Verwaltervertrag kündigen: Frist, Form und wer unterschreiben darf

Die Versammlung ist vorbei, der Beschluss steht im Protokoll, alle sind mit dem guten Gefühl nach Hause gegangen, endlich etwas bewegt zu haben. Sieben Wochen später kommt die Abbuchung der alten Verwaltung. In voller Höhe. Und erst jetzt fällt jemandem auf: Abberufen wurde, gekündigt nicht. Oder: gekündigt schon, aber von der falschen Person, ohne Nachweis — und die Gegenseite hat die Erklärung zurückgewiesen.

Beides passiert häufiger, als es sollte, und beides ist vermeidbar. Wer den Verwaltervertrag kündigen will, braucht dafür drei Dinge: den richtigen Zeitpunkt, die richtige Person und den Nachweis, dass sie durfte. Diese Seite behandelt die zweite Hälfte des Wechsels: den Vertrag. In der ersten Hälfte geht es um das Amt, also darum, wie Sie den Verwalter aus dem Amt nehmen. Den ganzen Ablauf zeigt der Verwalterwechsel Schritt für Schritt.

Erst abberufen, dann kündigen — warum die Reihenfolge zählt

Die Abberufung beendet das Amt, die Kündigung beendet den Vertrag. Zwei Rechtsakte, zwei Beschlüsse, ein Abend.

Der entscheidende Satz steht in § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG: Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung. Das ist keine Kündigungsfrist, sondern eine gesetzliche Höchstgrenze — sie greift auch dann, wenn der Vertrag noch drei Jahre liefe, und sie lässt sich nicht verlängern.

Beschließen Sie deshalb die Abberufung zuerst. Sie setzt die Sechs-Monats-Uhr erst in Gang. Eine Kündigung ohne vorherige Abberufung hat diese Wirkung nicht — dann gilt nur, was der Vertrag hergibt, und das ist bei befristeten Verträgen oft: gar nichts.

Zum selben Abend gehört die Nachfolge. Damit das Angebot der neuen Verwaltung schon der Einladung beiliegt: Sofortangebot in drei Minuten anfordern.

Welche Frist wirklich gilt

Der Normalfall

Verwalterverträge sind fast immer befristet, weil die Bestellung befristet ist: höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Eine ordentliche Kündigung während der Laufzeit ist deshalb regelmäßig ausgeschlossen, sofern der Vertrag sie nicht ausdrücklich vorsieht.

Das klingt nach einer Falle und ist keine: Sie brauchen keine Kündigungsklausel, um aus dem Vertrag herauszukommen — Sie brauchen einen Abberufungsbeschluss.

Was im Vertrag steht und was davon gilt

Lesen Sie trotzdem nach, und zwar auf vier Punkte:

• Eine ausdrückliche Kündigungsregel. Ist eine kürzere Frist vereinbart, gilt sie — zu Ihren Gunsten darf abgewichen werden.
• Eine Klausel, die länger bindet als sechs Monate nach Abberufung. Sie ist unwirksam, soweit sie § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG widerspricht.
• Sondervergütungen für die Übergabe. Häufig übersehen und regelmäßig der größte Einzelposten eines Wechsels.
• Eine automatische Verlängerungsklausel. Die Bestellung kann sich nicht stillschweigend verlängern: Eine wiederholte Bestellung bedarf eines erneuten Beschlusses der Wohnungseigentümer, der frühestens ein Jahr vor Ablauf gefasst werden kann (§ 26 Abs. 2 Satz 2 WEG). Ob eine Vertragsklausel den Vertrag trotzdem verlängert, obwohl das Amt ausläuft, ist eine Auslegungsfrage. Anwaltlich zu klären.

Die Frist, die am häufigsten verpasst wird

Wer fristlos kündigen will, hat zwei Wochen Zeit. Die außerordentliche Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis der maßgeblichen Tatsachen erklärt werden (§ 626 Abs. 2 BGB). Diese Frist läuft, während im Beirat noch diskutiert wird, ob man „das wirklich machen soll“. Ist sie abgelaufen, bleibt die fristlose Kündigung nicht als Notbremse übrig — dann führt der Weg wieder über Abberufung und Sechs-Monats-Regel.

Ein schriftliches Angebot für Ihre Gemeinschaft dauert hier drei Minuten, nicht drei Wochen. Wer mehrere Angebote für die WEG-Verwaltung einholen will, findet dort den Ablauf.

Fristlos kündigen bei Pflichtverletzung

Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn der Gemeinschaft ein Festhalten am Vertrag bis zum regulären Ende nicht zuzumuten ist (§ 626 Abs. 1 BGB; allgemein § 314 BGB).

