Der WEG-Verwalter erstellt keine Jahresabrechnung: Ihre Rechte und Ihre nächsten Schritte

Die Mail vom Steuerberater ist freundlich und kurz. „Für Ihre Erklärung fehlt noch die Bescheinigung für die haushaltsnahen Dienstleistungen aus der Hausabrechnung.“ Sie schauen im Ordner nach. Die letzte Jahresabrechnung ist zwei Jahre alt. Die für das vergangene Jahr gibt es nicht. Und die davor wurde nie beschlossen, weil keine Versammlung stattfand.

Eine fehlende Jahresabrechnung ist kein Schönheitsfehler. Sie blockiert Nachzahlungen und Guthaben, Ihre Steuererklärung und, wenn Sie vermieten, die Nebenkostenabrechnung Ihres Mieters. Diese Seite zeigt, wann Sie im Recht sind, wie Sie die Abrechnung einfordern und wann das Ausbleiben ein Wechselgrund ist. Sie gehört zum Überblick Probleme mit der Hausverwaltung mit allen sieben typischen Fällen.

Sie sind im Recht, wenn die Abrechnung nach sechs Monaten fehlt

Die Pflicht steht klar im Gesetz. Nach Ablauf des Kalenderjahres hat der Verwalter eine Jahresabrechnung aufzustellen (§ 28 Abs. 2 Satz 2 WEG). Dazu kommt ein jährlicher Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen, der jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen ist (§ 28 Abs. 4 WEG).

Ein Datum nennt das Gesetz nicht. Das ist die Lücke, auf die sich säumige Verwaltungen gern berufen. Verbreitet gilt eine Aufstellung binnen drei bis sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres als ordnungsmäßig. Viele Verwalterverträge nennen eine eigene Frist. Schauen Sie dort zuerst nach.

Sie sind deshalb im Recht, wenn einer dieser Fälle vorliegt:

• Die Frist aus dem Verwaltervertrag ist verstrichen. Dann ist die Lage eindeutig.
• Der Vertrag nennt keine Frist, und seit Jahresende sind mehr als sechs Monate vergangen. Dann sind Sie außerhalb dessen, was als üblich gilt.
• Die Abrechnung fehlt für ein zweites Jahr. Dann ist es in jeder Lesart zu spät. Über Jahre ausbleibende Abrechnungen gelten als schwere Pflichtverletzung.

Was die Verwaltung als Grund anführen darf — und was nicht

Ein nachvollziehbarer Grund ist die fehlende Heizkostenabrechnung des Messdienstes. Ohne sie lässt sich die Jahresabrechnung kaum fertigstellen. Die Verwaltung muss aber zeigen, dass sie nachgefragt hat. Kein Grund ist Personalmangel, ein Softwarewechsel oder „die Buchhaltung ist im Rückstand“. Das ist ihr Problem, nicht Ihres.

Liegt die Abrechnung vor, stimmt aber nicht, ist das ein anderer Fall. Dafür gibt es die Anleitung Jahresabrechnung prüfen.

Was die fehlende Abrechnung Sie kostet

Die Folgen treffen nicht alle gleich. Drei Gruppen spüren sie zuerst.

Wer vermietet, muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums die Betriebskosten abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Frist läuft auch dann, wenn die Abrechnung der Gemeinschaft fehlt. Ob eine Nachforderung danach noch möglich ist, hängt vom Einzelfall ab. Oft ist sie verloren.

Wer Steuern spart, braucht die Bescheinigung nach § 35a EStG für Hausmeister, Reinigung und Handwerker. Sie entsteht aus der Abrechnung.

Wer ein Guthaben hat, bekommt es nicht ausgezahlt. Wer nachzahlen müsste, weiß nicht, wie viel. Beschlossen wird nach dem Gesetz nicht über die ganze Abrechnung, sondern über Nachschüsse oder angepasste Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 Satz 1 WEG). Ohne Abrechnung gibt es dafür keine Grundlage.

Dazu kommt das Unsichtbare: Solange niemand abrechnet, prüft auch niemand, ob das Geld der Gemeinschaft vollständig da ist.

Ein schriftliches Angebot für Ihre Gemeinschaft dauert hier drei Minuten, nicht drei Wochen. Wer mehrere Angebote für die WEG-Verwaltung einholen will, findet dort den Ablauf.

Sechs Schritte zur fehlenden Abrechnung

Schritt 1 — Den Verwaltervertrag lesen. (ein Abend) Suchen Sie die Frist für die Jahresabrechnung und die Regeln zur Vergütung. Manche Verträge koppeln einen Teil der Vergütung an die Abrechnung.

