Was kostet eine Hausverwaltung? Die Marktwerte und was den Preis treibt

Drei Angebote, und zwischen dem günstigsten und dem teuersten liegt fast das Doppelte. Für dieselbe Gemeinschaft, dieselben Einheiten, dasselbe Haus. Die naheliegende Frage lautet dann: Wer ist unverschämt — der Teure oder der Billige?

Meistens keiner von beiden. Der Abstand entsteht durch Dinge, die in keinem Angebot auf der ersten Seite stehen: durch die Bezugsgröße, durch den Leistungsschnitt, durch die Zahl der Einheiten, die eine Sachbearbeiterin betreut. Diese Seite legt die Zahlen offen, die im Markt belegbar sind, erklärt die sieben Größen, die den Preis bewegen, und sagt, warum die Spanne so breit ist.

Eine Vorbemerkung, die Ihnen Arbeit spart: Die Verwaltervergütung ist ein Posten in Ihrem Hausgeld, nicht das Hausgeld. Wenn Ihr Hausgeld steigt, liegt das fast immer an Versicherung, Heizung, Müll und Rücklage — und fast nie an der Verwaltung. Wie eine Verwaltervergütung offen gerechnet aussieht, sehen Sie am Beispiel eines Essener Anbieters. Wer diese beiden Größen verwechselt, kommt bei jedem Vergleich auf ein falsches Ergebnis.

Die beiden belegbaren Vergleichswerte

Sie brauchen für die Eigentümerversammlung Zahlen, die niemand anzweifeln kann. Öffentlich zugänglich und nachprüfbar sind genau zwei.

Das Branchenbarometer des VDIV Deutschland

Der Verband der Immobilienverwalter erhebt jährlich die tatsächlich vereinbarten Vergütungen seiner Mitgliedsunternehmen. Zuletzt lag die durchschnittliche WEG-Vergütung bei 29,12 Euro je Einheit und Monat; für das laufende Planungsjahr geben die befragten Unternehmen eine angestrebte Steigerung auf 31,77 Euro an.

Quelle: VDIV Deutschland, Branchenbarometer, vdiv.de.

Ältere Auswertungen desselben Barometers zeigen zusätzlich die Spreizung nach Größe: von rund 19 Euro je Einheit bei Gemeinschaften mit mehr als hundert Einheiten bis rund 29 Euro bei Gemeinschaften unter zehn Einheiten. Die Richtung ist eindeutig — je größer die Gemeinschaft, desto niedriger der Betrag je Wohnung.

Der Durchschnitt in Nordrhein-Westfalen

Für die WEG-Verwaltung nennt das Vergleichsportal top-100-hausverwaltungen.de einen NRW-Durchschnitt von 40,42 Euro brutto je Wohnung und Monat. Für die Mietverwaltung liegt der Wert bei 39,45 Euro brutto. Bundesweit bewegen sich neue Verträge nach derselben Quelle zwischen 29,75 und 47,60 Euro brutto je Einheit und Monat. Welche Aufgaben dahinterstehen, zeigt die Übersicht, was eine WEG-Verwaltung macht.

Quelle: top-100-hausverwaltungen.de, Seite „Beste Hausverwaltungen in Essen“.

Warum die beiden Zahlen nicht dasselbe sagen

Hier liegt die häufigste Fehlerquelle, und sie kostet Beiräte regelmäßig Glaubwürdigkeit im Gremium. Wer als Beirat die Zahlen vorlegt, findet Unterstützung für Beiräte in Essen auf einer eigenen Seite.

• Der NRW-Wert von 40,42 Euro ist brutto ausgewiesen.
• Die VDIV-Werte sind Verbandszahlen zur vereinbarten Vergütung und in aller Regel netto gemeint.

Zwischen beiden liegen 19 Prozent Umsatzsteuer. Rechnet man 29,12 Euro netto auf brutto um, ergibt das 34,65 Euro. Der tatsächliche Abstand zum NRW-Wert beträgt also 5,77 Euro und nicht 11,30. Rechnen Sie jede Zahl, die Sie irgendwo lesen, zuerst auf eine der beiden Größen um. Am sichersten ist brutto — das ist der Betrag, den Ihre Gemeinschaft tatsächlich überweist.

