Pflichtverletzung des Verwalters: wann er haftet und was Ihre Gemeinschaft tun kann

Der Brief des Gebäudeversicherers ist kurz. Der Leitungswasserschaden aus dem Winter werde nicht reguliert. Gemeldet worden sei er erst Monate später, zu spät für die Bedingungen des Vertrags. Der Beirat liest den Brief zweimal. Dann stellt er die Frage, um die es auf dieser Seite geht: War das Pech — oder eine Pflichtverletzung, für die jemand geradestehen muss?

Die Antwort hängt an wenigen, klaren Merkmalen. Diese Seite ordnet sie. Sie zeigt, welche Verstöße schwer wiegen, wann Schadensersatz geschuldet ist, wann ein wichtiger Grund noch eine Rolle spielt und wo die eigene Mängelrüge endet. Die typischen Alltagsprobleme mit Pflicht und nächstem Schritt stehen im Überblick schlechte Hausverwaltung: was tun. Hier geht es um die Rechtsfolgen.

Einmal vorweg: Hier wird die Rechtslage eingeordnet, nicht beraten. Was für Ihre Gemeinschaft gilt, hängt von Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Verwaltervertrag und dem Einzelfall ab. Die Stellen, an denen ein Fachanwalt dazugehört, sind markiert.

Woher die Pflichten kommen

Eine Pflichtverletzung ist die Abweichung zwischen dem, was die Verwaltung schuldet, und dem, was sie tut. Was sie schuldet, ergibt sich aus drei Quellen.

Das Gesetz. Die Verwaltung beruft die Versammlung ein (§ 24 WEG), führt die Beschluss-Sammlung, stellt Jahresabrechnung und Vermögensbericht auf (§ 28 WEG) und erledigt kleine und dringende Maßnahmen auch ohne Beschluss (§ 27 Abs. 1 WEG). Der Maßstab der ordnungsmäßigen Verwaltung gilt dabei für alles (§ 19 WEG).

Die Beschlüsse. Was die Versammlung beschließt, muss die Verwaltung ausführen.

Der Vertrag. Der Verwaltervertrag ist eine Geschäftsbesorgung (§ 675 BGB). Daraus folgen Auskunft, Rechenschaft und Herausgabe (§§ 666, 667 BGB). Dazu kommt alles, was der Vertrag selbst regelt, etwa Fristen für die Abrechnung.

Nicht geschuldet sind: ein freundlicher Ton, sofortige Rückrufe, Zustimmung zu Ihrer Meinung. Auch eine vertretbare Entscheidung, die sich später als falsch herausstellt, ist keine Pflichtverletzung. Die Verwaltung hat Ermessen. Sie haftet für Fehler, nicht für jedes schlechte Ergebnis.

Welche Verstöße schwer wiegen

Gerichte und Versammlungen nehmen vor allem diese Verstöße ernst:

• Beschlüsse, die trotz Frist nicht ausgeführt werden. Den Weg vom Protokoll zur Umsetzung beschreibt der Ratgeber Verwalter setzt Beschluss nicht um.
• Verweigerte Einsicht und zurückgehaltene Unterlagen. Was nach dem Wechsel herauszugeben ist, steht unter Verwalter gibt Unterlagen nicht heraus.
• Jahrelanges Schweigen auf schriftliche Anfragen. Wie Sie daraus einen Vorgang mit Datum machen, zeigt der Ratgeber Hausverwaltung reagiert nicht.
• Keine Jahresabrechnung, keine Versammlung über mehr als ein Jahr.
• Geld der Gemeinschaft auf Konten der Verwaltung. Die getrennte Kontoführung ist kein Formalismus, sondern Schutz vor Verlust.
• Aufträge ohne Beschluss, die über kleine und dringende Maßnahmen hinausgehen (§ 27 Abs. 1 WEG).
• Versäumte Fristen, etwa eine verspätete Schadensmeldung an den Versicherer oder verjährte Gewährleistungsansprüche nach einer Sanierung.

Nicht reichen dagegen ein einzelner verpasster Rückruf, eine knappe E-Mail oder eine Meinungsverschiedenheit über den Hausmeisterdienst. Solche Punkte gehören in eine Liste, nicht in eine Klage. Wer die Liste führt, ist meist der Beirat. Was er dabei darf und wofür er selbst einsteht, erklärt die Seite Verwaltungsbeirat: Aufgaben und Haftung.

Ein schriftliches Angebot für Ihre Gemeinschaft dauert hier drei Minuten, nicht drei Wochen. Wie das 3-Minuten-Angebot zustande kommt, ist Schritt für Schritt beschrieben.

Wann die Verwaltung Schadensersatz schuldet

Die Grundlage ist § 280 Abs. 1 BGB. Vier Voraussetzungen müssen zusammenkommen.

