WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung — wo der Unterschied liegt

Beim ersten Termin fällt fast immer derselbe Satz: „Ich brauche eine Hausverwaltung.“ Und fast immer folgt die Rückfrage: Für was genau?

Das klingt kleinlich, ist aber der Kern der Sache. „Hausverwaltung“ ist kein Rechtsbegriff, sondern ein Sammelwort. Darunter stecken drei verschiedene Verträge, mit drei verschiedenen Auftraggebern, drei verschiedenen Zahlern und drei verschiedenen Aufgaben. Wer sie verwechselt, beauftragt das Falsche — und merkt es erst, wenn etwas fehlt, das niemand beauftragt hatte.

Diese Seite nimmt die drei auseinander. Sie brauchen dafür keine Vorkenntnisse; die Fachbegriffe werden erklärt, wo sie zum ersten Mal auftauchen.

Die Merkregel

Eine Frage entscheidet alles: Wer ist der Auftraggeber?

Wenn Sie sich nur einen Satz merken wollen, dann diesen: Die Verwaltungsart richtet sich nicht danach, was verwaltet wird, sondern danach, wer den Auftrag erteilt und wer die Rechnung bezahlt. Was die Gemeinschaft dafür bekommt, zeigen die Leistungen der WEG-Verwaltung.

Die drei Arten im Einzelnen

WEG-Verwaltung — die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums

Sie haben es mit dieser Art zu tun, sobald in Ihrem Haus mehr als ein Eigentümer im Grundbuch steht. Dann existiert von Gesetzes wegen eine Wohnungseigentümergemeinschaft, und diese Gemeinschaft braucht einen Verwalter.

Auftraggeber ist die Gemeinschaft, vertreten durch ihre Eigentümerversammlung. Bestellt wird der Verwalter durch Beschluss, und derselbe Beschluss endet sein Amt, wenn die Gemeinschaft das will.

Verwaltet wird das Gemeinschaftseigentum — alles, was allen gehört: Dach, Fassade, tragende Wände, Treppenhaus, Heizungsanlage, Leitungen bis zur Wohnungsgrenze, Außenanlagen, Aufzug.

Typische Aufgaben: Wirtschaftsplan und prüffähige Jahresabrechnung, Hausgeldeinzug, die Eigentümerversammlung samt Einladung mit Frist und Tagesordnung und Protokoll, die Beschlusssammlung, Umsetzung der Beschlüsse, Instandhaltung und Schadensabwicklung, Verwaltung der Erhaltungsrücklage, Kontoführung auf den Namen der Gemeinschaft.

Bezahlt wird aus dem Hausgeld, das alle Eigentümer gemeinsam aufbringen. Die Vergütung wird üblicherweise je Einheit und Monat berechnet. Was das für Ihre Gemeinschaft ausmacht: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen.

Eine Besonderheit, die nur bei dieser Art vorkommt und regelmäßig für Verwirrung sorgt: Es gibt zwei Rechtsverhältnisse nebeneinander. Die Bestellung durch Beschluss verleiht das Amt (§ 26 WEG); der Verwaltervertrag regelt Leistung und Vergütung. Beide können unterschiedlich lange laufen, und beide werden getrennt beendet. Bei der Sondereigentums- und bei der Mietverwaltung gibt es das nicht — dort existiert nur ein Vertrag, den der Auftraggeber schließt und kündigt.

Sondereigentumsverwaltung — die Verwaltung Ihrer eigenen Wohnung

Sie brauchen diese Art zusätzlich, wenn Sie Ihre Eigentumswohnung vermieten. Sondereigentum ist der Teil, der Ihnen allein gehört: Ihre Wohnung hinter der Wohnungstür, mit Bodenbelägen, Innenwänden, Sanitärobjekten und den Leitungen ab Ihrer Wohnungsgrenze.

Auftraggeber sind Sie persönlich, nicht die Gemeinschaft. Sie schließen einen eigenen Vertrag, unabhängig davon, wer die WEG verwaltet.

Verwaltet wird Ihr Mietverhältnis: Mietersuche und Auswahl, Mietvertrag, Übergabe und Abnahme, Einzug der Miete, Mahnwesen gegenüber dem Mieter, die Nebenkostenabrechnung für den Mieter, Mieterhöhungen, Reparaturen im Sondereigentum, Kündigungen.

Der wichtigste Handgriff dabei ist der, den Vermieter regelmäßig unterschätzen: Aus der WEG-Einzelabrechnung wird die Nebenkostenabrechnung für den Mieter. Dafür müssen die nicht umlagefähigen Positionen heraus — vor allem die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und die Verwaltervergütung der WEG. Wer das nicht sauber trennt, rechnet falsch ab, und der Mieter muss nicht zahlen. Wie hoch dieser Posten ist, zeigt eine Verwaltervergütung offen gerechnet am Beispiel eines Essener Anbieters.

