Hausverwaltung wechseln — der Weg, der auch dann trägt, wenn es unangenehm wird

Es ist Donnerstagabend, kurz nach acht. Auf dem Küchentisch liegen drei Ordner und ein karierter Zettel, auf dem seit Monaten dieselbe Sorte Eintrag steht. Dach gemeldet, keine Antwort. Zwei Wochen später nachgefasst, Rückruf zugesagt. Wieder zwei Wochen später: nichts. Die Jahresabrechnung fehlt noch immer. Der Beschluss über die neue Hauseingangstür ist vor zwei Versammlungen gefasst worden — die Tür ist dieselbe geblieben. In vier Wochen ist Eigentümerversammlung. Und Sie sind der, den dann alle ansehen werden. Wie es laufen sollte, wenn Sie die Jahresabrechnung erstellen lassen, steht auf einer eigenen Seite.

Dazu kommt der Gedanke, der Sie seit Wochen bremst: Wenn ich den Wechsel vorschlage und es geht schief, war ich es. Dann sitze ich beim nächsten Mal da und erkläre, warum die Abrechnung jetzt noch später kommt.

Diese Sorge ist berechtigt — und sie lässt sich abräumen. Die Hausverwaltung zu wechseln ist kein Wagnis, sondern ein Verfahren mit klaren Regeln, festen Fristen und wenigen echten Stolperstellen. Auf dieser Seite finden Sie diesen Weg vollständig: die Warnsignale, die Rechtslage in normaler Sprache, den Ablauf mit realistischen Zeitangaben, die Beschlusstexte im Wortlaut, die Übergabeliste — und die Stellen, an denen ein Wechsel erfahrungsgemäß schiefgeht, samt Gegenmittel. Wechselfälle aus der Praxis stehen unter Erfahrungen Essener Gemeinschaften.

Lesezeit: rund 14 Minuten. Wer es eilig hat, springt zum Ablauf in neun Schritten. Wer noch eine neue Hausverwaltung suchen muss, findet den Weg dorthin auf einer eigenen Seite. Wer zuerst wissen will, was die neue Verwaltung kostet: Preis für Ihre Gemeinschaft ausrechnen.

Was die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft kostet, rechnen Sie hier selbst aus — zwei Zahlen genügen, Wohnungen und Stellplätze. Das schriftliche Angebot dazu kommt binnen drei Minuten als PDF in Ihr Postfach; der Vertragsentwurf folgt zeitnah. Nachlesen können Sie, wie das schriftliche Angebot entsteht.

Christian Gottschling im dunkelblauen Sakko mit verschränkten Armen vor grauem Studiohintergrund, lächelnd in die Kamera
Verwalterwechsel in Essen übernimmt der Wechselservice, verantwortet von Christian Gottschling, Geschäftsführer — Ihr Aufwand als Beirat bleibt ein Beschluss und eine Unterschrift.

Die Warnsignale: Woran Sie merken, dass Ihre Verwaltung nicht mehr trägt

Sie gewinnen mit diesem Abschnitt etwas, das in der Versammlung mehr wiegt als jedes Bauchgefühl: eine überprüfbare Liste. Unzufriedenheit allein überzeugt keine Gemeinschaft, die Hausverwaltung zu wechseln. Acht Punkte, von denen fünf zutreffen, überzeugen sie sehr wohl.

Acht Signale, die eine Gemeinschaft ernst nehmen sollte

1. Die Jahresabrechnung kommt nicht. Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. Das Gesetz verlangt, die Abrechnung nach Ablauf des Wirtschaftsjahres aufzustellen (§ 28 Abs. 2 WEG); die Rechtsprechung hält drei bis sechs Monate für angemessen. Liegt sie im Herbst noch nicht vor, ist das kein Ausrutscher mehr, sondern ein Organisationsproblem. Liegt sie vor, sollten Sie die WEG-Jahresabrechnung prüfen, bevor die Versammlung darüber beschließt.

2. Beschlüsse bleiben liegen. Die Gemeinschaft hat entschieden, und ein Jahr später ist nichts passiert. Die Pflicht zur Durchführung folgt aus Amt und Verwaltervertrag (§ 27 WEG). Wer sie nicht erfüllt, verletzt eine Kernpflicht — nicht eine Nebensächlichkeit.