Schritt 2 — Den Stand erfragen. (Tag 1) Schriftlich: Woran fehlt es noch? Liegt die Heizkostenabrechnung vor? Welches Datum ist geplant? Eine ehrliche Antwort mit Datum ist oft schon die halbe Lösung.

Schritt 3 — Eine Frist mit Kalenderdatum setzen. (Tag 1) Vier Wochen sind für eine überfällige Abrechnung angemessen. Kürzer nur, wenn die vertragliche Frist schon lange verstrichen ist. Verlangen Sie den Vermögensbericht gleich mit.

Schritt 4 — Den Beirat einbinden. (Tag 3) Der Beirat soll die Abrechnung vor der Beschlussfassung prüfen (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG). Deshalb hat er ein eigenes Interesse, sie rechtzeitig zu bekommen. Wie Beiräte diese Aufgabe angehen, steht unter Verwaltungsbeirat: Aufgaben und Haftung.

Schritt 5 — Vermieter: den Mieter vorwarnen. (sofort) Teilen Sie Ihrem Mieter schriftlich mit, dass sich die Abrechnung wegen der ausstehenden Hausabrechnung verzögert. Das rettet keine Frist, zeigt aber, dass die Verzögerung nicht bei Ihnen liegt. Anwaltlich zu klären, wenn die Zwölf-Monats-Frist knapp wird.

Schritt 6 — Den Tagesordnungspunkt vorbereiten. (nach Fristablauf) Mit einem Antrag, der ein Datum enthält. Dazu gleich mehr.

Die Formulierung zum Übernehmen

Wenn die Frist verstreicht: die Eskalation

Der Anweisungsbeschluss. Die Versammlung weist die Verwaltung an, die Abrechnung bis zu einem Datum vorzulegen. Beispiel: „Die Verwaltung wird angewiesen, die Jahresabrechnung und den Vermögensbericht für [Jahr] bis zum [Datum] vorzulegen.“ Findet gar keine Versammlung mehr statt, hat das Vorrang. Lesen Sie dann Seit Jahren keine Eigentümerversammlung.

Die Klage auf Aufstellung. Den Anspruch auf die Abrechnung hat die Gemeinschaft gegen den Verwalter. Sie kann ihn nach einem Beschluss gerichtlich durchsetzen. Ein einzelner Eigentümer kann von der Gemeinschaft verlangen, dass sie das tut (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG). Zuständig ist das Gericht am Ort des Grundstücks (§ 43 Abs. 2 WEG), in Essen das zuständige Amtsgericht in Essen. Anwaltlich zu klären.

Die Abberufung. Über Jahre ausbleibende Abrechnungen nehmen Gerichte ernst. Die Abberufung ist ohnehin jederzeit möglich (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Eine fristlose Kündigung des Vertrags trägt dieser Grund häufig. Welche Versäumnisse als schwer gelten, ordnet die Übersicht zu Pflichtverletzungen im Amt des Verwalters.

Nach dem Wechsel: wer die alte Abrechnung macht

Das ist die Frage, die jede Versammlung stellt. Offene Abrechnungen für Jahre der alten Amtszeit schuldet grundsätzlich die alte Verwaltung. In der Praxis fehlen ihr dann oft der Wille und der neuen die Unterlagen. Regeln Sie das deshalb ausdrücklich im neuen Vertrag. Und fordern Sie die Buchhaltung vollständig an — wie das geht, steht unter wenn der Verwalter Unterlagen nicht herausgibt.

Einmal nüchtern eingeordnet

Diese Seite ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Welche Frist für Ihre Gemeinschaft gilt, entscheiden Verwaltervertrag, Gemeinschaftsordnung und der Einzelfall. Bei Klagen, bei der Frist gegenüber Ihrem Mieter und bei einer fristlosen Kündigung gehört ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht dazu.

Wann die fehlende Abrechnung ein Wechselgrund ist

Sehr früh. Eine Verwaltung, die nicht abrechnet, legt ihre Arbeit nicht offen. Das ist mehr als ein Terminproblem. Fehlt die Abrechnung im zweiten Jahr, ist der Wechsel der Hausverwaltung der kürzere Weg als jede Klage.

Rechnen Sie für den Beirat zwei Zahlen aus. Erstens, was die Verzögerung schon gekostet hat, etwa verlorene Nachforderungen gegenüber Mietern. Zweitens, was eine Verwaltung kostet, die pünktlich abrechnet: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen. Was in einer sauberen Abrechnung stehen sollte, zeigt die Seite zu Buchhaltung und Jahresabrechnung.

