Vier Angebote liegen vor Ihnen. Das erste nennt einen Betrag je Einheit und Monat, netto. Das zweite eine Jahrespauschale für die ganze Gemeinschaft, brutto. Das dritte einen Betrag je Quadratmeter. Das vierte nennt zwei Beträge — einen für das erste Jahr und einen danach — und darunter steht in kleinerer Schrift eine Liste mit elf Leistungen, die gesondert berechnet werden. Der Überblick zum Thema: die passende Verwaltung finden.
Der Beirat, der das in der Versammlung vorträgt, wird gefragt: Welches ist das günstigste? Und er kann es nicht beantworten, weil die vier Zahlen nicht dasselbe messen. Solche Fragen gehören zur Beiratsarbeit in der WEG.
Das ist kein Zufall. Ein Angebot, das sich nicht vergleichen lässt, muss sich nicht verteidigen. Diese Seite zeigt Ihnen, wie Sie alle vier auf eine einzige Zahl bringen — auf den Bruttobetrag, den Ihre Gemeinschaft in drei Jahren tatsächlich überweist.
Warum Angebote nicht vergleichbar sind — drei Gründe
Sie sparen viel Ärger, wenn Sie vorher wissen, an welchen drei Stellen die Unterschiede entstehen. Alle drei lassen sich auflösen, aber nur, wenn man sie einzeln anfasst.
Die Bezugsgröße ist verschieden. Je Einheit und Monat, je Einheit und Jahr, je Quadratmeter, als Pauschale für die Gemeinschaft. Alle vier Formen sind zulässig, und keine zwei sind ohne Umrechnung vergleichbar.
Die Preisform ist verschieden. Netto oder brutto. Zwischen beidem liegen 19 Prozent Umsatzsteuer — und das ist die größte Einzelfalle im gesamten Verfahren.
Der Leistungsschnitt ist verschieden. Was bei einem Anbieter im Grundhonorar steckt, steht beim nächsten auf der Sonderleistungsliste. An dieser Trennlinie scheitern die meisten Angebotsvergleiche, nicht an der Höhe des Grundpreises.
Dazu kommt ein vierter Punkt, der kein Rechenproblem ist, sondern ein Verfahrensproblem: Wenn jeder Anbieter eine andere Anfrage bekommen hat, sind die Angebote schon vor dem Rechnen unvergleichbar.
Schritt 1 — Dieselbe Anfrage an alle
Sie legen hier die Grundlage für alles Weitere. Ein Angebotsvergleich, der mit unterschiedlichen Angaben startet, lässt sich hinterher nicht reparieren.
Jeder Anbieter braucht denselben Satz Angaben:
- Zahl der Wohneinheiten, getrennt nach Wohnungen und Teileigentum — also Einheiten, die nicht zu Wohnzwecken dienen, etwa Läden, Praxen und Büros
- Zahl der Garagen, Tiefgaragen- und Außenstellplätze, soweit im Grundbuch eigene Einheiten
- Gewerbeeinheiten und deren Nutzung
- Baujahr und Zustand der Haustechnik, besonders Heizung, Aufzug, Stränge
- Zahl der Eigentümerversammlungen, die im Jahr zu erwarten sind
- bekannte Sanierungsvorhaben der nächsten Jahre
- Zahl der Eigentümer mit Hausgeldrückständen, ohne Namen
- ob es eine Mehrhausanlage mit Untergemeinschaften ist
- Stand der Unterlagen: Sind Abrechnungen früherer Jahre offen?
Der letzte Punkt ist der, den Beiräte am häufigsten weglassen — und der später die größte Nachforderung auslöst. Wer eine Gemeinschaft mit zwei offenen Jahresabrechnungen übernimmt, kalkuliert anders als jemand, der von einem geordneten Bestand ausgeht.
Und verlangen Sie jedes Angebot als PDF. Sie müssen es Ihrer Versammlung vorlegen können.
Wenn Sie noch ein Angebot aus Essen in den Vergleich nehmen wollen: Sofortangebot in drei Minuten anfordern — als PDF, mit Vergütung netto und brutto, Rechenweg und der Liste dessen, was nicht enthalten ist.
Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kostet, rechnen Sie hier selbst aus — zwei Zahlen genügen, Wohnungen und Stellplätze. Das schriftliche Angebot dazu kommt binnen drei Minuten als PDF in Ihr Postfach; der Vertragsentwurf folgt zeitnah. Eines dieser Angebote können Sie sofort haben: Angebote für die WEG-Verwaltung einholen.
Das ist kein Lockpreis. Es gibt eine Preisliste, sie steht offen auf der Kostenseite, und jede Gemeinschaft zahlt danach — die, die gut verhandelt, wie die, die gar nicht verhandelt.
Schritt 2 — Alles auf eine Bezugsgröße umrechnen
Sie brauchen für das Gremium eine einzige Zahl je Anbieter. Nehmen Sie den Bruttobetrag je Jahr für die gesamte Gemeinschaft. Das ist der Betrag, der später im Wirtschaftsplan steht, und der einzige, den niemand missverstehen kann.
Der Rechenweg ist immer derselbe:
1. Betrag je Einheit und Monat ermitteln
(Jahrespauschale ÷ 12 ÷ Einheiten · Quadratmeterpreis × Fläche ÷ Einheiten)
2. Falls netto: × 1,19 → brutto
3. × Zahl der Einheiten → brutto je Monat für die Gemeinschaft
4. × 12 → brutto je Jahr für die Gemeinschaft
5. + Sonderleistungen, die realistisch anfallen (Schritt 4)
6. × 3 → Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit
Der letzte Schritt ist der wichtigste und wird fast immer vergessen. Ein Angebot, das im ersten Jahr günstiger ist, weil die Übernahme kostenlos ist, kann über drei Jahre das teuerste sein.
Die Netto-Brutto-Falle
Sie verlieren an dieser Stelle schneller Glaubwürdigkeit im Gremium als an jeder anderen — weil der Fehler nicht auffällt, bis jemand nachrechnet.
Zwei öffentlich zugängliche Vergleichswerte zeigen, wie groß der Abstand ist:
| Quelle | Wert | Preisform |
|---|---|---|
| Durchschnitt Nordrhein-Westfalen, WEG-Verwaltung | 40,42 Euro je Wohnung und Monat | brutto |
| VDIV Deutschland, Branchenbarometer, vereinbarte Vergütung | 29,12 Euro je Einheit und Monat | netto |
Quellen: top-100-hausverwaltungen.de, Seite „Beste Hausverwaltungen in Essen“ · VDIV Deutschland, Branchenbarometer, vdiv.de.
Wer diese beiden Zahlen nebeneinanderlegt, sieht einen Abstand von 11,30 Euro und schließt daraus, der NRW-Markt sei um 39 Prozent teurer als der Bundesdurchschnitt. Das stimmt nicht. Rechnet man die 29,12 Euro netto auf brutto um, ergibt das 34,65 Euro. Der tatsächliche Abstand beträgt 5,77 Euro, nicht 11,30.
Für Ihren Angebotsvergleich heißt das: Rechnen Sie jedes Angebot zuerst auf brutto um, bevor Sie irgendetwas nebeneinanderlegen. Zwei Angebote, die auf dem Papier 5,53 Euro auseinanderliegen, können denselben Preis meinen — wenn das eine netto und das andere brutto ausgewiesen ist. Und zwei, die gleich aussehen, können 19 Prozent auseinanderliegen.
Eine Nebenbemerkung, die in der Versammlung regelmäßig gebraucht wird: Für Ihre Gemeinschaft zählt der Bruttobetrag. Eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist in aller Regel nicht unternehmerisch tätig und kann die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Der Betrag bleibt also vollständig bei Ihnen. Sollte Ihre Gemeinschaft im Ausnahmefall zum Vorsteuerabzug berechtigt sein, klärt das Ihr Steuerberater.
Die Sonderleistungen — wo das günstige Angebot teuer wird
Sie entscheiden hier, ob Ihr Vergleich hält. Ein Anbieter mit niedrigem Grundhonorar und langer Sonderleistungsliste ist am Jahresende oft teurer als der scheinbar teure Wettbewerber — und das steht in keinem Angebot auf der ersten Seite.
