Verwaltungsbeirat in der Eigentümergemeinschaft: Aufgaben, Haftung und der Weg zum Verwalterwechsel

Es ist Sonntagabend. Auf dem Küchentisch liegt ein Ordner, den Sie sich nicht ausgesucht haben. Die Jahresabrechnung, 14 Seiten, dazu ein Stapel Kopien von Rechnungen, den die Verwaltung „zur Prüfung“ geschickt hat. In drei Wochen ist Eigentümerversammlung. Sie sind seit zwei Jahren im Beirat, weil sonst niemand die Hand gehoben hat. Sie sind Verkäufer, Ingenieurin, Lehrer im Ruhestand — jedenfalls kein Buchhalter. Und jetzt sollen Sie einer Gemeinschaft mit 24 Parteien sagen, ob diese Zahlen stimmen.

Und dann ist da noch der andere Gedanke, den Sie bisher niemandem gesagt haben: dass es so nicht weitergeht mit dieser Verwaltung. Aber wenn Sie das aussprechen, hängt es an Ihnen.

Diese Seite ist für genau diesen Abend geschrieben. Sie ordnet, was zu Ihrem Amt gehört und was nicht, wofür Sie tatsächlich haften, woran Sie eine prüffähige Jahresabrechnung erkennen und in welcher Reihenfolge Sie sie prüfen, wie Sie eine Versammlung vorbereiten — und wie Sie einen Verwalterwechsel vorschlagen, ohne dass er zu Ihrer persönlichen Angelegenheit wird.

Und falls Sie für die Versammlung schon heute Abend eine Vergleichszahl brauchen: Jetzt den Preis für Ihre Gemeinschaft berechnen — Einheiten und Stellplätze eintragen, Ergebnis sofort.

Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kostet, rechnen Sie hier selbst aus — zwei Zahlen genügen, Wohnungen und Stellplätze. Das schriftliche Angebot dazu kommt binnen drei Minuten als PDF in Ihr Postfach; der Vertragsentwurf folgt zeitnah. Drei Angebote einzuholen dauert sonst Wochen — eines davon haben Sie heute Abend: Sofortangebot für Ihre Gemeinschaft.

Was Ihr Amt umfasst — und was ausdrücklich nicht

Die beste Nachricht zuerst: Ihre gesetzlichen Pflichten sind kürzer, als Sie vermutlich denken. Das meiste, was Beiräte im Alltag tun, tun sie freiwillig. Zu wissen, wo die Grenze liegt, entlastet sofort — und schützt Sie später.

Die Aufgaben, die im Gesetz stehen

Der Verwaltungsbeirat ist im Wohnungseigentumsgesetz in einem einzigen, sehr kurzen Paragrafen geregelt: § 29 WEG. Daraus ergeben sich drei Dinge.

Erstens: unterstützen und überwachen. Der Beirat unterstützt und überwacht die Verwaltung bei der Durchführung ihrer Aufgaben (§ 29 Abs. 2 Satz 1 WEG). Das ist bewusst allgemein formuliert. „Überwachen“ heißt: hinschauen, nachfragen, Auffälligkeiten benennen. Es heißt nicht: selbst verwalten.

Zweitens: Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vorab prüfen. Beide Unterlagen sollen, bevor die Eigentümerversammlung darüber abstimmt, vom Beirat geprüft und mit seiner Stellungnahme versehen werden (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG). Der Wirtschaftsplan ist der Haushaltsplan Ihrer Gemeinschaft für das kommende Jahr; die Jahresabrechnung rechnet das abgelaufene Jahr ab. „Sollen“ ist dabei keine Formsache, aber auch keine Bedingung für die Wirksamkeit: Fehlt die Stellungnahme, ist ein Beschluss deshalb nicht automatisch unwirksam.

Drittens: den Verwaltervertrag auf Seiten der Gemeinschaft vertreten. Gegenüber der Verwaltung wird die Gemeinschaft durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen durch Beschluss ermächtigten Eigentümer vertreten (§ 9b Abs. 2 WEG). Praktisch heißt das: Wenn ein Verwaltervertrag unterschrieben, gekündigt oder abgemahnt wird, ist das in aller Regel Ihre Unterschrift — auf Grundlage eines Beschlusses, nie aus eigenem Entschluss.

Dazu kommen zwei Nebenrollen, die oft übersehen werden. Der Beiratsvorsitzende oder sein Vertreter unterschreibt die Niederschrift der Versammlung mit (§ 24 Abs. 6 WEG). Und wenn keine Verwaltung da ist oder sie sich pflichtwidrig weigert einzuladen, kann der Beiratsvorsitzende die Versammlung selbst einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Das ist der Notschalter Ihrer Gemeinschaft — und der Grund, warum ein besetzter Beirat auch dann sinnvoll ist, wenn gerade alles ruhig läuft. Wie Sie eine Versammlung richtig einberufen, zeigt ein eigener Ratgeber.

Was seit der Reform anders ist

Die Reform des Wohnungseigentumsrechts hat drei Dinge am Beiratsamt verändert, die Sie kennen sollten.

• Die Größe ist frei. Früher bestand der Beirat zwingend aus drei Eigentümern. Heute beschließt Ihre Gemeinschaft, wie viele Mitglieder er hat — einer, zwei, fünf. Gibt es mehrere, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen.
• Der Beirat darf sich eine Geschäftsordnung geben. Klingt bürokratisch, ist aber das nützlichste Werkzeug im ganzen Paragrafen: Sie halten schriftlich fest, wer was prüft, wie oft Sie tagen, wie Sie abstimmen und was Sie protokollieren. Wer Verantwortung schriftlich verteilt, trägt sie nicht allein.
• Die Haftung ist ausdrücklich begrenzt. Dazu gleich mehr — das ist der wichtigste Punkt für die meisten Beiräte.

Was Sie freiwillig tun dürfen — und was Sie besser lassen

Vieles darf der Beirat, wenn die Gemeinschaft es per Beschluss überträgt: bei Angeboten mitlesen, eine Sanierung begleiten, die Belegprüfung vor Ort übernehmen, ein Kontrollrecht bei Auftragsvergaben ab einer bestimmten Höhe ausüben. Das ist sinnvoll, solange es auf einem Beschluss beruht und einen Rahmen hat. Was die Verwaltung bei einer Sanierung selbst übernimmt, beschreibt die Seite zur Sanierungsbegleitung in Essen.

Was nicht zu Ihrem Amt gehört — und was Sie sich auch dann nicht aufladen sollten, wenn die Verwaltung es gern hätte:

• Handwerker beauftragen. Aufträge vergibt die Verwaltung, nicht der Beirat. Wer als Beirat selbst bestellt, wird persönlich zum Vertragspartner — und die Gemeinschaft schuldet ihm im Zweifel nichts.
• Rechnungen freigeben oder Zahlungen anweisen. Der Zahlungsverkehr gehört zur Verwaltung. Eine Gegenzeichnung bei größeren Beträgen kann beschlossen werden; die Verantwortung für die Zahlung bleibt trotzdem dort, wo das Konto geführt wird.
• Die Abrechnung erstellen oder rechnerisch lückenlos nachrechnen. Sie prüfen mit den Augen eines aufmerksamen Eigentümers, nicht mit denen eines Wirtschaftsprüfers. Diesen Maßstab dürfen Sie in der Versammlung offen aussprechen.
• Nachbarschaftsstreit schlichten. Lärm, Fahrräder im Treppenhaus, Grillgeruch: Das ist Sache der Hausordnung und der Verwaltung. Ein Beirat, der zur Schlichtungsstelle wird, verliert genau die Neutralität, die er für die Abrechnungsprüfung braucht.
• Auskunft über die Verwaltung hinweg geben. Wer Eigentümern Auskünfte erteilt, die er von der Verwaltung hat, steht am Ende für deren Richtigkeit gerade. Verweisen Sie weiter, statt zu übersetzen.
• Schlüssel verwahren, Hausmeisterarbeiten übernehmen, Zähler ablesen. Das ist keine Beiratsarbeit. Es ist der häufigste Weg, auf dem ein Ehrenamt stillschweigend zum Zweitjob wird.

