Drei Anbieter sitzen nacheinander in Ihrem Beiratszimmer. Alle drei sind freundlich, alle drei sagen „persönlich, transparent, zuverlässig“, und alle drei legen eine Mappe auf den Tisch, die aussieht wie die anderen beiden. Zwei Stunden später sollen Sie eine Empfehlung abgeben — und haben nichts in der Hand, was Sie dem Gremium zeigen könnten. Der Überblick zum Thema: eine neue Hausverwaltung suchen.
Genau dafür ist diese Seite gemacht. Dreißig Prüffragen in fünf Blöcken, jede so gestellt, dass die Antwort entweder eine Zahl, ein Dokument oder ein klares Ja ist. Dazu steht bei jedem Block, welche Antwort Alarm auslösen sollte. Sie können die Liste ausdrucken, in drei Spalten nebeneinanderlegen und nach dem Gespräch auswerten.
Zwei Hinweise vorweg. Erstens: Hier wird nicht der Preis geprüft. Der unterscheidet gute und schlechte Angebote fast nie — die Personalausstattung tut es. Wer die Zahl trotzdem vorab kennen will, rechnet sie in einer Minute aus: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen. Zweitens: Eine Verwaltung muss nicht alle dreißig Punkte erfüllen. Aber sie muss jeden davon beantworten können. Ausweichen ist die Antwort. Die Gegenrichtung — woran Sie merken, dass Ihre bisherige Verwaltung nicht mehr trägt — steht auf Zehn Warnsignale einer schlechten Hausverwaltung.
Block 1 — Zulassung, Qualifikation und Absicherung
Sie klären mit diesem Block in zehn Minuten, ob ein Anbieter die formalen Voraussetzungen überhaupt erfüllt. Das klingt nach Formalie, ist aber der Block, in dem die meisten stillen Ausfälle stecken — und der einzige, bei dem Sie Papier verlangen können statt Zusagen.
1. Liegt eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c Abs. 1 GewO für die Wohnimmobilienverwaltung vor? Lassen Sie sich die Erlaubnisurkunde zeigen.
2. Ist die Person, die Ihre Gemeinschaft betreut, zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG? Nicht die Geschäftsführung — die Person, die bei Ihnen zuständig sein wird.
3. Wenn nein: Warum nicht, und bis wann? Eine Berufszulassungspflicht ist die Zertifizierung nicht. Verlangen können Sie sie trotzdem: Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG), jeder einzelne Eigentümer kann sie einfordern.
4. Besteht eine Berufshaftpflichtversicherung, und wie hoch ist die Deckung? Pflicht sind mindestens 500.000 Euro je Schadensfall und 1 Million Euro für alle Schadensfälle eines Jahres (§ 34c Abs. 2 GewO in Verbindung mit § 15 MaBV).
5. Besteht zusätzlich eine Vertrauensschadenversicherung? Sie ist freiwillig und für Ihre Sicherheit die wichtigere. Sie greift bei vorsätzlichen Handlungen von Mitarbeitenden — also dann, wenn Geld der Gemeinschaft verschwindet. Die Berufshaftpflicht deckt das nicht.
6. Gibt es die Bestätigung beider Versicherer, aktuell datiert? Eine Aussage im Angebot ist kein Nachweis.
7. Welche Fortbildungen hat die zuständige Person im laufenden Zeitraum absolviert?
Alarmzeichen in diesem Block: „wird nachgereicht“ bei der Gewerbeerlaubnis · Zertifizierung nur für die Geschäftsführung, nicht für die Sachbearbeitung · Versicherungsnachweis als Selbstauskunft statt als Bestätigung des Versicherers · Unmut über die Frage nach der Vertrauensschadenversicherung.
Block 2 — Geld: Konten, Zugriff und Kontrolle
Sie entscheiden mit diesem Block über das Vermögen Ihrer Gemeinschaft — sechsstellige Beträge bei einer mittelgroßen Anlage, wenn man die Erhaltungsrücklage mitrechnet. Von allen fünf Blöcken ist dieser der einzige, in dem ein Fehler nicht ärgerlich, sondern teuer ist.