Lassen Sie jeden Anbieter dieselbe Tabelle ausfüllen: Leistung — enthalten ja oder nein — Preis, falls nein. Diese Liste gehört in die Anfrage, nicht in die Nachverhandlung.
| Leistung | enthalten? | Preis, falls nein | Wie oft im Jahr realistisch? |
|---|---|---|---|
| ordentliche Eigentümerversammlung | 1 | ||
| jede weitere oder außerordentliche Versammlung | |||
| Wiederholungsversammlung bei Beschlussunfähigkeit | |||
| Umlaufbeschluss | |||
| Begleitung größerer Baumaßnahmen | |||
| gerichtliches Mahnverfahren je Fall | |||
| Zwangsvollstreckung und Prozessbegleitung | |||
| Sonderumlage, Einrichtung und Abwicklung | |||
| Darlehensverwaltung | |||
| Verwalterzustimmung beim Wohnungsverkauf | |||
| Bescheinigungen für Banken, Notare, Kaufinteressenten | |||
| Belegkopien und Zusatzauswertungen | |||
| Nacherstellung einer Abrechnung früherer Jahre | |||
| Kontenumstellung und Datenübernahme bei Übernahme | einmalig | ||
| Objektbegehung über die vereinbarte Zahl hinaus |
Die vierte Spalte ist die, die den Unterschied macht. Der Preis für eine außerordentliche Versammlung ist harmlos, wenn es keine gibt — und ein spürbarer Posten, wenn Ihre Gemeinschaft gerade eine Dachsanierung beschließt und zwei zusätzliche Versammlungen braucht.
In Essener Bestandsanlagen werden drei Positionen am häufigsten unterschätzt. Erstens die Begleitung von Baumaßnahmen: Marktüblich sind 3 bis 5 Prozent der Auftragssumme — bei einer Fassadensanierung ist das keine Nebenposition. Zweitens die Nacherstellung offener Abrechnungen bei der Übernahme. Drittens die Kosten für Versammlungen, die über die eine ordentliche hinausgehen.
Das Vergleichsraster zum Ausfüllen
Sie bekommen mit diesen Zeilen ein Blatt, das Sie in der Beiratssitzung ausfüllen und in der Versammlung auflegen können. Die Reihenfolge ist Absicht: Die Zeilen, die tatsächlich entscheiden, stehen oben — der Preis steht in der Mitte, nicht am Anfang.
| Zeile | Anbieter A | Anbieter B | Anbieter C |
|---|---|---|---|
| Personal und Erreichbarkeit | |||
| Einheiten je Sachbearbeiter | |||
| Gemeinschaften je Sachbearbeiter | |||
| Vertretungsregelung, schriftlich? | |||
| Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten | |||
| Reaktionszusage — steht sie im Vertrag? | |||
| Geld und Sicherheit | |||
| Konten auf den Namen der Gemeinschaft? | |||
| Erhaltungsrücklage auf eigenem Konto? | |||
| Berufshaftpflicht nachgewiesen? | |||
| Vertrauensschadenversicherung? | |||
| Preis, auf eine Größe gerechnet | |||
| Grundhonorar je Einheit und Monat, netto | |||
| dasselbe brutto (× 1,19) | |||
| Garagen und Stellplätze je Platz und Monat, brutto | |||
| Mindestvergütung je Monat, brutto | |||
| Grundhonorar brutto je Jahr, ganze Gemeinschaft | |||
| realistisch erwartete Sonderleistungen je Jahr, brutto | |||
| Summe brutto je Jahr | |||
| einmalige Übernahmekosten im ersten Jahr | |||
| Summe über drei Jahre | |||
| Vertrag | |||
| Laufzeit | |||
| Preisanpassungsklausel, woran gebunden? | |||
| Zahl der enthaltenen Versammlungen | |||
| Vorzeitige Kündigung: unter welchen Bedingungen? | |||
| Nachweise | |||
| Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG? | |||
| Referenz, die angerufen werden darf? | |||
| Musterabrechnung vorgelegt? |
Dieselben Zeilen gibt es als Tabellendatei zum Ausfüllen, mit den Rechenformeln für die Umrechnung hinterlegt.
Den Preisblock einer Spalte können Sie sofort füllen, ohne anzufragen: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen — Monatsbetrag netto und brutto, Ergebnis sofort.
Fünf Fallen, die den Vergleich kippen
Sie kennen nach diesem Abschnitt die fünf Stellen, an denen Angebote regelmäßig anders ausfallen, als sie aussehen.
1. Die Mindestvergütung. Viele Anbieter nennen einen Satz je Einheit und darunter, in einem Nebensatz, eine Mindestvergütung für die ganze Gemeinschaft. Bei kleinen Gemeinschaften greift nicht der Einheitensatz, sondern die Mindestvergütung — und der Betrag je Wohnung liegt dann deutlich über jedem Durchschnitt. Fragen Sie immer: Ab wie vielen Einheiten greift der Einheitensatz? Worauf es bei einer Hausverwaltung für kleine WEG ankommt, steht auf einer eigenen Seite.
