Mietverwaltung: wenn das Haus mehr Zeit kostet, als Sie eingeplant hatten

Auf dem Esstisch liegen drei Ordner. Die Betriebskostenabrechnungen für sechs Wohnungen sind seit dem Herbst liegen geblieben, und die Jahresfrist läuft am Jahresende ab. Im ersten Obergeschoss zahlt seit drei Monaten niemand. Im Erdgeschoss zieht jemand aus, und die Wohnung müsste neu vermietet werden — zu einer Miete, von der Sie nicht wissen, ob sie zulässig ist. Das Haus in Essen-Altenessen haben Sie geerbt, nicht gekauft. Was in diesem Stadtteil gerade ansteht, steht unter Hausverwaltung in Essen-Altenessen.

Eine Mietverwaltung nimmt Ihnen genau diese Arbeit ab: die Vermietung, das Geld, die Abrechnung, die Mängel und die unangenehmen Gespräche. Die folgenden Abschnitte erklären zuerst, welche der drei Verwaltungsarten Sie überhaupt brauchen — das wird ständig verwechselt —, dann was konkret abgenommen wird, wo die Grenzen liegen, für wen sich das rechnet und woraus sich der Preis ergibt. Wer gleich eine Zahl will: Angebot für Ihr Objekt anfordern.

Denselben Betrag, den der Rechner anzeigt, bekommen Sie binnen drei Minuten schriftlich als PDF — mit Rechenweg, Leistungsumfang und Gültigkeitsdatum. Es kostet nichts und verpflichtet Sie zu nichts. Nachlesen können Sie, wie das schriftliche Angebot entsteht.

Welche der drei Verwaltungsarten Sie brauchen

Die Unterscheidung hängt an einer einzigen Frage: Wem gehört das Gebäude?

Mietverwaltung ist die Verwaltung eines Gebäudes, das Ihnen allein gehört — ein Mehrfamilienhaus, das nicht in Eigentumswohnungen aufgeteilt ist. Es gibt keine anderen Eigentümer, keine Eigentümerversammlung, keine Jahresabrechnung einer Gemeinschaft. Dafür gehören auch Dach, Heizung und Fassade Ihnen allein, und niemand teilt sich die Kosten mit Ihnen.

Sondereigentumsverwaltung ist die Verwaltung einer einzelnen Wohnung, die in einer Eigentümergemeinschaft liegt. Neben Ihnen gibt es andere Eigentümer und eine WEG-Verwaltung, mit der abgestimmt werden muss. Die Tätigkeiten ähneln der Mietverwaltung stark; der Unterschied liegt darin, dass jemand die Abrechnung der Gemeinschaft in eine Abrechnung für Ihren Mieter übersetzen muss. Die Einzelheiten stehen unter Betreuung Ihrer vermieteten Wohnung.

WEG-Verwaltung ist die Verwaltung der Gemeinschaft aller Eigentümer eines aufgeteilten Hauses. Auftraggeber ist nicht ein einzelner Eigentümer, sondern die Gemeinschaft, bestellt durch Beschluss. Sie kümmert sich um das gemeinschaftliche Eigentum und nicht um Ihren Mieter. Was dazugehört, steht unter WEG-Verwaltung. Was für kleine Eigentümergemeinschaften gilt, steht auf einer eigenen Seite.

Die praktische Merkregel: Gehört Ihnen das ganze Haus, brauchen Sie eine Mietverwaltung. Gehört Ihnen eine Wohnung in einem aufgeteilten Haus und ist sie vermietet, brauchen Sie eine Sondereigentumsverwaltung — die WEG-Verwaltung gibt es daneben ohnehin, sie arbeitet aber nicht für Sie, sondern für die Gemeinschaft. Wenn Sie beides besitzen, brauchen Sie auch beides; was für eine einzelne vermietete Eigentumswohnung gilt, steht im eigenen Ratgeber. Die drei Formen im direkten Vergleich, samt Kostenfolgen, finden Sie unter WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung.

Ein Hinweis, der Geld sparen kann: Ist Ihr Mehrfamilienhaus bereits aufgeteilt und Sie halten alle Einheiten, ändert sich die Zuordnung — und damit, welche Abrechnung wem gegenüber zu erstellen ist. Das gehört vor die Beauftragung, nicht danach.

