Der Umschlag liegt seit zwei Wochen auf dem Tisch. Dreißig Seiten Zahlen, und die Versammlung ist in fünf Wochen. Von Ihnen als Beirat wird erwartet, dass Sie die Abrechnung geprüft haben und dazu etwas sagen. Die eigentliche Frage ist nicht, ob Sie das können — sondern wo Sie anfangen. Die Grundlagen zur Prüfung der Jahresabrechnung erklärt der Ratgeber; dieses Schema ist die Arbeitshilfe dazu.
Was auf den zehn Seiten steht
Seite 2 klärt die Reihenfolge: Was von Ihnen als Beirat verlangt ist, was Sie vorher anfordern müssen und was die Versammlung eigentlich beschließt. Dazu der Zeitbedarf, aufgeschlüsselt.
Die Seiten 3 bis 8 tragen die sieben Schritte mit 22 Kontrollpunkten. Schritt 1 Vollständigkeit, Punkte 1 bis 4. Schritt 2 „Die Klammer“, Punkte 5 bis 7 — die Rechnung, die zeigt, ob die Zahlen überhaupt aufgehen. Schritt 3 Dreijahresvergleich, Punkte 8 bis 10. Schritt 4 Verteilung, Punkte 11 bis 14. Schritt 5 Belegstichprobe, Punkte 15 bis 17. Schritt 6 Jahreswechsel, Punkte 18 und 19. Schritt 7 Rückstände und Rücklage, Punkte 20 bis 22.
Die beiden Arbeitsblätter liegen auf den Seiten 4 und 5 und sind einzeln druckbar: die Kontrollrechnung und das Dreijahresraster. Seite 6 zeigt, woran Sie eine Unstimmigkeit erkennen, Seite 7 die Positionen, bei denen eine Belegstichprobe besonders lohnt. Seite 8 ist ein Musteranschreiben für die Belegeinsicht mit Fristsetzung, Seite 9 eine Vorlage für Ihre Stellungnahme an die Versammlung.
Der Zeitbedarf steht offen dabei: 15 Minuten für die Vollständigkeit, 10 für die Klammer, 45 für den Dreijahresvergleich, 30 für die Verteilung, je 20 für Jahreswechsel sowie Rückstände und Rücklage. Ohne Belegeinsicht sind Sie in gut zwei Stunden durch. Die Stichprobe vor Ort kostet noch einmal zwei Stunden.
Für wen das Schema nicht gemacht ist
Für die Suche nach einem Schuldigen. Die meisten Auffälligkeiten sind Buchungs- oder Zuordnungsfehler, keine Unterschlagung. Wer mit der Absicht prüft, etwas nachzuweisen, findet auch dort etwas, wo nichts ist — und beschädigt in der Versammlung die eigene Glaubwürdigkeit. Für den Verdachtsfall gilt die umgekehrte Reihenfolge: erst anwaltlicher Rat, dann Behauptung. Und ein Ersatz für die eigene Belegeinsicht ist das Schema ebenfalls nicht; es sagt Ihnen nur, welche Belege Sie anfordern sollten.
Störer über dem Downloadformular: Angebot ohne Wartezeit
Für die Versammlung brauchen Sie eine Zahl auf Papier: Sie bekommen sie als PDF, binnen drei Minuten, ohne Rückruf und ohne Termin. Die Einwände dazu sammeln vierzehn Fragen zum Sofortangebot.
Das Formular
Pflicht ist die E-Mail-Adresse, dazu die Einwilligung. Freiwillig ist die Zahl der Wohneinheiten. Ob es Beanstandungen gibt, wird nicht gefragt — das machte aus einer Arbeitshilfe einen Fragebogen. Der Einwilligungstext steht vollständig neben der Checkbox; ein Bestätigungsverfahren gibt es nicht: Nach dem Klick erscheint der Downloadlink sofort auf der nächsten Seite, dieselbe Datei geht zugleich per E-Mail an Sie heraus, und die erste Nachricht der Serie folgt unmittelbar danach. Ebenfalls zum Ausdrucken: 30 Fragen an Bewerber.
Drei Fragen, die vor dem Eintrag kommen
Wie lange brauchen wir wirklich?
Einen Abend, wenn Sie die Belegeinsicht weglassen: gut zwei Stunden für sechs der sieben Schritte. Die Stichprobe vor Ort planen Sie besser als eigenen Termin.
Können wir das Schema auch für eine ältere Abrechnung benutzen?
Ja, die Kontrollpunkte gelten unabhängig vom Abrechnungszeitraum. Bei älteren Jahren ist nur die Handlungsmöglichkeit enger: Beschlossene Abrechnungen sind nach Ablauf der Anfechtungsfrist nicht mehr angreifbar, Zahlungsansprüche verjähren.
Erinnert mich jemand, wenn die nächste Abrechnung kommt?
Nur wenn Sie es wollen. In der ersten Mail steht eine einzelne Frage dazu; ein Klick genügt. Ohne Klick passiert nichts.
Fazit
22 Kontrollpunkte, zwei Arbeitsblätter, ein Musteranschreiben: Damit ist eine Abrechnung an einem Abend geprüft, und Ihre Stellungnahme steht auf Papier statt auf Eindrücken. Wenn dabei dieselben Positionen jedes Jahr auffallen, ist das keine Abrechnungsfrage mehr, sondern eine Frage an die Verwaltung — die Seite Verwaltung wechseln beschreibt, was dann möglich ist.
Für diesen Fall liegen zwei weitere Unterlagen bereit: das Kündigungsschreiben als Vorlage und die Übergabe-Checkliste zum Verwalterwechsel.
Ob Ihr Hausgeld im üblichen Rahmen liegt, ordnet die Seite Kosten der WEG-Verwaltung ein. Und wenn Ihre Gemeinschaft eine Zweitmeinung braucht: Sofortangebot in drei Minuten anfordern — es kommt schriftlich als PDF.
CTA im Wortlaut
Primär: Das Prüfschema jetzt herunterladen · Feld Ihre E-Mail-Adresse · freiwillig Wie viele Wohneinheiten hat Ihre Gemeinschaft? · Button Prüfschema kostenlos herunterladen · Unterzeile wie 0.4
Sekundär: Dieselben Fragen jedes Jahr? · Button Angebot anfordern
Tertiär: Textlink wie 0.6
Interne Links (Geldachse: 3)
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Fotohinweis: aufgeschlagene Abrechnung mit danebenliegendem Arbeitsblatt, Taschenrechner angeschnitten, keine erkennbaren Beträge. Kein Porträt. Ergänzt 21.09.: Nach der Grundvorgabe „auf jeder Seite ein Foto von Christian Gottschling“ steht vor dem Fazit ein Bildblock; das Unterlagen-Motiv bleibt Wunsch für ein späteres Fotoshooting.
Einwilligung: Text siehe 0.3, mit „das Prüfschema Jahresabrechnung“ im ersten Satz.