Beschluss nicht umgesetzt: wie Sie den Verwalter zum Handeln bringen

Die Einladung zur Versammlung liegt auf dem Esstisch. Unter Punkt 6 steht ein alter Bekannter: „Erneuerung der Dachrinnen, Beschlussfassung“. Beschlossen wurde das längst. Vor einem Jahr, mit klarer Mehrheit, mit Protokoll. Passiert ist seitdem nichts. Außer dass der Punkt jetzt wieder auf der Tagesordnung steht, als hätte es den ersten Abend nie gegeben.

Das müssen Sie nicht hinnehmen. Ein gefasster Beschluss ist ein Auftrag an die Verwaltung. Wer ihn liegen lässt, verletzt eine Pflicht. Dagegen gibt es einen geordneten Weg. Er gehört zur Eskalationsleiter, die der Überblick über Probleme mit der Hausverwaltung für alle typischen Fälle beschreibt. Diese Seite behandelt nur den einen: Die Gemeinschaft hat entschieden, und die Verwaltung handelt nicht.

Einmal vorweg: Hier wird die Rechtslage eingeordnet, nicht beraten. Was für Ihre Gemeinschaft gilt, hängt von Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Verwaltervertrag und dem Einzelfall ab.

Ein Beschluss gilt ab dem Abend, an dem er verkündet wird

Ein Beschluss ist gültig, solange ihn kein Gericht rechtskräftig für ungültig erklärt hat (§ 23 Abs. 4 WEG). Das gilt auch dann, wenn jemand ihn anficht. Die Anfechtungsklage hält die Umsetzung nicht automatisch auf. Ausgenommen sind nur nichtige Beschlüsse, etwa solche, für die der Gemeinschaft jede Zuständigkeit fehlt.

Ausführen muss den Beschluss die Verwaltung. Sie ist das Organ, das die Gemeinschaft nach außen vertritt (§ 9b Abs. 1 WEG). Nur sie kann Aufträge erteilen und Verträge unterschreiben — dafür hat sie die Vertretungsmacht der Verwaltung. Dazu kommt der Verwaltervertrag. Er ist eine Geschäftsbesorgung (§ 675 BGB), also ein Vertrag, in dem jemand fremde Angelegenheiten gegen Bezahlung erledigt. Den ausdrücklichen Aufgabenkatalog von früher hat die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes gestrichen. Die Pflicht, Beschlüsse auszuführen, ist geblieben.

Und Sie als einzelner Eigentümer? Sie haben einen Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG). Dazu gehört, dass gefasste Beschlüsse auch umgesetzt werden. Der Anspruch richtet sich seit der Reform gegen die Gemeinschaft, nicht gegen den Verwalter persönlich. Praktisch heißt das: Den Druck macht am wirksamsten der Beirat, gestützt auf einen Beschluss. Welche Rolle ihm dabei zufällt, beschreiben die Rechte und Pflichten des Beirats.

Wann Warten berechtigt ist — und wann es eine Ausrede ist

Nicht jede Verzögerung ist eine Pflichtverletzung. Vier Gründe können tragen:

• Die Anfechtungsfrist läuft. Bei Beschlüssen mit großer finanzieller Tragweite kann es vernünftig sein, einen Monat abzuwarten. So lange kann jeder Eigentümer klagen (§ 45 WEG). Die Monatsfrist für die Anfechtung schützt die Gemeinschaft vor Aufträgen, die später rückabgewickelt werden müssten.
• Das Geld ist noch nicht da. Wurde eine Sonderumlage beschlossen, darf die Verwaltung warten, bis sie fällig und eingegangen ist.
• Der Beschluss ist zu ungenau. „Die Verwaltung kümmert sich um das Dach“ nennt weder Umfang noch Budget. Wer so beschließt, bekommt oft keinen Auftrag, sondern Rückfragen.
• Es findet sich keine Firma. Das kommt vor, gerade bei Dach und Fassade.

In allen vier Fällen gilt dasselbe: Warten kann berechtigt sein, Schweigen nie. Über den Stand eines Vorgangs schuldet die Verwaltung Auskunft (§ 666 BGB). Eine Verwaltung, die mit gutem Grund wartet, schreibt Ihnen diesen Grund und nennt ein Datum.

Keine tragenden Gründe sind dagegen: „Das kommt mit der nächsten Abrechnung.“ „Der Beirat muss noch zustimmen“, obwohl der Beschluss das nicht vorsieht. Oder monatelang „Die Rückmeldung steht noch aus“, ohne dass je ein Firmenname fällt.

Ein schriftliches Angebot für Ihre Gemeinschaft dauert hier drei Minuten, nicht drei Wochen. Wie das 3-Minuten-Angebot zustande kommt, ist Schritt für Schritt beschrieben.