Die Arbeit, die still bei Ihnen landet

In vielen Essener Gemeinschaften — besonders in den kleineren Häusern in Frohnhausen, Altenessen oder Holsterhausen, wo man sich kennt — passiert dasselbe: Die Verwaltung ist schwer erreichbar, also ruft man beim Beirat an. Irgendwann läuft die halbe Objektbetreuung über ein privates Handy. Wie es in diesen Stadtteilen aussieht, steht unter WEG-Verwaltung in Frohnhausen und WEG-Verwaltung in Altenessen.

Das ist kein Zeichen von Engagement. Es ist ein Symptom. Wenn Eigentümer Sie statt der Verwaltung anrufen, hat die Verwaltung ein Erreichbarkeitsproblem — und Sie haben gerade dessen Kosten übernommen. Notieren Sie diese Vorgänge über drei Monate. Die Liste ist später eines der stärksten Argumente, die Sie in der Versammlung vorlegen können.

Halten Sie dabei eine Spalte fest: Wie viele dieser Anrufe kamen abends, am Wochenende oder im Urlaub? Genau diese Spalte zeigt, welchen Teil der Verwaltungsarbeit Sie unbezahlt und ohne Auftrag tragen. Was sich daran ändern lässt, steht weiter unten im Abschnitt über das, was eine gute Verwaltung Ihnen abnimmt. Woran Sie eine gute Hausverwaltung erkennen, steht auf einer eigenen Seite.

Mehr zum Thema: Was eine WEG-Verwaltung leisten muss · Eigentümergemeinschaft ohne Verwaltungsbeirat

Haftung: wofür Sie einstehen — und wofür nicht

Die Sorge vor persönlicher Haftung ist der Hauptgrund, warum Beiratsposten in Essen unbesetzt bleiben. Sie ist ernst zu nehmen, aber sie ist kleiner, als die meisten glauben — vorausgesetzt, Sie arbeiten unentgeltlich und dokumentieren sauber.

Die Grundregel seit der Reform

Sind Mitglieder des Verwaltungsbeirats unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten (§ 29 Abs. 3 WEG). Diese Begrenzung ist mit der Reform des Wohnungseigentumsrechts ausdrücklich ins Gesetz gekommen; vorher gab es sie so nicht.

Was das praktisch bedeutet, lässt sich in zwei Sätzen sagen:

• Vorsatz heißt: Sie wussten es und wollten es. Das kommt in der Beiratspraxis nahezu nicht vor.
• Grobe Fahrlässigkeit heißt: Sie haben das außer Acht gelassen, was jedem sofort hätte einleuchten müssen. Nicht: Sie haben einen Übertragungsfehler auf Seite 9 übersehen. Sondern: Sie haben eine Abrechnung mit „geprüft und für richtig befunden“ gezeichnet, ohne sie überhaupt geöffnet zu haben.

Ein übersehener Rechenfehler, ein falsch verstandener Umlageschlüssel, eine Position, die Sie nicht nachvollziehen konnten und trotzdem durchgehen ließen — das ist einfache Fahrlässigkeit. Dafür haften Sie als unentgeltlich tätiger Beirat nicht.

Wo die Begrenzung endet

Drei Punkte hebeln den Schutz aus. Sie werden selten ausgesprochen, deshalb hier deutlich:

1. Vergütung. Die Begrenzung gilt nur für unentgeltliche Tätigkeit. Beschließt Ihre Gemeinschaft eine Beiratsvergütung, fallen Sie aus § 29 Abs. 3 WEG heraus und haften nach den allgemeinen Regeln — also auch für einfache Fahrlässigkeit. Ob ein reiner Auslagenersatz (Porto, Fahrtkosten, Kopien) schon eine Vergütung in diesem Sinn ist, wird unterschiedlich beurteilt. Wer das sauber halten will, lässt die Gemeinschaft ausdrücklich beschließen, dass es sich um Auslagenersatz gegen Nachweis handelt und die Tätigkeit im Übrigen unentgeltlich bleibt.

2. Alleingänge ohne Beschluss. Wer ohne Beschlussgrundlage handelt — den Dachdecker selbst bestellt, eine Zahlung freigibt, eine Erklärung gegenüber der Verwaltung abgibt — bewegt sich außerhalb des Amtes. Dann geht es nicht mehr um Beiratshaftung, sondern um eine ganz normale eigene Verpflichtung.

3. Die Stellungnahme, die mehr verspricht, als geprüft wurde. „Der Beirat hat die Jahresabrechnung geprüft und empfiehlt die Genehmigung“ ist ein Satz mit Gewicht. Schreiben Sie stattdessen, was Sie geprüft haben, wie und was offen blieb. Das ist kein Eingeständnis von Schwäche — es ist die präziseste Form von Sorgfalt, die ein Laie leisten kann.

Wofür Sie ausdrücklich nicht haften

• Für Fehler der Verwaltung. Der Beirat überwacht, er verwaltet nicht. Eine fehlerhafte Abrechnung ist ein Fehler dessen, der sie erstellt hat.
• Für Entscheidungen der Versammlung. Wenn die Gemeinschaft gegen Ihre Empfehlung beschließt, tragen die Beschließenden die Folgen, nicht Sie.
• Für das wirtschaftliche Ergebnis. Dass eine Sanierung teurer wird als geplant, ist kein Haftungsfall des Beirats, der sie begleitet hat.

Vier Dinge, die Sie wirklich schützen

1. Protokollieren Sie Ihre eigene Arbeit. Ein einseitiger Vermerk nach jeder Belegprüfung: Datum, Ort, wer dabei war, was eingesehen wurde, welche Fragen offen blieben. Drei Absätze genügen. Ohne dieses Papier können Sie später nur behaupten, sorgfältig gewesen zu sein.
2. Lassen Sie die Entlastung jährlich beschließen. Die Entlastung des Beirats ist ein Beschluss, mit dem die Gemeinschaft Ihre Amtsführung für ein Jahr billigt — mit Verzichtswirkung für das, was aus den vorgelegten Unterlagen erkennbar war. Sie ist kein Freibrief, aber sie zieht einen Schlussstrich. Bringen Sie den Punkt selbst auf die Tagesordnung; er wird erstaunlich oft vergessen.
3. Prüfen Sie, ob eine Vermögensschaden-Haftpflicht für den Beirat sinnvoll ist. Eine solche Versicherung kann die Gemeinschaft beschließen und aus Gemeinschaftsmitteln bezahlen. Für ehrenamtliche Beiräte in größeren Anlagen ist das ein ruhiger Schlaf für überschaubares Geld — und ein starkes Argument, wenn Sie Nachfolger suchen.
4. Handeln Sie nie allein. Jede Entscheidung mit finanzieller Wirkung gehört in einen Beschluss. Wenn es eilt, gehört sie in eine E-Mail an alle Beiratsmitglieder und die Verwaltung, bevor sie getroffen wird.

Vertiefung: Haftung des Verwaltungsbeirats im Detail · Vergütung des Verwaltungsbeirats

Die Jahresabrechnung prüfen: die Reihenfolge, die funktioniert

Die meisten Beiräte fangen an der falschen Stelle an — bei den Zahlen, die sie verstehen, statt bei denen, die etwas verraten. Mit der folgenden Reihenfolge brauchen Sie für eine normale Gemeinschaft etwa zwei Abende und finden trotzdem das, was zu finden ist. Wie eine Abrechnung grundsätzlich gegliedert ist, zeigt der Ratgeber zum Aufbau der Jahresabrechnung.