1. Eine Pflichtverletzung. Die Verwaltung hat etwas getan oder unterlassen, das sie schuldete.
2. Vertretenmüssen. Sie hat vorsätzlich oder fahrlässig gehandelt. Das wird vermutet. Die Verwaltung muss beweisen, dass sie kein Verschulden trifft (§ 280 Abs. 1 Satz 2 BGB).
3. Ein Schaden. Er muss sich in Geld ausdrücken lassen, etwa als abgelehnte Versicherungsleistung.
4. Die Ursache. Ohne den Fehler wäre der Schaden nicht entstanden.

Im Beispiel vom Anfang liegt die Sache oft nahe: Die Meldung ging zu spät hinaus, der Versicherer zahlt deshalb nicht, und der Betrag ist bezifferbar. Ob die Meldung wirklich die Ursache war, bleibt dennoch eine Frage des Einzelfalls.

Wer den Anspruch hat. Vertragspartnerin der Verwaltung ist die Gemeinschaft. Der Anspruch gehört deshalb ihr. Ob er verfolgt wird, entscheidet die Versammlung durch Beschluss. Gegenüber der Verwaltung vertritt dann der Beiratsvorsitz oder ein ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Ist Ihr eigenes Sondereigentum betroffen, richtet sich Ihr Anspruch nach der Reform in der Regel gegen die Gemeinschaft. Sie kann dann bei der Verwaltung Rückgriff nehmen. Anwaltlich zu klären.

Wer am Ende zahlt. Für fahrlässige Fehler hat eine Verwaltung meist eine Vermögensschadenhaftpflicht des Verwalters. Mehr zu Umfang und Grenzen erklärt der Lexikoneintrag zur Haftung des Verwalters.

Wie lange Zeit bleibt. Schadensersatzansprüche verjähren in der Regel in drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Gemeinschaft vom Schaden und der Verantwortlichen erfahren hat (§ 199 Abs. 1 BGB). Und Vorsicht bei der Entlastung: Sie wirkt wie ein Verzicht auf Ansprüche, die bei sorgfältiger Prüfung erkennbar waren. Solange ein Schaden offen ist, gehört sie vertagt.

Abberufung aus wichtigem Grund: wann der Grund noch zählt

Für die Abberufung selbst brauchen Sie seit der Reform keinen Grund. Sie ist jederzeit möglich, mit einfacher Mehrheit (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Wie die Abstimmung vorbereitet wird, steht unter Mehrheit für die Abberufung. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn der Gemeinschaft ein Festhalten an der Verwaltung nicht mehr zuzumuten ist. Er spielt an drei Stellen weiter eine Rolle.

Beim Vertrag. Der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Sofort endet er nur durch eine fristlose Kündigung, und die braucht einen wichtigen Grund (§ 626 BGB). Die Frist dafür ist kurz. Einzelheiten stehen bei der Kündigung des Verwaltervertrags.

Beim Stimmrecht. Ist der Verwalter selbst Eigentümer, ist er bei einer Abberufung aus wichtigem Grund regelmäßig vom Stimmrecht ausgeschlossen (§ 25 Abs. 4 WEG).

Gegen die Mehrheit. Hält die Mehrheit trotz schwerer Pflichtverletzungen an der Verwaltung fest, kann ein einzelner Eigentümer die Abberufung als Maßnahme ordnungsmäßiger Verwaltung verlangen. Notfalls ersetzt das Gericht den Beschluss (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Anwaltlich zu klären.

Für jeden dieser Wege braucht die Versammlung eine Antwort auf die Frage, wer danach verwaltet. Am besten liegt sie schriftlich bei: Sofortangebot in drei Minuten anfordern. Das Angebot kommt binnen drei Minuten. Der Vertragsentwurf folgt zeitnah.

Verdacht auf Untreue: Hier endet die Mängelrüge

Manche Befunde passen in keine Mängelrüge. Die Rücklage im Vermögensbericht stimmt nicht mit dem Kontoauszug überein (§ 28 Abs. 4 WEG). Kontoauszüge werden trotz Nachfrage nicht vorgelegt. Es gibt Überweisungen an die Verwaltung ohne Rechnung. Oder das Geld liegt auf einem Sammelkonto.

Dann gilt eine andere Reihenfolge. Ein Verdacht auf Untreue ist anwaltlich zu klären, und zwar bevor Sie ihn aussprechen. Drei Gründe sprechen dafür. Erstens kann ein öffentlich geäußerter Verdacht, der sich nicht bestätigt, Sie selbst angreifbar machen. Zweitens geht es zugleich um Strafrecht und um Geld, und beides folgt eigenen Regeln. Drittens zählt jetzt Zeit: Belege sichern, Bankvollmachten nach einer Abberufung sofort widerrufen, Versicherer informieren.

Was Sie ohne Anwalt tun können, ist wenig und wichtig. Verlangen Sie schriftlich Einsicht in Kontoauszüge und Belege (§ 18 Abs. 4 WEG). Schreiben Sie keine Rundmail an alle Eigentümer. Und sprechen Sie mit einem Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht, bevor die nächste Versammlung stattfindet.

In vier Schritten vom Vorfall zum Beschluss

Schritt 1 — Den Vorfall festhalten. (eine Stunde) Eine Tabelle mit fünf Spalten: Datum, geschuldete Pflicht, was passiert ist, Beleg, Folge.