Für Essen selbst gibt es keine Erhebung

Dieselbe Quelle, die den NRW-Wert nennt, hält ausdrücklich fest, dass für Essen keine belastbare Preiserhebung vorliegt. Die Werte für Essen sind abgeleitet, nicht gemessen. Was die Verwaltung in den einzelnen Vierteln prägt, zeigen alle Essener Stadtteile im Überblick.

Das liegt nicht an der Statistik, sondern an den Anbietern. Geprüft wurden dreizehn Essener Verwaltungen — bei keiner einzigen steht ein Preis auf der Website. Solange das so bleibt, ist jeder „Essener Durchschnitt“ eine Schätzung. Für Sie heißt das praktisch: Sie werden jedes Angebot einzeln anfordern müssen. Eine Zahl für Ihre eigene Gemeinschaft können Sie trotzdem ohne Anfrage bilden: Jetzt Ihren Preis berechnen — Einheiten und Stellplätze eingeben, das Ergebnis steht sofort da.

Die sieben Größen, die den Preis treiben

Sie können nach diesem Abschnitt einschätzen, ob ein Angebot zu Ihrer Gemeinschaft passt — auch ohne Vergleichsangebot. Jede der sieben Größen verschiebt den Betrag je Einheit spürbar, und jede davon lässt sich an Ihrem eigenen Haus ablesen.

1. Die Zahl der Einheiten. Der wichtigste Treiber, und der einzige, an dem sich nichts ändern lässt. Ein erheblicher Teil des Aufwands wächst nicht mit: Eine Versammlung bleibt eine Versammlung, ob dreißig oder fünfzig Eigentümer daran teilnehmen. Ein Wirtschaftsplan bleibt ein Wirtschaftsplan. Deshalb zahlen kleine Gemeinschaften je Wohnung mehr — das VDIV-Barometer zeigt mit 19 gegen 29 Euro genau diese Spreizung. Worauf es bei der Verwaltung für kleine Gemeinschaften ankommt, steht auf einer eigenen Seite.

2. Der Gewerbeanteil. Läden, Praxen und Büros in der Anlage bedeuten abweichende Nutzungszeiten, andere Versicherungsfragen, häufiger Streit über Zweckbestimmung und Kostenverteilung, gelegentlich Umsatzsteuerfragen. Das schlägt auf den Preis durch.

3. Baualter und Technik. Ein Gebäude mit Aufzug, Tiefgarage, Lüftungsanlage und zentraler Warmwasserbereitung hat ein Vielfaches an Prüf- und Wartungsfristen gegenüber einem Bau ohne diese Technik. Jede Frist ist ein Vorgang, jeder Vorgang kostet Zeit.

4. Die Zahl der Versammlungen im Jahr. Eine ordentliche Versammlung ist der Normalfall und in aller Regel im Grundhonorar enthalten. Eine zerstrittene Gemeinschaft, eine Wiederholungsversammlung wegen Beschlussunfähigkeit oder eine außerordentliche Versammlung für ein Bauvorhaben sind eigene Vorgänge mit Einladung, Saal, Durchführung und Protokoll.

5. Der Zustand der Unterlagen bei Übernahme. Der am meisten unterschätzte Treiber. Eine Gemeinschaft mit zwei offenen Jahresabrechnungen, lückenhafter Beschlusssammlung und ungeklärten Rückständen verursacht im ersten Jahr ein Vielfaches des laufenden Aufwands. Wer das bei der Anfrage verschweigt, bekommt ein Angebot, das nicht hält. Wie eine Gemeinschaft ihre Jahresabrechnung erstellen lassen kann, steht auf einer eigenen Seite.

6. Ein laufendes Sanierungsprojekt. Projektsteuerung ist eine andere Leistung als laufende Verwaltung und wird fast immer gesondert berechnet — marktüblich sind 3 bis 5 Prozent der Auftragssumme. Bei einer Fassaden- oder Dachmaßnahme ist das keine Nebenposition.