Eine Vorbemerkung, die viel Ärger erspart: Beschlossen wird nicht die Abrechnung als Ganzes, sondern die Abrechnungsspitze — also die Differenz zwischen Ihren Vorauszahlungen und Ihrem tatsächlichen Anteil, das heißt Nachzahlung oder Guthaben. Trotzdem muss die gesamte Abrechnung nachvollziehbar sein, denn nur daraus ergibt sich die Spitze. Mehr zum Begriff: Abrechnungsspitze einfach erklärt.

Schritt 1 — Vollständigkeit, bevor Sie eine einzige Zahl ansehen

Liegen vor: Gesamtabrechnung, Einzelabrechnungen, Vermögensbericht (die jährliche Übersicht über Rücklage, Konten, Forderungen und Verbindlichkeiten), Kontostände zum Jahresanfang und Jahresende, Entwicklung der Erhaltungsrücklage, Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters, Aufstellung der Handwerkerleistungen für die Steuererklärung? Fehlt etwas, fordern Sie es schriftlich an, bevor Sie weitermachen. Eine unvollständige Abrechnung prüft man nicht, man fordert sie nach. Wie Sie den Heizkostenteil lesen: Heizkostenabrechnung in der WEG.

Schritt 2 — Die Klammer: Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Endbestand

Nehmen Sie den Kontostand zum Jahresanfang, addieren Sie alle Einnahmen, ziehen Sie alle Ausgaben ab. Kommt der Kontostand zum Jahresende heraus? Wenn nicht, ist alles Weitere sinnlos. Diese eine Rechnung ist die wirksamste Minute Ihrer gesamten Prüfung — und sie ist der Grund, warum Sie die Kontoauszüge sehen müssen und nicht nur eine Tabelle.

Achten Sie dabei darauf, dass die Erhaltungsrücklage getrennt geführt und getrennt ausgewiesen wird. Geld der Gemeinschaft gehört auf Konten, die auf die Gemeinschaft lauten — nicht auf ein Sammelkonto der Verwaltung.

Schritt 3 — Der Dreijahresvergleich

Legen Sie die Abrechnung neben die beiden Vorjahre und schreiben Sie je Kostenart drei Zahlen nebeneinander. Sie suchen keine absoluten Beträge, Sie suchen Sprünge. Alles, was sich um mehr als ein Fünftel verändert hat, bekommt ein Fragezeichen. Das ist der Schritt, der die meisten Funde bringt — und er verlangt keinerlei Fachwissen.

Typische Sprünge in Essener Beständen: Müllgebühren nach einer geänderten Behälterausstattung, Hausstromkosten nach einem Anbieterwechsel, Versicherungsprämien nach einem Leitungswasserschaden, Aufzugswartung nach Ablauf eines Altvertrags, Heizkosten nach einer Umstellung der Abrechnungsart.

Schritt 4 — Die Verteilung

Prüfen Sie für drei bis vier Kostenarten, nach welchem Schlüssel verteilt wurde, und gleichen Sie das mit Ihrer Teilungserklärung und den gefassten Beschlüssen ab. Häufigste Fehlerquellen: Kosten, die nach Miteigentumsanteilen verteilt werden, obwohl ein Beschluss die Verteilung nach Fläche oder Einheiten vorsieht; Heizkosten, die nicht dem vorgeschriebenen Verhältnis von Grund- und Verbrauchskosten folgen; Sondernutzungsflächen, deren Kosten auf alle umgelegt werden.

Schritt 5 — Die Stichprobe in den Belegen

Sie müssen nicht jede Rechnung sehen. Ziehen Sie gezielt:

• die drei größten Einzelrechnungen des Jahres,
• jede Position, die in Schritt 3 ein Fragezeichen bekommen hat,
• zwei Rechnungen aus dem Dezember und zwei aus dem Januar (dazu gleich mehr),
• alle Positionen ohne sprechende Bezeichnung — „Sonstiges“, „Verwaltungsaufwand“, „Diverse Leistungen“.

Ihr Einsichtsrecht ist dabei kein Entgegenkommen der Verwaltung: Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Für den Beirat gilt das erst recht.

Schritt 6 — Der Jahreswechsel

Die meisten WEG-Abrechnungen folgen dem Abflussprinzip: Gebucht wird, was tatsächlich bezahlt wurde, nicht, wofür es bezahlt wurde. Das ist zulässig, verschiebt aber Kosten über den Jahreswechsel. Schauen Sie deshalb, ob eine große Rechnung auffällig früh oder auffällig spät bezahlt wurde und ob dieselbe Leistung in zwei Jahren auftaucht. Ausnahme: Heiz- und Warmwasserkosten werden verbrauchsbezogen abgerechnet und folgen einer eigenen Logik.

Schritt 7 — Hausgeldrückstände und Rücklage

Zwei Zahlen entscheiden über die Gesundheit Ihrer Gemeinschaft:

• Offene Hausgelder. Wie hoch sind sie, seit wann bestehen sie, was ist unternommen worden? Rückstände, die über Jahre wachsen und für die nichts dokumentiert ist, sind ein ernstes Warnsignal — die anderen Eigentümer tragen sie faktisch mit.
• Erhaltungsrücklage. Hat sie sich im Jahr erhöht, und passt sie zum Zustand Ihres Hauses? Eine Gemeinschaft mit einem Bau aus den fünfziger oder sechziger Jahren, anstehender Fassaden- oder Heizungserneuerung und einer Rücklage im niedrigen vierstelligen Bereich hat kein Abrechnungsproblem, sondern ein Finanzierungsproblem.

Woran Sie eine Unstimmigkeit erkennen

Sie brauchen keinen Verdacht, um etwas zu finden. Diese Muster genügen:

Beobachtung	Was dahinterstecken kann
Kontostand geht nicht auf	Buchungen außerhalb der Abrechnung, fehlende Konten, Übertragungsfehler
Runde Beträge ohne Rechnung	Pauschalen, die nicht vereinbart sind
Dieselbe Firma bei allen Gewerken, nie ein Vergleichsangebot	fehlende Ausschreibung, im Extremfall Eigeninteresse
Position „Sonstiges“ im vierstelligen Bereich	Sammelposten, der keine Prüfung zulässt
Rücklage sinkt ohne beschlossene Maßnahme	Entnahme ohne Beschlussgrundlage
Verwaltervergütung weicht vom Vertrag ab	nicht vereinbarte Sondervergütungen
Heizkosten ohne Verbrauchsanteile	Verstoß gegen die Heizkostenverordnung, mit Kürzungsfolgen

Finden Sie etwas: Fragen Sie schriftlich, setzen Sie eine Frist, und halten Sie die Antwort fest. Formulieren Sie Ihre Stellungnahme an die Versammlung sachlich und ohne Wertung — „zu Position X liegt trotz Nachfrage vom [Datum] kein Beleg vor“ wiegt schwerer als jede Empörung.

Fällt Ihnen dabei die Zeile zur Verwaltervergütung auf, legen Sie eine zweite Zahl daneben: Vergleichsangebot in drei Minuten anfordern — schriftlich, mit Rechenweg, ohne Termin. Wie sich die Kosten der Hausverwaltung zusammensetzen, steht offen auf einer eigenen Seite.

