Kleine Eigentümergemeinschaften: warum Sie niemanden finden — und was trotzdem geht

Eine Beirätin aus Essen-Holsterhausen hat vierzehn Verwaltungen angeschrieben. Sechs Wohnungen, ein solides Haus aus den Nachkriegsjahrzehnten, keine offenen Streitigkeiten. Neun Anbieter haben gar nicht geantwortet. Vier haben abgesagt, drei davon mit demselben Satz: zu klein. Einer hat ein Angebot geschickt, das nach zwei Jahren wieder gekündigt wurde — von der Verwaltung. Wie die Lage in ihrem Stadtteil aussieht, steht unter Hausverwaltung in Essen-Holsterhausen.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, liegt es nicht an Ihrer Gemeinschaft. Es liegt an einer Rechnung, die selten jemand offenlegt. Diese Seite legt sie offen: warum kleine Gemeinschaften für die meisten Verwaltungen unattraktiv sind, was der Preis je Wohnung dann bedeutet, wo die Grenze verläuft und welche Wege bleiben, wenn Ihre Gemeinschaft darunter liegt. Der Abschnitt zur Selbstverwaltung steht am Ende und ist der ehrlichste der Seite. Der Überblick zum Thema: Leistungen der WEG-Verwaltung. Wer die Zahl für die eigene Gemeinschaft sofort sehen will: Jetzt Ihren Preis berechnen.

Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kostet, rechnen Sie hier selbst aus — zwei Zahlen genügen, Wohnungen und Stellplätze. Das schriftliche Angebot dazu kommt binnen drei Minuten als PDF in Ihr Postfach; der Vertragsentwurf folgt zeitnah. Auch für sechs Wohnungen gilt das: Sie müssen niemanden erreichen, um den Preis zu erfahren. Was im Sofortangebot steht, ist dort aufgeführt.

Warum kleine Gemeinschaften keinen Verwalter finden

Sie bekommen Absagen, weil der Aufwand einer Gemeinschaft fast unabhängig von ihrer Größe ist — und der Ertrag nicht.

Eine Gemeinschaft mit fünf Einheiten braucht im Jahr genau dasselbe wie eine mit fünfundzwanzig: eine Eigentümerversammlung mit Einladung, Tagesordnung, Leitung und Protokoll. Eine Jahresabrechnung mit Belegprüfung. Einen Wirtschaftsplan. Eine geführte Beschlusssammlung — also das Verzeichnis aller je gefassten Beschlüsse. Dieselben Prüffristen für Heizung, Trinkwasser und Rauchwarnmelder. Dieselbe Verkehrssicherungspflicht, also die Pflicht, dafür zu sorgen, dass auf dem Grundstück niemand zu Schaden kommt.

Der einzige Posten, der mit der Größe wächst, ist die Zahl der Einzelvorgänge: Schäden, Rückfragen, Handwerkertermine. Das ist der kleinere Teil der Arbeit. Der größere Teil ist die Pflichtarbeit, und die fällt bei Ihnen genauso an wie im Zwanzigparteienhaus nebenan — nur dass die Kosten in Ihrer Gemeinschaft auf fünf statt auf zwanzig Schultern verteilt werden.

Dazu kommt ein zweiter Grund, den Anbieter nur ungern aussprechen: In kleinen Gemeinschaften ist der Anteil der Arbeit, die sich nicht abrechnen lässt, höher. Es gibt seltener einen Beirat, der vorsortiert. Entscheidungen brauchen oft mehr Gespräche, weil ein einzelner Eigentümer rechnerisch zwanzig Prozent der Stimmen hält und bei drei Parteien ein Drittel. Wer in einer solchen Gemeinschaft eine Sanierung durchbringen will, führt keine Versammlung, sondern eine Verhandlung.

Was daraus folgt: Eine Verwaltung, die kleine Gemeinschaften zum Normalpreis annimmt, macht damit Verlust und merkt es im zweiten Jahr. Dann passiert eines von beidem — der Service wird schlechter, oder der Vertrag wird gekündigt. Beides haben Essener Kleingemeinschaften schon hinter sich, und beides ist der Grund, warum viele heute lieber gar keinen Verwalter suchen.

