Verwalter gibt Unterlagen nicht heraus: was Ihnen zusteht und wie Sie es bekommen

Drei Wochen nach dem Wechsel kommt eine E-Mail der alten Verwaltung. Die Unterlagen stünden zur Abholung bereit. Nach Ausgleich der Schlussrechnung. Am selben Tag ruft die neue Verwaltung an: Die Kontoauszüge der letzten Monate fehlen, die Beschluss-Sammlung auch. Ohne beides kann niemand die nächste Jahresabrechnung aufstellen.

Die Lage ist unangenehm, aber rechtlich eindeutig. Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft. Die alte Verwaltung hat sie nur für die Gemeinschaft geführt. Wer sie zurückhält, um eine Rechnung durchzusetzen, steht in aller Regel auf verlorenem Posten. Dieser Ratgeber zeigt, was herauszugeben ist, welche Ausreden nicht tragen und wie Sie in vier Stufen vorgehen. Er gehört zum Überblick über Ärger mit der Hausverwaltung, in dem alle typischen Pflichtverletzungen nebeneinanderstehen.

Einmal vorweg: Hier wird die Rechtslage eingeordnet, nicht beraten. Was für Ihre Gemeinschaft gilt, hängt von Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Verwaltervertrag und dem Einzelfall ab.

Warum die Unterlagen der Gemeinschaft gehören

Der Verwaltervertrag ist eine Geschäftsbesorgung (§ 675 BGB). Die Verwaltung erledigt also Angelegenheiten der Gemeinschaft gegen Bezahlung. Aus diesem Verhältnis folgen zwei Pflichten, die beim Wechsel alles entscheiden.

Herausgabe. Alles, was die Verwaltung für die Gemeinschaft erhalten oder angelegt hat, muss sie herausgeben (§ 667 BGB). Dazu zählen Akten, Verträge, Belege, Schlüssel und Geld. Diese Dinge sind Teil vom Vermögen der Gemeinschaft, nicht vom Vermögen der Verwaltung.

Rechenschaft. Die Verwaltung muss Auskunft geben und am Ende Rechenschaft ablegen (§ 666 BGB). Sie muss also erklären, was mit Geld und Vorgängen bis zum Stichtag geschehen ist.

Während der Amtszeit gibt es daneben das Einsichtsrecht. Jeder Eigentümer kann die Verwaltungsunterlagen einsehen (§ 18 Abs. 4 WEG). Einsicht heißt aber nur: ansehen, nicht mitnehmen. Mehr dazu erklärt das Recht auf Belegeinsicht. Die Herausgabe wird fällig, wenn das Amt endet. Dann gehört alles in die Hände der Gemeinschaft, praktisch in die der neuen Verwaltung.

Anspruchsinhaberin ist die Gemeinschaft, nicht der einzelne Eigentümer. Nach außen vertritt sie die neue Verwaltung (§ 9b Abs. 1 WEG). Wie ein Wechsel insgesamt abläuft, zeigt die Seite Verwalterwechsel Schritt für Schritt.

Was herauszugeben ist — und was fast immer fehlt

Die vollständige Liste hat vierzehn Positionen. Sie steht mit drei Spalten zum Abhaken in der Übergabe-Checkliste zum Verwalterwechsel. Grob lässt sie sich in drei Gruppen teilen:

• Sofort nötig: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Beschluss-Sammlung, Protokolle, Eigentümerliste, Kontounterlagen.
• Für die nächste Abrechnung: Buchhaltung und Belege, Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Hausgeldrückstände, Versicherungen, Dienstleisterverträge.
• Später teuer, wenn sie fehlen: Prüf- und Wartungsnachweise, Bauunterlagen mit Gewährleistungsfristen, Schlüssel und Zugänge, laufende Vorgänge.

Vier Dinge fehlen erfahrungsgemäß am häufigsten: die lückenlose Beschluss-Sammlung, die Wartungsnachweise, die Unterlagen zu Gewährleistungsfristen und ein sauberer Stand der Rückstände. Oft ist das keine Absicht. Vieles wurde nie ordentlich geführt. Dann ist die Lücke selbst ein Befund. Halten Sie sie im Übergabeprotokoll fest, mit Datum und Unterschrift beider Seiten. Fehlt ausgerechnet die Abrechnung des Vorjahres, lesen Sie den Ratgeber Verwalter erstellt keine Jahresabrechnung.

