Versammlungsprotokoll

Was in einer Versammlung besprochen wurde, erinnern zwölf Anwesende auf zwölf Arten. Was beschlossen wurde, steht in einem einzigen Dokument — und wer es nicht bekommt, kann weder prüfen noch fristgerecht widersprechen.

Wie die Versammlung selbst abläuft, beschreibt der Ablauf der Eigentümerversammlung.

Was das Gesetz verlangt

Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen; § 24 Absatz 6 WEG regelt das. Unterschreiben müssen der Vorsitzende der Versammlung und ein Wohnungseigentümer, und wenn ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, zusätzlich dessen Vorsitzender oder ein Vertreter. Diese Mehrfachunterschrift ist kein Formalismus: Sie soll verhindern, dass ein Beschluss später anders dokumentiert ist, als er gefasst wurde.

Eine gesetzliche Frist für die Versendung nennt das Gesetz nicht. Geschuldet ist die Niederschrift unverzüglich — und praktisch ist die Frage ohnehin entschieden, weil die Anfechtungsfrist von einem Monat mit der Beschlussfassung zu laufen beginnt, nicht mit dem Eingang des Protokolls. Ein Protokoll, das nach fünf Wochen kommt, ist deshalb faktisch wertlos für jeden, der prüfen wollte. Wer deshalb Verwaltungen vergleichen will: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen.

Beschlussprotokoll oder Verlaufsprotokoll

Das Gesetz verlangt die Dokumentation der Beschlüsse, nicht des Gesprächs. Ein reines Beschlussprotokoll ist damit zulässig und in der Praxis der Regelfall. Ein Verlaufsprotokoll, das Wortbeiträge wiedergibt, kann die Gemeinschaftsordnung vorschreiben; es ist ausführlicher, aber auch streitanfälliger, weil über die Wiedergabe von Beiträgen wieder gestritten werden kann.

Welche Fassung für Ihre Gemeinschaft gilt und wie sich ein Protokoll prüfen lässt, führt der Ratgeber zum Protokoll der Eigentümerversammlung aus.

Unabhängig von der Form gehören in jedes Protokoll: Ort und Zeit, die Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung, die Zahl der vertretenen Stimmen, je Beschluss der Wortlaut und das Abstimmungsergebnis mit Ja-, Nein- und Enthaltungsstimmen sowie die Feststellung des Versammlungsleiters, ob der Beschluss zustande gekommen ist. Was zur ordnungsgemäßen Einberufung gehört, erklärt der Ratgeber Eigentümerversammlung einberufen.

Die Beschlusssammlung ist etwas anderes

Neben dem Protokoll führt die Verwaltung eine Beschluss-Sammlung. Sie enthält fortlaufend alle Beschlüsse im Wortlaut und ist das Dokument, das ein Käufer einsieht, bevor er kauft. Protokoll und Sammlung ersetzen einander nicht: Das eine dokumentiert eine Versammlung, das andere den aktuellen Bestand an geltenden Regelungen. Wie die Sammlung geführt und eingesehen wird, beschreibt der Ratgeber zur Beschlusssammlung.

Ein Beispiel

In einer Gemeinschaft mit 18 Einheiten in Essen-Frohnhausen wird über die Erhöhung der Rücklagenzuführung abgestimmt. Im Protokoll steht: „Der Antrag wurde mehrheitlich angenommen.“ Es fehlen die Stimmenzahlen und die Feststellung des Versammlungsleiters. Als ein Eigentümer später wissen will, ob die für diesen Punkt erforderliche Mehrheit erreicht war, lässt sich das aus dem Protokoll nicht beantworten. Die Gemeinschaft muss den Punkt in der nächsten Versammlung wiederholen, um Klarheit zu schaffen — ein Jahr Verzögerung für eine fehlende Zeile.

Was Sie prüfen sollten, sobald es eintrifft

Vergleichen Sie zuerst die Beschlusstexte mit dem, was Sie in Erinnerung haben, und zwar sofort — nicht in einer ruhigen Minute in drei Wochen. Prüfen Sie zweitens, ob zu jedem Beschluss ein Abstimmungsergebnis steht. Prüfen Sie drittens, ob Punkte auftauchen, die nicht auf der Tagesordnung standen.

Fällt etwas auf, widersprechen Sie schriftlich und datiert gegenüber der Verwaltung. Das korrigiert das Protokoll nicht automatisch, aber es dokumentiert Ihren Einwand innerhalb der laufenden Frist. Ob daraus eine Anfechtung wird, ist die nächste Frage — und eine, die bei relevanten Beträgen anwaltlich einzuschätzen ist.

Eine Verwaltung, die Protokolle innerhalb weniger Tage versendet, verschafft ihrer Gemeinschaft genau die Zeit, die das Gesetz eigentlich vorsieht. Eine, die Wochen braucht, nimmt sie ihr — das gehört zu den Warnsignalen einer schlechten Hausverwaltung, und es ist eines der wenigen, die sich mit einem Blick auf das Datum belegen lassen.

Verwandte Begriffe

Tagesordnung · Beschlussfähigkeit · Nichtiger Beschluss

Fazit

Das Protokoll dokumentiert Beschlüsse, nicht Gespräche, und braucht mehrere Unterschriften, damit niemand es allein gestalten kann. Entscheidend ist weniger sein Umfang als sein Eingangsdatum: Die Frist zur Anfechtung läuft ab der Versammlung. Wer es spät bekommt, hat die Prüfung faktisch verloren — auch wenn formal nichts passiert ist. Ein schriftliches Angebot für eine neue Verwaltung kommt binnen drei Minuten: Direkt zum Sofortangebot.