Hausverwaltung untätig: wann sie handeln muss und wie Sie sie dazu bringen

Der Eimer im obersten Flur steht seit dem Frühjahr dort. Daneben klebt ein Zettel: „Verwaltung ist informiert.“ Die Schrift ist verblasst, der Klebestreifen hat sich an einer Ecke gelöst. Bei jedem Regen tropft es weiter. Und jedes Mal, wenn Sie nachfragen, heißt es: „Ist in Bearbeitung.“

Das ist ein anderes Problem als eine Hausverwaltung, die nicht reagiert. Hier antwortet sie. Sie sagt zu. Nur passiert nichts. Diese Seite zeigt, wann eine untätige Hausverwaltung ihre Pflichten verletzt, wie Sie aus Zusagen Termine machen und wann Untätigkeit zum Wechselgrund wird. Den Überblick über alle sieben typischen Fälle finden Sie unter Ärger mit der Hausverwaltung. Dort steht auch, warum Untätigkeit selten allein kommt.

Sie sind im Recht, wenn es um Gemeinschaftseigentum geht und die Zusage verstrichen ist

Die Verwaltung muss das gemeinschaftliche Eigentum ordnungsmäßig erhalten lassen (§ 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG). Das ist kein Entgegenkommen, sondern Teil Ihres Anspruchs auf ordnungsmäßige Verwaltung (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG). Dazu gehören Dach, Fassade, Leitungen bis zur Abzweigung in die Wohnung, Treppenhaus und Keller. Was genau dazugehört, regelt Ihre Teilungserklärung — bei Fenstern und Balkonen lohnt der Blick hinein besonders.

Sie sind im Recht, wenn drei Dinge zusammenkommen:

• Der Schaden liegt am Gemeinschaftseigentum und ist schriftlich gemeldet.
• Die Verwaltung hat ihn bestätigt oder eine Handlung zugesagt.
• Seitdem ist ohne sichtbaren Fortschritt eine angemessene Zeit vergangen. Bei einem tropfenden Dach sind das Tage. Bei einem Riss im Putz, der sich nicht verändert, auch einige Wochen.

Was die Verwaltung allein darf — und was nicht

Hier liegt der häufigste Streitpunkt. Die Verwaltung darf ohne Beschluss nur Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung veranlassen, die nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG). Dazu kommt alles, was dringend ist, um einen Nachteil abzuwenden (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG).

Die Grenze zieht jede Gemeinschaft anders. Viele haben per Beschluss einen Betrag festgelegt, bis zu dem die Verwaltung allein beauftragen darf (§ 27 Abs. 2 WEG). Suchen Sie diesen Beschluss in der Beschluss-Sammlung.

Für alles darüber gilt: Die Verwaltung darf nicht allein beauftragen, aber sie muss den Beschluss vorbereiten. Also Vergleichsangebote von Handwerkern einholen und den Punkt auf die Tagesordnung setzen. Der Satz „Ohne Beschluss geht das nicht“ ist deshalb nur die halbe Wahrheit. Die andere Hälfte lautet: Dann sorgen Sie für den Beschluss.

Sechs Schritte gegen die stille Verschleppung

Schritt 1 — Den Zustand festhalten. (heute, 15 Minuten) Fotos mit Datum, aus derselben Perspektive, am besten mit einem Zollstock im Bild. Wiederholen Sie das alle zwei Wochen. So sieht man, ob der Schaden wächst.

Schritt 2 — Die Vorgangstabelle anlegen. (ein Abend) Vier Spalten: Datum, Vorgang, Zusage, Ergebnis. Tragen Sie alles ein, was Sie finden. Diese Tabelle ist das Papier, das in der Versammlung überzeugt.

Schritt 3 — Einen Zeitplan verlangen, keine Lösung. (Tag 1) Fragen Sie schriftlich: Welcher Handwerker ist beauftragt? Wann liegt ein Angebot vor? Wann ist der Termin? Eine Verwaltung, die ehrlich arbeitet, kann das beantworten. Eine, die nichts getan hat, gerät hier ins Stocken.

Schritt 4 — Frist setzen. (Tag 1) Vierzehn Tage für die Antwort mit Zeitplan. Bei laufendem Wassereintritt drei Werktage. Immer mit Kalenderdatum.