Woran Sie die Pflichtverletzung erkennen

Drei Prüfungen genügen.

Erstens: Steht der Beschluss sauber im Protokoll? Suchen Sie ihn in der Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG) und im Protokoll der Eigentümerversammlung (§ 24 Abs. 6 WEG). Sie brauchen Datum, Tagesordnungspunkt und Wortlaut. Ohne diese drei Angaben bleibt jede spätere Frist angreifbar.

Zweitens: Ist seit dem Protokollversand ein nachweisbarer Schritt passiert? Ein Auftrag, eine Anfrage bei einer Firma, ein Schreiben an die Eigentümer. Fehlt alles, zählt jede Woche.

Drittens: Hat die Verwaltung auf Ihre Nachfrage reagiert? Wer schriftlich fragt und keine Antwort bekommt, hat den Beweis in der Hand.

Wichtig ist die Abgrenzung zu einem verwandten Fall. Liegen bei Ihrer Verwaltung nicht nur Beschlüsse, sondern auch Schadensmeldungen und Anfragen dauerhaft liegen, lesen Sie zusätzlich den Ratgeber Hausverwaltung untätig. Dort geht es um das Muster, hier um den einzelnen Beschluss.

In fünf Schritten vom Protokoll zur Umsetzung

Schritt 1 — Den Beschluss wortgenau sichern. (15 Minuten) Kopieren Sie den Protokollauszug und den Eintrag aus der Beschluss-Sammlung. Notieren Sie das Datum, an dem das Protokoll verschickt wurde.

Schritt 2 — Den Stand schriftlich abfragen. (10 Minuten, Antwortfrist 10 Tage) Eine kurze E-Mail genügt: Welcher Schritt ist erfolgt, welcher folgt wann? Die Auskunft ist geschuldet (§ 666 BGB).

Schritt 3 — Eine Frist mit konkreter Handlung setzen. (20 Minuten) Nicht „bitte kümmern Sie sich“, sondern: „Erteilen Sie den Auftrag an eine Fachfirma und senden Sie die Auftragsbestätigung bis zum [Kalenderdatum].“ Zwei bis drei Wochen sind meist angemessen. Nachweisbar zustellen, per Einwurf-Einschreiben.

Schritt 4 — Den Beirat einschalten. (eine Sitzung) Ein protokollierter Beiratsbeschluss macht aus Ihrer Nachfrage einen Vorgang des Gremiums. Gegenüber dem Verwalter vertritt der Beiratsvorsitz die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG).

Schritt 5 — Einen Tagesordnungspunkt verlangen. (Ladungsfrist meist mindestens drei Wochen) Beantragen Sie einen Beschluss, der Frist und Folge festlegt: „Die Verwaltung wird angewiesen, den Beschluss zu TOP [Nummer] vom [Datum] bis zum [Datum] umzusetzen. Der Beirat wird ermächtigt, den Stand abzufragen.“ Die Gemeinschaft kann die Befugnisse der Verwaltung so genauer fassen (§ 27 Abs. 2 WEG). Lädt die Verwaltung gar nicht mehr ein: Was dann gilt, wenn nicht eingeladen wird, steht in einem eigenen Ratgeber.

Was nach einer verpassten Frist folgt

Verstreicht die Frist ohne Ergebnis, ist aus dem Ärger ein belegter Fall geworden. Drei Wege stehen offen, und sie schließen sich nicht aus.

Schadensersatz. Entsteht durch die Verzögerung ein Schaden, kann die Gemeinschaft ihn verlangen (§§ 280, 286 BGB). Ein Beispiel: Die beschlossene Dachrinne wird nicht erneuert, und das Wasser läuft in die Fassade. Anspruchsinhaberin ist die Gemeinschaft, nicht der einzelne Eigentümer. Wann eine Verwaltung haftet und wann nicht, erklärt der Ratgeber Pflichtverletzung des Verwalters.

Gerichtliche Durchsetzung. Jeder Eigentümer kann die Umsetzung von der Gemeinschaft einklagen. Das dauert und kostet Nerven. Sinnvoll ist es vor allem, wenn die Mehrheit das Thema versanden lässt. Anwaltlich zu klären.

Abberufung. Sie ist jederzeit möglich, mit einfacher Mehrheit und ohne Grund (§ 26 Abs. 3 WEG). Ein trotz Frist nicht umgesetzter Beschluss ist trotzdem das stärkste Argument im Raum. Mehrheit und Beschlusstext stehen auf der Seite zur Abberufung des Verwalters, den ganzen Weg zeigt der Ablauf des Verwalterwechsels.

