Bei der Übergabe ist alles freundlich. Zwei Ordner wechseln den Tisch, jemand sagt, der Rest werde nachgereicht, und alle sind erleichtert, dass es vorbei ist. Achtzehn Monate später fehlt die Beschlusssammlung, und niemand kann sagen, ob sie je da war. Die Übergabe ist ein Schritt im Ablauf des Verwalterwechsels, und an ihr entscheidet sich, was die Gemeinschaft später noch einfordern kann.
Was auf den acht Seiten steht
Auf Seite 1 steht der Satz, der die ganze Unterlage trägt: Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Seite 2 erklärt den Gebrauch — drei Spalten je Position: erhalten am, unvollständig, und fehlt, schriftlich festgestellt am. Die dritte ist der eigentliche Wert. Eine dokumentierte Lücke ist ein Anspruch, eine undokumentierte ist ein Verlust.
Die Seiten 3 bis 6 tragen die 14 Positionen, in der Reihenfolge, in der Sie sie brauchen: Grundlagen der Gemeinschaft, Beschlusssammlung, Protokolle, Konten und Vermögen, Eigentümerliste, Abrechnungen und Wirtschaftspläne, Buchhaltung und Belege, Hausgeldrückstände, Versicherungen, Dienstleisterverträge, Prüf- und Wartungsnachweise, Bauunterlagen und Gewährleistung, Schlüssel und Zugänge, laufende Vorgänge. Die Positionen 1 bis 5 braucht die neue Verwaltung sofort, 6 bis 10 für die nächste Abrechnung, 11 bis 14 kosten später Geld, wenn sie fehlen. Wie Sie die nächste Abrechnung danach kontrollieren, zeigt die Checkliste zur Prüfung der Jahresabrechnung.
Seite 7 benennt die vier Lücken, die fast immer auftreten, und enthält das Übergabeprotokoll zum Unterschreiben. Seite 8 beschreibt vier Eskalationsstufen mit Textbausteinen, falls nichts kommt.
Ausgeliefert wird die Liste zweimal: als ausfüllbare PDF-Datei mit Formularfeldern und als reine Druckfassung für alle, die mit dem Stift arbeiten.
Für wen die Liste nicht gemacht ist
Für die Übergabe zwischen zwei Terminen nebenbei. Die Unterlage plant zwei Termine ein — die Übergabe selbst und eine zweite Durchsicht vier Wochen später, weil alles, was beim ersten Mal „wird nachgereicht“ hieß, erfahrungsgemäß dann immer noch fehlt. Wer diesen zweiten Termin nicht setzt, braucht die Liste nicht. Sie ersetzt auch keine anwaltliche Hilfe: Ab Stufe 3 der Eskalation gehört der Vorgang in fachkundige Hände, und Aufbewahrungsfristen für einzelne Unterlagenarten nennt die Liste bewusst ohne Jahreszahl.
Störer über dem Downloadformular: Angebot ohne Wartezeit
Für die Versammlung brauchen Sie eine Zahl auf Papier: Sie bekommen sie als PDF, binnen drei Minuten, ohne Rückruf und ohne Termin. Wie das 3-Minuten-Angebot zustande kommt, ist Schritt für Schritt beschrieben.
Das Formular
Pflicht ist die E-Mail-Adresse, dazu die Einwilligung. Freiwillig ist eine Angabe zum Stand: noch nicht beschlossen, beschlossen, Übergabe läuft. Nach dem Namen der bisherigen Verwaltung wird nicht gefragt. Der Einwilligungstext steht vollständig neben der Checkbox; ein Bestätigungsverfahren gibt es nicht: Nach dem Klick erscheint der Downloadlink sofort auf der nächsten Seite, dieselbe Datei geht zugleich per E-Mail an Sie heraus, und die erste Nachricht der Serie folgt unmittelbar danach. Ebenfalls zum Ausdrucken: 30 Fragen an Bewerber.
Drei Fragen, die vor dem Eintrag kommen
Kann man die Liste am Bildschirm ausfüllen?
Ja. Die PDF-Datei hat Formularfelder für alle drei Spalten und für die Datumsangaben. Zusätzlich liegt eine Druckfassung bei.
Wann sollte die ausgefüllte Liste verschickt werden?
Direkt nach dem Übergabetermin, an die ausscheidende Verwaltung, mit der Bitte um Bestätigung oder Widerspruch binnen zwei Wochen. Ein unwidersprochenes Protokoll ist im Streitfall mehr wert als jede Erinnerung.
Nützt die Liste auch, wenn die neue Verwaltung die Übergabe selbst übernimmt?
Ja, dann als Kontrollinstrument. Sie sehen Position für Position, was angekommen ist — und die Gemeinschaft behält das Protokoll, nicht nur die Verwaltung.
Fazit
Eine Übergabe ist kein Höflichkeitsakt, sondern der Moment, in dem Ansprüche entstehen oder verfallen. 14 Positionen, drei Spalten, zwei Termine: Damit hat Ihre Gemeinschaft schriftlich, was fehlt — und das ist die Grundlage für alles Weitere. Wie Sie die Verwaltung ablösen und welche Fristen dabei gelten, steht auf einer eigenen Seite; kompakt zum Ausdrucken gibt es die Checkliste zum Hausverwaltungswechsel.
Wenn Ihre Gemeinschaft die Nachfolge noch sucht, zeigt ein Leitfaden, wie Sie eine neue Hausverwaltung in Essen finden; für die Nachfolge: Direkt zum schriftlichen Angebot — binnen drei Minuten als PDF.
CTA im Wortlaut
Primär: Die Checkliste jetzt herunterladen · Feld Ihre E-Mail-Adresse · freiwillig Wo steht Ihre Gemeinschaft? · Button Übergabe-Checkliste kostenlos herunterladen · Unterzeile wie 0.4, ergänzt um Als ausfüllbare PDF-Datei und als Druckfassung.
Sekundär: Die Übergabe soll jemand anderes führen? · Button Angebot anfordern
Tertiär: Textlink wie 0.6
Interne Links (Geldachse: 3)
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Fotohinweis: zwei Aktenordner auf einem Tisch, daneben die angekreuzte Liste, ein Ordner halb geöffnet. Keine Gesichter, kein Porträt. Ergänzt 21.09.: Nach der Grundvorgabe „auf jeder Seite ein Foto von Christian Gottschling“ steht vor dem Fazit ein Bildblock; das Unterlagen-Motiv bleibt Wunsch für ein späteres Fotoshooting.
Einwilligung: Text siehe 0.3, mit „die Übergabe-Checkliste“ im ersten Satz.