Was Ihnen konkret abgenommen wird

Fünf Bereiche verlassen Ihren Schreibtisch. In jedem davon steckt eine Frist oder ein Betrag, der bei privaten Vermietern regelmäßig verloren geht.

Mietersuche und Neuvermietung

Sie bekommen eine vermietete Wohnung zurück, ohne selbst Besichtigungen zu führen. Dazu gehören: Zustandsaufnahme und Einschätzung, was vor der Neuvermietung gemacht werden muss, Festlegung der Miete, Inserat und Fotos, Vorauswahl der Bewerber mit Bonitätsprüfung und Selbstauskunft, Besichtigungen, Mietvertrag, Übergabe mit Protokoll und Zählerständen, Wohnungsgeberbestätigung für die Anmeldung beim Amt.

Was dabei am meisten kostet, ist der Leerstand. Jeder Monat ohne Mieter ist eine volle Monatsmiete, die nicht wiederkommt. Der zweite große Posten ist die falsche Auswahl: Ein Mieter, der nach acht Monaten nicht mehr zahlt, kostet mehr als drei Monate Leerstand. Deshalb ist die Vorauswahl der Teil, an dem nicht gespart werden sollte.

Zu prüfen ist vor jeder Neuvermietung außerdem, ob für die Lage eine Mietpreisbegrenzung gilt und welche Ausnahmen greifen. Das ist gebietsabhängig und ändert sich; die Prüfung gehört in jedem Einzelfall gemacht und nicht aus dem Gedächtnis beantwortet.

Miete, Mietanpassung und Zahlungsverzug

Sie sehen einmal im Monat einen Betrag auf Ihrem Konto — und müssen dem nicht hinterherlaufen. Der Mieteingang wird überwacht, Rückstände werden angemahnt, und zwar nach festen Fristen statt nach Gefühl.

Bleibt es bei einem Rückstand, gibt es einen klaren Weg: Mahnung, Fristsetzung, bei entsprechender Höhe die Kündigung, danach Räumungsklage und Vollstreckung. Die gesetzliche Schwelle für eine fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs liegt bei einem Rückstand von etwa zwei Monatsmieten (§ 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB) — wobei eine Nachzahlung innerhalb einer Schonfrist die Kündigung wieder unwirksam machen kann (§ 569 Abs. 3 BGB). Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung: Kündigung und Räumung sind Rechtsfragen, und die Räumungsklage gehört in die Hand eines Anwalts.

Die Mietanpassung ist der Punkt, an dem private Vermieter das meiste Geld liegen lassen. Eine Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete ist an Voraussetzungen gebunden: eine Wartefrist seit der letzten Erhöhung, eine Kappungsgrenze und eine Begründung, meist über den Mietspiegel (§ 558 BGB). Nach einer Modernisierung gelten eigene Regeln (§ 559 BGB). Wer das nicht laufend im Blick hat, erhöht jahrelang gar nicht — und kann das Versäumte später nicht nachholen. Geprüft wird deshalb turnusmäßig, ob eine Anpassung möglich und sinnvoll ist. Ob sie sinnvoll ist, entscheiden Sie: Bei einem langjährigen, zuverlässigen Mieter kann es vernünftig sein, darauf zu verzichten.

Nebenkostenabrechnung

Sie bekommen Ihre Abrechnungen fristgerecht aus dem Haus — das ist bei Betriebskosten kein Komfort, sondern bares Geld. Über die Betriebskosten ist innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums abzurechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Wird die Frist versäumt, ist eine Nachforderung in der Regel nicht mehr durchsetzbar. Sie ist dann nicht gestundet, sondern verloren.

Dazu gehören: Erfassung aller Kosten, Trennung von umlagefähigen Betriebskosten und nicht umlagefähigen Positionen, Verteilung nach dem im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel, Einbindung der Heiz- und Wasserkostenabrechnung des Messdienstes, Erstellung und Versand, Bearbeitung von Einwendungen und — der Punkt, der oft vergessen wird — die Anpassung der monatlichen Vorauszahlungen, wenn die Abrechnung das hergibt.