Die Rechnung, bevor Sie sie selbst machen: der Preis je Wohnung

Für Ihre Gemeinschaft wird die Verwaltung je Wohnung teurer als für das große Haus in der Nachbarstraße. Das ist keine Verhandlungssache, sondern die Folge der Rechnung oben — und es ist besser, Sie lesen es hier als nach dem ersten Angebot.

Der Grund ist die Grundlast. Versammlung, Abrechnung, Wirtschaftsplan und Fristenverwaltung kosten einen bestimmten Betrag, bevor die erste Wohnung gezählt wird. Wird dieser Betrag durch sechs geteilt statt durch dreißig, steht am Ende ein höherer Preis je Einheit. In der Praxis liegt der Satz für kleine Gemeinschaften spürbar über dem, was Ratgeber als Durchschnitt nennen. Die vollständige Preisliste steht unter Preisstaffel je Einheit; für Ihre Einheitenzahl rechnen Sie sie im Kostenrechner aus: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen.

Konkret sieht das so aus. Bis einschließlich acht Einheiten gilt eine Mindestvergütung von 300,00 € netto im Monat — 357,00 € brutto für die gesamte Gemeinschaft. Bei sechs Wohnungen sind das 59,50 € brutto je Wohnung und Monat, bei acht 44,63 €. Ab neun Einheiten wird nach Einheiten gerechnet: 35,00 € netto je Einheit und Monat, das sind 41,65 € brutto. Garagen und Stellplätze kosten zusätzlich 5,00 € netto (5,95 € brutto) je Stück und Monat.

Zum Einordnen: Der Durchschnitt in Nordrhein-Westfalen liegt bei rund 40,42 € brutto je Wohnung und Monat. Ihre kleine Gemeinschaft liegt darüber. Das ist keine Verhandlungssache, sondern die Grundlast, geteilt durch weniger Schultern — und es steht hier, damit Sie es nicht erst im Angebot lesen.

Drei Dinge gehören bei dieser Zahl dazu, damit Sie sie richtig einordnen:

Erstens: Vergleichen Sie Jahresbeträge, nicht Monatssätze je Wohnung. Für Ihre Gemeinschaft zählt, was am Jahresende vom Hausgeld abgeht. Ein hoher Satz je Einheit kann bei sechs Wohnungen zu einem niedrigeren Gesamtbetrag führen als ein niedriger Satz mit langer Sonderleistungsliste.

Zweitens: Fragen Sie nach der Mindestvergütung. Viele Anbieter rechnen intern mit einem Mindestbetrag je Gemeinschaft und Jahr. Steht der nicht im Angebot, taucht er später als Sonderleistung wieder auf.

Drittens: Rechnen Sie gegen die Alternative, nicht gegen den Durchschnitt. Die richtige Vergleichsgröße ist nicht der günstigste Satz einer Dreißigparteienanlage. Sie ist das, was Ihre Gemeinschaft heute zahlt — an Zeit, an Nachzahlungen aus fehlerhaften Abrechnungen und an aufgeschobener Erhaltung.

Was kostet das für Ihre Gemeinschaft? Zwei Zahlen eingeben, Ergebnis sofort — mit Mindestvergütung und Stellplätzen.

Wo die Grenze liegt

Es gibt eine Größe, unterhalb derer eine Gemeinschaft nicht in die Vollverwaltung übernommen wird. Ob Ihre Gemeinschaft darüber oder darunter liegt, klären Sie mit einem Anruf oder einer kurzen Anfrage. Passt es nicht, bekommen Sie eine Absage mit einem Vorschlag statt eines Angebots, das nach einem Jahr wieder gekündigt wird.

Diese Grenze ist rechnerisch, nicht persönlich. Wer sie verschweigt, spart sich ein unangenehmes Gespräch und kostet Ihnen einen Monat.

Wichtig ist, was unterhalb der Grenze passiert. Eine Gemeinschaft, die keine Vollverwaltung bekommt, ist nicht ohne Möglichkeiten — sie braucht nur einen anderen Zuschnitt.

Vier Wege für Gemeinschaften unterhalb der Grenze

Sie können sich Arbeit abnehmen lassen, ohne eine Vollverwaltung zu beauftragen. Vier Wege haben sich in der Praxis als tragfähig erwiesen.

