Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG: was der Nachweis bedeutet und wie Sie ihn prüfen

Im Auswahlgespräch fällt der Satz meistens früh und beiläufig: „Zertifiziert? Selbstverständlich.“ Alle am Tisch nicken. Niemand fragt nach, weil niemand weiß, was er verlangen könnte — und weil Nachfragen im ersten Gespräch unhöflich wirkt. Drei Monate später steht der Bestellungsbeschluss in der Versammlung, und die Frage ist nie wieder aufgetaucht. Den ganzen Ablauf, wenn Sie die Verwaltung wechseln, zeigt ein eigener Überblick.

Genau an dieser Stelle entsteht der teuerste Irrtum der Verwalterauswahl. Nicht, weil Verwaltungen an dieser Stelle regelmäßig lügen würden. Sondern weil der Begriff mehrere Bedeutungen hat, die im Gespräch durcheinandergehen — und weil es keine Stelle gibt, bei der Sie ihn nachschlagen können.

Diese Seite ordnet den Begriff ein und macht aus ihm etwas, das Sie tatsächlich prüfen können: sechs Schritte, fünf Fragen im Wortlaut, eine Antwort, die ins Protokoll gehört.

Was hinter dem Begriff tatsächlich steckt

Der Nutzen für Sie liegt in der Prüfungsbreite. Wer sich zertifizierter Verwalter nennen darf, hat vor einer Industrie- und Handelskammer eine Prüfung abgelegt, die drei Felder gleichzeitig abdeckt: rechtliche Grundlagen des Wohnungseigentums, kaufmännische Grundlagen und technische Grundlagen der Gebäudebewirtschaftung. Die Grundlage dafür ist § 26a des Wohnungseigentumsgesetzes, die Einzelheiten regelt eine eigene Verordnung über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter.

Die Prüfung besteht aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil. Der schriftliche Teil dauert 90 Minuten, der mündliche rund 15 Minuten je Prüfling. Bestanden wird beides oder nichts. Das ist kein Seminarbesuch mit Teilnahmebestätigung, sondern eine Kammerprüfung mit Durchfallquote.

Wichtig ist, was der Begriff nicht ist. Er ist keine Berufszulassung. Die Zulassung, überhaupt fremdes Wohnungseigentum verwalten zu dürfen, ist die Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 der Gewerbeordnung — erteilt von der zuständigen Behörde am Sitz des Unternehmens, in Essen also von der Stadt. Wer ohne Zertifikat verwaltet, arbeitet nicht illegal. Wer ohne Erlaubnis nach § 34c GewO verwaltet, schon.

Und der Begriff ist an Personen gebunden, nicht an Firmen. Eine GmbH darf sich nur dann so bezeichnen, wenn ihre unmittelbar mit Verwaltungsaufgaben betrauten Beschäftigten die Voraussetzung erfüllen (§ 26a Abs. 2 WEG). Diesen Unterschied müssen Sie kennen, sonst prüfen Sie den falschen Namen.

Gleichgestellt ist nicht dasselbe wie zertifiziert — und trotzdem gleich viel wert

Bestimmte Berufsabschlüsse gelten als gleichgestellt. Dazu zählen Immobilienkaufleute, geprüfte Immobilienfachwirtinnen und -fachwirte, Volljuristinnen und Volljuristen sowie Absolventen eines immobilienwirtschaftlichen Studiums. Für sie stellt die Kammer keine Urkunde aus, weil sie keine Prüfung ablegen müssen.

Für Ihre Prüfung heißt das: Eine Verwaltung, die Ihnen keine Zertifikatsurkunde vorlegt, ist nicht automatisch im Unrecht. Sie muss dann aber den Abschluss nachweisen, aus dem sich die Gleichstellung ergibt. Beides ist ein Dokument. Nichts von beidem ist eine mündliche Zusicherung.

Was Ihre Gemeinschaft verlangen kann — und was das praktisch bedeutet

Hier liegt der Hebel, den die meisten Gemeinschaften nicht nutzen. Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Das ist keine Empfehlung, sondern ein Maßstab, an dem sich Beschlüsse messen lassen müssen — und es ist ein Anspruch, den jeder einzelne Eigentümer hat, nicht nur die Mehrheit.

Praktisch wirkt das an drei Stellen:

Bei der Neubestellung. Steht die Bestellung auf der Tagesordnung, können Sie verlangen, dass nur zertifizierte oder gleichgestellte Anbieter zur Abstimmung gestellt werden. Wird trotzdem eine Verwaltung ohne Nachweis bestellt, entspricht dieser Beschluss nicht ordnungsmäßiger Verwaltung und ist anfechtbar. Die Frist dafür ist kurz: ein Monat ab dem Tag der Beschlussfassung für die Klage, zwei Monate für die Begründung (§ 45 WEG). Wie das abläuft, steht unter Beschluss anfechten: Frist, Verfahren, Kosten.

Bei der laufenden Bestellung. Ein bereits bestellter Verwalter wird durch das Fehlen der Zertifizierung nicht automatisch zum Ex-Verwalter. Der Anspruch zielt auf die nächste Bestellung. Unabhängig davon kann die Gemeinschaft den Verwalter jederzeit abberufen — dafür braucht sie keinen Grund und keine Zertifizierungsfrage (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Weg zur Abberufung ist davon unabhängig.

Bei der Ausnahme für kleine Gemeinschaften. Bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, wurde ein Wohnungseigentümer selbst zum Verwalter bestellt und verlangt weniger als ein Drittel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters, greift der Anspruch nicht. Für die vielen kleinen Gemeinschaften in Essen, die sich selbst verwalten, ist das die entscheidende Stelle — und zugleich die, an der ein einziger Eigentümer die Lage ändern kann, sobald ein Drittel erreicht ist.

Die Übergangsfristen, die es zu Beginn gab, sind inzwischen abgelaufen. Wer sich heute auf sie beruft, beruft sich auf etwas, das es nicht mehr gibt. Ob und wie sich der Anspruch im Einzelfall gerichtlich durchsetzen lässt, hängt von der Gemeinschaft, der Teilungserklärung und der Beschlusslage ab. Anwaltlich zu klären.

Steht eine Neubestellung ohnehin an, legen Sie der Versammlung nur Angebote vor, zu denen dieser Nachweis gehört. Sofortangebot in drei Minuten anfordern — den Nachweis nach § 26a WEG fordern Sie gleich mit an.

Für die Versammlung brauchen Sie eine Zahl auf Papier: Sie bekommen sie als PDF, binnen drei Minuten, ohne Rückruf und ohne Termin. Aufgeführt ist dort auch, was im Sofortangebot steht.

Was passiert, wenn Ihre Verwaltung die Zertifizierung nicht hat

Die unangenehme Wahrheit zuerst: In den meisten Fällen passiert genau nichts — weil niemand nachfragt. Die Verordnung sieht kein Register vor, keine Meldepflicht und keine Behörde, die von sich aus prüft. Der Anspruch wirkt nur, wenn ihn jemand geltend macht.

Wenn Sie ihn geltend machen, ergeben sich vier Wege, geordnet nach Aufwand:

1. Nachweis anfordern. Schriftlich, mit Frist. In vielen Fällen liegt der Nachweis vor und war nur nie Thema. Diese Variante kostet Sie zehn Minuten.
2. Nachholen lassen. Prüfungstermine bieten die Kammern regelmäßig an. Eine Verwaltung, die die Prüfung zusagt und einen Termin nennt, hat Ihnen eine brauchbare Antwort gegeben.
3. Bei der nächsten Bestellung durchsetzen. Der Tagesordnungspunkt lautet dann nicht „Verwalterbestellung“, sondern „Bestellung eines zertifizierten Verwalters“. Wie ein solcher Beschluss zur Verwalterbestellung sauber formuliert wird, steht dort im Einzelnen.
4. Wechseln. Fehlt der Nachweis und wird er auch auf Nachfrage nicht geliefert, ist das selten das einzige Problem. Es ist meistens das erste, das sichtbar wird. Der geordnete Ablauf steht unter Hausverwaltung wechseln. Und was ein Wechsel bei Ihnen kosten würde? → Jetzt Ihren Preis berechnen

Eine Einschränkung, die zur Ehrlichkeit gehört: Die Zertifizierung ist ein Eingangstest, kein Qualitätsurteil über die laufende Arbeit. Sie sagt nichts darüber aus, wie viele Einheiten ein Sachbearbeiter betreut, ob Ihre Abrechnung pünktlich kommt oder ob abends jemand erreichbar ist. Deshalb steht sie in einer guten Auswahl nie allein, sondern neben den harten Betriebsfragen — den Betreuungsschlüssel und die getrennte Kontoführung sollten Sie im selben Gespräch abfragen.

Die Prüfung in sechs Schritten

Sie brauchen dafür keinen Termin und keine Vorkenntnisse. Rechnen Sie mit 45 Minuten, verteilt auf zwei Anrufe und eine E-Mail.

Schritt 1 — Den Namen der Person erfragen, nicht den der Firma. (5 Minuten)
Die Frage lautet: „Welche Person in Ihrem Haus ist zertifiziert oder gleichgestellt?“ Eine Antwort, die nur den Firmennamen wiederholt, ist keine Antwort. Notieren Sie den Namen.

Schritt 2 — Den Nachweis anfordern. (10 Minuten)
Bitten Sie schriftlich um die Zertifikatsurkunde oder um den Qualifikationsnachweis, aus dem sich die Gleichstellung ergibt. Eine Kopie genügt. Legen Sie sie zu den Unterlagen der Gemeinschaft — in der Versammlung fragt garantiert jemand danach. Welche Unterlagen die Gemeinschaft bei einem Wechsel sonst noch braucht, zeigt die Liste der herauszugebenden Unterlagen.

Schritt 3 — Klären, wer Ihre Gemeinschaft betreut. (5 Minuten)
Die Geschäftsführung ist selten diejenige, die Ihre Abrechnung erstellt und Ihre Versammlung leitet. Fragen Sie nach dem Namen der zuständigen Objektbetreuung — und ob diese Person die Voraussetzung ebenfalls erfüllt. Das ist die Frage, die am häufigsten ins Stocken gerät.

Schritt 4 — Die Erlaubnis nach § 34c GewO abfragen. (5 Minuten)
Sie ist die eigentliche Zulassung und wird fast nie geprüft. Fragen Sie nach der erteilenden Behörde. Bei einem Essener Anbieter ist das die Stadt Essen.

Schritt 5 — Nach der Weiterbildung fragen. (5 Minuten)
Für Verwalter gilt eine gesetzliche Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in drei Jahren (§ 34c Abs. 2a GewO in Verbindung mit § 15b MaBV). Sie ist unabhängig von der Zertifizierung und muss auf Verlangen nachgewiesen werden. Was dahintersteckt, steht unter Fortbildungspflicht des Verwalters.

Schritt 6 — Die Antworten festhalten. (15 Minuten)
Nehmen Sie Name, Nachweisart und Datum in Ihre Auswahlunterlage auf und, bei der Bestellung, in den Beschlusstext oder den Verwaltervertrag. Eine Zusage, die nur im Gespräch gefallen ist, existiert zwei Jahre später nicht mehr.

Was Sie an dieser Stelle von einer Verwaltung erwarten dürfen

Woran Sie merken, dass eine Verwaltung diesen Punkt ernst nimmt: Sie legt den Nachweis vor, bevor Sie zweimal fragen müssen — und sie sagt dazu, für wen er gilt.

Christian Gottschling ist persönlich zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG. Diese Bezeichnung gilt der Person, nicht automatisch der Gesellschaft: Eine GmbH darf sie nur führen, wenn ihre unmittelbar mit Verwaltungsaufgaben betrauten Beschäftigten zertifiziert oder gleichgestellt sind. Deshalb steht hier die Person und nicht das Haus. Welche Nachweise darüber hinaus vorliegen und wie Sie sie einsehen, steht auf der Seite über das Unternehmen; wer Ihre Gemeinschaft betreuen würde, steht auf der Teamseite.

Am Telefon nimmt rund um die Uhr, montags bis sonntags, ein KI-Assistent ab. Sie können ihm Ihr Anliegen nennen oder einen Rückruf verlangen; wer einen Menschen sprechen möchte, bekommt einen Menschen. Ausführlich steht das auf der Seite wer am Telefon abnimmt und was danach passiert.

Häufige Fragen zum zertifizierten Verwalter

Muss die Zertifizierung im Verwaltervertrag stehen?

Sie muss nicht, aber sie sollte. Eine Aufnahme in Beschlusstext oder Vertrag macht aus einer Zusage eine vertragliche Pflicht — und gibt Ihnen einen Ansatzpunkt, wenn die Person, auf die sich die Zusage bezog, das Haus verlässt. Sinnvoll ist die Formulierung, dass die Verwaltung die Voraussetzungen des § 26a WEG während der gesamten Bestellzeit erfüllt und dies auf Verlangen nachweist.

Darf sich eine GmbH „zertifizierter Verwalter“ nennen?

Ja, aber nur unter einer Bedingung: Alle Beschäftigten, die unmittelbar mit Aufgaben der Verwaltung betraut sind, müssen zertifiziert oder gleichgestellt sein (§ 26a Abs. 2 WEG). Erfüllt nur ein Teil der Objektbetreuung die Voraussetzung, ist die pauschale Aussage über das ganze Unternehmen angreifbar. Fragen Sie deshalb nach Personen, nicht nach der Firma.

Gilt die Zertifizierung weiter, wenn unser Sachbearbeiter wechselt?

Die Zertifizierung hängt an der Person, nicht an Ihrer Gemeinschaft. Wechselt die zuständige Objektbetreuung, ist die Frage neu zu stellen. Das ist einer der wenigen Anlässe, bei denen eine Nachfrage im laufenden Vertrag sachlich begründet ist — und ein guter Zeitpunkt, sich den aktuellen Betreuungsschlüssel gleich mit nennen zu lassen.

Muss die Zertifizierung erneuert werden?

Die Kammerprüfung selbst wird nicht wiederholt. Unabhängig davon läuft die gewerberechtliche Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in drei Jahren weiter. Eine Verwaltung, die sich auf eine lange zurückliegende Prüfung beruft und zur Weiterbildung nichts sagen kann, hat Ihnen bereits geantwortet.

Zählt ein Zertifikat eines privaten Anbieters oder eines Verbandes?

Nicht für § 26a WEG. Gemeint ist ausschließlich die Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer oder einer der gesetzlich gleichgestellten Abschlüsse. Seminarbescheinigungen, Verbandssiegel und Teilnahmeurkunden sind etwas anderes — sie können auf Fortbildung hindeuten, ersetzen den Nachweis aber nicht. Achten Sie auf die ausstellende Stelle.

Können wir einen Verwalter allein deshalb abberufen, weil er nicht zertifiziert ist?

Sie brauchen dafür gar keinen Grund: Die Abberufung ist jederzeit durch Beschluss möglich (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Ob daneben ein wichtiger Grund vorliegt, der eine sofortige Beendigung trägt, ist eine Einzelfallfrage. Anwaltlich zu klären. Wie beides zusammenhängt, steht unter Verwalter abberufen.

Fazit: sechs Sätze, die Sie mitnehmen sollten

1. Der zertifizierte Verwalter hat eine Kammerprüfung über Recht, Kaufmännisches und Technik bestanden — das ist kein Seminarbesuch, aber auch keine Berufszulassung.
2. Die Zulassung ist die Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO; fragen Sie beides ab.
3. Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG) — jeder einzelne Eigentümer kann sie verlangen.
4. Bei weniger als neun Sondereigentumsrechten und einem Eigentümer als Verwalter greift der Anspruch erst, wenn ein Drittel ihn verlangt.
5. Die Bezeichnung hängt an Personen; fragen Sie nach dem Namen der Person, die Ihre Gemeinschaft betreut, und lassen Sie sich das Dokument zeigen.
6. Ein fehlender Nachweis macht einen Bestellungsbeschluss anfechtbar — aber nur binnen eines Monats ab Beschlussfassung (§ 45 WEG).

Ihr nächster Schritt ist klein: Schreiben Sie eine dreizeilige E-Mail an Ihre Verwaltung mit Frage 1 und Frage 2 aus dem Kasten oben. Mehr ist für heute nicht nötig. Die Antwort — oder ihr Ausbleiben — sagt Ihnen genug.

Bleibt sie aus, wissen Sie besser vorher, worüber Sie reden, wenn in der Gemeinschaft die Frage nach einer anderen Verwaltung fällt: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen.

Wenn Sie eine neue Verwaltung suchen: Verwaltersuche Schritt für Schritt. Zum Ausdrucken: Fahrplan für den Verwalterwechsel.