Vertiefung: Jahresabrechnung prüfen · Belegprüfung und Belegeinsicht · Erhaltungsrücklage: wie hoch sie sein sollte

Die Eigentümerversammlung vorbereiten — aus Beiratssicht

Eine Versammlung, die aus dem Ruder läuft, ist fast immer eine Versammlung, die schlecht vorbereitet war. Als Beirat haben Sie darauf mehr Einfluss als jeder andere im Raum — weil Sie der Einzige sind, der beide Seiten kennt. Die Regeln für Einladung, Mehrheiten und Protokoll fasst der Ablauf der Eigentümerversammlung zusammen.

Acht Wochen vorher: die Themen einsammeln

Fragen Sie die Verwaltung nach ihrem Entwurf der Tagesordnung und legen Sie Ihre eigene Liste daneben. Darauf gehören: offene Beschlüsse aus dem Vorjahr, die noch nicht umgesetzt sind; Mängel, die im Laufe des Jahres gemeldet wurden; absehbare Erhaltungsmaßnahmen; Themen, die einzelne Eigentümer an Sie herangetragen haben. Bleibt ein Punkt Jahr für Jahr auf dieser Liste, hilft der Ratgeber Beschluss wird nicht umgesetzt.

Gehen Sie dabei die Beschlusssammlung durch — das laufend geführte Verzeichnis aller Beschlüsse Ihrer Gemeinschaft. Jeder gefasste, aber nicht umgesetzte Beschluss ist ein Tagesordnungspunkt. Und wenn die Beschlusssammlung gar nicht geführt wird, haben Sie bereits Ihr erstes ernstes Thema.

Sechs Wochen vorher: Abrechnung und Wirtschaftsplan

Fordern Sie Jahresabrechnung, Vermögensbericht und Wirtschaftsplan so rechtzeitig an, dass Ihre Prüfung vor dem Versand der Einladung abgeschlossen ist. Ihre Stellungnahme soll den Eigentümern vorliegen, wenn sie entscheiden — nicht, wenn sie schon abgestimmt haben. Bestehen Sie darauf; das ist genau die Reihenfolge, die § 29 Abs. 2 WEG vorsieht.

Vier Wochen vorher: die Tagesordnung beschlussreif machen

Hier entscheidet sich, ob die Versammlung etwas bewirkt. Jeder Punkt, über den abgestimmt werden soll, braucht:

• eine Überschrift, die den Gegenstand klar benennt,
• einen ausformulierten Beschlussantrag im Wortlaut,
• die Entscheidungsgrundlage (Angebote, Kostenschätzung, Stellungnahme),
• die Angabe, woher das Geld kommt: laufende Kosten, Rücklage oder Sonderumlage.

Ein Beschluss, der nur „Beschlussfassung über die Dachsanierung“ ankündigt und ohne Zahlen dasteht, ist ein Beschluss, der entweder vertagt oder angefochten wird. Beachten Sie: Die Einladung muss in Textform und mit einer Frist von mindestens drei Wochen zugehen (§ 24 Abs. 4 WEG), und über Gegenstände, die nicht angekündigt waren, kann in aller Regel nicht wirksam beschlossen werden.

Zwei Wochen vorher: Mehrheiten realistisch einschätzen

Seit der Reform ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig, unabhängig davon, wie viele Eigentümer erscheinen. Entschieden wird mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Das klingt nach Erleichterung — und ist zugleich das größte Risiko für den unvorbereiteten Beirat: Eine kleine Gruppe von Anwesenden kann eine Gemeinschaft binden.

Sprechen Sie deshalb vor der Versammlung mit den Eigentümern, die erfahrungsgemäß nicht kommen — bei Anlagen mit vielen vermieteten Wohnungen sind das in Essen oft auswärtige Eigentümer. Fragen Sie nicht nach Zustimmung, fragen Sie nach Teilnahme oder Vollmacht. Wie viele Stimmen ein Eigentümer mit mehreren Wohnungen hat, richtet sich nach Ihrer Teilungserklärung und ist häufig anders geregelt, als alle annehmen — klären Sie das vorher, nicht im Saal.

Am Abend selbst

Halten Sie sich an drei Regeln: Reden Sie zu den Zahlen, nicht zu den Personen. Sagen Sie bei jedem Punkt in einem Satz, was Sie geprüft haben und was offen blieb. Und achten Sie darauf, dass jeder Beschluss im Wortlaut verkündet und protokolliert wird — Sie unterschreiben die Niederschrift mit.

Danach

Notieren Sie sich die Umsetzungsfristen aller Beschlüsse und einen eigenen Wiedervorlagetermin. Ein Beschluss, den niemand nachhält, ist die häufigste Ursache dafür, dass eine Gemeinschaft ein Jahr später vor denselben Themen sitzt.

Vertiefung: Eigentümerversammlung vorbereiten · Beschlussantrag formulieren · Beschlusssammlung

Den Verwalterwechsel vorschlagen, ohne dass es auf Sie zurückfällt

Das ist der heikelste Punkt Ihres Amtes. Wer den Wechsel anstößt, wird schnell zu dem, „der das wollte“ — und wenn es nicht gut läuft, zu dem, „der uns das eingebrockt hat“. Die Lösung liegt nicht in besserer Überzeugungsarbeit. Sie liegt darin, den Vorschlag als Verfahren zu führen, nicht als Meinung.

Der Grundsatz: Sie empfehlen ein Verfahren, keine Firma

Ein Beirat, der sagt „ich schlage die Verwaltung X vor“, macht sich angreifbar. Ein Beirat, der sagt „ich schlage vor, dass wir drei Angebote nach einheitlichem Raster einholen und die Versammlung entscheidet“, ist unangreifbar — weil er niemandem etwas verkauft, sondern eine Entscheidung ermöglicht.

Diese Haltung zieht sich durch alles Weitere.

Schritt 1 — Die Faktenlage, bevor Sie irgendetwas sagen

Bevor das Wort „Wechsel“ fällt, brauchen Sie eine Liste. Keine Stimmung, keine Anekdoten, sondern Vorgänge mit Datum. Sammeln Sie über mindestens ein Quartal, besser über ein Jahr:

• Jahresabrechnungen, die verspätet oder fehlerhaft waren, mit Datum des Eingangs
• Beschlüsse, die gefasst und nicht umgesetzt wurden, mit Datum des Beschlusses
• Mängelmeldungen ohne Reaktion, mit Datum und Empfänger
• unbeantwortete Schreiben und Anrufe, mit Datum (was Sie tun können, wenn die Hausverwaltung nicht reagiert, steht in einem eigenen Ratgeber)
• verweigerte oder verzögerte Belegeinsicht
• Versammlungen, die zu spät oder formfehlerhaft einberufen wurden

Zehn Zeilen mit Datum wirken in einer Versammlung stärker als eine halbe Stunde Schilderung. Und sie erfüllen einen zweiten Zweck: Sie schützen Sie, weil Sie nichts behaupten, sondern belegen. Mit dieser Liste können Sie auch selbst abwägen, ob sich ein Wechsel lohnt.

Sortieren Sie dabei gedanklich zwischen Ärgernis und Pflichtverletzung. Eine unfreundliche Sachbearbeitung ist ein Ärgernis. Eine seit zwei Jahren fehlende Jahresabrechnung ist eine Pflichtverletzung. In der Versammlung zählt die zweite Sorte. Was bei Ärger mit der Hausverwaltung konkret hilft, steht in einem eigenen Ratgeber.

Schritt 2 — Den Vertrag prüfen, bevor Sie Erwartungen wecken

Zwei Dinge müssen Sie wissen, bevor Sie in eine Diskussion gehen:

• Bestellung und Vertrag sind zwei verschiedene Dinge. Die Bestellung ist das Amt, der Vertrag ist das Geld.
• Eine Vertragslaufzeit bindet Sie nicht. Die Gemeinschaft kann die Verwaltung jederzeit durch Beschluss mit einfacher Mehrheit abberufen, ohne Grund; der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Eine längere Bindung lässt sich nicht wirksam vereinbaren. Was zur Mehrheit für die Abberufung gilt, erklärt ein eigener Ratgeber.