Bezahlt wird von Ihnen allein, meist je Einheit und Monat. Diese Kosten trägt nicht die Gemeinschaft, und sie stehen nicht im Hausgeld.

Mietverwaltung — die Verwaltung eines ganzen Mietshauses

Sie brauchen diese Art, wenn Ihnen ein Gebäude ganz gehört und es nicht in Eigentumswohnungen aufgeteilt ist — ein Zinshaus, ein Mehrfamilienhaus, ein Wohn- und Geschäftshaus.

Auftraggeber ist der Eigentümer dieses Gebäudes, eine Person oder eine Gesellschaft. Es gibt keine Eigentümerversammlung und keine Beschlüsse, weil es niemanden gibt, mit dem man sich abstimmen müsste.

Verwaltet wird das gesamte Haus: Substanz und Technik wie bei der WEG-Verwaltung, dazu sämtliche Mietverhältnisse wie bei der Sondereigentumsverwaltung. Die Mietverwaltung ist damit gewissermaßen beides in einem — nur ohne Gemeinschaft.

Typische Aufgaben: Mietverträge und Mieterwechsel, Mieteinzug und Mahnwesen, Betriebskostenabrechnung für alle Mieter, Instandhaltung und Modernisierung des ganzen Gebäudes, Versicherungen, Dienstleisterverträge, Berichtswesen an den Eigentümer.

Bezahlt wird vom Eigentümer, üblicherweise als Prozentsatz der Jahresnettomiete oder als Betrag je Einheit und Monat.

Häufig verwechselt wird die Mietverwaltung mit der Sondereigentumsverwaltung, weil beide Mietverhältnisse betreuen. Der Unterschied liegt im Gebäude: Bei der Mietverwaltung gehört das ganze Haus einem, bei der Sondereigentumsverwaltung gehört dem Auftraggeber nur seine Wohnung in einem Haus, das vielen gehört. Sobald ein Haus in Wohnungseigentum aufgeteilt ist, kann es keine Mietverwaltung mehr geben — nur noch eine WEG-Verwaltung und, je Wohnung, eine Sondereigentumsverwaltung.

Ein Beispiel aus einem Essener Mehrfamilienhaus

Sie sehen an einem einzigen Gebäude, wie die drei Arten nebeneinander vorkommen — und wie oft sie verwechselt werden.

Ein Haus in Rüttenscheid, zwölf Wohnungen, aufgeteilt in Eigentumswohnungen. Acht Eigentümer wohnen selbst darin, vier vermieten. Dazu eine Tiefgarage mit zwölf Stellplätzen.

Für das Haus als Ganzes — Dach, Fassade, Heizung, Treppenhaus, Tiefgaragentor — gibt es eine WEG-Verwaltung. Beauftragt hat sie die Gemeinschaft durch Beschluss. Bezahlt wird sie aus dem Hausgeld aller zwölf Eigentümer.

Für die vier vermieteten Wohnungen kann jeder dieser vier Eigentümer zusätzlich eine Sondereigentumsverwaltung beauftragen — oder es lassen und die Mieter selbst betreuen. Drei tun es, eine Eigentümerin macht es selbst. Es gibt in diesem Haus also drei Sondereigentumsverwaltungen, jede mit einem eigenen Vertrag und einem eigenen Zahler.

Eine Mietverwaltung gibt es hier nicht, weil das Haus aufgeteilt ist. Wäre es nie aufgeteilt worden und gehörte es einem einzigen Eigentümer, gäbe es genau umgekehrt eine Mietverwaltung und weder WEG-Verwaltung noch Sondereigentumsverwaltung.

Der Fehler, der in diesem Haus regelmäßig passiert: Ein vermietender Eigentümer ruft bei der WEG-Verwaltung an, weil seine Mieterin sich über eine tropfende Armatur beschwert. Die Armatur ist Sondereigentum. Die WEG-Verwaltung ist dafür nicht zuständig — nicht aus Unwilligkeit, sondern weil sie dafür keinen Auftrag und keine Zahlungsgrundlage hat. Umgekehrt gilt dasselbe: Für die undichte Dachrinne ist nicht die Sondereigentumsverwaltung zuständig, sondern die Gemeinschaft.