3. Niemand geht ans Telefon. Sie kennen den Ablauf: dreimal angerufen, dreimal der Anrufbeantworter. Eine Woche bis zur Antwort auf eine E-Mail. Kein fester Ansprechpartner. Und wenn wirklich etwas passiert — Wasser im Keller am Sonntagabend, Heizung aus am Feiertag —, läuft die Ansage mit den Sprechzeiten, und am Montag ist die Leitung besetzt.

Das ist selten Unwilligkeit. Meist ist es eine Kennzahl: Wie viele Einheiten betreut eine Sachbearbeiterin? Ab etwa 200 bis 400 Einheiten je Person wird persönliche Betreuung realistisch. Deutlich darüber wird Erreichbarkeit zur Glückssache.

Dieses Signal wiegt in der Versammlung schwerer als die sieben anderen, und zwar aus einem einfachen Grund: Es ist das einzige, das jeder Eigentümer selbst erlebt hat. Eine lückenhafte Beschlusssammlung sieht niemand. Einen unbeantworteten Anruf am Sonntagabend vergisst niemand. Wenn Sie einen Satz brauchen, der ohne Erklärung wirkt, dann diesen: Wie oft haben Sie in diesem Jahr jemanden erreicht, als Sie jemanden gebraucht haben?

Dass es anders geht, lässt sich prüfen — bei jedem Anbieter, den Sie sich ansehen. Fragen Sie im Auswahlgespräch zwei Dinge: Wer nimmt ab, wenn ich abends um zehn anrufe? Und was passiert mit meinem Anliegen, nachdem ich aufgelegt habe? Bei der GOTTSCHLING Immobilien GmbH ist das Telefon rund um die Uhr besetzt, an sieben Tagen in der Woche; am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab, und wer eine Person sprechen möchte, wird zurückgerufen. Wie das abläuft und wo die Grenzen liegen, steht auf der Seite Erreichbarkeit rund um die Uhr.

4. Die Beschlusssammlung wird nicht geführt. Die Beschlusssammlung ist das laufend geführte Verzeichnis aller Beschlüsse und Urteile Ihrer Gemeinschaft; das Gesetz schreibt sie vor (§ 24 Abs. 7 WEG). Fehlt sie oder endet sie vor Jahren, ist das eines der härtesten Signale überhaupt — und für jeden Kaufinteressenten in Ihrem Haus ein Problem.

5. Belegeinsicht wird erschwert. Termine kommen nicht zustande, Unterlagen sind „gerade beim Steuerberater“, Kopien kosten plötzlich Geld. Jeder Eigentümer darf die Originalbelege einsehen. Wer das verzögert, hat dafür fast nie einen guten Grund.

6. Immer dieselbe Firma, nie ein Vergleichsangebot. Bei größeren Aufträgen erwarten Gerichte regelmäßig Vergleichsangebote als Entscheidungsgrundlage, weil die Gemeinschaft wirtschaftlich entscheiden muss (§ 19 Abs. 1 WEG). Wo seit Jahren derselbe Betrieb ohne Alternative beauftragt wird, lohnt die Nachfrage.

7. Der Sanierungsstau wächst, der Plan fehlt. Kein Erhaltungsplan, keine Aussage zur Rücklagenhöhe, keine Vorbereitung auf die Wärmeplanung der Stadt Essen und die Frage, was mit der Heizung in Ihrem Haus geschehen soll. Das ist der teuerste Posten auf dieser Liste — und der unauffälligste. Worauf es ankommt, wenn Sie eine Sanierung durch die Hausverwaltung begleiten lassen, steht auf einer eigenen Seite.

8. Das Personal wechselt ständig. Drei Ansprechpartner in zwei Jahren bedeuten: Ihre Gemeinschaft wird jedes Mal neu erklärt. Wissen über ein Gebäude ist nicht übertragbar, wenn es nie aufgeschrieben wurde.