Der zweite Punkt ist die Nachricht, die in den meisten Versammlungen für Erleichterung sorgt — und die kaum jemand kennt. Sagen Sie ihn früh.

Prüfen Sie außerdem, ob der Vertrag Sondervergütungen für die Übergabe vorsieht. Diese Kosten gehören offen auf den Tisch, bevor abgestimmt wird. Was bei der Übergabe alles herauszugeben ist, listet die Übergabe-Checkliste.

Schritt 3 — Drei Angebote, ein Raster

Holen Sie drei bis fünf Angebote ein und machen Sie sie vergleichbar, bevor Sie sie zeigen. Vergleichbar heißt: dieselben Fragen an alle, dieselben Spalten, dieselbe Reihenfolge. Wer ganz neu eine neue Hausverwaltung suchen muss, findet den ganzen Weg auf einer eigenen Seite.

Diese Spalten haben sich bewährt:

Kriterium	Warum es entscheidet
Grundvergütung je Einheit und Monat, brutto	die einzige Zahl, die alle vergleichen wollen
Was ausdrücklich im Grundhonorar enthalten ist	hier entstehen die Überraschungen, nicht beim Preis
Sondervergütungen, vollständig beziffert	Versammlung, Mahnwesen, Bauleitung, Bescheinigungen
Einheiten je Objektbetreuung	sagt mehr über die Servicequalität als der Preis
Fester Ansprechpartner mit Namen und E-Mail-Adresse	entscheidet über Ihren Alltag als Beirat
Erreichbarkeit: Wer nimmt wann ab, was passiert abends und am Wochenende, in welcher Frist kommt eine Reaktion	das häufigste Wechselmotiv überhaupt — und der Punkt, der über Ihre eigene Belastung entscheidet
Zertifizierung nach § 26a WEG	das härteste objektive Auswahlkriterium
Versicherungsnachweise	Berufs- bzw. Vermögensschaden-Haftpflicht und Vertrauensschadenschutz
Getrennte Konten auf den Namen der Gemeinschaft	beantwortet die Frage nach der Sicherheit der Rücklage
Vertragslaufzeit und Kündigungsregelung	begrenzt das Risiko der Empfehlung
Termin für die Jahresabrechnung	prüfbare Zusage statt Absichtserklärung
Ablauf der Übernahme und wer die Unterlagen einholt	bestimmt, wie viel Arbeit bei Ihnen bleibt

Zum Preis eine ehrliche Einordnung. Die Grundvergütung wird in aller Regel je Einheit und Monat berechnet. Bei GOTTSCHLING Immobilien liegt sie für eine normale Essener Wohnanlage zwischen 35,70 € und 41,65 € brutto je Einheit und Monat (30,00 € bis 35,00 € netto) — 41,65 € bis neun Einheiten, 39,27 € von zehn bis neunzehn, 35,70 € ab zwanzig. Bis einschließlich acht Einheiten greift eine Mindestvergütung von 357,00 € brutto (300,00 € netto) im Monat für die ganze Gemeinschaft, Garagen und Stellplätze kosten 5,95 € brutto (5,00 € netto) je Stück. Eine Anlage mit zwölf Einheiten zahlt damit 471,24 € brutto im Monat, also 39,27 € je Wohnung — der Durchschnitt in Nordrhein-Westfalen liegt bei rund 40,42 €. Was das für kleine Häuser bedeutet: Hausverwaltung für kleine WEG.

Entscheidend ist aber nicht diese Zahl, sondern die Summe aus Grundvergütung und den Leistungen, die extra berechnet werden. Ein Angebot mit niedrigerem Grundhonorar, das Versammlung, Mahnwesen und Bescheinigungen einzeln berechnet, kann am Jahresende teurer sein als eines, in dem diese Positionen im Grundhonorar stecken. Rechnen Sie deshalb beide Angebote auf ein volles Jahr hoch, bevor Sie vergleichen: Grundhonorar mal zwölf mal Einheiten, dazu jede Sonderposition, die in Ihrer Gemeinschaft realistisch anfällt.

Führen Sie außerdem ein Gespräch — und zwar mit der Person, die Ihre Gemeinschaft später tatsächlich betreut, nicht nur mit dem Vertrieb.

Schritt 4 — Den Punkt formulieren

Ein Verwalterwechsel ist nicht ein Tagesordnungspunkt, sondern vier. Wer sie zusammenzieht, riskiert den ganzen Beschluss.

TOP 1 — Abberufung. „Die Wohnungseigentümergemeinschaft beruft die derzeitige Verwaltung mit Wirkung zum [Datum] als Verwalterin ab.“

TOP 2 — Kündigung des Verwaltervertrags. „Die Wohnungseigentümergemeinschaft kündigt den Verwaltervertrag mit der derzeitigen Verwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats wird ermächtigt und bevollmächtigt, die Kündigung im Namen der Gemeinschaft zu erklären.“ Das Schreiben dazu: Vorlage zur Kündigung der Hausverwaltung.

TOP 3 — Bestellung der neuen Verwaltung. „Die Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt [Firma] mit Wirkung ab dem [Datum] für die Dauer von [Zeitraum] zur Verwalterin.“

TOP 4 — Abschluss des Verwaltervertrags. „Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt den Abschluss des Verwaltervertrags mit [Firma] gemäß dem der Einladung beigefügten Entwurf. Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats wird ermächtigt und bevollmächtigt, den Vertrag im Namen der Gemeinschaft zu unterzeichnen.“

Vier Hinweise dazu, an denen Wechsel regelmäßig scheitern:

1. Kündigen Sie nie, ohne gleichzeitig zu bestellen. Eine Gemeinschaft ohne Verwaltung wird von allen Eigentümern gemeinsam vertreten (§ 9b Abs. 1 WEG) — jede Unterschrift braucht dann alle. Wie Sie den Verwaltervertrag kündigen, steht im Ratgeber.
2. Der Vertragsentwurf gehört in die Einladung. Sonst stimmen die Eigentümer über etwas ab, das sie nicht gelesen haben — und das ist angreifbar. Anfordern müssen Sie ihn nicht: Er folgt dem Angebot zeitnah.
3. Die Ermächtigung muss im Beschluss stehen. Ohne sie kann niemand wirksam unterschreiben.
4. Klären Sie vorher, wer die Abrechnung für das laufende Jahr erstellt, und halten Sie es schriftlich fest. Genau hier entsteht sonst die Lücke, in der eine Abrechnung ein Jahr liegen bleibt.

Schritt 5 — Den Punkt auf die Tagesordnung bringen

Der unangenehme Teil: Eingeladen wird in aller Regel von der Verwaltung, die abberufen werden soll. Fordern Sie die Aufnahme des Punktes deshalb schriftlich und nachweisbar an, mit Fristsetzung und mit dem ausformulierten Beschlussantrag im Anhang.

Weigert sie sich, gibt es zwei Wege: Eigentümer, die mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer ausmachen, können eine Versammlung verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG). Und der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter kann selbst einberufen, wenn die Verwaltung sich pflichtwidrig weigert (§ 24 Abs. 3 WEG). Letzteres ist ein scharfes Schwert — gehen Sie diesen Weg nicht ohne vorherige schriftliche Aufforderung und, bei knapper Lage, nicht ohne anwaltliche Prüfung.

Schritt 6 — Die Einwände, die kommen werden

Sie werden alle kommen. Es hilft, die Antworten vorher zu kennen.