Die Tabelle: drei Arten nebeneinander

	WEG-Verwaltung	Sondereigentumsverwaltung (SEV)	Mietverwaltung
Auftraggeber	die Eigentümergemeinschaft, durch Beschluss	der einzelne Eigentümer	der Eigentümer des ganzen Hauses
Vertragspartner	Gemeinschaft der Wohnungseigentümer	Sie persönlich	Eigentümer oder Gesellschaft
Was verwaltet wird	Gemeinschaftseigentum: Dach, Fassade, Treppenhaus, Heizung, Außenanlagen	Sondereigentum: Ihre Wohnung und das Mietverhältnis darin	das gesamte Gebäude samt allen Mietverhältnissen
Gibt es eine Versammlung?	ja, mindestens einmal im Jahr	nein	nein
Gibt es Beschlüsse?	ja, mit Beschlusssammlung	nein	nein
Wer zahlt	alle Eigentümer über das Hausgeld	der beauftragende Eigentümer allein	der Eigentümer
Übliche Bezugsgröße	je Einheit und Monat	je Einheit und Monat	Prozentsatz der Jahresnettomiete oder je Einheit und Monat
Rechtsgrundlage	Wohnungseigentumsgesetz (WEG)	Geschäftsbesorgungsvertrag nach BGB	Geschäftsbesorgungsvertrag nach BGB
Auf den Mieter umlagefähig?	nein — die WEG-Verwaltervergütung ist nicht umlagefähig	nein	nein
Wann Sie das brauchen	sobald mehr als ein Eigentümer im Grundbuch steht	wenn Sie Ihre Eigentumswohnung vermieten	wenn Ihnen ein ganzes, nicht aufgeteiltes Mietshaus gehört

Die Zeile zur Umlagefähigkeit ist die, nach der am häufigsten gefragt wird: Die Kosten der Hausverwaltung gehören zu den Verwaltungskosten und sind nicht auf den Mieter umlegbar — weder die WEG-Vergütung noch das Honorar für die Sondereigentumsverwaltung. Das ist ärgerlich, aber eindeutig.

WEG-Verwaltung und SEV aus einer Hand — wann das sinnvoll ist

Sie sparen sich als vermietender Eigentümer eine Schnittstelle, wenn beide Verträge bei demselben Haus liegen. Gerade in Essener Stadtteilen mit hohem Kapitalanlegeranteil — Holsterhausen und Altendorf etwa — ist das der Normalfall. Wie das in Ihrem Viertel aussieht, zeigt die Seite zur Verwaltung in Ihrem Essener Stadtteil.

Was dafür spricht. Die Zuordnung eines Schadens zwischen Gemeinschafts- und Sondereigentum ist der häufigste Streitpunkt, und sie entfällt als Reibungsfläche, wenn beides an einem Tisch liegt. Die WEG-Einzelabrechnung liegt ohnehin vor; daraus die Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter zu bauen, ist dann ein Arbeitsschritt statt einer Anforderung mit Wartezeit. Und bei einem Mieterwechsel ist der Zählerstand schon da.

Was dagegen spricht — und es ehrlich benannt gehört. Wer beide Rollen hat, sitzt bei einem Streit zwischen Ihnen und der Gemeinschaft auf beiden Seiten. Das ist kein Grund, es zu lassen, aber ein Grund, danach zu fragen: Wie wird ein Interessenkonflikt gehandhabt, und wer entscheidet dann? Eine gute Antwort benennt den Konflikt, statt ihn zu bestreiten.

Was Sie nicht dürfen: Die Kosten der Sondereigentumsverwaltung dürfen niemals über das Hausgeld laufen. Sie sind Ihre Kosten, nicht die der Gemeinschaft. Wenn eine Verwaltung Ihnen anbietet, das „einfach mit abzurechnen“, ist das ein Warnsignal — für Sie und für jeden anderen Eigentümer in Ihrem Haus.

Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kostet, rechnen Sie hier selbst aus — zwei Zahlen genügen, Wohnungen und Stellplätze. Das schriftliche Angebot dazu kommt binnen drei Minuten als PDF in Ihr Postfach; der Vertragsentwurf folgt zeitnah. Beschrieben ist der Weg zum Angebot in drei Minuten.

Das ist kein Lockpreis. Es gibt eine Preisliste, sie steht offen auf der Kostenseite, und jede Gemeinschaft zahlt danach — die, die gut verhandelt, wie die, die gar nicht verhandelt.

Fazit: Welche Art brauchen Sie?

• Mehrere Eigentümer im Grundbuch, Sie wohnen selbst darin: Sie brauchen als Gemeinschaft eine WEG-Verwaltung — und sonst nichts. Alles Weitere zur Kernleistung steht auf WEG-Verwaltung; was sie bei Ihnen kostet, sehen Sie mit zwei Zahlen: Jetzt Ihren Preis berechnen.
• Mehrere Eigentümer, Sie vermieten Ihre Wohnung: Die Gemeinschaft braucht eine WEG-Verwaltung, Sie zusätzlich eine Sondereigentumsverwaltung. Was dazugehört, steht auf Sondereigentumsverwaltung.
• Ein ganzes Haus gehört Ihnen, nicht aufgeteilt: Sie brauchen eine Mietverwaltung. Der Leistungsumfang steht auf Mietverwaltung.
• Sie sind unsicher, was in Ihrem Fall gilt: Ein Blick ins Grundbuch genügt. Steht dort ein Wohnungsgrundbuchblatt mit Miteigentumsanteil, ist das Haus aufgeteilt — dann gilt WEG-Recht.