Wann ein Gespräch reicht — und wann nicht

Nicht jede Schwäche rechtfertigt einen Wechsel. Wie Sie abwägen, ob sich ein Wechsel lohnt, zeigt eine eigene Entscheidungshilfe. Eine verspätete Abrechnung nach einem Krankheitsfall ist etwas anderes als drei ausgebliebene Abrechnungen in Folge. Der brauchbare Test ist zeitlich: Setzen Sie schriftlich eine konkrete Frist für eine konkrete Aufgabe — vier Wochen, eine Aufgabe, ein Datum. Passiert nichts, haben Sie zwei Dinge gewonnen: Klarheit und einen Beleg, den Sie in der Versammlung vorlesen können.

Ehrlich gesagt: Wenn eine Verwaltung monatelang nicht antwortet, wird sie es auf Ihr nächstes Schreiben hin auch nicht tun. Bereiten Sie den Wechsel dann parallel vor, statt ihn zu vertagen.

Weiterführend: Woran Sie eine schlechte Hausverwaltung erkennen · Was tun, wenn die Hausverwaltung nicht reagiert · Beschluss wird nicht umgesetzt

Die Rechtslage in verständlicher Sprache: Abberufung und Kündigung sind zwei Dinge

Sie brauchen für diesen Abschnitt kein Jurastudium, sondern eine einzige Unterscheidung. Wer sie kennt, macht den häufigsten Fehler beim Verwalterwechsel nicht mehr.

Die Abberufung beendet das Amt

Die Abberufung ist der Beschluss, mit dem die Eigentümer den Verwalter aus dem Amt nehmen. Sie ist jederzeit möglich, und ein Grund muss dafür nicht genannt werden (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Mit der Abberufung verliert die Verwaltung sofort ihre Befugnisse: Sie darf die Gemeinschaft nicht mehr nach außen vertreten, keine Aufträge mehr vergeben, keine Versammlung mehr leiten.

Das ist die wichtigste Nachricht für jede unzufriedene Gemeinschaft: Sie sitzen nicht fest. Auch nicht bei einem Vertrag, der noch zwei Jahre läuft.

Die Kündigung beendet den Vertrag

Der Verwaltervertrag ist davon getrennt. Er läuft nach einer Abberufung zunächst weiter — endet aber kraft Gesetzes spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Eine längere Bindung lässt sich nicht wirksam vereinbaren.

Deshalb beschließen erfahrene Gemeinschaften immer beides in einem Zug: Abberufung, Kündigung des Vertrags, Bestellung der neuen Verwaltung, Abschluss des neuen Vertrags. Vier Punkte, eine Versammlung.

Wer nur abberuft und die Kündigung vergisst, zahlt im Zweifel sechs Monate weiter. Wer nur kündigt und die Neubestellung vergisst, steht ohne Verwaltung da — und dann vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinsam (§ 9b Abs. 1 WEG). Jede Unterschrift braucht dann alle. Das ist bei drei Parteien mühsam und bei zwölf unmöglich.

Welche Mehrheit Sie brauchen

Die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen reicht — für die Abberufung, für die Kündigung, für die Neubestellung. Entschieden wird mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig, unabhängig davon, wie viele Eigentümer erscheinen. Was „ordnungsgemäß“ dabei heißt, steht im Ratgeber Eigentümerversammlung einberufen.

Das macht den Wechsel deutlich leichter als früher. Es bedeutet aber auch: Wer nicht kommt und keine Vollmacht erteilt, hat auf das Ergebnis keinen Einfluss. Bei knappen Verhältnissen entscheiden am Ende die Vollmachten, nicht die Stimmung im Treppenhaus. Sammeln Sie sie rechtzeitig ein.

Wie Ihre Stimmen gezählt werden — nach Köpfen, nach Miteigentumsanteilen oder nach Einheiten —, steht in Ihrer Teilungserklärung. Wer zwei Wohnungen besitzt, hat nicht automatisch zwei Stimmen.

Was bei laufendem Vertrag gilt

Die Bestellung eines Verwalters ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Üblich sind derzeit drei Jahre.