8. Lauten die Konten auf den Namen der Gemeinschaft? Die einzige richtige Antwort ist ja. „Intern getrennt geführt“ ist eine Buchungslogik, keine rechtliche Trennung.
9. Liegt die Erhaltungsrücklage auf einem eigenen Konto, getrennt vom Bewirtschaftungskonto?
10. Wer ist verfügungsberechtigt, und ab welcher Höhe gilt ein Vier-Augen-Prinzip?
11. Bekommt der Verwaltungsbeirat auf Wunsch Leserechte für die Konten? Den Verwalter zu überwachen gehört zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirats.
12. Wie wird der Kontostand zum Jahresende nachgewiesen — durch den Vermögensbericht oder durch eine Bestätigung der Bank?
13. Wie läuft das Mahnwesen bei Hausgeldrückständen ab, und ab welchem Rückstand wird tituliert? Forderungen der Gemeinschaft verjähren regelmäßig nach drei Jahren zum Jahresende (§§ 195, 199 BGB). Wer nicht konsequent mahnt, lässt Geld der Gemeinschaft verfallen — und ausgleichen müssen es die übrigen Eigentümer.
14. Wird über die Rückstände regelmäßig berichtet, und in welcher Form?
Alarmzeichen in diesem Block: Sammelkonto auf den Namen der Verwaltung · eine gemeinsame Kasse für laufende Kosten und Rücklage · Alleinverfügung ohne jede Wertgrenze · „Rückstände sind ein Thema für die Versammlung“ als einzige Antwort zum Mahnwesen.
Block 3 — Menschen: Betreuungsschlüssel, Vertretung, Erreichbarkeit
Sie erfahren hier, ob die Zusagen aus den ersten beiden Blöcken im Alltag überhaupt eingehalten werden können. Die entscheidende Größe ist keine Absichtserklärung, sondern eine Zahl.
15. Wie viele Einheiten betreut die Person, die für Ihre Gemeinschaft zuständig sein wird? Als Orientierung gilt: Bei etwa 200 bis 400 Einheiten je Person bleibt persönliche Betreuung realistisch. Deutlich darüber wird Erreichbarkeit zur Glückssache.
16. Wie viele Gemeinschaften sind das? Die Einheitenzahl allein reicht nicht. Eine Verwaltung, die viele kleine Eigentümergemeinschaften betreut, hat mehr Versammlungen und mehr Arbeit mit Abrechnung und Kontoführung als eine mit wenigen großen Anlagen — bei gleicher Einheitenzahl.
17. Wer vertritt diese Person im Urlaub und im Krankheitsfall, und wie erfährt die Gemeinschaft davon?
18. Sind Vorgänge so dokumentiert, dass eine Vertretung sie ohne Rückfrage fortführen kann?
19. Wer nimmt ab, wenn ein Eigentümer abends um zehn anruft? Stellen Sie diese Frage wörtlich. Sie ist unangenehm, und genau deshalb ist sie brauchbar: Sie prüft die Erreichbarkeit nachts und am Wochenende.
20. Was passiert mit einem Anliegen, nachdem der Anrufer aufgelegt hat? Wird daraus ein Vorgang mit Nummer, oder ein Zettel?
21. Gibt es eine Reaktionszusage — und steht sie im Vertrag oder nur im Gespräch? Achten Sie auf den Unterschied zwischen Reaktion und Lösung. Eine seriöse Zusage lautet: Ihr Anliegen ist in dieser Frist erfasst, eingeordnet und zugewiesen. Wer verspricht, den Schaden in derselben Frist zu beheben, bricht es in der ersten Woche.
22. Wie oft wird das Objekt begangen, und bekommt der Beirat ein Protokoll davon?
Alarmzeichen in diesem Block: Die Einheitenzahl je Sachbearbeiter wird nicht genannt — das ist die Antwort · „immer für Sie da“ ohne jede Zeitangabe · eine Reaktionszusage, die im Vertrag nicht auftaucht · ein Notdienst, der nur weiterleitet, aber nichts aufnimmt · Zusagen zur Behebung statt zur Bearbeitung.