Schritt 5 — Beirat und Miteigentümer informieren. (Tag 3) Eine Kopie an den Beirat. Die Verwaltung zu überwachen, gehört zu den Rechten und Pflichten des Beirats. Betrifft der Schaden mehrere Wohnungen, sprechen Sie die Nachbarn an. Drei Unterschriften unter einem Schreiben wiegen mehr als drei einzelne Beschwerden.

Schritt 6 — Den Punkt für die Versammlung anmelden. (nach Fristablauf) Mit einem Antrag, der eine Frist enthält. Dazu unten mehr.

Die Formulierung zum Übernehmen

Für die Versammlung brauchen Sie eine Zahl auf Papier: Sie bekommen sie als PDF, binnen drei Minuten, ohne Rückruf und ohne Termin. Aufgeführt ist dort auch, was im Sofortangebot steht.

Wenn die Frist verstreicht: drei Wege nach oben

Der Anweisungsbeschluss. Die Versammlung kann die Verwaltung per Beschluss anweisen, bis zu einem Datum zu handeln. Ein Antrag könnte lauten: „Die Verwaltung wird angewiesen, bis zum [Datum] zwei Vergleichsangebote für [Maßnahme] einzuholen und die Ausführung nach Beschluss bis zum [Datum] zu veranlassen.“ Ein Beschluss mit Datum ist schwer zu übergehen. Wird auch er nicht umgesetzt, lesen Sie weiter unter wenn der Verwalter Beschlüsse nicht umsetzt.

Die Klage auf den fehlenden Beschluss. Manchmal lehnt die Mehrheit eine nötige Erhaltung ab, oder sie kommt gar nicht zur Abstimmung. Dann kann ein Eigentümer das Gericht bitten, den Beschluss an ihrer Stelle zu fassen (Beschlussersetzungsklage, § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG). Das dauert und kostet. Es ist der Weg für Fälle, in denen die Substanz des Hauses leidet.

Die Abberufung. Sie ist jederzeit möglich, mit einfacher Mehrheit (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Wie Sie die Mehrheit dafür vorbereiten, steht unter Verwalter abberufen.

Wer zahlt, wenn aus einem kleinen Schaden ein großer wird

Das ist die unangenehme Frage, und sie gehört offen gestellt. Verschleppt die Verwaltung eine Reparatur schuldhaft, kann die Gemeinschaft Schadensersatz von ihr verlangen (§ 280 Abs. 1 BGB). Den Anspruch hat die Gemeinschaft, nicht der einzelne Eigentümer. Ist Ihre Wohnung beschädigt, richtet sich Ihr Anspruch seit der Reform in der Regel gegen die Gemeinschaft. Wie weit die Haftung des Verwalters reicht, erklärt das Lexikon. Welche Versäumnisse als schwer gelten, sammelt die Übersicht Pflichtverletzung des Verwalters.

Einmal nüchtern eingeordnet

Diese Seite ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Was in Ihrer Gemeinschaft Gemeinschaftseigentum ist und wie weit die Verwaltung allein handeln darf, entscheiden Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Verwaltervertrag und die Beschlüsse Ihrer Gemeinschaft. Bei Schadensersatz und bei der Beschlussersetzungsklage gehört ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht dazu. Anwaltlich zu klären. Zuständig ist das Gericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt (§ 43 Abs. 2 WEG) — für Gemeinschaften in Essen also ein Essener Amtsgericht.

Wann Untätigkeit ein Wechselgrund ist

Einmal ist Pech. Handwerker sind knapp, Angebote dauern. Steht aber dieselbe Position zum dritten Mal in Ihrer Tabelle, ist es ein Muster. Dann ist der Wechsel keine Überreaktion mehr, sondern die ruhigere Lösung.

Zwei Zahlen gehören dann auf den Tisch des Beirats. Erstens, was die Verschleppung schon gekostet hat. Zweitens, was eine andere Verwaltung im Monat kostet — Kosten selbst berechnen, mit Einheiten und Stellplätzen. Wie der Ablauf des Verwalterwechsels aussieht, zeigt die Wechselseite mit allen Fristen.

Woran Sie eine Verwaltung erkennen, die nicht verschleppt

Ein Zettel „Verwaltung ist informiert“ sagt nichts über den Stand. Besser ist, Sie können ihn jederzeit erfragen. Am Telefon nimmt rund um die Uhr, montags bis sonntags, ein KI-Assistent ab. Er nennt Ihnen den Stand eines laufenden Vorgangs oder nimmt ein neues Anliegen auf. Wer einen Menschen sprechen möchte, bekommt einen Rückruf.