Und die Merkregel noch einmal, weil sie im Zweifel reicht: Das Treppenhaus gehört allen, die Wohnung gehört Ihnen, das Zinshaus gehört einem. Wer den Auftraggeber kennt, kennt die Verwaltungsart.

Ein letzter Hinweis zur Abgrenzung im Einzelfall: Was genau in Ihrem Haus Gemeinschafts- und was Sondereigentum ist, steht nicht im Gesetz allein, sondern in Ihrer Teilungserklärung und Ihrer Gemeinschaftsordnung. Fenster, Wohnungstüren, Balkone und Stellplätze sind dort häufig abweichend geregelt. Bei Streit über die Zuordnung ist das der erste Blick — und danach gegebenenfalls der anwaltliche. Für die Entscheidung in der Versammlung gibt es ein schriftliches Angebot für Ihre Gemeinschaft — als PDF, zum Vorlegen.

Häufige Fragen zu den drei Verwaltungsarten

Was ist der Unterschied zwischen WEG-Verwaltung und Hausverwaltung?

„Hausverwaltung“ ist ein Sammelwort ohne rechtliche Bedeutung, „WEG-Verwaltung“ ist eine bestimmte Aufgabe: die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft nach dem Wohnungseigentumsgesetz.

Wenn jemand von Hausverwaltung spricht, kann er die WEG-Verwaltung meinen, die Mietverwaltung oder die Sondereigentumsverwaltung. Fragen Sie deshalb zuerst nach dem Auftraggeber: die Gemeinschaft, ein einzelner Eigentümer oder der Eigentümer des ganzen Hauses. Daran erkennen Sie, worüber gesprochen wird.

Was ist eine Sondereigentumsverwaltung, und brauche ich die?

Die Sondereigentumsverwaltung betreut Ihre eigene Wohnung und das Mietverhältnis darin: Mietvertrag, Mieteinzug, Nebenkostenabrechnung für den Mieter, Reparaturen hinter Ihrer Wohnungstür.

Sie brauchen sie, wenn Sie Ihre Eigentumswohnung vermieten und diese Aufgaben nicht selbst übernehmen wollen. Für selbst bewohnte Wohnungen ist sie sinnlos — dort gibt es kein Mietverhältnis zu verwalten. Der Vertrag ist immer Ihr eigener, nicht der der Gemeinschaft, und die Kosten tragen Sie allein.

Kann dieselbe Verwaltung WEG-Verwaltung und Sondereigentumsverwaltung übernehmen?

Ja, und in Gemeinschaften mit vielen vermieteten Wohnungen ist das der Regelfall. Es bleiben aber zwei getrennte Verträge mit zwei getrennten Zahlern.

Der Vorteil liegt in der Abrechnung: Die WEG-Einzelabrechnung ist die Grundlage für die Nebenkostenabrechnung an Ihren Mieter, und die Zuordnung eines Schadens zwischen Gemeinschafts- und Sondereigentum ist ohne Schnittstelle schneller geklärt. Fragen Sie trotzdem, wie ein Interessenkonflikt gehandhabt wird — und achten Sie darauf, dass die Kosten Ihrer Sondereigentumsverwaltung niemals über das Hausgeld der Gemeinschaft laufen.

Ist die Hausverwaltung auf den Mieter umlagefähig?

Nein. Die Kosten der Verwaltung gehören zu den Verwaltungskosten und sind nicht umlagefähig — weder die Vergütung der WEG-Verwaltung noch das Honorar für die Sondereigentumsverwaltung.

Für Sie als vermietenden Eigentümer heißt das: Diese Positionen müssen aus der WEG-Einzelabrechnung herausgerechnet werden, bevor daraus die Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter wird. Dasselbe gilt für die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Wer sie stehen lässt, rechnet falsch ab.

Wer ist zuständig, wenn in meiner vermieteten Wohnung etwas kaputtgeht?

Das hängt davon ab, wo der Schaden liegt. Ist die Ursache im Gemeinschaftseigentum — etwa ein Steigstrang, das Dach oder die Heizungsanlage —, ist die WEG-Verwaltung zuständig und die Gemeinschaft trägt die Kosten.

Liegt die Ursache im Sondereigentum, also hinter Ihrer Wohnungsgrenze, sind Sie als Eigentümer zuständig, und Ihre Sondereigentumsverwaltung kümmert sich, falls Sie eine beauftragt haben. Die Grenze verläuft nicht immer dort, wo man sie vermutet: Fenster, Wohnungstüren und Balkone sind in vielen Teilungserklärungen abweichend geregelt. Im Zweifel entscheidet Ihre Teilungserklärung, nicht das Gefühl.