„Das kostet uns doch nur Geld.“
Sagen Sie es offen, bevor jemand anders es sagt: Nach der Abberufung läuft der alte Vertrag bis zu sechs Monate weiter. In dieser Zeit zahlt die Gemeinschaft unter Umständen doppelt. Und dann nennen Sie die andere Seite: nicht abgerufene Fördermittel, verschleppte Reparaturen, nicht eingetriebene Hausgeldrückstände, eine angreifbare Abrechnung. Ein einziger aufgelaufener Sanierungsstau kostet eine Gemeinschaft mehr als zehn Jahre Verwaltervergütung. Wer die Kosten des Wechsels nennt, ohne die Kosten des Bleibens zu nennen, rechnet nur halb.

„Der Beirat will doch nur seine Bekannten reinbringen.“
Der Einwand kommt fast immer, und er trifft, wenn Sie nur einen Namen vorlegen. Legen Sie deshalb drei vor, im gleichen Raster, mit den gleichen Fragen. Sagen Sie ausdrücklich: „Der Beirat empfiehlt kein Unternehmen, der Beirat legt drei vergleichbare Angebote vor. Die Auswahl trifft die Versammlung.“ Danach ist der Vorwurf gegenstandslos.

„So schlimm ist es doch gar nicht.“
Antworten Sie nicht mit Gefühl, antworten Sie mit Ihrer Liste aus Schritt 1. Zehn Vorgänge mit Datum. Fragen Sie anschließend in die Runde, wem davon etwas neu ist. Erfahrungsgemäß melden sich dann die Eigentümer, die dieselben Erfahrungen gemacht und für Einzelfälle gehalten haben.

„Die Neuen sind bestimmt genauso.“
Ein berechtigter Einwand — und der Grund, warum die Auswahlkriterien vorher feststehen müssen. Nennen Sie das, was prüfbar ist: Zertifizierung nach § 26a WEG, Versicherungsnachweise, getrennte Konten, Einheiten je Objektbetreuung, fester Ansprechpartner mit Namen, ein zugesagter Abrechnungstermin. Und lassen Sie sich von jedem Anbieter schriftlich zusagen, in welcher Frist Beschlüsse umgesetzt werden und wer die Unterlagen beim bisherigen Verwalter einholt. Aus der Bindung selbst kommt Ihre Gemeinschaft ohnehin jederzeit wieder heraus: Abberufung mit einfacher Mehrheit, Vertragsende spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG). Eine Empfehlung, die niemanden auf Jahre festlegt, ist eine leichte Empfehlung.

„Wir haben doch einen Vertrag bis [Jahr].“
Nein. Die Abberufung ist jederzeit mit einfacher Mehrheit möglich, der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG). Dieser eine Satz löst mehr Blockaden als jedes andere Argument.

„Können wir das nicht erst einmal in Ruhe mit der jetzigen Verwaltung klären?“
Eine faire Frage, und Sie sollten sie nicht abbügeln. Schlagen Sie eine Zwischenstufe vor: einen Beschluss, der die Verwaltung unter Fristsetzung zur Erledigung konkret benannter Punkte auffordert, verbunden mit dem Auftrag an den Beirat, parallel Angebote einzuholen. Wer so vorgeht, verliert kein halbes Jahr und wirkt nicht wie jemand, der auf den Wechsel zugearbeitet hat.

Wenn die Mehrheit nicht steht

Es kann sein, dass Sie sauber vorbereiten und trotzdem verlieren. Das ist kein persönliches Scheitern — und es ist kein Grund, das Amt hinzuwerfen.

Was in dieser Lage hilft: Lassen Sie den Beschluss über die Angebotseinholung fassen, auch wenn der Wechselbeschluss scheitert. Lassen Sie protokollieren, welche Punkte offen geblieben sind. Verweigern Sie, wenn es sachlich begründet ist, die Entlastung der Verwaltung — sie ist der Beschluss, mit dem die Gemeinschaft auf erkennbare Ansprüche verzichtet. Und legen Sie die Liste ein Jahr später wieder vor. Sehr häufig kippt eine Gemeinschaft erst dann, wenn dieselben Punkte zum zweiten Mal auf demselben Blatt stehen. Woran Sie die Punkte für diese Liste erkennen: Warnsignale einer schlechten Verwaltung.

Vertiefung: Hausverwaltung wechseln: Ablauf Schritt für Schritt · Verwaltungsangebote vergleichbar machen

Was eine gute Verwaltung Ihnen als Beirat konkret abnimmt

Woran Sie merken, dass eine Verwaltung ihren Teil erledigt: Ihr Telefon klingelt seltener, und wenn es klingelt, geht es um Entscheidungen, nicht um Nachfragen.

Sie müssen nicht mehr der Puffer sein

Das ist der Punkt, der für einen Beirat mehr zählt als jede Leistungsliste.

Überlegen Sie, warum Eigentümer bei Ihnen anrufen. Fast nie, weil sie Ihre Meinung brauchen. Fast immer, weil sie die Verwaltung nicht erreicht haben. Sie sind dann nicht der Beirat, sondern die Ersatzleitung — freitags um 18 Uhr, sonntags im Garten, im Urlaub an der Nordsee. Jeder dieser Anrufe ist ein Anruf, der eigentlich woanders hingehört hätte.

Diese Rolle endet, wenn die Verwaltung selbst immer erreichbar ist. Am Telefon der Verwaltung nimmt rund um die Uhr ein KI-Assistent ab, montags bis sonntags. Der Eigentümer mit dem tropfenden Heizkörper muss keine Bürozeit abwarten und keine Nummer suchen. Er ruft an, schildert sein Anliegen, und es ist erfasst. Ihre Nummer braucht er dafür nicht.

Für Sie hat das drei Folgen:

• Der Weg über Sie lohnt sich nicht mehr. Wer sofort durchkommt, ruft nicht den Nachbarn aus dem zweiten Stock an, der zufällig im Beirat sitzt.
• Sie müssen nichts mehr weiterleiten. Kein Anliegen geht verloren, weil jeder Anruf automatisch zu einem Vorgang wird. Was der Eigentümer meldet, liegt bei der Verwaltung — nicht auf Ihrem Notizzettel.
• Sie stehen nicht mehr für fremde Auskünfte gerade. Weiter oben auf dieser Seite steht, warum Sie Auskünfte über die Verwaltung hinweg besser nicht erteilen. Diese Vorsicht fällt Ihnen leichter, wenn Sie wissen, dass der Anrufer sofort an der richtigen Stelle ankommt.

Und Sie selbst? Sie können den Stand eines Vorgangs jederzeit selbst erfragen, ohne auf einen Rückruf zu warten. Vor einer Beiratssitzung, am Abend vor der Versammlung, wenn ein Eigentümer Sie auf dem Hof anspricht: anrufen, Objekt und Anliegen nennen, Auskunft bekommen. Das ist der Unterschied zwischen „ich frage mal nach“ und „ich sage Ihnen den Stand“.

Wer einen Menschen sprechen will, bekommt einen Rückruf. Der Assistent ersetzt kein Gespräch. Er sorgt nur dafür, dass niemand für ein Gespräch erst drei Tage warten muss.

Ausführlich erklärt ist, wer nachts am Telefon abnimmt und was danach passiert — einschließlich der Grenzen, die diese Zusage hat.

Im Jahreslauf

Vor der Abrechnungsprüfung. Die Unterlagen kommen vollständig, geordnet und früh genug — Gesamt- und Einzelabrechnungen, Vermögensbericht, Kontoauszüge, Belege. Sie können die Unterlagen digital abrufen und prüfen, statt zuerst zu sammeln.

Vor der Versammlung. Die Tagesordnung kommt als Entwurf zur Abstimmung an den Beirat, nicht als fertige Einladung zur Kenntnisnahme. Beschlussanträge sind ausformuliert, Angebote liegen bei, die Finanzierung ist benannt. Ihre Aufgabe ist dann, zu prüfen und zu ergänzen — nicht, Entwürfe zu schreiben.