Diese Laufzeit bindet Sie praktisch nicht. Abberufen können Sie jederzeit, der Vertrag endet dann spätestens nach sechs Monaten. Eine lange Laufzeit ist also kein Risiko — aber ein Hinweis darauf, wie ein Anbieter denkt.

Die unangenehme Seite gehört dazu: Viele Gemeinschaften zahlen diese sechs Monate parallel zur neuen Verwaltung. Rechnen Sie damit und legen Sie es in der Versammlung offen, statt es später erklären zu müssen.

Der wichtige Grund — und warum Sie ihn meist nicht brauchen

Für die Abberufung brauchen Sie keinen Grund. Für eine fristlose Kündigung des Vertrags brauchen Sie einen: einen wichtigen Grund im Sinne von § 626 BGB, also eine Pflichtverletzung, die ein Festhalten am Vertrag unzumutbar macht. Typische Fälle sind ausgebliebene Abrechnungen über mehrere Jahre, verweigerte Belegeinsicht oder die Vermischung von Gemeinschaftsgeld mit eigenem Geld.

Zwei Dinge sind dabei wichtig. Erstens läuft eine Frist: Die außerordentliche Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis der maßgeblichen Tatsachen erklärt werden. Zweitens müssen Sie den Grund beweisen können — mit Schreiben, Fristsetzungen, Protokollauszügen, nicht mit Erinnerungen an Telefonate.

Deshalb der praktische Rat: Sammeln Sie Gründe, auch wenn Sie keine brauchen. Sie schützen Sie, falls es doch Streit gibt.

Was Ihre Teilungserklärung daran ändern kann

Die genannten Regeln sind der gesetzliche Normalfall. Ihre Teilungserklärung — die Urkunde, die festlegt, wem was gehört — und die Gemeinschaftsordnung können abweichende Bestimmungen enthalten, etwa zum Stimmrecht, zur Vertretung in der Versammlung oder zu Ankündigungspflichten.

Diese Seite ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Was für Ihre Gemeinschaft gilt, entscheidet sich an drei Dokumenten: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Verwaltervertrag. Legen Sie diese drei nebeneinander, bevor Sie den Tagesordnungspunkt formulieren. Bei Auslegungsfragen gehört ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht dazu; zuständig für spätere Streitigkeiten ist das Amtsgericht, in dessen Bezirk das Grundstück liegt (§ 43 Abs. 2 WEG) — für Essener Gemeinschaften also ein Essener Amtsgericht.

Der Ablauf in neun Schritten — mit realistischen Zeiten

Sie sehen hier, worauf Sie sich einlassen, bevor Sie jemanden ansprechen. Wer die Hausverwaltung wechseln will, sollte von der ersten Unzufriedenheit bis zur vollständigen Übergabe drei bis sechs Monate einplanen. Der Beschluss selbst ist an einem Abend gefasst. Alles davor und danach braucht Zeit.

Schritt 1 — Ist-Zustand dokumentieren. (2 bis 4 Wochen, läuft nebenher)
Legen Sie eine einfache Tabelle an: Datum, Vorgang, Was war zugesagt, Was ist passiert. Dazu die Belege — E-Mails, Protokollauszüge, Fristsetzungen. Zehn Zeilen mit Datum wirken in der Versammlung stärker als eine halbe Stunde Empörung.

Schritt 2 — Verwaltervertrag und Teilungserklärung prüfen. (ein Abend)
Bestellzeitraum, Restlaufzeit, Kündigungsklausel, Sondervergütung für die Übergabe, Stimmrechtsregel. Notieren Sie, welche Klausel von der gesetzlichen Regel abweicht.

Schritt 3 — Meinungsbild einholen. (1 bis 2 Wochen)
Sprechen Sie zuerst mit drei, vier Eigentümern, von denen Sie wissen, dass sie zur Versammlung kommen. Nicht, um zu überzeugen, sondern um zu erfahren, wo Sie stehen. Wer hier ehrlich zählt, erlebt in der Versammlung keine Überraschung.