Nicht auf den Mieter umlegen lässt sich das Honorar der Verwaltung selbst. Verwaltungskosten gehören bei Wohnraum nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Das ist einer der Unterschiede zur WEG-Verwaltung, wo dieselbe Position über das Hausgeld läuft und den Eigentümer ebenfalls allein trifft.

Mängel, Schäden und Technik

Ihr Mieter ruft nicht mehr Sie an. Schadensmeldungen gehen bei der Verwaltung ein — rund um die Uhr, an sieben Tagen in der Woche. Am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab; Ihr Mieter schildert das Anliegen in normalen Sätzen, ohne Tastenmenü. Aus jeder Meldung wird ein Vorgang, und innerhalb weniger Stunden ist klar, wer sich kümmert und was als Nächstes geschieht. Zugesagt ist damit die Reaktion, nicht die Reparatur — ein Heizungsausfall ist nicht in wenigen Stunden behoben, aber Ihr Mieter sitzt auch nicht bis Montag im Ungewissen. Wer eine Person sprechen möchte, wird zurückgerufen. Wie das im Einzelnen geregelt ist, steht unter Erreichbarkeit rund um die Uhr.

Weiter gehören dazu: Beauftragung und Kontrolle der Handwerker bis zu einem Auftragswert, den Sie im Vertrag festlegen, Begleitung von Versicherungsschäden, Wartungsverträge und Prüffristen für Heizung, Trinkwasser und Rauchwarnmelder, Begehung und Verkehrssicherungspflicht — also die Pflicht, dafür zu sorgen, dass auf dem Grundstück niemand zu Schaden kommt.

Warum das mehr als Bequemlichkeit ist: Ein Mangel, der nicht zeitnah bearbeitet wird, berechtigt Ihren Mieter zur Mietminderung (§ 536 BGB). Eine versäumte Prüffrist kann im Schadensfall die Versicherungsleistung kosten. Und Glätteunfälle auf einem nicht geräumten Weg treffen Sie als Eigentümer, nicht den Hausmeisterdienst.

Kaution, Auszug und Dokumentation

Die Kaution wird getrennt vom übrigen Vermögen angelegt und beim Auszug abgerechnet. Beim Auszug: Wohnungsabnahme mit Protokoll und Fotos, Einordnung von Schäden und normaler Abnutzung, Abrechnung der Kaution, direkt anschließend die Neuvermietung. Laufend: eine geordnete Ablage von Verträgen, Abrechnungen, Zählerständen und Schriftverkehr — das Material, das Sie brauchen, wenn es einmal streitig wird oder wenn Sie verkaufen.

Wo die Mietverwaltung aufhört

Sie ersparen sich Enttäuschungen, wenn Sie vorher wissen, was eine Mietverwaltung nicht leistet. Fünf Dinge.

Sie ersetzt keinen Anwalt. Kündigung, Räumungsklage, Streit über eine Mietminderung, Auseinandersetzungen über eine Modernisierungsankündigung — all das wird vorbereitet, dokumentiert und begleitet. Geführt wird es von einem Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht.

Sie ersetzt keinen Steuerberater. Sie erhalten eine Aufstellung über Einnahmen und Ausgaben für Ihr Objekt, aus der sich Ihre Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung herleiten lassen. Die Erklärung selbst macht Ihr Steuerberater.

Sie garantiert keine Miete. Es gibt keine Mietausfallgarantie und keine Zusicherung eines bestimmten Ertrags. Wer so etwas verspricht, verkauft Ihnen ein Finanzprodukt, keine Verwaltung.

Sie entscheidet nicht über Ihr Vermögen. Ob modernisiert, umgebaut, aufgeteilt oder verkauft wird, entscheiden Sie. Vorbereitet, gerechnet und empfohlen wird — entschieden nicht.

Sie macht aus einem sanierungsbedürftigen Haus kein saniertes. Wenn Dach, Leitungen und Heizung am Ende sind, ist das keine Verwaltungsfrage, sondern eine Investitionsentscheidung. Dass die Maßnahme begleitet werden kann, ändert daran nichts; wie so etwas abläuft, steht unter Sanierungsbegleitung.