Nach der Versammlung. Die Beschlüsse werden umgesetzt und der Beirat erfährt es. Bei GOTTSCHLING Immobilien ist die Umsetzung gefasster Beschlüsse binnen sieben Tagen als Zusage formuliert — und wenn ein Vorgang von Dritten abhängt und länger dauert, gibt es innerhalb dieser Frist eine Auskunft über den Stand. Für Sie als Beirat ist die zweite Hälfte dieses Satzes die wichtigere.

Im Alltag. Ein namentlich benannter Ansprechpartner je Objekt für alles, was Zeit hat — und ein Telefon, an dem zu jeder Tages- und Nachtzeit jemand abnimmt für alles, was keine Zeit hat. Der Anrufer bekommt eine Zusage, die eng gefasst ist und deshalb hält: Sein Anliegen ist innerhalb weniger Stunden bearbeitet. Er weiß dann, wer sich kümmert und wie es weitergeht. Nicht zugesagt ist, dass der Handwerker in dieser Zeit schon auf der Leiter steht. Eigentümer, die immer durchkommen, rufen nicht beim Beirat an.

Woran Sie Qualität prüfen können, bevor Sie sie empfehlen

Eine Verwaltung, die Sie guten Gewissens vorschlagen können, lässt sich anfassen. Das sind die Belege, die für GOTTSCHLING Immobilien vorliegen und die Sie in der Versammlung nennen können:

• Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG. Christian Gottschling hat die Zertifizierung als Geschäftsführer selbst. Das ist das härteste objektive Auswahlkriterium, das es in diesem Markt gibt — und in Essen zeigen es die wenigsten.
• Rund 4.000 verwaltete Einheiten in Essen und im Ruhrgebiet, betreut von 17 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Größe allein sagt wenig; Größe zusammen mit einem benannten Ansprechpartner sagt viel. Die Stadtteile im Überblick: Hausverwaltung in Essen.
• Über 20 Jahre Erfahrung in der Verwaltung von Wohnungseigentum im Ruhrgebiet — einschließlich der Baualtersklassen, die Essener Gemeinschaften prägen: Nachkriegszeilen, Siedlungsbestände der sechziger und siebziger Jahre, Altbau in Rüttenscheid und Werden. Was vor Ort ansteht, zeigen die Seiten WEG-Verwaltung in Rüttenscheid und Verwaltung für Werdener Gemeinschaften.
• Vermögensschaden-Haftpflicht und Vertrauensschadenversicherung bestehen beide. Die erste sichert Fehler ab, die zweite schützt vor Veruntreuung — die Frage, die in jeder Versammlung gestellt wird, wenn es um die Rücklage geht. Die Nachweise können Sie vor der Versammlung anfordern und Ihrer Beschlussvorlage beilegen.
• Erreichbarkeit rund um die Uhr, Montag bis Sonntag. Am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab; ein Mensch ruft zurück, wenn der Anrufer das möchte. In der Versammlung ist das die Zusage, die am schnellsten einleuchtet — weil jeder im Raum den Anrufbeantworter am Sonntagabend kennt. Diese Zusage können Sie sich im Auswahlgespräch vorführen lassen: anrufen und ausprobieren, vor der Versammlung und außerhalb jeder Bürozeit.
• Mitgliedschaft im VDIV Deutschland und im VDIV Nordrhein-Westfalen, den Verbänden der Immobilienverwalter.
• Offene Preise. Die Vergütung steht mit Staffel, Mindestvergütung und Stellplatzsatz öffentlich auf dieser Domain, nicht auf Anfrage. In der Versammlung können Sie darauf verweisen, statt eine Zahl zu verteidigen, die sonst niemand nachlesen kann. Rechnen Sie Ihre Gemeinschaft gleich selbst durch. Wie sich die Sätze einordnen, zeigen die Hausverwaltungskosten im Marktvergleich.
• Wechselservice. Die Schriftstücke für Abberufung, Kündigung und Bestellung werden aufgesetzt, die Tagesordnung um die nötigen Punkte und Beschlussvorschläge ergänzt, die Einberufung einer außerordentlichen Versammlung unterstützt, die Unterlagen beim bisherigen Verwalter angefordert, auf Vollständigkeit geprüft und Fehlendes nachverfolgt. Diese Leistung gilt, sofern sich die Gemeinschaft für die künftige Verwaltung durch GOTTSCHLING Immobilien entschieden hat. Das ist genau die Arbeit, die sonst beim Beirat landet.

Wie die Zusammenarbeit im Alltag aussieht

Kein Beirat wünscht sich mehr Kontakt zur Verwaltung. Er wünscht sich weniger — aber verlässlichen. Praktisch heißt das: ein fester Ansprechpartner mit Namen und eigener E-Mail-Adresse statt eines allgemeinen Postfachs; eine Leitung, auf der Sie den Stand eines Vorgangs auch dann erfragen können, wenn dieser Ansprechpartner gerade nicht am Platz ist; Unterlagen vor der Prüfung, nicht auf Nachfrage; ein kurzer Beiratstermin vor der Versammlung, in dem Tagesordnung und Beschlussanträge gemeinsam durchgegangen werden; eine Rückmeldung zu gemeldeten Mängeln, auch wenn sie lautet, dass es dauert.

Die Vorgangsbearbeitung dahinter läuft KI-gestützt nach festen Prozessen — das ist der Grund, warum eine Auskunft zum Stand nicht davon abhängt, ob eine bestimmte Person Zeit hat. Entschieden wird trotzdem von Menschen. Wer den Handwerker beauftragt, wer ein Angebot ablehnt, wer Ihnen sagt, dass eine Sanierung teurer wird: Das sind Menschen mit Namen, und das bleibt so.

Und, ebenso wichtig: eine Verwaltung, die Ihnen sagt, wenn Sie etwas übernehmen wollen, das nicht Ihre Aufgabe ist.

Vertiefung: Leistungen der WEG-Verwaltung im Überblick · Service-Zusagen im Einzelnen · Beiratsarbeit auslagern: wann sich das lohnt

Ein Angebot, das Sie in der Versammlung vorlegen können

Für Ihre Beschlussvorlage brauchen Sie kein Verkaufsgespräch, sondern ein Papier: Leistungen vollständig aufgelistet, Grundvergütung und Sondervergütungen getrennt ausgewiesen, Nachweise beigefügt. Genau in dieser Form — als PDF, das Sie an die Einladung heften können.

Und Sie bekommen es binnen drei Minuten. Nicht nach einem Termin, nicht nach zwei Wochen Rückfragen: Sie nennen die Zahl der Einheiten und der Stellplätze, und das Angebot liegt in Ihrem Postfach, bevor Sie den Laptop zuklappen. Für einen Beirat ist das der Unterschied zwischen „wir haben ein Angebot“ und „wir warten noch auf ein Angebot“ — und genau daran scheitern Tagesordnungspunkte.

Den Vertragsentwurf bekommen Sie zeitnah hinterher, ohne ihn anfordern zu müssen.

Im Entwurf stehen Einheiten, Stellplätze und Vergütung wie im Angebot, dazu Laufzeit und Beginn passend zu Ihrer geplanten Bestellung und der Leistungsumfang.

Die Reihenfolge passt zu Ihrem Ablauf — zuerst die Zahl, mit der Sie in der Beiratssitzung rechnen, dann der Entwurf, der mit der Einladung an alle geht.

Häufige Fragen von Verwaltungsbeiräten

Muss eine Eigentümergemeinschaft einen Verwaltungsbeirat haben?