7. Der Betreuungsschlüssel des Anbieters. Die einzige Größe, die nicht an Ihrem Haus liegt, sondern am Anbieter — und die stärkste Erklärung für Preisunterschiede zwischen zwei Angeboten für dieselbe Gemeinschaft. Als Orientierung gilt: Bei etwa 200 bis 400 Einheiten je Sachbearbeiterin bleibt persönliche Betreuung realistisch. Wer doppelt so viele Einheiten auf eine Person legt, kann günstiger anbieten. Sie zahlen den Unterschied später, in Wartezeit.

Zwei Faktoren kommen in Essener Beständen häufiger hinzu als anderswo: Mehrhausanlagen mit Untergemeinschaften, bei denen Beschluss- und Abrechnungskreise getrennt geführt werden müssen, und Anlagen in Ruhrnähe mit Starkregen- und Feuchtethemen, die die Schadensbearbeitung beschäftigen.

Warum Angebote so weit auseinanderliegen

Sie erkennen an diesem Abschnitt, ob ein auffällig günstiges Angebot günstig ist oder nur günstig aussieht. Es gibt fünf Erklärungen, und nur eine davon ist harmlos.

Netto gegen brutto. Zwischen zwei Angeboten für denselben Preis können 19 Prozent liegen, wenn eines netto und eines brutto ausgewiesen ist. Das ist der harmlose Fall — er löst sich durch eine Multiplikation auf.

Ein anderer Leistungsschnitt. Was bei einem Anbieter im Grundhonorar steckt, steht beim nächsten auf der Sonderleistungsliste. Ein niedriges Grundhonorar mit langer Zusatzliste ist am Jahresende häufig teurer als ein höheres ohne. An dieser Trennlinie scheitern die meisten Vergleiche.

Eine Mindestvergütung im Kleingedruckten. Viele Anbieter nennen einen Satz je Einheit und darunter, in einem Nebensatz, einen Mindestbetrag für die ganze Gemeinschaft. Bei kleinen Gemeinschaften greift nicht der Einheitensatz, sondern die Mindestvergütung — und der Betrag je Wohnung liegt dann deutlich über jedem Durchschnitt.

Ein Einstiegspreis für das erste Jahr. „Übernahme kostenlos“ oder ein Sondersatz für zwölf Monate ist legitim, verändert aber nur das erste von drei Jahren.

Ein anderer Betreuungsschlüssel. Die unbequemste der fünf Erklärungen. Der Preis unterscheidet gute und schlechte Angebote fast nie — die Personalausstattung tut es. Ein Anbieter, der halb so viel verlangt, hat entweder eine andere Kalkulation oder doppelt so viele Einheiten je Person. Fragen Sie nach der Zahl; die Antwort erklärt den Preis besser als jede Kalkulation.

Und was ein zu niedriger Preis bedeuten kann, gehört ebenfalls gesagt: Eine Gemeinschaft, die für eine Verwaltung ein Verlustgeschäft ist, wird irgendwann vernachlässigt oder gekündigt. Das trifft vor allem kleine Gemeinschaften. Eine offen genannte Mindestvergütung ist für Sie die bessere Nachricht als ein niedriger Preis, der nach einem Jahr zur Kündigung führt.

Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kostet, rechnen Sie hier selbst aus — zwei Zahlen genügen, Wohnungen und Stellplätze. Das schriftliche Angebot dazu kommt binnen drei Minuten als PDF in Ihr Postfach; der Vertragsentwurf folgt zeitnah. Nachlesen können Sie, wie das schriftliche Angebot entsteht.

Das ist kein Lockpreis. Es gibt eine Preisliste, sie steht offen auf der Kostenseite, und jede Gemeinschaft zahlt danach — die, die gut verhandelt, wie die, die gar nicht verhandelt.

Ist unser Preis normal? Eine Prüfung in vier Zeilen

Sie beantworten die Frage mit vier Rechenschritten, ohne jemanden anzurufen.