1. Nur die Zahlen abgeben. Buchhaltung, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung lassen sich getrennt beauftragen, während Versammlung und Organisation in der Gemeinschaft bleiben. Das ist der häufigste und meist sinnvollste Zuschnitt, weil genau hier die Fehler entstehen, die später Geld kosten. Was dazugehört, steht unter Rechnungswesen der Gemeinschaft. Teilleistung anfragen: nur Buchhaltung und Abrechnung

2. Die Selbstverwaltung begleiten lassen. Ein Eigentümer aus Ihrer Gemeinschaft bleibt bestellter Verwalter, bekommt aber fachliche Begleitung: Prüfung der Einladung und der Beschlussanträge vor der Versammlung, Durchsicht der Abrechnung, Einordnung bei Streitfragen. Der Aufwand bleibt bei Ihnen, das Haftungsrisiko sinkt deutlich.

3. Einzelne Vorgänge abgeben. Eine anstehende Sanierung, eine strittige Abrechnung, eine Versammlung, in der ein schwieriger Beschluss durchgehen muss — solche Einzelfälle lassen sich getrennt beauftragen. Wie eine größere Maßnahme begleitet wird, steht unter Erhaltung, Sanierung und Fördermittel.

4. Einen Hinweis auf Kollegen bekommen. Es gibt Verwaltungen, die sich auf sehr kleine Gemeinschaften eingerichtet haben, oft mit eigenem Preismodell. Wenn Ihre Gemeinschaft nicht in das Raster passt, bekommen Sie diesen Hinweis statt einer Absage ohne Inhalt. Was Sie sonst noch tun können, wenn Ihre Gemeinschaft keinen Verwalter gefunden hat, steht im eigenen Ratgeber dazu.

Dazu ein Weg, der häufig vorgeschlagen und selten zu Ende gedacht wird: der Zusammenschluss mehrerer kleiner Gemeinschaften zu einer Ausschreibung. Das funktioniert beim Einkauf von Versicherung, Hausreinigung oder Wartung sehr gut. Bei der Verwaltung selbst funktioniert es nicht, weil jede Gemeinschaft ihre eigene Versammlung, ihre eigene Abrechnung und ihren eigenen Vertrag braucht. Der Aufwand wird durch den Zusammenschluss nicht kleiner.

Selbstverwaltung: was dafür spricht — und was sie wirklich kostet

Ihre Gemeinschaft darf sich selbst verwalten. Das Gesetz verlangt keinen gewerblichen Verwalter; die Eigentümer können einen aus ihrer Mitte bestellen oder ganz ohne Verwalter arbeiten. In kleinen Häusern ist das der Normalfall und oft jahrelang unproblematisch.

Was dafür spricht, ist schnell gesagt und ernst zu nehmen: Es kostet kein Honorar. Entscheidungen fallen ohne Umweg. Wer selbst im Haus wohnt, sieht den Schaden, bevor ihn jemand meldet. In einer Gemeinschaft aus drei Parteien, die sich seit zwanzig Jahren verstehen, ist eine externe Verwaltung schwer zu begründen.

Was sie kostet, steht selten in denselben Texten. Fünf Punkte gehören dazu.

Die persönliche Haftung. Wer als Eigentümer zum Verwalter bestellt wird, haftet für Fehler mit seinem privaten Vermögen — für eine falsche Abrechnung, eine versäumte Frist, einen ohne Beschluss unterschriebenen Vertrag. Eine Vermögensschadenhaftpflicht hat er in der Regel nicht. Das ist der Punkt, der am häufigsten unterschätzt wird, und der einzige, der im Ernstfall ein Familienvermögen betrifft.

Die Abrechnung. Eine Jahresabrechnung nach § 28 WEG ist kein Kassenbuch. Sie braucht eine saubere Trennung von Zufluss und Abfluss, eine korrekte Behandlung der Erhaltungsrücklage, den Vermögensbericht und eine Kostenverteilung nach dem Schlüssel Ihrer Teilungserklärung. Fehler darin sind anfechtbar. Wird eine Abrechnung erfolgreich angefochten, zahlt die Gemeinschaft die Kosten des Verfahrens und beschließt neu.

