Der Preis, der im Angebot steht, ist bei vielen Verwaltungen nicht der Preis, der am Jahresende auf der Abrechnung steht. Die Differenz heißt Sondervergütung: Leistungen, die zusätzlich berechnet werden, weil sie im Grundhonorar nicht enthalten sind. Wer Angebote vergleicht, vergleicht ohne diese Liste gar nichts.
Was üblicherweise zusätzlich berechnet wird
Typische Positionen sind: außerordentliche Eigentümerversammlungen, Mahnwesen ab der zweiten Stufe, gerichtliche Verfahren und deren Begleitung, Bearbeitung von Versicherungsschäden, Betreuung größerer Baumaßnahmen, Erstellung der Bescheinigung für das Finanzamt, Ausstellung der Verwalterbescheinigung, Zustimmung zur Veräußerung, Sonderauswertungen für einzelne Eigentümer und Mehraufwand bei Eigentümerwechseln.
Manche dieser Positionen sind sachlich berechtigt. Eine Baumaßnahme über mehrere hunderttausend Euro erzeugt Aufwand, der mit dem laufenden Geschäft nichts zu tun hat. Andere sind es kaum: Wer für die Aufstellung nach § 35a EStG extra abrechnet, berechnet eine Leistung, die zu einer vollständigen Jahresabrechnung ohnehin gehört. Wie hoch ein Preis ohne Zuschlagsliste für Ihre Gemeinschaft wäre, rechnen Sie in zwei Zahlen aus.
Die rechtliche Einordnung
Eine Sondervergütung muss vereinbart sein. Grundlage ist der Verwaltervertrag, den die Gemeinschaft durch Beschluss abschließt; ohne Vereinbarung gibt es keinen Anspruch auf zusätzliche Vergütung. Die Vereinbarung selbst muss dem Maßstab der ordnungsmäßigen Verwaltung genügen — eine Klausel, die den Grundpreis künstlich niedrig hält und die eigentliche Vergütung in Zuschläge verlagert, ist angreifbar.
Ob eine konkrete Klausel wirksam ist, entscheidet sich am Einzelfall und gehört vor der Beschlussfassung anwaltlich geprüft. Praktisch wichtiger ist etwas anderes: Was nicht im Vertrag steht, kann später auch nicht berechnet werden.
Ein Beispiel
Eine Gemeinschaft mit 22 Einheiten in Essen-Segeroth vergleicht zwei Angebote. Das erste nennt 28 Euro je Einheit und Monat, das zweite 33 Euro. Das günstigere Angebot berechnet zusätzlich jede außerordentliche Versammlung, jede Schadensbearbeitung je Fall, die Steuerbescheinigung je Einheit und einen Zuschlag für die Begleitung von Baumaßnahmen. Im ersten Jahr fallen zwei Schadensfälle, eine außerordentliche Versammlung und die Fassadensanierung an. Am Jahresende liegt das günstigere Angebot rund 4.800 Euro über dem teureren. Die Zahl im Angebot war korrekt — sie war nur nicht der Preis.
Wie Sie das vergleichbar machen
Verlangen Sie zu jedem Angebot eine abschließende Liste der Sondervergütungen mit Beträgen, und zwar in derselben Struktur. Rechnen Sie dann ein realistisches Jahr durch: eine außerordentliche Versammlung, zwei Schadensfälle, fünf Eigentümerwechsel, eine mittlere Instandsetzung. Erst diese Summe ist der Vergleichswert.
Die zweite Frage lautet, was ausdrücklich im Grundhonorar enthalten ist. Eine Verwaltung, die das schriftlich abgrenzt, nimmt Ihnen die Unsicherheit ab — und macht sich selbst angreifbar, wenn sie später anders abrechnet. Wie eine solche Gegenüberstellung aufgebaut wird, zeigt die Seite zum Vergleich von Verwaltungsangeboten.
Ein Angebot ohne Zuschlagsliste? Das schriftliche Angebot nennt, was enthalten ist und was nicht — als PDF binnen drei Minuten.
Der Weg ohne Zuschlagsliste
Es geht auch anders: ein Preis je Einheit und Monat, gestaffelt nach Größe der Gemeinschaft, in dem das laufende Geschäft vollständig enthalten ist. Welche Leistungen darin stecken und welche Beträge dahinterliegen, steht offen auf der Seite zu den Kosten der Hausverwaltung; ausrechnen lässt sich der Betrag für die eigene Gemeinschaft sofort: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen.
Für kleine Gemeinschaften ist dabei offen zu sagen, dass der Betrag je Wohnung höher liegt als in großen Anlagen — die Mindestvergütung sorgt dafür. Was das im Einzelnen bedeutet, ordnet die Seite zur kleinen WEG-Verwaltung ein.
Verwandte Begriffe
Nicht umlagefähige Kosten · Abrechnungsspitze · Forderungsmanagement
Fazit
Sondervergütungen sind zulässig, wenn sie vereinbart sind — und sie entscheiden häufiger über den tatsächlichen Preis als das Grundhonorar. Ein Angebot ohne abschließende Zuschlagsliste ist nicht vergleichbar, egal wie niedrig die Zahl auf der ersten Seite ist. Rechnen Sie ein normales Jahr durch, bevor Sie beschließen. Den Grundpreis für Ihre Gemeinschaft haben Sie in drei Minuten schriftlich: Direkt zum schriftlichen Angebot.
Ihre Verwaltung beantwortet das nicht?
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Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kostet, steht in zehn Sekunden auf dem Bildschirm — das schriftliche Angebot dazu binnen drei Minuten im Postfach. Nachlesen können Sie, wie das schriftliche Angebot entsteht.
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