Für wen sich das rechnet — und für wen nicht

Es rechnet sich, wenn mindestens zwei dieser Punkte auf Sie zutreffen: Sie wohnen nicht am Ort oder nicht mehr im Haus. Sie haben mehr als zwei Einheiten. Sie haben geerbt und keine Erfahrung mit Vermietung. Sie sind berufstätig oder möchten im Ruhestand nicht mehr erreichbar sein. Sie haben einen Mieter, mit dem es Schwierigkeiten gibt. Ihre letzte Nebenkostenabrechnung war verspätet oder ist angegriffen worden. Was Sie bei jeder Verwaltung vorher prüfen können, steht unter Erfahrungen mit der Hausverwaltung.

Es rechnet sich weniger, wenn Sie eine einzelne Wohnung im selben Haus vermieten, in dem Sie wohnen, seit Jahren denselben Mieter haben und die Abrechnung ohnehin selbst machen. Dann zahlen Sie für etwas, das Sie nebenbei erledigen — und das ist eine ehrliche Antwort, auch wenn sie kein Mandat bringt.

Die Zwischenform für diesen Fall: Einzelne Leistungen lassen sich getrennt beauftragen, typischerweise die Nebenkostenabrechnung oder die Neuvermietung. Das ist kein Verlegenheitsangebot, sondern für viele Kleinvermieter der passende Zuschnitt. Einzelleistung anfragen: Nebenkostenabrechnung oder Neuvermietung

Was es kostet und woraus sich der Preis ergibt

Sie erhalten eine konkrete Zahl, bevor Sie jemanden persönlich treffen. Üblich sind in der Mietverwaltung zwei Modelle: ein fester Betrag je Wohneinheit und Monat oder ein Prozentsatz der tatsächlich vereinnahmten Nettomiete. Das zweite Modell hat für Sie einen praktischen Vorteil, weil es bei Leerstand mitsinkt. Welches Modell und welcher Satz für Ihr Objekt gelten, steht im Angebot — zusammen mit dem Leistungsverzeichnis, das dazugehört.

Was den Preis nach oben oder unten bewegt: die Zahl der Einheiten, der Zustand und das Baualter des Hauses, der Anteil gewerblicher Mieter, die Fluktuation — also wie oft gewechselt wird — und ob es bereits einen Konflikt gibt, der mitübernommen werden muss.

Getrennt berechnet werden in der Regel die Neuvermietung einer Wohnung und die Begleitung größerer Baumaßnahmen. Fragen Sie das genauso ab wie bei jeder WEG-Verwaltung: Ein niedriger Grundsatz mit langer Sonderleistungsliste kann am Jahresende teurer sein als der scheinbar teurere Wettbewerber. Was zum Honorar gehört und was extra kommt, steht im Leistungsverzeichnis des Angebots: Angebot mit Leistungsverzeichnis anfordern. Zur Einordnung der Preisbildung insgesamt: Kosten der Verwaltung.

Zwei steuerliche Punkte, die für Ihre Rechnung zählen: Das Honorar ist bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung in der Regel als Werbungskosten abziehbar. Die darin enthaltene Umsatzsteuer können Sie bei der Vermietung von Wohnraum dagegen meist nicht als Vorsteuer abziehen, weil diese Vermietung selbst umsatzsteuerfrei ist — für Sie zählt also der Bruttobetrag. Bei Gewerbeeinheiten kann das anders sein. Beides gehört mit Ihrem Steuerberater besprochen.

Wie die Übernahme abläuft

Ihr Aufwand beschränkt sich auf ein Gespräch, eine Unterschrift und die Herausgabe der Unterlagen. Übernahme für Ihr Haus anfragen