Die Beschlusssammlung. Sie muss geführt werden, und sie wird in selbstverwalteten Gemeinschaften fast nie geführt. Das fällt auf, sobald eine Wohnung verkauft wird: Der Käufer verlangt Einsicht, und was nicht dokumentiert ist, wird zum Preisargument oder zum Streit.

Der Ausfall. Der eine Eigentümer, der alles macht, zieht weg, wird krank oder stirbt. Danach findet sich niemand, die Unterlagen sind auf einem privaten Rechner, und die Gemeinschaft ist handlungsunfähig. Der Weg zurück führt dann über einen gerichtlich bestellten Notverwalter — teuer, langsam und ohne Auswahl.

Der Streit. Solange alle einverstanden sind, funktioniert Selbstverwaltung. Sie hört in dem Moment auf zu funktionieren, in dem ein Eigentümer sein Hausgeld nicht mehr zahlt. Dann muss ein Nachbar einen Nachbarn mahnen, und danach klagen. Genau daran zerbrechen gewachsene Hausgemeinschaften.

Eine faire Zwischenbilanz: Selbstverwaltung ist in sehr kleinen, einigen Gemeinschaften ohne größeren Erhaltungsbedarf eine vernünftige Entscheidung. Sie wird riskant, sobald eines von drei Dingen eintritt — eine größere Sanierung steht an, ein Eigentümer zahlt nicht, oder die Person, die alles gemacht hat, fällt aus. Wer abwägen möchte, findet die Gegenüberstellung unter „Selbstverwaltung oder Verwalter“.

Der Sonderfall: zwei Eigentümer

Bei zwei Parteien gilt rechtlich dasselbe wie bei zwanzig — und praktisch etwas völlig anderes. Eine Zweiergemeinschaft braucht Wirtschaftsplan, Abrechnung, Beschlüsse und eine Versammlung, auch wenn beide Eigentümer im selben Haus wohnen und täglich miteinander reden.

Das eigentliche Problem ist die Pattsituation. Stehen sich zwei gleich große Stimmanteile gegenüber und ist man sich uneinig, kommt kein Beschluss zustande — auch nicht über eine dringend nötige Dachreparatur. Es gibt dann keinen Mehrheitsentscheid, der die Sache löst; es bleibt der Weg zum Gericht. Eine Verwaltung von außen ändert daran nichts, kann die Lage aber entschärfen, weil sie die fachliche Einschätzung liefert, an der sich beide Seiten orientieren.

Für Zweiergemeinschaften ist deshalb meist der Zuschnitt aus Weg 1 und Weg 2 der passende: Abrechnung und Wirtschaftsplan von außen, Organisation im Haus.

Was kleine Gemeinschaften bekommen, wenn es passt

Ihre Gemeinschaft wird nicht anders behandelt, weil sie klein ist — sie bekommt nur einen anderen Zuschnitt und einen anderen Satz. Sofortangebot für Ihre Größe in drei Minuten anfordern Der Leistungsumfang ist derselbe wie überall; welche Aufgaben das im Einzelnen sind, steht unter was eine WEG-Verwaltung übernimmt.

Die Versammlung findet in kleinen Gemeinschaften häufig in den eigenen Räumen statt, ohne angemieteten Saal und ohne dessen Kosten. Telefonisch erreichbar sind Sie rund um die Uhr, an sieben Tagen in der Woche; am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab. Sie schildern Ihr Anliegen in normalen Sätzen, es wird zu einem Vorgang, und innerhalb weniger Stunden wissen Sie, wer sich kümmert und was als Nächstes geschieht. Zugesagt ist damit die Reaktion, nicht die Reparatur — ein undichtes Dach ist nicht in wenigen Stunden dicht. Wer eine Person sprechen möchte, sagt das und wird zurückgerufen. Einzelheiten dazu stehen unter Erreichbarkeit rund um die Uhr.