1. Rechnen Sie Ihren Betrag auf brutto je Einheit und Monat um. Jahresbetrag ÷ 12 ÷ Zahl der Einheiten; falls netto, × 1,19.
2. Legen Sie ihn neben 40,42 Euro — den NRW-Durchschnitt, ebenfalls brutto.
3. Korrigieren Sie nach Größe. Unter zehn Einheiten liegt der Wert erfahrungsgemäß deutlich darüber, über hundert deutlich darunter. Das ist keine Abweichung, sondern Arithmetik.
4. Rechnen Sie Ihre Sonderleistungen des letzten Jahres dazu, bevor Sie urteilen. Erst diese Summe ist mit dem Durchschnitt vergleichbar.

Was das Ergebnis heißt: Liegt Ihr Betrag im Rahmen, ist der Preis nicht Ihr Thema — dann lohnt der Blick auf Leistung und die Erreichbarkeit der Hausverwaltung. Liegt er deutlich darüber, ohne dass eine der sieben Größen das erklärt, ist eine Nachfrage berechtigt. Und liegt er auffällig darunter, ist die richtige Frage nicht „warum so günstig“, sondern: Wie viele Einheiten betreut die Person, die für uns zuständig ist?

Was im Preis enthalten sein sollte — und was fast nie

Sie vermeiden mit dieser Unterscheidung die teuerste Überraschung im zweiten Jahr.

In aller Regel im Grundhonorar enthalten: laufende Buchführung und Hausgeldeinzug, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung mit allen Einzelabrechnungen, Vermögensbericht, eine ordentliche Eigentümerversammlung mit Einladung und Protokoll, Beschlusssammlung, Umsetzung gefasster Beschlüsse, Versicherungs- und Vertragsbetreuung, Schadenaufnahme, laufende Instandhaltung im beschlossenen Rahmen, außergerichtliches Mahnwesen.

Fast immer gesondert berechnet: jede weitere und jede außerordentliche Versammlung, Wiederholungsversammlungen, Begleitung größerer Baumaßnahmen, gerichtliches Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung, Sonderumlagen und Darlehensverwaltung, Verwalterzustimmung beim Wohnungsverkauf, Bescheinigungen für Banken und Notare, Belegkopien, die Nacherstellung von Abrechnungen früherer Jahre.

Und drittens die Posten, die weder das eine noch das andere sind, sondern überhaupt nicht an die Verwaltung gehen: Gebäudeversicherung, Heizung und Warmwasser, Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst, Müll, Aufzugswartung, Allgemeinstrom, Kontoführungsgebühren, Heizkostenabrechnungsdienst, Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Diese Liste ist der Grund, warum Ihr Hausgeld steigt — und sie hat mit dem Verwalterhonorar nichts zu tun.

Fazit: Was Sie jetzt tun

• Rechnen Sie Ihren eigenen Betrag auf brutto je Einheit und Monat um und legen Sie ihn neben 40,42 Euro. Vier Schritte, fünf Minuten.
• Korrigieren Sie nach Größe, bevor Sie urteilen. Unter zehn Einheiten ist ein höherer Betrag je Wohnung normal, nicht auffällig.
• Zählen Sie die Sonderleistungen des letzten Jahres dazu. Ohne sie vergleichen Sie eine halbe Rechnung.
• Fragen Sie nach dem Betreuungsschlüssel, wenn ein Angebot auffällig günstig ist. Die Zahl erklärt den Preis besser als jede Begründung.
• Verwechseln Sie Hausgeld und Verwaltervergütung nicht. Die Liste im vorigen Abschnitt zeigt, wohin Ihr Geld tatsächlich fließt.

Wie Sie mehrere Angebote auf eine gemeinsame Bezugsgröße bringen und welche Fallen dabei lauern, steht auf Angebote vergleichbar machen. Welche Fragen jeder Anbieter beantworten können muss, auf Gute Hausverwaltung erkennen.

Und wenn Sie eine konkrete Zahl statt eines Durchschnitts brauchen: Auf der Seite Kosten der WEG-Verwaltung steht der vollständige Preis der GOTTSCHLING Immobilien GmbH — Satz je Einheit, Mindestvergütung, Staffel, Garagensatz, Rechenweg und die komplette Liste dessen, was gesondert berechnet wird. Von dreizehn geprüften Essener Anbietern ist das der einzige veröffentlichte Preis. Sie können ihn als vierte Spalte in Ihren Vergleich eintragen, ohne anzufragen.