Schritt 4 — Drei bis fünf Angebote einholen. (2 bis 4 Wochen)
Weniger macht den Vergleich angreifbar, mehr erschlägt das Gremium. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern die Vergleichbarkeit: Alle Anbieter bekommen dieselbe Anfrage mit denselben Angaben — Einheitenzahl, Baujahr, Gewerbeanteil, Zahl der Versammlungen, bekannte Sanierungsvorhaben, Konfliktlage. Das erste davon haben Sie in drei Minuten: Sofortangebot anfordern.

Schritt 5 — Auswahlgespräche führen. (1 bis 2 Wochen)
Sprechen Sie mit der Person, die Ihre Gemeinschaft später tatsächlich betreut, nicht nur mit dem Vertrieb. Vier Fragen, die viel verraten: Wie viele Einheiten betreut diese Person? Wie viele Gemeinschaften sind das? Wer vertritt sie im Urlaub? Und wer nimmt ab, wenn wir am Sonntagabend anrufen? Wer diese Auskunft verweigert, hat sie damit gegeben.

Schritt 6 — Tagesordnungspunkt anmelden oder Versammlung einberufen. (Ladungsfrist mindestens 3 Wochen)
Verlangen Sie schriftlich die Aufnahme des Punktes in die Tagesordnung der nächsten Versammlung. Ist die nächste ordentliche Versammlung zu weit weg, kommt eine außerordentliche in Betracht: Eigentümer, die mehr als ein Viertel ausmachen, können sie unter Angabe von Zweck und Gründen verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG). Weigert sich die Verwaltung pflichtwidrig oder fehlt sie, kann der Beiratsvorsitz oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Die Einladung muss in Textform ergehen, die Ladungsfrist beträgt mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG).

Schritt 7 — Beschluss fassen und protokollieren lassen. (ein Abend)
Vier Punkte in dieser Reihenfolge: Abberufung, Kündigung, Neubestellung, Vertragsabschluss. Die Wortlaute stehen weiter unten.

Schritt 8 — Kündigung zustellen und Übergabe organisieren. (4 bis 8 Wochen)
Kündigung nachweisbar zustellen, Unterlagen mit Positionsliste anfordern, Konten auf den Namen der Gemeinschaft neu einrichten, Verträge und Versicherungen umschreiben, Schlüssel und Pläne übernehmen.

Schritt 9 — Die ersten 90 Tage steuern. (3 Monate)
Was in den ersten drei Monaten nicht erledigt ist, bleibt ein Jahr liegen. Setzen Sie mit der neuen Verwaltung drei Termine: Übergabeprotokoll abschließen, offene Beschlüsse abarbeiten, Erhaltungs- und Rücklagenlage bewerten.

Fristen auf einen Blick

· Abberufung: jederzeit, einfache Mehrheit, kein Grund nötig (§ 26 Abs. 3 WEG) · Vertragsende: spätestens 6 Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG) · Außerordentliche Kündigung: innerhalb von 2 Wochen ab Kenntnis der Gründe (§ 626 BGB) · Ladungsfrist zur Versammlung: mindestens 3 Wochen, Textform (§ 24 Abs. 4 WEG) · Außerordentliche Versammlung verlangen: mehr als ein Viertel der Eigentümer (§ 24 Abs. 2 WEG) · Beschluss anfechten: 1 Monat Klage, 2 Monate Begründung (§ 45 WEG) · Gesamtdauer eines Wechsels: realistisch 3 bis 6 Monate

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Den ganzen Fahrplan zum Mitnehmen

Alle neun Schritte, die Fristen und die Musterbeschlüsse liegen als PDF bereit — zwölf Seiten, zum Ausdrucken und Herumreichen im Beirat.

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Kleingedruckt darunter: Eine E-Mail-Adresse genügt. Kein Anruf, keine Weitergabe, jederzeit abbestellbar.

Die Eigentümerversammlung: So bereiten Sie den Punkt vor

Sie entscheiden diesen Abend nicht mit Argumenten, sondern mit Vorbereitung. Ein Wechsel scheitert selten an der Mehrheit und häufig daran, dass der Beschluss formal angreifbar war.

Den Tagesordnungspunkt richtig anmelden

Ein Beschluss ist nur gültig, wenn der Gegenstand bereits bei der Einberufung bezeichnet wurde (§ 23 Abs. 2 WEG). „Verschiedenes“ reicht nicht. Der Punkt muss die Abberufung ausdrücklich ankündigen, sonst ist der Beschluss anfechtbar — und genau das ist der häufigste Grund, warum ein Wechsel im Nachhinein kippt.