Für Ihr Geld gilt dasselbe wie in jeder anderen Gemeinschaft: getrennte Konten auf den Namen Ihrer Gemeinschaft, keine Sammelkonten. Christian Gottschling, Geschäftsführer der GOTTSCHLING Immobilien GmbH, ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG. Eine Vermögensschaden- und eine Vertrauensschadenversicherung bestehen. Verwaltet werden derzeit rund 4.000 Einheiten in Essen und im Ruhrgebiet, von 17 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern — mehr dazu unter Verwaltung in Essen und im Ruhrgebiet.

Und Sie legen sich nicht auf Jahre fest: Abberufen kann Ihre Gemeinschaft eine Verwaltung jederzeit durch Beschluss mit einfacher Mehrheit, ohne Angabe von Gründen; der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG). Gerade in einer kleinen Gemeinschaft, in der eine Fehlentscheidung auf wenige Leute zurückfällt, ist das die entscheidende Entlastung.

Häufige Fragen zu kleinen Eigentümergemeinschaften

Sind wir mit vier Einheiten zu klein für Sie?

Fragen Sie kurz nach, dann wissen Sie es. Passt es nicht, bekommen Sie eine klare Absage — aber nicht ohne Vorschlag.

Der Grund ist eine Rechnung, keine Wertung: Eine Gemeinschaft mit vier Wohnungen verursacht fast denselben Pflichtaufwand wie eine mit zwölf. Eine Versammlung, eine Abrechnung, ein Wirtschaftsplan, dieselben Prüffristen. Bei vier Einheiten müsste der Betrag je Wohnung so hoch ausfallen, dass er für Sie nicht mehr sinnvoll ist.

Melden Sie sich trotzdem. In fast jedem dieser Fälle lässt sich etwas abgeben — meistens Buchhaltung und Jahresabrechnung, manchmal die Begleitung einer anstehenden Maßnahme. Einschätzung für Ihre Gemeinschaft anfordern

Wir sind eine kleine WEG mit sechs Einheiten. Findet sich dafür überhaupt jemand?

Ja, aber Sie müssen anders suchen als eine große Anlage. Massenanfragen über Portale führen bei sechs Einheiten meist ins Leere, weil viele Anbieter solche Anfragen gar nicht erst öffnen.

Was funktioniert: gezielt Verwaltungen ansprechen, die kleine Gemeinschaften ausdrücklich bedienen, und die Anfrage vollständig machen. Nennen Sie Einheitenzahl, Baujahrzehnt, Lage, bekannte Probleme, den Zustand der Rücklage und den gewünschten Übernahmezeitpunkt. Eine vollständige Anfrage wird beantwortet, eine Zeile nicht.

Rechnen Sie außerdem mit einem höheren Satz je Wohnung und prüfen Sie, ob eine Teilleistung für Sie ausreicht. Wie sich der Preis erklärt und was im Verwalterhonorar enthalten ist, steht auf einer eigenen Seite.

Den Betrag für Ihre Größe sehen Sie sofort: Preis für sechs Einheiten ausrechnen.

Wir sind nur zwei Eigentümer — brauchen wir trotzdem eine Verwaltung?

Vorgeschrieben ist sie nicht. Auch eine Zweiergemeinschaft ist eine Wohnungseigentümergemeinschaft mit allen Pflichten: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Beschlüsse, Versammlung, Beschlusssammlung.

Das praktische Risiko liegt nicht in der Arbeit, sondern in der Pattsituation. Sind sich beide Eigentümer uneinig, kommt kein Beschluss zustande — auch nicht über eine dringende Reparatur. Es gibt keine Mehrheit, die das löst; es bleibt der Weg zum Gericht.

Häufig reicht es deshalb, die Zahlen nach außen zu geben und die Organisation im Haus zu behalten. Was dabei fachlich zu beachten ist, hängt zusätzlich von Ihrer Teilungserklärung ab.

Können wir unsere Gemeinschaft selbst verwalten? Was spricht dagegen?

Sie dürfen. Das Gesetz verlangt keinen gewerblichen Verwalter, und in kleinen Häusern ist die Selbstverwaltung verbreitet.

Dagegen sprechen fünf Dinge: Der bestellte Eigentümer haftet persönlich mit seinem Privatvermögen. Eine Jahresabrechnung nach § 28 WEG ist fehleranfällig und im Fehlerfall anfechtbar. Die Beschlusssammlung wird fast nie geführt und fehlt spätestens beim Verkauf einer Wohnung. Fällt die Person aus, die alles gemacht hat, ist die Gemeinschaft handlungsunfähig. Und bei Hausgeldrückständen muss ein Nachbar den anderen mahnen.