Jede Meldung wird automatisch zu einem Vorgang. Innerhalb weniger Stunden ist sie bearbeitet: Sie wissen, wer sich kümmert und wie es weitergeht. Das ist eine Reaktion, keine Reparatur. Wann der Dachdecker kommt, hängt vom Dachdecker ab. Aber der Vorgang liegt nicht monatelang in einer Schublade.

Was beschlossen ist, wird binnen sieben Tagen umgesetzt. Christian Gottschling ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG. Den Papierkram des Wechsels übernimmt der Wechselservice, sobald sich Ihre Gemeinschaft für die künftige Verwaltung durch dieses Haus entschieden hat.

Für die Versammlung brauchen Sie ein schriftliches Angebot. Es kommt binnen drei Minuten als PDF. Der Vertragsentwurf folgt zeitnah. Direkt zum schriftlichen Angebot.

Häufige Fragen, wenn nichts passiert

Darf ich den Handwerker selbst beauftragen?

Nur in einem engen Fall. Droht dem Gemeinschaftseigentum ein unmittelbarer Schaden, darf jeder Eigentümer die dafür notwendigen Maßnahmen ohne Zustimmung der anderen treffen (§ 18 Abs. 3 WEG). Gemeint ist die Notmaßnahme: Wasser abstellen, ein Loch provisorisch abdichten. Die eigentliche Reparatur gehört nicht dazu. Wer mehr beauftragt, bleibt womöglich auf der Rechnung sitzen. Informieren Sie die Verwaltung sofort und schriftlich.

Die Verwaltung sagt, ohne Beschluss dürfe sie nichts tun. Stimmt das?

Teilweise. Für größere Maßnahmen braucht sie einen Beschluss. Sie muss ihn aber vorbereiten: Angebote einholen, den Punkt ankündigen, bei Dringlichkeit eine außerordentliche Versammlung anregen. Wie die Einberufung der Eigentümerversammlung formal läuft, steht im eigenen Ratgeber. Kleinigkeiten und Notfälle darf und muss sie ohne Beschluss erledigen (§ 27 Abs. 1 WEG).

Der Schaden ist in meiner Wohnung. Ist das dann mein Problem?

Das hängt an der Ursache. Liegt sie im Gemeinschaftseigentum, etwa ein undichtes Dach oder ein Strang in der Wand, ist die Gemeinschaft zuständig. Die Folgeschäden in Ihrer Wohnung laufen dann oft über die Gebäudeversicherung. Ob ein Bauteil zum Gemeinschafts- oder zum Sondereigentum gehört, steht in der Teilungserklärung.

Wie lange darf eine Reparatur dauern?

Eine feste Frist gibt es nicht. Entscheidend ist, ob die Verwaltung erkennbar handelt: Angebote anfragt, Termine vereinbart, berichtet. Ein Handwerker mit acht Wochen Vorlauf ist kein Pflichtverstoß. Drei Monate ohne eine einzige Anfrage schon eher.

Hilft es, das Hausgeld zurückzuhalten?

Nein. Das Hausgeld schulden Sie der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Wer es zurückhält, schadet den Miteigentümern und gerät selbst in Verzug. Der Druck gehört in die Versammlung, nicht aufs Konto.

Fazit: fünf Sätze, die Sie mitnehmen sollten

1. Untätigkeit ist eine Pflichtverletzung, wenn ein gemeldeter Schaden am Gemeinschaftseigentum trotz Zusage liegen bleibt.
2. Kleinigkeiten und Notfälle muss die Verwaltung ohne Beschluss erledigen, für alles Größere muss sie den Beschluss vorbereiten.
3. Verlangen Sie einen Zeitplan mit Namen und Daten, nicht eine Lösung.
4. Ein Anweisungsbeschluss mit Datum ist der wirksamste Hebel vor der Abberufung.
5. Steht dieselbe Position dreimal in Ihrer Tabelle, ist es Zeit für den Wechsel.

Ihr nächster Schritt ist klein: Machen Sie heute ein Foto vom Schaden, mit Datum. Mehr ist heute nicht nötig.

Kommt nicht einmal mehr eine Einladung, lesen Sie weiter unter Keine Eigentümerversammlung.

Und wenn der Beirat fragt, was eine andere Verwaltung kostet: Jetzt Ihren Preis berechnen.