Formulieren Sie Ihr Verlangen schriftlich und nachweisbar, mit einer Frist, und nennen Sie die gewünschten Punkte wörtlich. Legen Sie das Angebot der künftigen Verwaltung und den Vertragsentwurf bei, damit beides mit der Einladung an alle Eigentümer geht. Was erst am Versammlungsabend auf den Tisch kommt, wird nicht beschlossen, sondern vertagt.

Fragen Sie deshalb beides früh ab, und fragen Sie jeden Bewerber, wie lange er dafür braucht. Hier liegt das Angebot binnen drei Minuten als PDF vor; den Vertragsentwurf bekommen Sie zeitnah hinterher. Angebot für die Einladung in drei Minuten anfordern

Was in den Beschlusstext gehört

Vier Punkte, in dieser Reihenfolge. Die Platzhalter in eckigen Klammern füllen Sie aus.

TOP — Abberufung der bisherigen Verwaltung
„Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer beruft die bisherige Verwalterin, [Firma, Anschrift], mit sofortiger Wirkung, hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt, als Verwalterin ab.“

TOP — Kündigung des Verwaltervertrages
„Der Verwaltervertrag mit [Firma] wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt gekündigt, spätestens mit Ablauf von sechs Monaten nach der Abberufung. [Name], Vorsitzende oder Vorsitzender des Verwaltungsbeirats, wird bevollmächtigt, die Kündigung im Namen der Gemeinschaft schriftlich zu erklären und nachweisbar zuzustellen.“

TOP — Bestellung der neuen Verwaltung
„Zur neuen Verwalterin wird [Firma, Anschrift] für die Zeit vom [Datum] bis zum [Datum] bestellt.“

TOP — Abschluss des neuen Verwaltervertrages
„Die Gemeinschaft beschließt den Abschluss des Verwaltervertrages mit [Firma] entsprechend dem der Einladung beigefügten Vertragsentwurf vom [Datum]. [Name] wird bevollmächtigt, den Vertrag im Namen der Gemeinschaft zu unterzeichnen.“

Drei Punkte, an denen es in der Praxis hakt: Die Bestellung braucht einen konkreten Zeitraum mit Anfangs- und Enddatum. Die Vollmacht zur Unterschrift muss mitbeschlossen werden, sonst liegt der Vertrag wochenlang unterschriftsreif herum. Und der Vertragsentwurf muss der Einladung beigelegen haben, sonst ist der Beschluss angreifbar.

Welche Unterlagen Sie in die Versammlung mitnehmen

  • Die Dokumentation aus Schritt 1, auf eine Seite eingedampft
  • Zwei bis drei vergleichbare Angebote, tabellarisch nebeneinander
  • Den Vertragsentwurf der favorisierten Verwaltung
  • Die Nachweise der künftigen Verwaltung: Zertifizierung nach § 26a WEG, Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO, Versicherungsbestätigungen
  • Die vier Beschlusstexte, ausgedruckt, damit die Versammlungsleitung sie wörtlich verlesen kann
  • Ein Blatt mit den Fristen, damit die Frage „Können wir das überhaupt?“ sofort beantwortet ist

Wenn die nächste Versammlung zu weit weg ist

Sitzt Ihre Gemeinschaft ohnehin in den nächsten Wochen zusammen, verkürzt das den Weg erheblich. Liegt die nächste ordentliche Versammlung ein halbes Jahr entfernt und stapeln sich die Probleme, lohnt die Prüfung einer außerordentlichen Versammlung. Sie kostet Geld — Raum, Vorbereitung, oft eine Sondervergütung der Verwaltung — und sie ist trotzdem oft billiger als ein halbes Jahr Stillstand vor einer anstehenden Sanierung. Welche Schritte vorher möglich sind, zeigt die Eskalationsleiter bei Verwalterproblemen.