Block 4 — Leistung und Vertrag: Was drin ist und was extra kostet
Sie verhindern mit diesem Block den häufigsten Fehler im Auswahlverfahren: Ein Anbieter mit niedrigem Grundhonorar und langer Sonderleistungsliste ist am Jahresende oft teurer als der scheinbar teure Wettbewerber. Entschieden wird das an einer einzigen Trennlinie.
23. Liegt ein vollständiges Leistungsverzeichnis vor, das Grund- und Sonderleistungen trennt?
24. Gibt es die vollständige Liste der Sonderleistungen mit Preis? Vollständig heißt mindestens: außerordentliche und Wiederholungsversammlungen · Bauprojektbegleitung · gerichtliches Mahnwesen und Zwangsvollstreckung · Sonderumlagen und Darlehensverwaltung · Verwalterzustimmung beim Verkauf · Bescheinigungen für Banken und Notare · Belegkopien · Nacherstellung von Abrechnungen früherer Jahre.
25. Wie viele ordentliche Eigentümerversammlungen sind im Grundhonorar enthalten, und was kostet jede weitere?
26. Wie lange läuft der Vertrag, und wie ist er an die Bestellung gekoppelt? Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten nach Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Eine lange Laufzeit bindet Sie nicht wirklich: Abberufen können Sie jederzeit mit einfacher Mehrheit, der Vertrag endet dann spätestens nach sechs Monaten (§ 26 Abs. 3 WEG). Sie ist aber ein Signal, wie ein Anbieter denkt.
27. Gibt es eine Preisanpassungsklausel, und woran ist sie gebunden? Eine Klausel, die eine Anpassung „nach billigem Ermessen“ erlaubt, ist etwas ganz anderes als eine Bindung an einen veröffentlichten Index.
28. Was kostet die Übernahme im ersten Jahr zusätzlich — Kontenumstellung, Datenübernahme, Nacherstellung fehlender Abrechnungen?
Alarmzeichen in diesem Block: „Sonderleistungen nach Aufwand“ ohne Stundensatz · ein Leistungsverzeichnis, das nur aufzählt, was enthalten ist, und nie, was nicht · fünf Jahre Laufzeit bei einer Gemeinschaft, die gerade schlechte Erfahrungen gemacht hat · eine Preisklausel ohne Bezugsgröße.
Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kostet, rechnen Sie hier selbst aus — zwei Zahlen genügen, Wohnungen und Stellplätze. Das schriftliche Angebot dazu kommt binnen drei Minuten als PDF in Ihr Postfach; der Vertragsentwurf folgt zeitnah. Aufgeführt ist dort auch, was im Sofortangebot steht.
Das ist kein Lockpreis. Es gibt eine Preisliste, sie steht offen auf der Kostenseite, und jede Gemeinschaft zahlt danach — die, die gut verhandelt, wie die, die gar nicht verhandelt.
Block 5 — Nachprüfbarkeit: Was Sie sich zeigen lassen können
Sie unterscheiden mit diesem Block Anbieter, die gut reden, von Anbietern, die liefern. Jede der beiden Fragen verlangt etwas, das man nicht auf dem Weg zum Termin erfindet.
29. Gibt es eine Referenzgemeinschaft ähnlicher Größe, deren Beirat Sie anrufen dürfen? Fragen Sie dort nur drei Dinge: Wie lange dauert eine Rückmeldung? Kam die letzte Abrechnung pünktlich? Was hat sich nach dem Wechsel geändert?
30. Können Sie eine anonymisierte Musterabrechnung und ein Musterprotokoll sehen? Eine Abrechnung zeigt in fünf Minuten, ob jemand sein Handwerk beherrscht: ob die Kontenentwicklung aufgeht, ob die Rücklage sauber ausgewiesen ist, ob die Einzelabrechnung verständlich bleibt.
Mehr als dreißig Fragen braucht es nicht. Wer alle dreißig beantwortet, hat den Vergleich schon gewonnen.
