit die Reaktion, nicht die Reparatur — ein Wasserschaden ist nicht in wenigen Stunden behoben.

Wer eine Person sprechen möchte, sagt das im Gespräch und wird zurückgerufen. Wie die telefonische Erreichbarkeit im Einzelnen geregelt ist, steht auf der Seite zur Erreichbarkeit am Telefon.

Wo und wann findet die Eigentümerversammlung statt?

In der Regel einmal im Jahr, wohnortnah in Essen und am frühen Abend, damit auch Berufstätige teilnehmen können. Der genaue Ort wird mit dem Beirat abgestimmt; bei kleineren Gemeinschaften finden Versammlungen häufig in den eigenen Räumen statt, bei größeren in einem angemieteten Saal in der Nähe der Liegenschaft.

Die Einladung geht mit der gesetzlichen Frist von mindestens drei Wochen hinaus (§ 24 Abs. 4 WEG), mit vollständiger Tagesordnung und den Unterlagen, die zur Vorbereitung nötig sind. Eine außerordentliche Versammlung ist jederzeit möglich, wenn die Sache nicht bis zum nächsten Jahr warten kann.

Verwalten Sie auch große Anlagen und Mehrhausanlagen?

Ja. Verwaltet werden Gemeinschaften von acht Einheiten bis hin zu Mehrhausanlagen mit mehreren Untergemeinschaften, insgesamt rund 4.000 Einheiten in Essen und im Ruhrgebiet.

Mehrhausanlagen sind dabei der anspruchsvollere Fall: Sie brauchen eine getrennte Kostenrechnung je Untergemeinschaft, oft getrennte Beschlussfassungen und ein sauberes Verständnis der Teilungserklärung. Genau daran scheitern Abrechnungen solcher Anlagen am häufigsten.

Lassen Sie sich bei jedem Anbieter zeigen, wie eine Abrechnung für eine Mehrhausanlage bei ihm aussieht. Das ist aussagekräftiger als jede Referenzliste.

Ab wie vielen Einheiten übernehmen Sie eine Gemeinschaft?

Ab acht Einheiten. Kleinere Gemeinschaften erhalten eine ehrliche Absage mit Alternativvorschlag statt eines Angebots, das nach einem Jahr wieder gekündigt wird.

Der Grund ist rechnerisch, nicht persönlich: Eine Gemeinschaft mit vier Einheiten verursacht fast denselben Aufwand wie eine mit zwölf — eine Versammlung, eine Abrechnung, ein Wirtschaftsplan, dieselben Fristen. Bei sehr kleinen Einheitenzahlen müsste der Betrag je Wohnung so hoch liegen, dass er für Sie unattraktiv wird. Preis für Ihre Größe ausrechnen

Wenn Ihre Gemeinschaft darunter liegt, melden Sie sich trotzdem. Für kleine Gemeinschaften gibt es tragfähige Wege — Teilleistungen wie Buchhaltung und Abrechnung, Begleitung der Selbstverwaltung oder ein Hinweis auf Kollegen, die dieses Segment bedienen.

Kurz zusammengefasst

• Eine WEG-Verwaltung führt Ihr Geld (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Hausgeld, Rücklage), Ihr Gebäude (Schäden, Handwerker, Prüffristen, Verkehrssicherung) und Ihre Beschlüsse (Versammlung, Protokoll, Beschlusssammlung, Umsetzung).
• Abgenommen werden Ihnen vier Dinge: Zeit, persönliche Haftung, unangenehme Gespräche und Kleinkram im Alltag. Die Entscheidungen bleiben bei der Versammlung.
• Fünf Dinge kann keine Verwaltung: für Sie entscheiden, fehlendes Geld ersetzen, einen Anwalt ersetzen, eine zerstrittene Gemeinschaft befrieden und sich um Ihr Sondereigentum kümmern.
• Im Alltag zählen drei Zusagen: telefonisch erreichbar rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche — am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab —, eine Reaktion auf jedes Anliegen innerhalb weniger Stunden mit Namen und nächstem Schritt, Umsetzung beschlossener Punkte binnen sieben Tagen nach Protokollversand oder eine Begründung in derselben Frist. Reaktion heißt Reaktion, nicht Reparatur.
• Für Ihr Geld: getrennte Konten auf den Namen Ihrer Gemeinschaft, Haftpflicht und Vertrauensschadenversicherung, zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG.
• Der Preis richtet sich nach Einheitenzahl, Gebäudezustand, Gewerbeanteil und Zahl der Versammlungen. Entscheidend beim Vergleich ist nicht das Grundhonorar, sondern die Liste der Sonderleistungen. Jetzt Ihren Preis berechnen
• Abberufen kann Ihre Versammlung jederzeit mit einfacher Mehrheit (§ 26 Abs. 3 WEG). Ihr Aufwand beim Wechsel: ein Beschluss und eine Unterschrift.