Der Beschluss ist gefasst, das Protokoll liegt vor — und jetzt sitzt jemand vor einem leeren Blatt. Meistens der Beiratsvorsitz, meistens abends, und die erste Frage ist nie eine inhaltliche, sondern diese: Darf ich das überhaupt unterschreiben? Die Rechtslage dahinter erklärt der Ratgeber zur Kündigung des Verwaltervertrags.
Was auf den acht Seiten steht
Seite 2 trennt die zwei Vorgänge, die ständig in einem Schreiben landen. Die Abberufung beendet das Amt und wirkt mit dem Beschluss. Die Kündigung beendet den Vertrag, der sonst weiterläuft — längstens sechs Monate nach der Abberufung. Wer nur abberuft, zahlt im Zweifel ein halbes Jahr weiter.
Seite 3 ist das erste Schreiben: Mitteilung der Abberufung, verbunden mit der Anforderung der Unterlagen. Seite 4 ist das zweite: die ordentliche Kündigung des Verwaltervertrages. Beide mit Platzhaltern und Ausfüllhinweisen. Was zu den Unterlagen gehört, zeigt die Liste der herauszugebenden Unterlagen.
Seite 5 beantwortet die zwei Fragen, an denen es hängt. Wer darf unterschreiben? Kündigen kann nur die Gemeinschaft, nicht ein einzelner Eigentümer und nicht der Beirat als Gremium; die unterschreibende Person braucht eine Ermächtigung aus dem Beschluss, mit Namen. Und wie belegen Sie den Zugang? Drei Zustellwege stehen mit ihrer Beweiskraft nebeneinander.
Seite 6 enthält die Variante für die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund — mit einer Warnung, die als erster Absatz über dem Muster steht und nicht im Kleingedruckten.
Seite 7 bringt den Zustellvermerk zum Ausfüllen, mit dem ein Bote den Einwurf bezeugt, dazu das Fristenblatt von der Versammlung bis zum spätesten Vertragsende. Seite 8 beschreibt vier Stufen für den Fall, dass von der bisherigen Verwaltung nichts zurückkommt.
Die Schreiben werden zusätzlich als Word- und RTF-Datei ausgeliefert. Ein Muster, das abgetippt wird, produziert Fehler genau in den Feldern, auf die es ankommt.
Für wen diese Vorlage nicht gemacht ist
Für Gemeinschaften ohne Beschluss. Die Schreiben setzen voraus, dass abberufen und gekündigt wurde und dass jemand namentlich ermächtigt ist. Fehlt das, beginnt der Weg eine Stufe früher. Für den Streitfall taugt die Vorlage ebenfalls nicht ungeprüft: Zeichnet sich Auseinandersetzung ab oder soll aus wichtigem Grund gekündigt werden, gehört das Schreiben vor dem Versand zu einem Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht.
Störer über dem Downloadformular: Angebot ohne Wartezeit
Für die Versammlung brauchen Sie eine Zahl auf Papier: Sie bekommen sie als PDF, binnen drei Minuten, ohne Rückruf und ohne Termin. Nachlesen können Sie, wie das schriftliche Angebot entsteht.
Das Formular
Pflicht ist die E-Mail-Adresse, dazu die Einwilligung. Freiwillig können Sie angeben, ob Sie im Beirat sind, Eigentümerin oder Eigentümer — mehr nicht. Nach dem Namen der bisherigen Verwaltung wird ausdrücklich nicht gefragt; niemand soll hier einen Konflikt melden, den er noch gar nicht beschlossen hat.
Der Einwilligungstext steht vollständig neben der Checkbox, ein Bestätigungsverfahren gibt es nicht: Nach dem Klick erscheint der Downloadlink sofort auf der nächsten Seite, dieselbe Datei geht zugleich per E-Mail an Sie heraus, und die erste Nachricht der Serie folgt unmittelbar danach. Ebenfalls zum Ausdrucken: Prüfschema Jahresabrechnung und Wechsel-Fahrplan.
Drei Fragen, die vor dem Eintrag kommen
In welchem Format kommen die Schreiben?
Als PDF zum Ausdrucken und zusätzlich als Word- und RTF-Datei zum Bearbeiten. Die Platzhalter sind so gesetzt, dass Sie sie der Reihe nach ersetzen können.
Dürfen wir den Text verändern?
Ja. Er ist eine Vorlage, kein Formular. Zwei Stellen sollten Sie unverändert lassen: den Satz zur Ermächtigung und den Satz zur Unterlagenherausgabe. Beide tragen später die Beweislast.
Der Beschluss ist gefasst, aber im Protokoll steht kein Name — was jetzt?
Seite 5 beschreibt genau diesen Fall und nennt zwei Wege, die Ermächtigung nachzuholen. Das ist der häufigste Grund, aus dem eine Kündigung zurückgewiesen wird.
Fazit
Zwei Schreiben, zwei Seiten Ausfüllhinweise, ein Zustellnachweis: Mehr braucht dieser Schritt nicht, vorausgesetzt, der Beschluss ist sauber gefasst. Wie er sauber gefasst wird und welche Fristen dahinterstehen, zeigt die Anleitung WEG-Verwalter wechseln. Sucht Ihre Gemeinschaft parallel eine Nachfolge, finden Sie unter WEG-Verwalter gesucht Hilfe bei der Auswahl.
Und für die nächste Versammlung: Direkt zum schriftlichen Angebot, binnen drei Minuten als PDF in Ihrem Postfach.
CTA im Wortlaut
Primär: Beide Schreiben jetzt herunterladen · Feld Ihre E-Mail-Adresse · freiwillig Ihre Rolle: Beirat · Eigentümerin oder Eigentümer · andere · Button Musterschreiben kostenlos herunterladen · Unterzeile wie 0.4, ergänzt um Als PDF und zusätzlich als Word-Datei.
Sekundär: Schon auf der Suche nach einer Nachfolge? · Button Angebot anfordern
Tertiär: Textlink wie 0.6
Interne Links (Geldachse: 3)
| Ankertext | Ziel | Typ |
|---|---|---|
| Hausverwaltung wechseln | /hausverwaltung-wechseln/ | Geldseite |
| Neue Hausverwaltung finden | /neue-hausverwaltung-finden/ | Geldseite |
| Direkt zum schriftlichen Angebot | /anfrage/ | Conversion |
Fotohinweis: Nahaufnahme eines ausgefüllten Zustellvermerks neben einem Briefumschlag, ohne erkennbare Namen. Kein Porträt. Ergänzt 21.09.: Nach der Grundvorgabe „auf jeder Seite ein Foto von Christian Gottschling“ steht vor dem Fazit ein Bildblock; das Unterlagen-Motiv bleibt Wunsch für ein späteres Fotoshooting.
Einwilligung: Text siehe 0.3, mit „die beiden Musterschreiben“ im ersten Satz.