Anerkannt sind regelmäßig: über Jahre nicht erstellte Jahresabrechnungen, verweigerte Belegeinsicht, nicht geführte Beschlusssammlung, Vermischung von Gemeinschaftsgeld mit eigenem Vermögen, trotz Fristsetzung dauerhaft nicht umgesetzte Beschlüsse — eine Übersicht dazu steht unter Pflichtverletzungen der Verwaltung. Nicht ausreichend: ein rauer Ton, einzelne unbeantwortete Anrufe, eine verlorene Abstimmung.

Zwei Punkte, an denen fristlose Kündigungen scheitern:

Die fehlende Abmahnung. Bei behebbaren Pflichtverletzungen verlangt das Gesetz im Regelfall, dass zuvor erfolglos abgemahnt oder eine Frist gesetzt wurde (§ 314 Abs. 2 BGB). Ein Schreiben mit konkreter Handlung und konkretem Datum ist deshalb kein Papierkram, sondern die Eintrittskarte.

Der fehlende Beweis. Erinnerungen an Telefonate tragen nicht. Tragen: Schreiben mit Datum, Fristsetzungen, Protokollauszüge, unbeantwortete E-Mails.

Ob Ihr Sachverhalt einen wichtigen Grund ergibt, ist eine Bewertung im Einzelfall und gehört vor der Erklärung zu einem Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Anwaltlich zu klären.

Wer die Kündigung erklärt — und womit

Nach außen vertritt normalerweise der Verwalter die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 1 Satz 1 WEG). Bei seiner eigenen Kündigung geht das nicht: Niemand kündigt sich selbst; das Verbot des Insichgeschäfts steht dem entgegen (§ 181 BGB).

Deshalb gehört die Bevollmächtigung in den Beschluss, üblicherweise an den Verwaltungsbeirat. Bewährt hat sich diese Formulierung:

„Der Verwaltervertrag mit [Firma] wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt gekündigt, spätestens mit Ablauf von sechs Monaten nach der Abberufung. [Name], Vorsitzende oder Vorsitzender des Verwaltungsbeirats, wird bevollmächtigt, die Kündigung im Namen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer schriftlich zu erklären und nachweisbar zuzustellen.“

Und jetzt der Punkt, an dem sonst gut vorbereitete Gemeinschaften scheitern: Legen Sie den Nachweis der Vollmacht bei. Wird eine Kündigung von einem Bevollmächtigten erklärt, ohne dass eine Vollmachtsurkunde vorliegt, kann der Empfänger die Erklärung unverzüglich zurückweisen — und sie ist dann unwirksam (§ 174 BGB). In der Praxis heißt das: eine Ausfertigung oder beglaubigte Abschrift des Protokolls mit dem Beschluss, als Anlage, im selben Umschlag.

Die Kündigung wird wirksam, sobald sie zugeht (§ 130 BGB). Zugang heißt: im Machtbereich des Empfängers angekommen, zu einer Zeit, zu der mit Kenntnisnahme zu rechnen ist. Nicht: abgeschickt.

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Die Kündigung in sechs Schritten

Schritt 1 — Vertragsart und Restlaufzeit bestimmen. (ein Abend) Beginn und Ende der Bestellung, Restlaufzeit, Kündigungsklausel, Sondervergütungen, Verlängerungsklausel. Notieren Sie, welche Klausel von der gesetzlichen Regel abweicht.

Schritt 2 — Klausel gegen Gesetz halten. (30 Minuten) Alles, was länger bindet als sechs Monate nach der Abberufung, ist unwirksam. Alles, was kürzer bindet, gilt.

Schritt 3 — Beschluss fassen. (ein Abend) Abberufung, Kündigung, Neubestellung, Vertragsabschluss — in dieser Reihenfolge, eingebettet in den Gesamtablauf des Wechsels, jeder Punkt vorher angekündigt (§ 23 Abs. 2 WEG). Die Bevollmächtigung gehört in den Kündigungsbeschluss.

Schritt 4 — Schreiben aufsetzen. (eine Stunde) Aufbau siehe unten. Zwei Erklärungen in einem Brief sind zulässig und sinnvoll: die Kündigung zum nächstmöglichen Zeitpunkt und, falls vorhanden, die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund.

Schritt 5 — Nachweisbar zustellen. (1 Tag) Einwurf-Einschreiben oder Bote mit Zeugen. Ein Übergabe-Einschreiben scheitert, wenn niemand abholt. Kopie des Schreibens, Einlieferungsbeleg und Sendungsverfolgung zu den Unterlagen der Gemeinschaft.

Schritt 6 — Abrechnung und Unterlagen sichern. (4 bis 8 Wochen) Im selben Schreiben oder direkt danach: Herausgabe der Verwaltungsunterlagen mit Positionsliste und Frist, Schlussrechnung, Kontenabschluss, Widerruf der Bankvollmachten.