Alarmzeichen in diesem Block: keine einzige Referenz, die angerufen werden darf · Musterunterlagen „aus Datenschutzgründen“ nicht möglich — anonymisieren ist genau die Aufgabe, um die es geht · eine Musterabrechnung, in der die Erhaltungsrücklage in den Bewirtschaftungskosten verschwindet.
So werten Sie die dreißig Punkte aus
Sie brauchen für das Gremium eine Auswertung, die ohne Sie verständlich ist. Eine Ampel reicht dafür.
| Bewertung | Bedeutung | Konsequenz |
|---|---|---|
| Grün | Beantwortet, mit Zahl oder Dokument belegt | Punkt abhaken |
| Gelb | Beantwortet, aber ohne Beleg oder mit Einschränkung | Nachreichen lassen, mit Datum |
| Rot | Nicht beantwortet, ausgewichen oder Alarmzeichen | Im Protokoll festhalten |
Sechs Punkte dürfen nicht rot sein. Sie wiegen schwerer als alle übrigen zusammen: Nummer 1 (Gewerbeerlaubnis), 4 (Berufshaftpflicht), 8 (Konten auf den Namen der Gemeinschaft), 15 (Einheiten je Sachbearbeiter), 24 (vollständige Sonderleistungsliste) und 29 (anrufbare Referenz). Ist einer davon rot, ist der Rest der Liste gleichgültig.
Bei allem anderen gilt: Zwei bis drei gelbe Punkte sind normal, kein Anbieter hat auf alles sofort ein Papier. Entscheidend ist, was innerhalb einer Woche nachkommt.
Drei Fragen, die Sie nicht stellen müssen
Sie sparen Zeit, wenn Sie wissen, welche Fragen nichts unterscheiden.
„Sind Sie persönlich und transparent?“ Das sagen alle — die Frage erzeugt nur eine Antwort, die niemand widerlegen kann.
„Wie lange gibt es Sie schon?“ Firmenalter sagt nichts über die Betreuung Ihrer Gemeinschaft. Die Zahl, die etwas sagt, steht unter Nummer 15.
„Was kostet es?“ — jedenfalls nicht zuerst. Der Preis gehört in den Angebotsvergleich, und dort nur, wenn alle Angebote auf dieselbe Bezugsgröße umgerechnet sind. Wie Sie Angebote von Verwaltungen gegenüberstellen, steht auf einer eigenen Seite; welche Werte im Markt belegt sind, auf Was eine Hausverwaltung kostet.
Fazit: So gehen Sie vor
- Schicken Sie allen Anbietern dieselbe Anfrage. Einheitenzahl, Baujahr, Gewerbeanteil, Zahl der Versammlungen, bekannte Sanierungsvorhaben. Ohne gleiche Grundlage vergleichen Sie am Ende Äpfel mit Birnen.
- Drucken Sie die dreißig Punkte dreimal aus und füllen Sie sie während des Gesprächs aus, nicht danach. Nach dem dritten Termin erinnert sich niemand mehr, wer was gesagt hat.
- Prüfen Sie zuerst die sechs Punkte, die nicht rot sein dürfen. Sie entscheiden in zehn Minuten, ob ein Termin überhaupt lohnt.
- Verlangen Sie Papier statt Zusagen. Erlaubnisurkunde, Versicherungsbestätigung, Leistungsverzeichnis, Musterabrechnung. Alles vier existiert bei jedem ordentlichen Anbieter bereits.
- Rufen Sie die Referenz wirklich an. Dieser eine Anruf ersetzt zwei Gesprächstermine.
Die Liste bleibt auch dann brauchbar, wenn Ihre Gemeinschaft am Ende bei der bisherigen Verwaltung bleibt: Dann haben Sie dreißig Punkte, an denen sich in der nächsten Versammlung etwas festmachen lässt.
[CTA-Block — abgesetzt, nach dem Fazit]
Den Fragenkatalog als druckbares PDF anfordern
Dreißig Prüffragen auf zwei Seiten, mit Ampelspalte und Platz für drei Anbieter nebeneinander. Eine E-Mail-Adresse genügt, keine Telefonnummer.