Wer die Zahl schriftlich für die Versammlung braucht: Sofortangebot in drei Minuten anfordern — als PDF, mit Rechenweg und Leistungsumfang.

Häufige Fragen zu den Kosten einer Hausverwaltung

Was kostet eine Hausverwaltung pro Einheit und Monat?

Zwei belegbare Werte geben die Spanne: Das Branchenbarometer des VDIV Deutschland nennt zuletzt 29,12 Euro je Einheit und Monat für die WEG-Verwaltung, in aller Regel netto. Für Nordrhein-Westfalen weist top-100-hausverwaltungen.de 40,42 Euro brutto je Wohnung und Monat aus.

Bundesweit bewegen sich neue Verträge nach derselben Quelle zwischen 29,75 und 47,60 Euro brutto. Die Spanne erklärt sich vor allem über die Größe der Gemeinschaft, den Leistungsschnitt und die Personalausstattung des Anbieters. Rechnen Sie jede Zahl zuerst auf brutto um, bevor Sie vergleichen. Die Zahl für Ihre eigene Gemeinschaft, netto und brutto: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen.

Was kostet eine Hausverwaltung für 6, 8 oder 12 Parteien?

Je Wohnung mehr als bei großen Gemeinschaften — das ist Arithmetik, nicht Willkür. Das VDIV-Barometer zeigt die Spreizung: rund 29 Euro je Einheit bei Gemeinschaften unter zehn Einheiten gegenüber rund 19 Euro bei mehr als hundert.

Der Grund: Ein erheblicher Teil des Aufwands wächst nicht mit der Zahl der Wohnungen. Eine Versammlung, ein Wirtschaftsplan, eine Jahresabrechnung, eine Buchführung, ein Konto — das alles fällt bei sechs Wohnungen fast genauso an wie bei zwanzig. Viele Anbieter arbeiten deshalb mit einer Mindestvergütung für die ganze Gemeinschaft. Fragen Sie danach ausdrücklich, sie steht oft im Nebensatz. Was das bei Ihrer Parteienzahl konkret ausmacht, zeigt der Rechner: Jetzt Ihren Preis berechnen.

Warum liegen Angebote so weit auseinander?

Fünf Gründe, von denen nur einer harmlos ist: netto gegen brutto, ein anderer Leistungsschnitt zwischen Grundhonorar und Sonderleistungen, eine Mindestvergütung im Kleingedruckten, ein Einstiegspreis für das erste Jahr — und der Betreuungsschlüssel des Anbieters.

Der letzte Punkt erklärt die größten Unterschiede. Wer doppelt so viele Einheiten auf eine Sachbearbeiterin legt, kann günstiger anbieten; bezahlt wird das später in Wartezeit. Fragen Sie deshalb bei jedem auffällig günstigen Angebot, wie viele Einheiten die zuständige Person betreut.
→ Zum Gegencheck: ein schriftliches Angebot für Ihre Gemeinschaft

Ist die Verwaltervergütung auf den Mieter umlagefähig?

Nein. Die Kosten der Hausverwaltung gehören zu den Verwaltungskosten und sind bei Wohnraummiete nicht auf den Mieter umlegbar.

Für Sie als vermietenden Eigentümer heißt das: Die WEG-Verwaltervergütung und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage müssen aus der WEG-Einzelabrechnung herausgerechnet werden, bevor daraus die Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter wird. Bei Gewerbemietverträgen kann abweichend vereinbart sein — das richtet sich nach dem einzelnen Mietvertrag.

Ist die Verwaltervergütung umsatzsteuerpflichtig?

Ja, auf die Verwaltervergütung fallen 19 Prozent Umsatzsteuer an. Der Bruttobetrag ist also der Nettobetrag mal 1,19.

Für Ihre Gemeinschaft zählt der Bruttobetrag. Eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist in aller Regel nicht unternehmerisch tätig und kann die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen; der Betrag bleibt also vollständig bei Ihnen. Sollte Ihre Gemeinschaft im Ausnahmefall zum Vorsteuerabzug berechtigt sein, klärt das Ihr Steuerberater.