Eine brauchbare Faustregel: Solange keine größere Sanierung ansteht, alle zahlen und die Aufgabe auf mehreren Schultern liegt, ist Selbstverwaltung vertretbar. Fällt eines dieser drei Dinge weg, wird sie teuer.

Unsere Gemeinschaft findet keinen Verwalter. Was können wir tun?

Vier Schritte, in dieser Reihenfolge. Erstens: die Anfrage vollständig machen — Einheiten, Baujahrzehnt, Lage, Rücklagenstand, offene Beschlüsse, gewünschter Termin. Zweitens: gezielt Anbieter ansprechen, die kleine Gemeinschaften bedienen, statt breit zu streuen. Drittens: prüfen, ob eine Teilleistung genügt, etwa nur Buchhaltung und Jahresabrechnung. Viertens: einen Eigentümer aus Ihrer Mitte bestellen und die Arbeit fachlich begleiten lassen.

Bleibt die Gemeinschaft ohne Verwalter und ist sie dadurch handlungsunfähig, kann jeder Eigentümer beim Gericht die Bestellung eines Notverwalters beantragen. Das ist die letzte Möglichkeit, nicht die erste: Sie kostet Geld, dauert, und Sie können sich die Person nicht aussuchen.

Braucht jede Eigentümergemeinschaft einen Verwalter?

Nein. Eine Verwaltung ist keine gesetzliche Pflicht der Gemeinschaft. Jeder einzelne Eigentümer hat aber einen Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung — und dazu gehört, dass Abrechnung, Wirtschaftsplan, Versammlung und Beschlusssammlung tatsächlich erledigt werden.

Praktisch heißt das: Ohne Verwaltung muss jemand aus Ihrer Mitte diese Aufgaben übernehmen und dafür bestellt werden. Geschieht das nicht und entsteht dadurch Schaden, ist das ein Streitfall zwischen den Eigentümern.

Ob in Ihrer Gemeinschaft darüber hinaus eine Verwalterbestellung vorgeschrieben ist, kann in der Teilungserklärung oder der Gemeinschaftsordnung stehen. Solche Klauseln kommen vor, und sie sind bindend — das gehört im Zweifel anwaltlich geprüft.

Kurz zusammengefasst

• Kleine Gemeinschaften finden schwer eine Verwaltung, weil der Pflichtaufwand — Versammlung, Abrechnung, Wirtschaftsplan, Fristen — fast unabhängig von der Einheitenzahl ist.
• Der Preis je Wohnung liegt deshalb höher als im großen Haus. Vergleichen Sie Jahresbeträge, fragen Sie nach der Mindestvergütung und rechnen Sie gegen Ihre heutige Lage, nicht gegen einen Durchschnittswert. Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen
• Ob Ihre Gemeinschaft für die Vollverwaltung groß genug ist, klärt eine kurze Nachfrage. Passt es nicht, gibt es eine Absage mit Vorschlag statt eines Vertrags, der nach einem Jahr endet.
• Vier Wege bleiben unterhalb der Grenze: nur die Zahlen abgeben, die Selbstverwaltung begleiten lassen, einzelne Vorgänge abgeben, einen Hinweis auf passende Kollegen bekommen.
• Selbstverwaltung ist erlaubt und in einigen, kleinen Gemeinschaften vernünftig. Ihre realen Kosten sind persönliche Haftung, anfechtbare Abrechnungen, die fehlende Beschlusssammlung, der Ausfall der einen Person und der Tag, an dem ein Nachbar einen Nachbarn mahnen muss.
• Bei zwei Eigentümern ist die Pattsituation das Hauptrisiko — kein Mehrheitsentscheid, nur der Weg zum Gericht.
• Wenn es passt: Versammlung in den eigenen Räumen, Erreichbarkeit rund um die Uhr mit KI-Assistent am Telefon, getrennte Konten, Abberufung jederzeit mit einfacher Mehrheit (§ 26 Abs. 3 WEG).