Musterschreiben: der Aufbau in neun Bausteinen

Damit das Musterschreiben später nicht blind ausgefüllt wird, hier die Logik dahinter:

1. Absender: die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer mit Objektanschrift — nicht die Privatperson.
2. Empfänger: die Verwaltungsfirma in der im Vertrag genannten Schreibweise und Anschrift.
3. Betreff: „Kündigung des Verwaltervertrages vom [Datum] — WEG [Objektanschrift]“.
4. Bezug: Beschluss der Eigentümerversammlung vom [Datum], TOP [Nummer].
5. Die Erklärung: ohne Konjunktiv. „Hiermit kündigen wir den Verwaltervertrag …“ — kein „möchten wir kündigen“.
6. Der Zeitpunkt: „zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens mit Ablauf von sechs Monaten nach der Abberufung vom [Datum]“.
7. Der Zusatz bei Pflichtverletzung: fristlos aus wichtigem Grund, hilfsweise fristgerecht — nie nur fristlos allein.
8. Die Folgeverlangen: Herausgabe der Unterlagen mit Positionsliste, Schlussrechnung, Auskunft und Rechenschaft, jeweils mit Datum als Frist.
9. Anlagen: Protokollausfertigung mit dem Beschluss, Vollmachtsnachweis, Positionsliste. Dazu Ort, Datum, Unterschrift der bevollmächtigten Person mit Funktionsangabe.

Baustein 7 ist der wichtigste des Schreibens. Hält die fristlose Kündigung nicht, wirkt die fristgerechte weiter. Ohne diesen Zusatz steht die Gemeinschaft im Streit mit leeren Händen da.

Was die ausscheidende Verwaltung noch schuldet

Der Vertrag endet, die Pflichten aus der Zeit davor enden nicht.

Rechenschaft und Herausgabe. Der Anspruch folgt aus dem Geschäftsbesorgungsverhältnis (§§ 675, 667 BGB), die Pflicht zur Auskunft und Rechenschaft aus § 666 BGB. Alle Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorare erkennen Gerichte in aller Regel nicht an.

Die Jahresabrechnung. Für ein Wirtschaftsjahr, das während der Amtszeit abgelaufen ist, bleibt die Abrechnungspflicht bestehen. Für das Jahr, in dem gewechselt wird, ist die Zuständigkeit weniger eindeutig — regeln Sie sie im Beschluss oder im neuen Vertrag, statt sie später zu erstreiten. Worauf es bei der Prüfung der Jahresabrechnung ankommt, steht in einem eigenen Ratgeber. Anwaltlich oder vertraglich zu klären.

Die Schlussabrechnung der Konten. Kontostände, offene Hausgelder, Rücklagenbestand, laufende Verträge, offene Vorgänge — als Aufstellung zum Stichtag, nicht als allgemeine Übersicht.

Was passiert, wenn die Gemeinschaft zu spät ist

Das gehört offen gesagt, weil es vorkommt.

Zu spät für die fristlose Kündigung. Die Zwei-Wochen-Frist ist abgelaufen. Folge: Abberufen können Sie trotzdem jederzeit, der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate später. Das kostet Zeit und Geld, ist aber keine Sackgasse.

Zu spät für die Versammlung. Die nächste ordentliche Versammlung liegt ein halbes Jahr entfernt. Dann prüfen Sie eine außerordentliche: Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann sie unter Angabe von Zweck und Gründen verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG) — siehe Eigentümerversammlung einberufen.

Kündigung erklärt, aber zurückgewiesen. Fehlte der Vollmachtsnachweis, ist die Erklärung unwirksam (§ 174 BGB). Wiederholen lässt sie sich — mit Nachweis. Verloren ist Zeit, nicht das Recht.

Gar nicht gekündigt. Der Vertrag endet dennoch spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Die Gemeinschaft zahlt diese Monate im Zweifel voll, ohne noch eine Leistung zu bekommen. Wer die Zahl vorher kennt, nennt sie in der Versammlung selbst. Die Gegenrechnung, also was die neue Verwaltung im Monat kostet, gehört gleich daneben: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen. Wie Sie eine neue Hausverwaltung suchen und Angebote vergleichen, zeigt ein eigener Leitfaden.

Was Ihre eigenen Unterlagen ändern können

Die genannten Regeln sind der gesetzliche Normalfall. Was für Ihre Gemeinschaft gilt, entscheidet sich an drei Dokumenten: Teilungserklärung — die Urkunde, die festlegt, wem was gehört —, Gemeinschaftsordnung und Verwaltervertrag. Die ersten beiden können zusätzliche Anforderungen an Beschlüsse enthalten, der Vertrag eigene Formvorschriften.