1. Bestandsaufnahme. Mietverträge, Mieterliste, letzte Abrechnungen, Kautionen, Zählerstände, Wartungs- und Versorgungsverträge, offene Forderungen, bekannte Mängel. Daraus entsteht eine Übersicht darüber, wo Ihr Objekt tatsächlich steht — bei geerbten Häusern regelmäßig die erste vollständige Übersicht seit Jahren.
2. Vertrag und Vollmacht. Umfang, Auftragswertgrenze für Handwerkeraufträge, Vergütung, Kündigungsfristen. Die Auftragswertgrenze legen Sie fest; sie steht als Zahl im Vertrag.
3. Mieterinformation. Jeder Mieter erhält ein Schreiben mit der neuen Anschrift, der Rufnummer und dem Hinweis, wohin Mietzahlungen künftig gehen.
4. Umstellung. Konten, Daueraufträge, Versorger, Versicherungen, Wartungsfirmen. Danach läuft der Betrieb, und Sie bekommen eine regelmäßige Abrechnung über Ihr Objekt. Betreut wird von Essen aus; welche Orte dazugehören, steht unter Verwaltung in Essen und im Ruhrgebiet.

Ein Hinweis zur Ehrlichkeit: Bei einem Bestand, der lange nicht gepflegt wurde, ist das erste Jahr das anstrengendste. Alte Abrechnungen, unklare Kautionen, fehlende Verträge und aufgelaufene Mängel kommen alle auf einmal hoch. Das lässt sich nicht wegorganisieren — es lässt sich nur der Reihe nach abarbeiten und dokumentieren.

Häufige Fragen zur Mietverwaltung

Was ist der Unterschied zwischen WEG-Verwaltung, Hausverwaltung und Mietverwaltung?

„Hausverwaltung“ ist der Oberbegriff und sagt für sich genommen nichts darüber aus, was tatsächlich gemacht wird. Darunter fallen die beiden Formen, auf die es ankommt.

Die WEG-Verwaltung arbeitet für die Gemeinschaft aller Eigentümer eines aufgeteilten Hauses: Gemeinschaftseigentum, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Eigentümerversammlung, Beschlüsse. Auftraggeber ist die Gemeinschaft, bestellt durch Beschluss.

Die Mietverwaltung arbeitet für einen einzelnen Eigentümer und kümmert sich um das Mietverhältnis: Vermietung, Mieteingang, Betriebskostenabrechnung, Mängel, Auszug. Liegt die vermietete Einheit in einer Eigentümergemeinschaft, heißt dieselbe Tätigkeit Sondereigentumsverwaltung — der Unterschied ist die Gebäudeart, nicht die Arbeit.

Ist die Verwaltergebühr auf den Mieter umlagefähig?

Bei Wohnraum nicht. Verwaltungskosten gehören nicht zu den Betriebskosten, die auf Mieter umgelegt werden dürfen. Das gilt unabhängig davon, ob im Mietvertrag etwas anderes steht — eine entsprechende Klausel ist bei Wohnraummietverträgen in der Regel unwirksam. Für die WEG-Seite derselben Frage siehe Hausgeld und Umlagefähigkeit.

Bei Gewerbemietverträgen ist eine Umlage möglich, wenn sie wirksam vereinbart wurde. Deshalb lohnt der Blick in den Vertrag, sobald Läden, Praxen oder Büros im Haus sind.

Für Sie als vermietenden Eigentümer heißt das: Das Honorar mindert Ihren Ertrag, nicht den Ihres Mieters. Steuerlich ist es bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung in der Regel als Werbungskosten abziehbar — die Einzelheiten gehören zu Ihrem Steuerberater.

Ist die Verwaltervergütung umsatzsteuerpflichtig?

Ja. Auf die Vergütung einer Verwaltung fällt Umsatzsteuer an; ein Angebot, das nur Nettobeträge nennt, sieht deshalb günstiger aus, als es ist.

Wichtig für Sie als Vermieter von Wohnraum: Diese Umsatzsteuer können Sie in der Regel nicht als Vorsteuer abziehen, weil die Vermietung von Wohnraum selbst umsatzsteuerfrei ist. Für Ihre Rechnung zählt deshalb der Bruttobetrag.

Bei gewerblich vermieteten Einheiten kann die Lage anders sein, etwa wenn zur Umsatzsteuer optiert wurde. Vergleichen Sie Angebote immer auf derselben Basis — brutto gegen brutto.

Vermieten oder verkaufen Sie auch Wohnungen?

Die Neuvermietung ist Teil der Mietverwaltung: Zustandsaufnahme, Miethöhe, Inserat, Bewerberauswahl, Mietvertrag, Übergabe. Dafür braucht es keinen gesonderten Auftrag, und der Umfang steht im Leistungsverzeichnis.