Woran Sie eine Verwaltung erkennen, die pünktlich abrechnet

Sie müssen nicht nachfragen. Die Abrechnung kommt, der Beirat bekommt die Belege mit Vorlauf zur Versammlung, und der Vermögensbericht liegt bei. Wenn doch einmal etwas hakt, können Sie den Stand jederzeit erfragen. Am Telefon nimmt rund um die Uhr, montags bis sonntags, ein KI-Assistent ab. Er sagt Ihnen, wie weit ein Vorgang ist, oder nimmt ein neues Anliegen auf. Wer einen Menschen sprechen möchte, bekommt einen Rückruf. Die Antwort kommt innerhalb weniger Stunden, mit Namen und nächstem Schritt. Das ist eine Reaktion, keine fertige Abrechnung — aber Sie stehen nicht im Dunkeln.

Christian Gottschling ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG. Beschlüsse werden binnen sieben Tagen umgesetzt.

Für die Versammlung brauchen Sie ein schriftliches Angebot. Es kommt binnen drei Minuten als PDF, mit Vergütung netto und brutto. Der Vertragsentwurf folgt zeitnah. Angebot in drei Minuten anfordern.

Häufige Fragen zur fehlenden Jahresabrechnung

Der Verwalter erstellt seit Jahren keine Jahresabrechnung. Was jetzt?

Setzen Sie eine Frist mit Kalenderdatum, schriftlich und nachweisbar. Bleibt sie ergebnislos, gehört ein Anweisungsbeschluss auf die Tagesordnung, und parallel die Frage nach einer neuen Verwaltung. Fehlen Abrechnungen für mehrere Jahre, liegt eine schwere Pflichtverletzung nahe. Lassen Sie dann anwaltlich prüfen, ob die Gemeinschaft Schadensersatz verlangen kann, etwa für verlorene Nachforderungen.

Darf ich mein Hausgeld zurückhalten, bis die Abrechnung kommt?

Nein. Das Hausgeld schulden Sie der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Wer es zurückhält, gefährdet die laufenden Zahlungen des Hauses und gerät selbst in Verzug.

Die Verwaltung schiebt es auf den Messdienst. Zählt das?

Für eine Weile ja. Ohne Heizkostenabrechnung ist die Jahresabrechnung kaum fertig zu stellen. Die Verwaltung muss aber nachweisen, dass sie den Messdienst gemahnt hat. Bitten Sie um eine Kopie dieser Mahnung. Hält die Ausrede über Monate, lohnt ein Blick auf die Heizkostenabrechnung in der WEG.

Kann die Gemeinschaft jemand anderen mit der Abrechnung beauftragen?

Ja, per Beschluss. Das kann ein Buchhaltungsbüro oder die neue Verwaltung sein. Ob die Gemeinschaft die Mehrkosten beim alten Verwalter zurückholen kann, hängt vom Einzelfall ab. Anwaltlich zu klären.

Müssen wir eine verspätete Abrechnung trotzdem prüfen?

Ja, und zwar gründlich. Gerade eine Abrechnung, die unter Druck entstanden ist, enthält häufiger Fehler. Nehmen Sie sich Zeit für die Belege, bevor die Versammlung beschließt.

Fazit: fünf Sätze, die Sie mitnehmen sollten

1. Die Pflicht zur Jahresabrechnung steht im Gesetz (§ 28 Abs. 2 Satz 2 WEG), das Datum steht meist im Verwaltervertrag.
2. Nach sechs Monaten ohne Abrechnung sind Sie außerhalb des Üblichen, im zweiten Jahr ist es in jeder Lesart zu spät.
3. Setzen Sie vier Wochen Frist mit Datum und verlangen Sie den Vermögensbericht gleich mit.
4. Vermietende Eigentümer warnen ihren Mieter vor, weil die Zwölf-Monats-Frist weiterläuft.
5. Fehlt die Abrechnung für ein zweites Jahr, ist der Wechsel meist der kürzere Weg als die Klage.

Ihr nächster Schritt ist klein: Suchen Sie heute Ihren Verwaltervertrag heraus und markieren Sie die Stelle mit der Abrechnungsfrist. Mehr ist heute nicht nötig.

Wenn die Frist längst vorbei ist, legen Sie die Zahl für den Beirat gleich daneben: Jetzt Ihren Preis berechnen.