Diese Seite ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei einer fristlosen Kündigung, bei Streit über eine Verlängerungsklausel und bei der Frage, wer die Abrechnung für das Wechseljahr schuldet, gehört ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht dazu. Zuständig für spätere Streitigkeiten ist das Gericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt (§ 43 Abs. 2 WEG) — für Essener Gemeinschaften also ein Essener Amtsgericht.

Was eine Verwaltung Ihnen an dieser Stelle abnimmt

Woran Sie merken, dass eine Verwaltung ihren Teil erledigt: Sie müssen kein Kündigungsschreiben aufsetzen und keine Anlagenliste zusammenstellen.

Der Wechselservice von GOTTSCHLING Immobilien setzt die Schriftstücke für Abberufung, Kündigung und Bestellung auf, ergänzt die Tagesordnung um die nötigen Punkte samt Beschlussvorschlägen und fordert die Unterlagen beim bisherigen Verwalter an, prüft sie und verfolgt Fehlendes nach. Diese Leistung gilt, sofern sich die Gemeinschaft für die künftige Verwaltung durch GOTTSCHLING Immobilien entschieden hat.

Für die Versammlung zählen zwei Belege: Christian Gottschling ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG, und gefasste Beschlüsse werden binnen sieben Tagen umgesetzt. Sie empfehlen damit keine Absicht, sondern eine Frist, an der sich die neue Verwaltung messen lässt.

Am Telefon nimmt rund um die Uhr, montags bis sonntags, ein KI-Assistent ab. Wer einen Menschen sprechen möchte, sagt das und bekommt einen Rückruf. Ausführlich steht das auf der Seite wer am Telefon abnimmt und was danach passiert.

Häufige Fragen zur Kündigung des Verwaltervertrags

Welche Kündigungsfrist gilt für den Verwaltervertrag?

Meist kommt es darauf nicht an. Nach einer Abberufung endet der Vertrag kraft Gesetzes spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG), unabhängig vom Vertragstext. Eine kürzere vertragliche Frist gilt zu Ihren Gunsten weiter.

Können wir kündigen, ohne vorher abzuberufen?

Möglich ja, sinnvoll selten. Ohne Abberufung greift die Sechs-Monats-Regel nicht, und bei einem befristeten Vertrag ist eine ordentliche Kündigung meist ausgeschlossen. Beschließen Sie beides zusammen.

Wer unterschreibt die Kündigung?

Die Person, die der Beschluss dazu bevollmächtigt — üblicherweise der Beiratsvorsitz. Der Verwalter selbst kann die Gemeinschaft dabei nicht vertreten (§ 181 BGB). Der Nachweis der Vollmacht gehört als Anlage in denselben Umschlag (§ 174 BGB).

Muss die Kündigung schriftlich sein?

Das Gesetz schreibt für diesen Vertrag keine besondere Form vor, viele Verträge tun es. Unabhängig davon ist der Brief mit Unterschrift die einzige Variante, die sich später beweisen lässt. Wirksam wird die Kündigung mit Zugang (§ 130 BGB).

Was gilt bei einer schweren Pflichtverletzung?

Dann kommt eine fristlose Kündigung in Betracht (§ 626 BGB). Die Frist beträgt zwei Wochen ab Kenntnis der Gründe, im Regelfall ist eine vorherige Abmahnung mit Frist nötig (§ 314 Abs. 2 BGB), und der Grund muss belegbar sein. Erklären Sie sie nie ohne den Zusatz „hilfsweise fristgerecht“.

Fazit: sechs Sätze, die Sie mitnehmen sollten

1. Wer den Verwaltervertrag kündigen will, beruft zuerst ab — das setzt die Sechs-Monats-Frist erst in Gang (§ 26 Abs. 3 WEG).
2. Eine Vertragsklausel, die länger bindet, ist insoweit unwirksam; eine kürzere gilt.
3. Fristlos kündigen können Sie nur binnen zwei Wochen ab Kenntnis der Gründe, im Regelfall nach Abmahnung.
4. Die Kündigung erklärt, wer im Beschluss dazu bevollmächtigt ist — mit Nachweis im selben Umschlag, sonst ist sie angreifbar (§ 174 BGB).
5. Zustellung nachweisbar gestalten; wirksam wird die Erklärung mit Zugang, nicht mit Absendung.
6. Wer zu spät ist, verliert Zeit und Geld, aber nicht das Recht: Abberufen können Sie jederzeit.

Ihr nächster Schritt ist klein: Holen Sie Ihren Verwaltervertrag aus dem Ordner und suchen Sie zwei Angaben — Ende der Bestellzeit und Sondervergütungen für die Übergabe. Mehr ist heute nicht nötig.

Liegt der Vertrag ohnehin auf dem Tisch, legen Sie die Zahl der neuen Verwaltung gleich daneben: Jetzt Ihren Preis berechnen.