Geld und Konten. Führt die alte Verwaltung die Konten ordnungsgemäß auf den Namen der Gemeinschaft, muss nichts überwiesen werden. Es reicht, die Verfügungsberechtigung bei der Bank umzustellen. Lief ein Konto dagegen auf den Namen der Verwaltung, muss das Guthaben herausgegeben werden. Warum ein Konto auf den Namen der Gemeinschaft so wichtig ist, sehen Sie genau in diesem Moment.

Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kostet, steht in zehn Sekunden auf dem Bildschirm — das schriftliche Angebot dazu binnen drei Minuten im Postfach. Die Einwände dazu sammeln vierzehn Fragen zum Sofortangebot.

Drei Ausreden, die nicht tragen

„Erst die Schlussrechnung.“ Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütung (§ 273 BGB) erkennen Gerichte bei Verwaltungsunterlagen in aller Regel nicht an. Die Gemeinschaft braucht die Unterlagen, um überhaupt handeln zu können. Streit über Geld wird getrennt geklärt.

„Das sind interne Arbeitsunterlagen.“ Was die Verwaltung für die Gemeinschaft angelegt hat, gehört der Gemeinschaft. Das gilt auch für Buchhaltungsdaten im Computer. Verlangen Sie ausdrücklich eine lesbare und weiterverwendbare Form. Ob ein bestimmtes Dateiformat geschuldet ist, ist umstritten. Anwaltlich zu klären, wenn es darauf ankommt.

„Das holen Sie bitte selbst ab.“ Die Herausgabe an einem Ort zu verlangen, an dem die Unterlagen liegen, ist üblich. Einzelne Ordner, eine Holfrist von zwei Monaten oder ein Termin ohne Protokoll sind es nicht. Bestehen Sie auf einem festen Termin und einem Übergabeprotokoll.

Häufiger als offene Weigerung ist übrigens die schleichende Form: keine Antwort, dann eine halbe Lieferung, dann wieder Stille. Wie Sie aus Schweigen einen belegbaren Vorgang machen, beschreibt der Ratgeber Hausverwaltung reagiert nicht.

Die Herausgabe in vier Stufen durchsetzen

Stufe 1 — Schriftlich anfordern, mit Liste und Frist. (ein Abend, Frist 10 bis 14 Tage) Die neue Verwaltung oder der Beirat fordert alle Positionen einzeln an. Legen Sie den Abberufungsbeschluss bei. Nennen Sie ein Kalenderdatum und einen Übergabeort. Nachweisbar zustellen.

Stufe 2 — Mahnen, mit Nachfrist. (eine Woche) Nennen Sie die fehlenden Positionen einzeln. Kündigen Sie an, was nach Ablauf geschieht. Ab jetzt ist die alte Verwaltung in Verzug. Entsteht der Gemeinschaft dadurch ein Schaden, etwa für die Rekonstruktion der Buchhaltung, kann sie ihn verlangen (§§ 280, 286 BGB).

Stufe 3 — Anwaltliche Aufforderung. Ein Schreiben im Namen der Gemeinschaft. Dafür braucht es einen Beschluss, der die Verfolgung erlaubt. Am besten fassen Sie ihn gleich in der Versammlung, in der Sie die Verwaltung abberufen.

Stufe 4 — Klage auf Herausgabe. Zuständig ist das Amtsgericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt (§ 43 Abs. 2 Nr. 3 WEG). Für Essener Gemeinschaften erklärt das die Zuständigkeit des Amtsgerichts Essen. Ist die Gemeinschaft ohne die Unterlagen handlungsunfähig, kommt auch ein Eilverfahren in Betracht. Anwaltlich zu klären.

Wann ist „rechtzeitig“? Eine feste gesetzliche Frist für die Herausgabe gibt es nicht. Fällig wird sie mit dem Ende des Amtes. Was die neue Verwaltung sofort braucht, also Beschluss-Sammlung, Eigentümerliste und Kontounterlagen, darf nicht wochenlang liegen bleiben. Für umfangreiche Buchhaltungsdaten ist etwas mehr Zeit vertretbar. Sehen Sie auch in den Verwaltervertrag. Manche Verträge regeln die Übergabe ausdrücklich, oft mit einer Frist.

Zwischen jeder Stufe gilt: Protokollieren Sie jeden Eingang. Eine dokumentierte Lücke ist ein Anspruch. Eine undokumentierte ist ein Verlust.

Bevor es so weit kommt: die Übergabe richtig planen

Die meisten Herausgabestreitigkeiten entstehen nicht aus Bosheit, sondern aus einer ungeplanten Übergabe. Drei Vorkehrungen helfen.