Nein. Einen Beirat zu bestellen ist freiwillig; das Gesetz verlangt ihn nicht. Sinnvoll ist er trotzdem, und zwar aus einem sehr praktischen Grund: Ohne Beirat fehlt Ihrer Gemeinschaft die Instanz, die den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung vor der Abstimmung prüft — und der Notschalter, mit dem eine Versammlung auch dann einberufen werden kann, wenn keine Verwaltung da ist oder sie sich weigert. Ob Ihre Teilungserklärung einen Beirat vorschreibt, sollten Sie zusätzlich prüfen.

Wie viele Mitglieder muss der Verwaltungsbeirat haben?

Das entscheidet Ihre Gemeinschaft durch Beschluss. Früher waren es zwingend drei Eigentümer; seit der Reform des Wohnungseigentumsrechts ist die Zahl frei. Gibt es mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen. Auch ein Beirat aus einer einzigen Person ist zulässig. Für die Praxis sind zwei bis drei Mitglieder meist die beste Größe — genug, um Arbeit zu teilen, wenig genug, um Termine zu finden.

Kann jemand Beirat werden, der nicht Eigentümer ist?

Nach dem Wortlaut des Gesetzes werden Wohnungseigentümer zu Mitgliedern des Verwaltungsbeirats bestellt — der Ehepartner ohne Grundbucheintrag, der Mieter oder der externe Fachmann gehören also nicht dazu. Gehört eine Wohnung einer Gesellschaft, kommt deren vertretungsberechtigte Person in Betracht. Ob Ihre Gemeinschaftsordnung eine abweichende Regelung enthält, ist im Einzelfall zu prüfen; die Frage wird juristisch nicht einheitlich beantwortet. Fachlichen Rat können Sie unabhängig davon jederzeit hinzuziehen — dafür muss niemand ins Amt.

Haftet ein Verwaltungsbeirat persönlich?

Grundsätzlich ja, aber stark begrenzt. Wer unentgeltlich tätig ist, hat nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten (§ 29 Abs. 3 WEG). Ein übersehener Rechenfehler in einer Abrechnung ist davon nicht erfasst. Aus der Begrenzung fallen Sie heraus, wenn Sie eine Vergütung erhalten oder ohne Beschlussgrundlage handeln. Was im Einzelfall gilt, hängt von den Umständen, Ihrer Teilungserklärung und den gefassten Beschlüssen ab. Mehr zur Haftung des Beirats

Bekommt ein Beirat eine Vergütung?

Nur, wenn die Gemeinschaft sie beschließt — von allein steht sie niemandem zu. Bevor Sie einen solchen Beschluss anstoßen, sollten Sie die Kehrseite kennen: Mit der Vergütung entfällt die gesetzliche Haftungsbegrenzung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Viele Gemeinschaften lösen das so, dass sie ausdrücklich nur Auslagen gegen Nachweis erstatten und die Tätigkeit im Übrigen unentgeltlich bleibt. Mehr zur Beiratsvergütung

Welche Rechte hat der Beirat gegenüber der Verwaltung?

Der Beirat kann Auskunft und Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen, Belege prüfen, zu Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung Stellung nehmen und die Aufnahme von Punkten in die Tagesordnung verlangen. Gegenüber der Verwaltung vertritt der Beiratsvorsitzende die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Was der Beirat nicht kann: der Verwaltung Weisungen erteilen oder sie abberufen. Beides kann nur die Eigentümerversammlung durch Beschluss.

Muss der Beirat die Jahresabrechnung rechnerisch nachrechnen?

Nein. Geschuldet ist eine Prüfung mit der Sorgfalt eines aufmerksamen Eigentümers, keine Prüfung nach den Maßstäben eines Wirtschaftsprüfers. Das heißt konkret: Klammer aus Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben und Endbestand nachrechnen, Vorjahresvergleich ziehen, Verteilerschlüssel stichprobenartig abgleichen, auffällige Positionen belegen lassen. Schreiben Sie in Ihre Stellungnahme ausdrücklich, was Sie geprüft haben und was offen blieb — das ist zugleich Ihr bester Schutz. Zum Prüfschema

Kann der Beirat die Verwaltung allein abberufen oder kündigen?

Nein, und das ist eine wichtige Entlastung. Die Abberufung und die Kündigung des Verwaltervertrags beschließt die Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit. Der Beirat kann den Punkt vorbereiten, die Angebote beschaffen und den Beschlussantrag formulieren; erklären darf er die Kündigung nur, wenn ihn ein Beschluss dazu ermächtigt. Genau deshalb ist ein Wechsel nie „die Sache des Beirats“ — er ist die Entscheidung der Gemeinschaft.

Was passiert, wenn ein Eigentümer abends oder am Wochenende anruft?

Er kommt durch. Am Telefon der GOTTSCHLING Immobilien GmbH nimmt rund um die Uhr ein KI-Assistent ab, montags bis sonntags. Der Anrufer kann dort ein Anliegen melden oder den Stand eines laufenden Vorgangs erfragen. Jeder Anruf wird zu einem Vorgang — deshalb geht nichts verloren, auch nicht um 23 Uhr. Innerhalb weniger Stunden ist das Anliegen bearbeitet: Der Melder weiß, wer sich darum kümmert und was als Nächstes geschieht. Das ist eine Zusage über die Reaktion, nicht über die Reparatur. Wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, sagt das und bekommt einen Rückruf. Für Sie als Beirat ist daran das Wichtigste, dass dieser Anruf nicht mehr bei Ihnen landet. Erreichbarkeit der Verwaltung in Essen

Fazit: sieben Sätze, die Sie mitnehmen sollten

1. Ihr Amt ist kleiner, als es sich anfühlt. Unterstützen und überwachen, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vorab prüfen, die Gemeinschaft gegenüber der Verwaltung vertreten, im Notfall einladen — alles Weitere ist freiwillig und gehört in einen Beschluss.
2. Die Haftung ist begrenzt, solange Sie unentgeltlich arbeiten. Nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§ 29 Abs. 3 WEG). Vergütung, Alleingänge und zu weitreichende Stellungnahmen heben diesen Schutz auf.
3. Prüfen Sie die Abrechnung in der richtigen Reihenfolge. Vollständigkeit, Kontoklammer, Dreijahresvergleich, Verteilerschlüssel, Belegstichprobe, Jahreswechsel, Rückstände und Rücklage. Zwei Abende genügen.
4. Eine gute Versammlung entsteht vier Wochen vorher. Beschlussreife Tagesordnungspunkte mit ausformuliertem Antrag, Zahlen und Finanzierungsquelle — sonst wird vertagt oder angefochten.
5. Führen Sie den Wechsel als Verfahren, nicht als Meinung. Datierte Vorgänge statt Stimmung, drei Angebote im gleichen Raster statt eines Namens, vier getrennte Tagesordnungspunkte statt eines. Dann entscheidet die Gemeinschaft — und nicht Sie allein. Eines der drei Angebote können Sie noch heute Abend haben: Angebot in drei Minuten anfordern.
6. Eine Vertragslaufzeit hält Sie nicht fest. Abberufung jederzeit mit einfacher Mehrheit, Vertragsende spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG).
7. Der Puffer ist nicht Ihr Amt. Eine Verwaltung, die rund um die Uhr ans Telefon geht, nimmt Ihnen die Rolle ab, die Sie nie übernommen haben: die der Ersatzleitung am Feierabend. Danach dürfen Sie in Angebotsgesprächen ausdrücklich fragen — und die Antwort ausprobieren, indem Sie sonntags anrufen.

Was davon für Ihre Gemeinschaft konkret gilt, hängt von Ihrer Teilungserklärung, Ihrer Gemeinschaftsordnung und Ihrem Verwaltervertrag ab. Diese Seite ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung.