Der WEG-Verwalter macht keine Eigentümerversammlung: so holen Sie sie zurück

Die neue Nachbarin aus dem Erdgeschoss fragt im Treppenhaus, ganz beiläufig: „Wann ist eigentlich die nächste Eigentümerversammlung?“ Sie hat die Wohnung vor mehr als einem Jahr gekauft. Eine Einladung hat sie nie bekommen. Sie wollen antworten und merken: Sie wissen es selbst nicht. Die letzte Versammlung liegt so lange zurück, dass sich niemand mehr an das Datum erinnert.

Wenn der Verwalter keine Eigentümerversammlung macht, steht mehr still als ein Termin. Diese Seite zeigt, wann Sie im Recht sind, was der Stillstand kostet und wie Sie die Versammlung in fünf Schritten zurückholen. Sie gehört zum Überblick Probleme mit der Hausverwaltung. Dort steht auch, warum dieses Problem Vorrang vor allen anderen hat.

Sie sind im Recht, wenn seit mehr als zwölf Monaten niemand einlädt

Die Regel ist eine der klarsten im ganzen Wohnungseigentumsrecht. Der Verwalter muss die Versammlung mindestens einmal im Jahr einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG). Das ist keine Empfehlung, sondern eine Pflicht.

Sie sind im Recht, wenn einer dieser Fälle vorliegt:

• Die letzte Versammlung liegt mehr als zwölf Monate zurück, und es gibt keinen besonderen Grund.
• Mehr als ein Viertel der Eigentümer hat eine Versammlung verlangt, schriftlich mit Zweck und Gründen, und die Verwaltung reagiert nicht (§ 24 Abs. 2 WEG).
• Die Verwaltung lädt zwar ein, aber ohne Tagesordnung. Ein Beschluss ist nur gültig, wenn sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2 WEG). Eine Einladung zu „Verschiedenes“ ist praktisch keine.

Nicht im Recht sind Sie, wenn die Versammlung nur später liegt als gewohnt. Das Gesetz verlangt eine im Jahr, nicht eine im Juni. Eine Versammlung im November statt im Frühjahr ist ärgerlich, aber keine Pflichtverletzung.

Was der Stillstand kostet — und was dabei leicht übersehen wird

Ohne Versammlung kann die Gemeinschaft nichts beschließen. Das klingt abstrakt. Konkret heißt es:

Keine Jahresabrechnung wird beschlossen. Guthaben bleiben liegen, Nachzahlungen sind ungeklärt. Oft fehlt dann auch die Abrechnung selbst — mehr dazu unter wenn der Verwalter keine Jahresabrechnung erstellt.

Der Wirtschaftsplan veraltet. Ob der alte Plan weitergilt, hängt davon ab, ob die Gemeinschaft seine Fortgeltung einmal beschlossen hat. Zahlen Sie Ihr Hausgeld trotzdem weiter.

Nötige Reparaturen bleiben liegen. Alles, was über Kleinigkeiten hinausgeht, braucht einen Beschluss. Ein undichtes Dach wartet dann auf eine Versammlung, die nicht kommt.

Die Gemeinschaft kann ihren Verwalter nicht abberufen. Das ist der Kern. Wer keine Versammlung macht, schützt sich damit selbst vor der Abberufung.

Die Frage, die fast niemand stellt: Ist die Verwaltung noch im Amt?

Ein Verwalter wird auf höchstens fünf Jahre bestellt, nach der ersten Aufteilung auf höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Danach endet das Amt, wenn niemand ihn wiederbestellt. Und wiederbestellen kann nur eine Versammlung.

Prüfen Sie deshalb im letzten Protokoll, bis wann die Bestellung lief. Wie die Laufzeit der Verwalterbestellung geregelt ist, erklärt das Lexikon. Ist sie abgelaufen, fehlt Ihrer Gemeinschaft womöglich ein Verwalter. Dann vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinsam (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Und dann darf der Beiratsvorsitz selbst einladen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kostet, steht in zehn Sekunden auf dem Bildschirm — das schriftliche Angebot dazu binnen drei Minuten im Postfach. Die Einwände dazu sammeln vierzehn Fragen zum Sofortangebot.

Fünf Schritte zur nächsten Versammlung

Schritt 1 — Datum und Bestellung prüfen. (ein Abend) Letztes Protokoll heraussuchen, Beschluss-Sammlung anfordern. Notieren Sie drei Daten: letzte Versammlung, Ende der Bestellzeit, letzte beschlossene Jahresabrechnung.

Schritt 2 — Die Verwaltung schriftlich auffordern. (Tag 1, 14 Tage Frist) Verlangen Sie die Einberufung mit konkreten Tagesordnungspunkten. Setzen Sie eine Frist für den Versand der Einladung, nicht für die Versammlung selbst. Die Formulierung steht unten.

Schritt 3 — Parallel das Viertel sammeln. (1 bis 2 Wochen) Mehr als ein Viertel der Eigentümer, in Textform, mit Zweck und Gründen (§ 24 Abs. 2 WEG). Bei zwölf Eigentümern sind das vier. Eine E-Mail je Eigentümer genügt. Wie Sie das formal sauber machen, steht unter Eigentümerversammlung einberufen.

Schritt 4 — Die Ersatzeinberufung vorbereiten. (nach Fristablauf, 1 Woche) Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig, darf der Vorsitz im Verwaltungsbeirat einladen, ebenso sein Vertreter oder ein ermächtigter Eigentümer (§ 24 Abs. 3 WEG). Heben Sie das unbeantwortete Schreiben auf. Es belegt die Weigerung.

Schritt 5 — Die Tagesordnung für die erste Versammlung nach der Pause bauen. (parallel) Diese Versammlung muss viel nachholen. Mindestens: Jahresabrechnungen, Wirtschaftsplan, Wahl oder Bestätigung des Beirats, Bericht der Verwaltung. Warum ein gewählter Beirat hier so viel zählt, zeigt die Seite zur Beiratsarbeit in der WEG. Und wenn die Geduld aufgebraucht ist: Abberufung und Neubestellung. Die Einladungsfrist zur Versammlung beträgt in der Regel mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG).

Die Formulierung zum Übernehmen

Wenn niemand einladen kann: der Weg zum Gericht

Schwierig wird es, wenn es weder einen Verwalter gibt, der einlädt, noch einen Beirat, der es ersatzweise tun könnte. Für die Ermächtigung eines Eigentümers bräuchte es einen Beschluss — und damit eine Versammlung. Aus dieser Schleife führen zwei Wege.

Der schriftliche Beschluss. Ein Beschluss ohne Versammlung ist möglich, wenn alle Eigentümer in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 3 WEG). In kleinen Gemeinschaften klappt das manchmal. In großen fast nie.

Die Klage. Ein Eigentümer kann das Gericht bitten, den fehlenden Beschluss zu ersetzen, etwa ihn zur Einberufung zu ermächtigen (Beschlussersetzungsklage, § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Das dauert einige Monate, ist aber oft der einzige Ausweg. Anwaltlich zu klären.

Solange die Verwaltung noch im Amt ist, gehört das Schweigen in Ihre Unterlagen. Wie Sie auf das Schweigen der Verwaltung mit belegbaren Fristen antworten, zeigt ein eigener Ratgeber. Was gilt, wenn der Verwalter Beschlüsse nicht umsetzt, steht ebenfalls in einem eigenen Ratgeber.

Einmal nüchtern eingeordnet

Diese Seite ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Ihre Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung können ein anderes Quorum, längere Fristen oder zusätzliche Einberufungsberechtigte vorsehen. Wann eine Bestellung abgelaufen ist und wer dann einladen darf, gehört im Zweifel zu einem Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Zuständig ist das Gericht am Ort des Grundstücks (§ 43 Abs. 2 WEG), für Gemeinschaften in Essen also ein Essener Amtsgericht.

Die erste Versammlung nach der Pause ist Ihre Gelegenheit

Eine Verwaltung, die über ein Jahr keine Versammlung macht, verletzt die einfachste ihrer Pflichten. Nach dem zweiten ausgefallenen Jahr ist das ein klarer Wechselgrund. Und die Versammlung, die Sie gerade erzwingen, ist genau der Ort dafür.

Setzen Sie Abberufung und Neubestellung gleich mit auf die Tagesordnung. Beides in derselben Versammlung, in dieser Reihenfolge. Sonst steht die Gemeinschaft ohne Verwaltung da. Wie der Verwalterwechsel Schritt für Schritt abläuft, zeigt die Wechselseite. Für die Neubestellung braucht die Einladung ein schriftliches Angebot als Anlage: Sofortangebot in drei Minuten anfordern. Es kommt als PDF, das Sie der Einladung unverändert beilegen können. Der Vertragsentwurf folgt zeitnah.

