Damit eine Gemeinschaft handlungsfähig ist, muss jemand für sie unterschreiben können — Verträge, Vollmachten, Erklärungen gegenüber Handwerkern und Behörden. Diese Befugnis hat die Verwaltung von Gesetzes wegen, aber nicht unbegrenzt. Wo die Grenze verläuft, entscheidet darüber, wann ein Beschluss nötig ist. Wer gerade die passende Verwaltung finden will, sollte deshalb auch nach dieser Grenze fragen.
Was das Gesetz von sich aus einräumt
§ 9b WEG bestimmt, dass die Gemeinschaft durch die Verwaltung gerichtlich und außergerichtlich vertreten wird. Zwei Ausnahmen nennt die Vorschrift ausdrücklich: Grundstückskaufverträge und Darlehensverträge. Für beides braucht die Verwaltung einen Beschluss — ohne ihn kann sie die Gemeinschaft nicht binden.
§ 27 WEG regelt daneben, was die Verwaltung im Innenverhältnis ohne Beschluss tun darf: Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung, die keine erheblichen Verpflichtungen begründen, und Maßnahmen, die zur Abwendung eines Nachteils dringend erforderlich sind. Das ist der Rahmen, in dem eine kaputte Heizung an einem Freitagabend repariert wird, ohne dass vorher eine Versammlung einberufen werden muss.
Wo die Gemeinschaft selbst nachschärfen kann
Die Versammlung kann die Befugnisse der Verwaltung erweitern oder einschränken. Üblich sind Wertgrenzen: Aufträge bis zu einem bestimmten Betrag ohne Beschluss, darüber nur mit Zustimmung des Beirats oder der Versammlung. Solche Regelungen gehören in den Verwaltervertrag oder in einen eigenen Beschluss, nicht in eine mündliche Absprache. Was im Grundpreis steckt und was nicht, zeigt das schriftliche Angebot: Direkt zum schriftlichen Angebot.
Eine sinnvolle Wertgrenze ist weder besonders hoch noch besonders niedrig. Zu niedrig gesetzt, lähmt sie die Verwaltung und erzeugt genau die Verzögerungen, über die Eigentümer sich beschweren. Zu hoch gesetzt, verliert die Gemeinschaft die Kontrolle über den größten Teil ihrer Ausgaben. Die Frage gehört in dieselbe Prüfung wie der übrige Vertrag — die Seite zum Prüfen des Verwaltervertrags führt die Punkte auf.
Ein Beispiel
In einer Gemeinschaft mit acht Einheiten in Essen-Byfang beauftragt die Verwaltung nach einem Rohrbruch eine Trocknung und die Instandsetzung des betroffenen Kellerabschnitts. Die Rechnung liegt über der im Vertrag vereinbarten Wertgrenze. In der nächsten Versammlung beanstanden zwei Eigentümer die Überschreitung. Die Verwaltung legt die Schadensmeldung, zwei Fotos und die Einschätzung des Fachbetriebs vor, nach der ohne sofortige Trocknung ein Folgeschaden im Mauerwerk gedroht hätte. Die Versammlung genehmigt die Maßnahme nachträglich. Ohne diese Dokumentation wäre dieselbe Entscheidung zu einem Haftungsfall geworden.
Die Vollmacht gegenüber Dritten
Nach außen wirkt die gesetzliche Vertretungsmacht, auch wenn die Verwaltung im Innenverhältnis ihre Grenzen überschritten hat. Der Handwerker, der gutgläubig einen Auftrag annimmt, bekommt sein Geld von der Gemeinschaft. Die Gemeinschaft kann sich dann bei der Verwaltung schadlos halten — und genau deshalb ist die Verwalterhaftung für diese Fälle die entscheidende Rückseite der Vollmacht.
Für einzelne Rechtsgeschäfte, etwa beim Notar, verlangt die Gegenseite meist einen Nachweis der Verwalterstellung. Dafür gibt es die Verwalterbescheinigung.
Was Sie im Beirat kontrollieren können
Lesen Sie im Vertrag nach, ob eine Wertgrenze vereinbart ist, ob sie je Einzelfall oder je Jahr gilt und wer zustimmen muss, wenn sie überschritten wird. Prüfen Sie zweitens, ob die Verwaltung bei größeren Aufträgen mehrere Angebote einholt und ob diese Angebote in den Unterlagen liegen. Beides ist über das Belegeinsichtsrecht zugänglich.
Wo eine Gemeinschaft die Grenzen enger ziehen will, sollte sie zugleich festlegen, wie schnell eine Entscheidung herbeigeführt werden kann. Kontrolle ohne Entscheidungsweg erzeugt Stillstand — welche Erreichbarkeit dafür nötig ist, bis hin zur Erreichbarkeit nachts und am Wochenende, beschreibt eine eigene Seite.
Verwandte Begriffe
Verwalterbescheinigung · Bestellzeitraum · Ordnungsmäßige Verwaltung
Fazit
Die Vertretungsmacht kommt aus dem Gesetz, nicht aus dem Vertrag — begrenzt ist sie bei Grundstückskauf und Darlehen, im Übrigen durch das, was die Gemeinschaft selbst beschließt. Nach außen bindet die Verwaltung die Gemeinschaft auch dann, wenn sie intern zu weit gegangen ist. Eine klare Wertgrenze im Vertrag ist deshalb kein Misstrauensbeweis, sondern die Voraussetzung dafür, dass beide Seiten wissen, woran sie sind. Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kosten würde: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen.
Ihre Verwaltung beantwortet das nicht?
Lassen Sie die Unterlagen Ihrer Gemeinschaft prüfen — Sie bekommen in einem Satz die Antwort, ob etwas nicht stimmt. Kostenfrei und unverbindlich, für Essen und das westliche Ruhrgebiet.
Für die Versammlung brauchen Sie eine Zahl auf Papier: Sie bekommen sie als PDF, binnen drei Minuten, ohne Rückruf und ohne Termin. Was dahintersteckt: Sofortangebot für Ihre Gemeinschaft.
Am Telefon nimmt rund um die Uhr ein KI-Assistent ab. Wenn Sie einen Menschen sprechen möchten, bekommen Sie einen Rückruf.