Schritt 2 — Den Schaden beziffern. (ein Abend) Rechnung, Ablehnungsschreiben, Gutachten. Ohne Betrag gibt es keinen Ersatz.

Schritt 3 — Die Verwaltung zur Stellungnahme auffordern. (Frist 2 bis 3 Wochen) Schriftlich, mit Kalenderdatum und dem Hinweis, dass die Gemeinschaft Ersatzansprüche prüft. Nachweisbar zustellen.

Schritt 4 — Den Beschluss vorbereiten. (Ladungsfrist meist mindestens drei Wochen) Drei Punkte für die Tagesordnung: Verfolgung des Anspruchs, Ermächtigung des Beiratsvorsitzes oder eines Eigentümers, Vertagung der Entlastung. Bei schweren Verstößen als vierter Punkt die Abberufung.

Woran Sie eine Verwaltung messen können

Sie verhindern die meisten Fälle dieser Seite, bevor sie entstehen, wenn Sie die Nachfolge an prüfbaren Punkten messen. Drei davon lassen sich bei der GOTTSCHLING Immobilien GmbH nachprüfen. Christian Gottschling ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG. Eine Vermögensschaden- und eine Vertrauensschadenversicherung bestehen; die zweite greift gerade bei vorsätzlichem Handeln. Und Beschlüsse sind binnen sieben Tagen nach Versand des Protokolls beauftragt oder eingeleitet, oder Sie erfahren in derselben Frist, warum nicht.

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Häufige Fragen zu Pflichtverletzung und Haftung

Wann verletzt ein Verwalter seine Pflichten so schwer, dass Sie sofort handeln müssen?

Bei allem, was Geld, Fristen oder Sicherheit betrifft. Dazu gehören der Verdacht, dass Gemeinschaftsgeld fehlt oder vermischt ist, eine drohende Verjährung von Gewährleistungsansprüchen, ein nicht gemeldeter Versicherungsschaden und Gefahren für Bewohner, etwa bei Verkehrssicherung oder Trinkwasser. Hier überspringen Sie die Mängelrüge und holen sofort fachlichen Rat. Anwaltlich zu klären.

Der Verwalter beauftragt immer dieselbe Firma. Ist das zulässig?

Für sich genommen ja. Eine bewährte Firma ist kein Verstoß. Bei größeren Aufträgen gehören Vergleichsangebote aber zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Und erhält die Verwaltung von einer Firma Provisionen oder andere Vorteile, muss sie diese an die Gemeinschaft herausgeben (§ 667 BGB). Ein solcher Fall ist regelmäßig ein wichtiger Grund. Anwaltlich zu klären, sobald es Anhaltspunkte gibt.

Haftet der Verwalter auch für Fehler seiner Mitarbeiter?

Ja. Die Verwaltung haftet für ihre Mitarbeiter wie für eigenes Verschulden (§ 278 BGB). Es kommt nicht darauf an, wer in der Verwaltung den Fehler gemacht hat.

Haftet der Verwalter persönlich oder seine Firma?

Vertragspartnerin ist meist eine Gesellschaft, etwa eine GmbH. Dann haftet sie. Der Geschäftsführer haftet persönlich nur in Ausnahmefällen, etwa bei vorsätzlichem Handeln zulasten der Gemeinschaft. Wer im Streitfall in Anspruch zu nehmen ist, ist anwaltlich zu klären.

Reicht eine Pflichtverletzung, um den Vertrag sofort zu beenden?

Nicht jede. Für die fristlose Kündigung braucht es einen wichtigen Grund, und bei behebbaren Verstößen im Regelfall eine vorherige Abmahnung mit Frist. Einfacher ist die Abberufung: Sie braucht keinen Grund. Der Vertrag endet dann spätestens nach sechs Monaten.

Fazit

1. Eine Pflichtverletzung ist die Abweichung vom Geschuldeten. Die Pflichten kommen aus Gesetz, Beschlüssen und Vertrag.
2. Schadensersatz setzt Pflichtverletzung, Verschulden, Schaden und Ursache voraus; das Verschulden wird vermutet (§ 280 Abs. 1 BGB).
3. Der Anspruch gehört der Gemeinschaft, die Verfolgung beschließt die Versammlung, die Frist beträgt meist drei Jahre.
4. Für die Abberufung brauchen Sie keinen Grund. Der wichtige Grund zählt für die fristlose Kündigung, das Stimmrecht und den Weg gegen die Mehrheit.
5. Ein Verdacht auf Untreue gehört zuerst zum Fachanwalt, dann in die Versammlung.

Ihr nächster Schritt ist klein: Legen Sie die Tabelle mit fünf Spalten an und tragen Sie den einen Vorfall ein, der Sie gerade beschäftigt. Mit Datum und Beleg. Ob daraus ein Anspruch wird, entscheidet sich an dieser Zeile.

Ob es um einen Einzelfall geht oder um ein Muster, zeigen die Alarmzeichen in der Verwaltung.