Woran Sie eine Verwaltung erkennen, die einlädt

Sie müssen nicht erinnern. Die Versammlung findet jedes Jahr statt. Die Tagesordnung kommt als Entwurf an den Beirat, bevor die Einladung hinausgeht. Beschlüsse werden binnen sieben Tagen umgesetzt, damit die nächste Versammlung nicht dieselben Punkte wieder behandelt. Christian Gottschling ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG.

Zwischen den Versammlungen erreichen Sie die Verwaltung jederzeit. Am Telefon nimmt rund um die Uhr, montags bis sonntags, ein KI-Assistent ab. Er nimmt Ihr Anliegen auf oder nennt den Stand eines Vorgangs. Wer einen Menschen sprechen möchte, bekommt einen Rückruf. Innerhalb weniger Stunden wissen Sie, wer sich kümmert. Das ist eine Reaktion, noch keine Lösung — aber kein Anliegen geht verloren. Den Schreibkram des Wechsels übernimmt der Wechselservice, sobald sich Ihre Gemeinschaft für die künftige Verwaltung durch dieses Haus entschieden hat.

Was das für Ihre Gemeinschaft im Monat bedeutet, sehen Sie sofort: Kosten selbst berechnen.

Häufige Fragen, wenn keine Versammlung stattfindet

Der Verwalter lädt nicht zur Eigentümerversammlung ein. Wie erzwingen wir sie?

In drei Stufen. Zuerst die schriftliche Aufforderung mit Frist. Dann das Verlangen von mehr als einem Viertel der Eigentümer (§ 24 Abs. 2 WEG). Weigert sich der Verwalter weiter, lädt der Beiratsvorsitz oder ein ermächtigter Eigentümer ein (§ 24 Abs. 3 WEG). Gibt es keinen Beirat, bleibt der Weg über das Gericht.

Ist der Verwalter noch im Amt, wenn seine Bestellung abgelaufen ist?

In der Regel nicht. Die Bestellung endet mit Ablauf der beschlossenen Zeit, höchstens nach fünf Jahren (§ 26 Abs. 2 WEG). Ob Ihr Verwaltervertrag etwas anderes vorsieht, ändert daran nichts. Prüfen Sie das Datum im Bestellungsbeschluss.

Müssen wir unser Hausgeld weiterzahlen, wenn kein neuer Wirtschaftsplan beschlossen ist?

Zahlen Sie weiter. Ob der alte Plan weitergilt, hängt davon ab, ob die Gemeinschaft seine Fortgeltung beschlossen hat. Das Haus braucht das Geld trotzdem: für Versicherung, Heizung, Strom. Wer aufhört zu zahlen, schadet den Miteigentümern.

Können wir ohne Versammlung schriftlich beschließen?

Ja, wenn alle Eigentümer in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 3 WEG). Eine einzige fehlende Stimme genügt, damit der Beschluss nicht zustande kommt. Für eine Abberufung ist das deshalb selten der richtige Weg.

Wer leitet die Versammlung, wenn der Beirat eingeladen hat?

Den Vorsitz führt nach dem Gesetz der Verwalter (§ 24 Abs. 5 WEG). Erscheint er nicht oder ist er nicht mehr im Amt, bestimmt die Versammlung zu Beginn mit Mehrheit, wer leitet.

Fazit: fünf Sätze, die Sie mitnehmen sollten

1. Mindestens eine Versammlung im Jahr ist Pflicht (§ 24 Abs. 1 WEG); mehr als zwölf Monate ohne Einladung sind eine Pflichtverletzung.
2. Ohne Versammlung wird nichts beschlossen — auch nicht die Abberufung.
3. Prüfen Sie zuerst, ob die Bestellung des Verwalters überhaupt noch läuft.
4. Der Weg führt über Aufforderung, Viertel-Verlangen und Ersatzeinberufung durch den Beiratsvorsitz.
5. Nutzen Sie die erste Versammlung nach der Pause auch für die Frage nach einer neuen Verwaltung.

Ihr nächster Schritt ist klein: Suchen Sie das letzte Versammlungsprotokoll heraus und schreiben Sie das Datum auf einen Zettel. Mehr ist heute nicht nötig.

Hält die Verwaltung auch Unterlagen zurück, hilft der Ratgeber Unterlagen werden nicht herausgegeben.

Wenn das Datum mehr als ein Jahr zurückliegt, gehört die Zahl für die neue Verwaltung gleich dazu: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen.