Urlaub, Arbeit, ein Termin, der sich nicht verschieben lässt: Wer an der Versammlung nicht teilnehmen kann, muss seine Stimme nicht verfallen lassen. Er kann sie übertragen — und weil es seit dem Wegfall des Anwesenheitsquorums keine zweite Versammlung mehr gibt, ist das oft die einzige Möglichkeit, überhaupt mitzuentscheiden. Was vor der Versammlung sonst noch gilt, zeigt der Ratgeber Versammlung richtig einberufen.
Die Form, an der es meistens scheitert
§ 25 Absatz 3 WEG verlangt für die Vollmacht Textform. Das ist weniger streng als eine Unterschrift auf Papier: Eine E-Mail genügt, ein Fax genügt, ein eingescanntes Dokument genügt. Was nicht genügt, ist eine mündliche Erklärung oder ein Anruf in der Versammlung.
Die Vollmacht muss die bevollmächtigte Person benennen und die Versammlung, für die sie gilt. Sie sollte dem Versammlungsleiter im Original oder in Textform vorliegen, bevor abgestimmt wird — nachgereichte Vollmachten sind ein wiederkehrender Streitpunkt.
Wer bevollmächtigt werden darf
Grundsätzlich jeder: ein anderer Eigentümer, ein Familienmitglied, ein Beiratsmitglied, ein Anwalt, auch die Verwaltung. Wie das Stimmrecht in einer Gemeinschaft überhaupt zugeteilt wird, ordnet der Ratgeber zum Stimmrecht in der WEG ein. Die Gemeinschaftsordnung kann den Kreis aber beschränken — sogenannte Vertreterklauseln lassen häufig nur andere Eigentümer, den Ehepartner oder die Verwaltung zu. Solche Klauseln sind verbreitet und in vielen Fällen wirksam; ob die Klausel in Ihrer Urkunde trägt, ist eine Auslegungsfrage und gehört bei Streit anwaltlich geprüft.
Wo die Verwaltung bevollmächtigt wird, lohnt eine Weisung. Ohne sie entscheidet die Verwaltung nach eigenem Ermessen — und stimmt damit unter Umständen über ihre eigene Wiederbestellung oder ihre eigene Entlastung mit ab. Eine Vollmacht mit Weisung zu den kritischen Punkten löst dieses Problem, ohne jemandem zu misstrauen. Steht die Wiederbestellung an, lohnt ein Vergleichsangebot vor der Versammlung: Sofortangebot in drei Minuten anfordern.
Ein Beispiel
In einer Gemeinschaft mit 26 Einheiten in Essen-Holsterhausen erteilen neun Eigentümer der Verwaltung Vollmacht, acht davon ohne Weisung. Auf der Tagesordnung steht neben einer Fassadensanierung auch die Wiederbestellung der Verwaltung für fünf Jahre. Der Beschluss fällt deutlich — getragen zu einem erheblichen Teil von den weisungsfreien Vollmachten. Rechtlich ist das nicht zu beanstanden, solange die Gemeinschaftsordnung die Bevollmächtigung zulässt. In der Sache hat die Gemeinschaft über ihre Verwaltung entschieden, ohne dass die Mehrheit der Eigentümer dazu eine Meinung geäußert hätte.
Was in eine brauchbare Vollmacht gehört
Name und Anschrift des Vollmachtgebers, Bezeichnung der Einheit, Name der bevollmächtigten Person, Datum und Bezeichnung der Versammlung. Wenn Sie Weisungen erteilen wollen, führen Sie die betreffenden Tagesordnungspunkte einzeln auf und schreiben Sie dahinter Ja, Nein oder Enthaltung. Für alle übrigen Punkte können Sie freie Hand geben.
Erteilen Sie die Vollmacht früh. Die Ladungsfrist von drei Wochen ist genau dafür da — sie gibt Ihnen Zeit, die Tagesordnung zu lesen und zu entscheiden, wo Sie eine Weisung brauchen.
Warum das seit dem Wegfall des Quorums wichtiger ist
Solange eine Versammlung mit zu wenigen Anwesenden nicht beschlussfähig war, konnte Fernbleiben eine Entscheidung verzögern. Heute nicht mehr: Die Beschlussfähigkeit hängt nicht mehr an der Zahl der Anwesenden. Wer fernbleibt, ohne eine Vollmacht zu erteilen, überlässt die Entscheidung anderen — vollständig.
Das ist kein Appell, sondern eine Rechenaufgabe: In einer Gemeinschaft, in der regelmäßig ein Drittel erscheint, entscheidet ein Sechstel der Eigentümer über alle. Wie sich eine Versammlung so vorbereiten lässt, dass mehr Menschen kommen oder wenigstens Vollmacht erteilen, beschreibt der Ratgeber zum Ablauf der Eigentümerversammlung; welche Rolle der Beirat dabei übernimmt, die Seite Unterstützung für Beiräte in Essen.
Verwandte Begriffe
Beschlussfähigkeit · Ladungsfrist · Versammlungsprotokoll
Fazit
Textform genügt, aber sie ist zwingend — und die Gemeinschaftsordnung kann den Kreis der möglichen Bevollmächtigten einschränken. Eine Vollmacht ohne Weisung überträgt die Entscheidung vollständig, eine mit Weisung nur die Stimmabgabe. Seit es kein Anwesenheitsquorum mehr gibt, ist die Vollmacht das wirksamste Mittel, nicht übergangen zu werden. Wer vorab wissen will, was eine andere Verwaltung kosten würde: Jetzt Ihren Preis berechnen.
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Ein schriftliches Angebot für Ihre Gemeinschaft dauert hier drei Minuten, nicht drei Wochen. Wer mehrere Angebote für die WEG-Verwaltung einholen will, findet dort den Ablauf.
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