Wenn Sie einen der Anbieter, die Sie ansehen, bereits kennen möchten: Die GOTTSCHLING Immobilien GmbH, eine Hausverwaltung in Ihrer Nähe in Essen, beantwortet die dreißig Fragen schriftlich, bevor ein Gespräch stattfindet. Sofortangebot in drei Minuten anfordern — das schriftliche Angebot kommt als PDF, Sie müssen dafür niemanden treffen und auf keinen Rückruf warten. Am Telefon nimmt dort rund um die Uhr ein KI-Assistent ab; wer eine Person sprechen möchte, wird zurückgerufen.
Häufige Fragen zur Auswahl einer Hausverwaltung
Woran erkennt man eine gute Hausverwaltung?
An vier Dingen, die sich belegen lassen: der Zahl der betreuten Einheiten je Sachbearbeiter, einer Reaktionszusage, die im Vertrag steht, Konten auf den Namen der Gemeinschaft und einer Referenz, die Sie anrufen dürfen. Alles andere ist Verpackung.
Die unbequeme Wahrheit dazu: Der Preis unterscheidet gute und schlechte Angebote fast nie. Die Personalausstattung tut es. Deshalb steht die Frage nach dem Betreuungsschlüssel in dieser Liste vor der Frage nach dem Honorar.
Wie viele Einheiten betreut ein Sachbearbeiter normalerweise?
Als Orientierung gilt eine Spanne von etwa 200 bis 400 Einheiten je Person. Darunter ist persönliche Betreuung gut möglich, deutlich darüber wird Erreichbarkeit zur Glückssache.
Die Zahl allein reicht allerdings nicht. Fragen Sie zusätzlich, wie viele Gemeinschaften das sind: Viele kleine Gemeinschaften bedeuten mehr Versammlungen und mehr Abrechnungen als wenige große Anlagen bei gleicher Einheitenzahl. Verweigert ein Anbieter beide Angaben, ist das die Antwort.
Muss unsere Hausverwaltung ein zertifizierter Verwalter sein?
Verlangen können Sie es. Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG), sodass jeder einzelne Eigentümer sie einfordern kann.
Eine allgemeine Berufszulassungspflicht ist das nicht: Wer ohne Zertifikat verwaltet, arbeitet nicht illegal, entspricht aber nicht dem Maßstab, den Ihre Gemeinschaft verlangen kann. Lassen Sie sich die Bescheinigung zeigen — und fragen Sie, ob die Person zertifiziert ist, die Ihre Gemeinschaft tatsächlich betreut. Für Ausnahmen und Übergangsregelungen gilt der Einzelfall.
Welche Versicherungen muss eine Hausverwaltung nachweisen?
Pflicht ist die Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens 500.000 Euro je Schadensfall und 1 Million Euro für alle Schadensfälle eines Jahres (§ 34c Abs. 2 GewO in Verbindung mit § 15 MaBV).
Freiwillig, aber für Ihre Sicherheit wichtiger ist die Vertrauensschadenversicherung: Sie greift bei vorsätzlichen Handlungen von Mitarbeitenden, also wenn Geld der Gemeinschaft verschwindet. Die Berufshaftpflicht deckt das nicht ab. Lassen Sie sich beide Bestätigungen vom Versicherer zeigen, nicht als Aussage im Angebot.
Wie viele Anbieter sollten wir uns ansehen?
Drei bis fünf sind der bewährte Rahmen. Weniger macht den Vergleich angreifbar, mehr erschlägt das Gremium und verzögert die Entscheidung um Monate.
Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht zu Vergleichsangeboten gibt es nicht. Die ordnungsmäßige Verwaltung (§ 19 Abs. 1 WEG) verlangt aber eine wirtschaftliche Entscheidung — bei größeren Aufträgen erwarten Gerichte deshalb regelmäßig mehrere Angebote als Grundlage. Wer ohne Alternativen beschließt, riskiert eine Anfechtung. Eines der Angebote bekommen Sie ohne Termin: Direkt zum schriftlichen Angebot.