2. Der Preis für das erste Jahr. „Übernahme kostenlos“ oder ein Einstiegspreis für zwölf Monate sind legitim — aber sie gehören in die Dreijahresrechnung, nicht in den Vergleich der Monatsbeträge.
3. Die Preisanpassungsklausel. Eine Klausel, die eine Erhöhung „nach billigem Ermessen“ oder „bei gestiegenen Kosten“ erlaubt, ist etwas grundsätzlich anderes als eine Bindung an einen veröffentlichten Index. Lesen Sie diese Zeile, bevor Sie den Preis vergleichen — sonst vergleichen Sie eine Zahl, die nur für ein Jahr gilt.
4. Die Zahl der enthaltenen Versammlungen. Ein Angebot mit zwei enthaltenen Versammlungen ist bei gleichem Preis spürbar besser als eines mit einer. Diese Zeile fehlt in fast jedem Vergleich.
5. Garagen und Stellplätze. Manche Anbieter rechnen sie als volle Einheit, manche zu einem eigenen, niedrigeren Satz, manche gar nicht. Bei einer Anlage mit Tiefgarage verändert das die Summe erheblich — und es verändert auch, ob Ihre Gemeinschaft eine Staffelschwelle erreicht.
Eine sechste Sache ist keine Falle, sondern eine Beobachtung aus dem Markt für Hausverwaltung Essen: Von dreizehn geprüften Essener Verwaltungen nennt keine einzige einen Preis auf ihrer Website. Sie werden also jedes Angebot einzeln anfordern müssen — ein Preisvergleich vorab ist hier nicht möglich.
Was Sie mit dem Ergebnis machen
Sie haben jetzt drei Summen und drei Zeilenblöcke. Für die Versammlung gilt: Die Summe allein entscheidet nicht.
Ein Vorschlag, wie Sie es vortragen — in dieser Reihenfolge, weil sie der Logik des Gremiums folgt:
- Ausschluss zuerst. Anbieter, bei denen eine Pflichtzeile leer bleibt (Konten, Versicherung, Sonderleistungsliste), fallen heraus. Das ist keine Wertung, sondern eine Feststellung.
- Dann die Dreijahressumme brutto. Eine Zahl je Anbieter, nicht drei.
- Dann die Zeilen, die den Alltag bestimmen. Einheiten je Sachbearbeiter, Erreichbarkeit, Reaktionszusage im Vertrag. Hier entscheidet sich, ob Ihre Gemeinschaft in zwei Jahren wieder an diesem Punkt sitzt.
- Zuletzt die Empfehlung, mit einem Satz Begründung. Nicht „der Günstigste“, sondern: „B kostet über drei Jahre X mehr als A, betreut aber halb so viele Einheiten je Person und sagt die Reaktionszeit im Vertrag zu.“
Wenn der Preisunterschied zwischen zwei Angeboten kleiner ist als die Kosten einer einzigen verschleppten Reparatur, entscheidet nicht der Preis. Das ist keine Verkaufsformel, sondern die Erfahrung jeder Gemeinschaft, die einmal zwei Tage auf einen Rückruf gewartet hat, während Wasser lief.
Fazit: Was Sie jetzt tun
- Schicken Sie allen Anbietern dieselbe Anfrage mit den neun Angaben aus Schritt 1 — besonders dem Stand der Unterlagen.
- Rechnen Sie jedes Angebot auf brutto je Jahr für die ganze Gemeinschaft um. Eine Zahl je Anbieter, nicht vier.
- Lassen Sie die Sonderleistungstabelle ausfüllen, mit der Spalte „wie oft im Jahr realistisch“. Dort entscheidet sich, ob ein günstiges Angebot günstig bleibt.
- Rechnen Sie über drei Jahre, einmalige Übernahmekosten eingerechnet.
- Prüfen Sie die vier Zeilen, die kein Preis abbildet: Einheiten je Sachbearbeiter, Reaktionszusage im Vertrag, Konten auf den Namen der Gemeinschaft, anrufbare Referenz. Die vollständige Prüfliste dazu finden Sie in der Checkliste für eine gute Verwaltung.
Was die Werte im Markt tatsächlich hergeben und warum Angebote so weit auseinanderliegen, steht auf Was eine Hausverwaltung kostet. Die eigenen Preise samt Rechenweg, Mindestvergütung und vollständiger Liste der Sonderleistungen stehen auf Kosten der WEG-Verwaltung — dort können Sie die Zeilen dieses Rasters für einen der Anbieter sofort ausfüllen, ohne anzufragen.