Erstens: den Beschluss vollständig fassen. In dieselbe Versammlung gehören Abberufung, Kündigung, Neubestellung und die Ermächtigung, die Herausgabe notfalls durchzusetzen. Dann brauchen Sie für keine Stufe eine neue Versammlung. Mehrheit und Wortlaut stehen im Ratgeber zur Abberufung des Verwalters.

Zweitens: zwei Termine setzen. Die Übergabe selbst und eine zweite Durchsicht vier Wochen später. Alles, was beim ersten Mal „wird nachgereicht“ hieß, fehlt erfahrungsgemäß dann immer noch.

Drittens: die Schreibarbeit abgeben. Wechselt Ihre Gemeinschaft zur GOTTSCHLING Immobilien GmbH, übernimmt der Wechselservice diese Arbeit: Anforderung der Unterlagen beim alten Verwalter, Positionsliste, Übergabeprotokoll, Kontenumstellung. Er gilt, sofern sich Ihre Gemeinschaft für die künftige Verwaltung durch dieses Haus entschieden hat. Die Grundlage dafür ist ein schriftliches Angebot für die Versammlung: Direkt zum schriftlichen Angebot. Das Angebot kommt binnen drei Minuten. Der Vertragsentwurf folgt zeitnah.

Wer vorher wissen will, was die Nachfolge im Monat kostet: Kosten selbst berechnen.

Häufige Fragen zur Herausgabe

Darf der alte Verwalter die Unterlagen zurückhalten, bis seine Rechnung bezahlt ist?

In aller Regel nicht. Gerichte erkennen ein Zurückbehaltungsrecht an Verwaltungsunterlagen wegen offener Vergütung meist nicht an. Die Rechnung wird getrennt geprüft. Ist sie berechtigt, bezahlt die Gemeinschaft sie. Die Unterlagen muss die Verwaltung trotzdem herausgeben.

Wer fordert die Unterlagen an — der Beirat oder die neue Verwaltung?

Nach außen vertritt die neue Verwaltung die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 1 WEG). Sie ist deshalb die richtige Absenderin. Der Beirat begleitet den Vorgang, prüft die Liste und hält die Termine nach. Welche Rolle er dabei hat, beschreiben die Aufgaben des Verwaltungsbeirats.

Kann ich als einzelner Eigentümer die Herausgabe verlangen?

Nicht an sich selbst. Der Anspruch gehört der Gemeinschaft. Sie können aber verlangen, dass die Gemeinschaft ihn verfolgt. Und während der Amtszeit haben Sie Ihr eigenes Einsichtsrecht (§ 18 Abs. 4 WEG).

Müssen auch digitale Daten herausgegeben werden?

Ja. Buchhaltung, Eigentümerliste und Schriftverkehr gehören der Gemeinschaft, egal in welcher Form sie vorliegen. Verlangen Sie eine lesbare und weiterverwendbare Form. Um das genaue Format wird manchmal gestritten; im Streitfall ist das anwaltlich zu klären.

Was, wenn Unterlagen nie geführt wurden?

Dann kann die alte Verwaltung sie nicht herausgeben. Sie muss aber Rechenschaft ablegen (§ 666 BGB). Lassen Sie jede Lücke schriftlich feststellen. Eine fehlende Beschluss-Sammlung oder fehlende Belege sind oft selbst eine Pflichtverletzung. Was daraus folgen kann, erklärt der Ratgeber Pflichtverletzungen des Verwalters.

Fazit

1. Die Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft. Die Herausgabe folgt aus §§ 667, 675 BGB, die Rechenschaft aus § 666 BGB.
2. Offene Rechnungen sind in aller Regel kein Grund, Unterlagen zurückzuhalten.
3. Eine Positionsliste mit Kalenderdatum ist die Grundlage für jede weitere Stufe.
4. Die vier Stufen lauten: anfordern, mahnen, anwaltlich auffordern, klagen.
5. Am meisten Ärger spart eine geplante Übergabe mit zwei Terminen und vollständigem Beschluss.

Ihr nächster Schritt ist klein: Laden Sie die Übergabe-Checkliste herunter und haken Sie ab, was Ihrer Gemeinschaft heute schon vorliegt. Was offen bleibt, ist Ihre Anforderungsliste.

Ob das Mauern ein Einzelfall ist, zeigt der Blick darauf, woran Sie Verwaltungsmängel erkennen.