Verwalterbescheinigung

Beim Verkauf einer Eigentumswohnung fragt der Notar nach einem Papier, von dem die meisten Eigentümer vorher nie gehört haben — und ohne das der Termin nicht stattfindet. Es weist nach, dass die Person, die für die Gemeinschaft unterschreibt, dazu auch berechtigt ist.

Wofür sie gebraucht wird

Zwei Anlässe dominieren. Der erste: Die Teilungserklärung sieht vor, dass die Veräußerung der Wohnung der Zustimmung der Verwaltung bedarf — eine Veräußerungsbeschränkung nach § 12 WEG. Dann muss das Grundbuchamt sehen, dass die zustimmende Person tatsächlich Verwalter ist — wie dieser Weg abläuft, beschreibt der Ratgeber zur Verwalterzustimmung beim Verkauf. Der zweite: Grundbuchgeschäfte der Gemeinschaft selbst, etwa die Eintragung oder Löschung von Rechten.

§ 26 Absatz 4 WEG regelt den Nachweis. Die Bestellung wird durch die Niederschrift über den Bestellbeschluss nachgewiesen, deren Unterschriften öffentlich beglaubigt sein müssen. In der Praxis hält die Verwaltung deshalb eine beglaubigte Fassung des Protokollauszugs vor, damit sie bei jedem Verkauf sofort vorliegt.

Warum daraus regelmäßig Verzögerungen entstehen

Der Verkauf einer Wohnung hat einen Terminplan, an dem Käufer, Bank, Notar und Umzug hängen. Fehlt die Bescheinigung, verschiebt sich der Beurkundungstermin, und mit ihm die Finanzierungszusage der Bank. Für den Verkäufer ist das der Moment, in dem die Qualität seiner Verwaltung unmittelbar Geld kostet. Was eine andere Verwaltung kosten würde, zeigt der Rechner sofort: Jetzt Ihren Preis berechnen.

Welche Unterlagen eine Verwaltung dauerhaft vorhalten muss, damit solche Anfragen ohne Suchen beantwortet werden, ordnet die WEG-Verwaltung ein.

Typische Ursachen: Der Bestellbeschluss ist nicht beglaubigt, das Protokoll ist unvollständig unterschrieben, oder die bestellte Gesellschaft firmiert inzwischen anders. Jeder dieser Punkte lässt sich vorher klären — aber nur, wenn jemand vorher hinsieht.

Ein Beispiel

Eine Eigentümerin in Essen-Dilldorf verkauft ihre Wohnung. Zwei Wochen vor dem Notartermin fordert die Notarin die Zustimmung der Verwaltung und den Nachweis der Bestellung an. Die Verwaltung verfügt nur über eine einfache Kopie des Protokolls; die Unterschriften sind nicht beglaubigt. Bis ein beglaubigter Auszug vorliegt, vergehen drei Wochen. Der Termin wird verschoben, die Zinsbindung des Käufers läuft ab, und die Finanzierung muss zu veränderten Konditionen neu zugesagt werden. Die Verkäuferin trägt den Ärger, verursacht hat ihn ein fehlendes Blatt Papier.

Was die Bescheinigung nicht ist

Sie sagt nichts über Hausgeldrückstände, nichts über offene Sonderumlagen und nichts über den Zustand der Rücklage. Dafür gibt es andere Auskünfte, die Käufer üblicherweise zusätzlich verlangen — und die ebenfalls die Verwaltung liefert. Wer eine Wohnung kauft, sollte sich beides geben lassen: den Nachweis der Verwalterstellung und eine Aufstellung zu Rückständen und beschlossenen Maßnahmen.

Die Zahlungsseite dahinter beschreibt das Forderungsmanagement; was eine Gemeinschaft an Vermögen hält und wie es nachzuweisen ist, ordnet das Verwaltungsvermögen ein.

Was Sie vorbeugend tun können

Fragen Sie einmal — nicht erst beim Verkauf —, ob ein beglaubigter Nachweis der aktuellen Bestellung vorliegt und wie lange die Ausstellung im Bedarfsfall dauert. Eine Verwaltung, die darauf innerhalb weniger Tage antwortet, hat ihre Unterlagen im Griff. Eine, die erst suchen muss, wird im Verkaufsfall genau die Verzögerung erzeugen, die niemand gebrauchen kann.

Bei einem Wechsel der Verwaltung gehört dieser Nachweis zu den Unterlagen, die übergeben werden müssen — die Übergabe insgesamt beschreibt die Seite zum Wechsel der Hausverwaltung. Ob in Ihrem Fall überhaupt eine Zustimmung nötig ist, steht in der Teilungserklärung; die Auslegung älterer Urkunden gehört in anwaltliche Hände.

Verwandte Begriffe

Verwaltervollmacht · Bestellzeitraum · Teilungserklärung

Fazit

Die Verwalterbescheinigung ist ein formaler Nachweis, der nur dann auffällt, wenn er fehlt — und dann sofort Termine kippt. Sie beruht auf der beglaubigten Niederschrift des Bestellbeschlusses und gehört in jede ordentliche Aktenführung. Ob Ihre Anlage überhaupt eine Zustimmung zur Veräußerung braucht, entscheidet allein die Teilungserklärung. Ein schriftliches Angebot für die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kommt binnen drei Minuten: Sofortangebot anfordern.