Ein weiteres Angebot für Ihren Vergleich? Einheiten und Stellplätze eingeben, das schriftliche Angebot kommt binnen drei Minuten als PDF — zum Auflegen in der Versammlung.
Häufige Fragen zum Vergleich von Verwaltungsangeboten
Wie machen wir unterschiedliche Angebote vergleichbar?
Rechnen Sie jedes Angebot auf eine einzige Bezugsgröße um: den Bruttobetrag je Jahr für die gesamte Gemeinschaft. Alles andere — je Einheit, je Quadratmeter, netto, als Pauschale — wird vorher umgerechnet.
Danach addieren Sie die Sonderleistungen, die in Ihrer Gemeinschaft realistisch anfallen, und rechnen über die volle Vertragslaufzeit. Erst diese Zahl ist vergleichbar. Voraussetzung ist, dass alle Anbieter dieselbe Anfrage mit denselben Angaben erhalten haben.
Was muss in einem Angebot einer Hausverwaltung stehen?
Fünf Dinge schwarz auf weiß: die Vergütung je Einheit und Monat, das vollständige Leistungsverzeichnis, alle Sonderleistungen mit Preis, die Vertragslaufzeit und die zuständige Ansprechperson. Fehlt eines davon, ist das Angebot nicht vergleichbar.
Dazu gehören: Zahl der enthaltenen Eigentümerversammlungen, Regelung für außerordentliche Versammlungen, Kontenmodell, Zusagen zu Erreichbarkeit und Reaktionszeit, Regelung für die Übernahme im ersten Jahr und die Nachweise zu Zertifizierung und Versicherung. Verlangen Sie das Angebot als PDF — Sie müssen es Ihrer Versammlung vorlegen können. Wie ein vollständiges Angebot aussieht, sehen Sie am schnellsten an einem Beispiel: Direkt zum schriftlichen Angebot.
→ Zum Nachweis: was die Zertifizierung bedeutet
Sind die Preise in Angeboten netto oder brutto?
Beides kommt vor, und genau darin liegt die häufigste Fehlerquelle. Verbandszahlen zur vereinbarten Vergütung sind in aller Regel netto gemeint, Portalwerte oft brutto ausgewiesen.
Zwischen beidem liegen 19 Prozent Umsatzsteuer. Ein Beispiel: 29,12 Euro netto entsprechen 34,65 Euro brutto. Wer diese Zahl unverändert neben einen Bruttowert von 40,42 Euro stellt, überschätzt den Abstand um fast das Doppelte. Rechnen Sie deshalb jedes Angebot zuerst auf brutto um — das ist der Betrag, den Ihre Gemeinschaft tatsächlich überweist. Beide Werte nebeneinander zeigt der Rechner: Jetzt Ihren Preis berechnen.
Wie viele Angebote sollten wir einholen?
Drei bis fünf sind der bewährte Rahmen. Weniger macht den Vergleich angreifbar, mehr erschlägt das Gremium und verzögert die Entscheidung um Monate.
Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht zu Vergleichsangeboten gibt es nicht. Die ordnungsmäßige Verwaltung (§ 19 Abs. 1 WEG) verlangt aber eine wirtschaftliche Entscheidung — bei größeren Aufträgen erwarten Gerichte deshalb regelmäßig mehrere Angebote als Grundlage. Wer ohne Alternativen beschließt, riskiert eine Anfechtung des Beschlusses. Eines der Angebote haben Sie in drei Minuten: Sofortangebot anfordern.
Warum ist das günstigste Angebot oft das teuerste?
Weil der Grundpreis nur einen Teil der Kosten abbildet. Ein Anbieter mit niedrigem Grundhonorar und langer Sonderleistungsliste ist am Jahresende häufig teurer als der scheinbar teure Wettbewerber.
Dazu kommt der Posten, den kein Angebot ausweist: Was eine Verwaltung kostet, die im entscheidenden Moment nicht erreichbar ist. Ein Rohrbruch, der zwei Tage später gemeldet wird, ist nicht derselbe Schaden. Und nicht konsequent verfolgte Hausgeldrückstände verjähren regelmäßig nach drei Jahren zum Jahresende (§§ 195, 199 BGB) — ausgleichen müssen es die übrigen Eigentümer.