Die Vermittlung eines Verkaufs ist etwas anderes und nicht Gegenstand dieser Seite. Wenn ein Eigentümer verkaufen möchte, gehört das getrennt beauftragt und gegenüber allen Beteiligten offengelegt.

Der Grund, warum das hier ausdrücklich steht: Ein Verwalter, der am Verkauf von Einheiten mitverdient, ist ein bekannter Prüfpunkt. Fragen Sie das bei jedem Anbieter ab und lassen Sie sich sagen, wie Provisionen und Verwaltungsmandat voneinander getrennt sind.

Betreuen Sie auch Eigentümer, die nicht in Essen oder im Ausland leben?

Ja — das ist für viele der eigentliche Anlass. Wer sein Haus in Essen besitzt, aber in Süddeutschland oder im Ausland lebt, kann weder Besichtigungen führen noch bei einem Rohrbruch vorbeisehen.

Praktisch läuft die Zusammenarbeit dann vollständig aus der Ferne: Unterlagen und Abrechnungen digital, Absprachen telefonisch oder schriftlich, Entscheidungen über Beträge oberhalb der vereinbarten Auftragswertgrenze per Freigabe. Ihr Mieter hat eine Rufnummer vor Ort, unter der rund um die Uhr abgenommen wird.

Was es zu klären gibt, sind Erreichbarkeit über Zeitzonen hinweg, Zahlungswege und die steuerliche Behandlung bei Wohnsitz im Ausland. Der letzte Punkt gehört zu Ihrem Steuerberater, bevor der Vertrag geschlossen wird.

Müssen die Mieter über den Wechsel informiert werden?

Ja, und zwar schriftlich. Jeder Mieter erhält ein Schreiben mit der neuen Anschrift, der Rufnummer für Schadensmeldungen und der Angabe, wohin die Miete künftig zu zahlen ist. Das geschieht bei der Übernahme, nicht später.

Läuft die Zahlung über einen Dauerauftrag des Mieters, ist dieser Punkt der wichtigste des Schreibens — falsch adressierte Mieten erzeugen Rückstände, die keine sind, und darüber entsteht unnötiger Streit.

Das gilt ebenso, wenn in einer Eigentümergemeinschaft die WEG-Verwaltung wechselt: Auch dort sollten die Mieter der Einheiten erfahren, an wen sie sich bei einem Schaden am Gemeinschaftseigentum wenden.

Kurz zusammengefasst

• Die Unterscheidung hängt am Gebäude: Ihnen gehört das ganze Haus — Mietverwaltung. Ihnen gehört eine Wohnung in einem aufgeteilten Haus — Sondereigentumsverwaltung, siehe Verwaltung Ihrer vermieteten Eigentumswohnung; daneben arbeitet die WEG-Verwaltung für die Gemeinschaft, nicht für Sie.
• Abgenommen werden fünf Bereiche: Mietersuche und Neuvermietung, Miete und Mietanpassung samt Zahlungsverzug, Nebenkostenabrechnung, Mängel und Technik, Kaution und Auszug.
• Zwei Fristen entscheiden über bares Geld: die Jahresfrist für die Betriebskostenabrechnung (§ 556 Abs. 3 BGB) und die Voraussetzungen der Mieterhöhung (§ 558 BGB). Versäumtes lässt sich in beiden Fällen nicht nachholen.
• Nicht geleistet werden: Anwalt, Steuerberater, Mietgarantie, Entscheidungen über Ihr Vermögen und die Sanierung eines abgewirtschafteten Hauses.
• Der Preis läuft entweder je Einheit und Monat oder als Prozentsatz der vereinnahmten Nettomiete. Entscheidend beim Vergleich ist nicht der Grundsatz, sondern die Liste der Sonderleistungen. Angebot mit allen Sonderleistungen anfordern
• Das Honorar ist in der Regel Werbungskosten; die enthaltene Umsatzsteuer ist bei Wohnraumvermietung meist nicht als Vorsteuer abziehbar.
• Ihr Aufwand bei der Übernahme: ein Gespräch, eine Unterschrift, die Unterlagen.