Für diesen Tagesordnungspunkt braucht die Einladung eine Antwort auf die Frage nach der Nachfolge. Die geben Sie am besten schriftlich: Angebot in drei Minuten anfordern. Das Angebot kommt binnen drei Minuten. Der Vertragsentwurf folgt zeitnah.

Sieben Tage als Maßstab

Sie können eine Verwaltung an genau diesem Punkt messen, bevor Sie sie beauftragen. Die Frage lautet: Welche Frist gilt bei Ihnen für die Umsetzung von Beschlüssen? Die meisten Verwaltungen antworten mit „zeitnah“.

Bei der GOTTSCHLING Immobilien GmbH gilt eine Zahl. Was Ihre Gemeinschaft beschließt, ist binnen sieben Tagen nach Versand des Protokolls beauftragt oder eingeleitet. Geht es ausnahmsweise nicht, erfahren Sie innerhalb derselben sieben Tage, warum — und wann es geht. Die Grenze gehört dazu: Beauftragt heißt nicht fertig. Ob die Dachrinne nach sieben Tagen hängt, entscheidet die Fachfirma. Sicher ist nur, dass der Auftrag nicht im Ordner liegt.

Nachprüfen können Sie das selbst. Sie kennen den Beschluss und das Datum des Protokolls. Wie die Zusage im Einzelnen lautet, steht unter den Zusagen, die Sie nachprüfen können. Und was eine solche Verwaltung Ihre Gemeinschaft im Monat kosten würde, sehen Sie sofort: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen.

Häufige Fragen zur Beschlussumsetzung

Der Verwalter setzt gefasste Beschlüsse nicht um. Was tun?

Sichern Sie zuerst den Beschluss mit Datum und Wortlaut. Fragen Sie dann schriftlich nach dem Stand und setzen Sie eine Frist mit einer konkreten Handlung. Bleibt das ohne Ergebnis, gehört der Vorgang in den Beirat und als eigener Punkt in die nächste Versammlung. Ein trotz Fristsetzung nicht umgesetzter Beschluss trägt im Streit — auch für eine Abberufung.

Darf der Verwalter warten, bis die Anfechtungsfrist abgelaufen ist?

Bei Beschlüssen mit großer finanzieller Tragweite ist das oft vernünftig. Die Frist beträgt einen Monat ab Beschlussfassung (§ 45 WEG). Die Verwaltung muss Ihnen den Grund aber nennen. Nach Ablauf des Monats gibt es für weiteres Warten keinen Anlass mehr.

Muss der Verwalter einen Beschluss umsetzen, den er für falsch hält?

Ja. Er darf und soll Bedenken äußern, am besten schon in der Versammlung. Anfechten kann er den Beschluss seit der Reform nicht mehr, das können nur Wohnungseigentümer (§ 44 Abs. 1 WEG). Anders liegt es nur bei nichtigen Beschlüssen. Ob ein Beschluss nichtig ist, ist anwaltlich zu klären.

Was, wenn der Beschluss zu ungenau ist, um ihn umzusetzen?

Dann muss die Verwaltung nachfragen, statt stillzuhalten. Oft ist ein neuer, genauerer Beschluss der schnellste Weg. Er sollte vier Angaben enthalten: was gemacht wird, bis wann, mit welchem Budget und wer den Stand abfragen darf.

Kann ich als einzelner Eigentümer die Umsetzung erzwingen?

Rechtlich ja. Ihr Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung umfasst die Durchführung gefasster Beschlüsse (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG). Er richtet sich gegen die Gemeinschaft. Praktisch ist der Weg über den Beirat und einen Versammlungsbeschluss meist schneller als eine Klage.

Fazit

1. Ein Beschluss gilt ab seiner Verkündung, auch wenn jemand ihn anficht (§ 23 Abs. 4 WEG).
2. Ausführen muss ihn die Verwaltung, als Organ und aus dem Verwaltervertrag.
3. Warten kann berechtigt sein, Schweigen nie: Den Stand schuldet die Verwaltung auf Nachfrage (§ 666 BGB).
4. Aus Ärger wird ein Fall durch drei Dinge: Protokollauszug, Frist mit Kalenderdatum, nachweisbare Zustellung.
5. Verstreicht die Frist, stehen Schadensersatz, gerichtliche Durchsetzung und Abberufung offen.

Ihr nächster Schritt ist klein: Suchen Sie den Beschluss heraus, der bei Ihnen am längsten liegt, und schreiben Sie eine Zeile an die Verwaltung. Nur die Frage nach dem Stand. Die Antwort — oder ihr Ausbleiben — ist der Anfang Ihrer Akte.

Bleibt auch die Abrechnung aus, lesen Sie weiter unter Keine Jahresabrechnung.