Weiterführend: Eigentümerversammlung vorbereiten — der Beirats-Ablaufplan · Eigentümerversammlung erzwingen, wenn die Verwaltung nicht einlädt

Die Übergabe: Was die alte Verwaltung herausgeben muss

Sie verhindern mit einer Positionsliste den unangenehmsten Teil jedes Wechsels. Alle Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Der Herausgabeanspruch folgt aus dem Geschäftsbesorgungsverhältnis (§§ 675, 667 BGB), die Pflicht zur Rechenschaft aus § 666 BGB. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorare erkennen Gerichte in aller Regel nicht an.

Die Positionsliste — was Sie anfordern

  • Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan
  • Beschlusssammlung, vollständig und fortlaufend nummeriert
  • Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten Jahre
  • Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Vermögensberichte
  • Buchhaltungsdaten und Belege des laufenden und der Vorjahre
  • Kontoauszüge aller Konten der Gemeinschaft, Nachweis der Rücklage
  • Liste der Eigentümer mit Anschriften, Miteigentumsanteilen, Zahlungsständen
  • Offene Hausgeldrückstände samt Mahnstand und Titeln
  • Versicherungspolicen und laufende Schadenvorgänge
  • Wartungs-, Dienstleistungs- und Lieferverträge mit Laufzeiten und Kündigungsfristen
  • Prüfnachweise: Heizung, Aufzug, Trinkwasser, Brandschutz, Rauchwarnmelder
  • Baupläne, Statik, Gutachten, Unterlagen zu Gewährleistungsfristen
  • Schlüssel, Zutrittsmedien, Schließanlagendokumentation
  • Zugänge zu Portalen, Zählerdaten, Korrespondenz

Was nicht auf der Liste steht, fehlt später unbemerkt. Deshalb gehört ein Übergabeprotokoll mit Haken hinter jeder Position in jeden Wechsel — und eine zweite Durchsicht vier Wochen später.

Was erfahrungsgemäß fehlt

Vier Dinge fehlen fast immer: die lückenlose Beschlusssammlung, die Wartungs- und Prüfnachweise der technischen Anlagen, die Unterlagen zu Gewährleistungsfristen aus früheren Sanierungen und der saubere Stand der Hausgeldrückstände. Das ist selten Bosheit. Meist wurde es nie geführt.

Genau diese vier Lücken kosten später Geld: ein verlorener Gewährleistungsanspruch, eine Prüfung, die doppelt bezahlt wird, ein Rückstand, der verjährt. Lassen Sie sie deshalb schriftlich feststellen, statt sie stillschweigend hinzunehmen. Eine dokumentierte Lücke ist ein Anspruch. Eine undokumentierte ist ein Verlust.

Wenn die alte Verwaltung mauert

Das passiert häufiger, als Gemeinschaften erwarten. Der Weg, der sich bewährt hat, hat vier Stufen:

  1. Schriftliche Anforderung mit konkreter Positionsliste und knapper Frist, nachweisbar zugestellt
  2. Mahnung mit Nachfrist und Hinweis auf die Rechtsfolgen
  3. Anwaltliche Aufforderung im Namen der Gemeinschaft
  4. Klage auf Herausgabe, notfalls im einstweiligen Rechtsschutz

Anspruchsinhaberin ist die Gemeinschaft, nicht der einzelne Eigentümer. Der entsprechende Beschluss gehört deshalb gleich mit auf die Tagesordnung, damit Sie nicht für jede Eskalationsstufe neu eine Versammlung brauchen.

Wer die Jahresabrechnung für das Wechseljahr macht

Zuständig ist grundsätzlich die Verwaltung, die zum Zeitpunkt der Erstellung im Amt ist — also die neue. Die alte schuldet die Rechenschaft über ihren Zeitraum: geordnete Belege, Kontoauszüge, Buchhaltungsdaten und eine Abrechnung ihrer Tätigkeit bis zum Stichtag.

In der Praxis wird das regelmäßig verhandelt. Klären Sie diesen Punkt vor dem Wechselbeschluss und halten Sie ihn schriftlich fest. Wird er vergessen, entsteht genau die Lücke, in der eine Abrechnung ein Jahr lang liegen bleibt und niemand zuständig ist.

Weiterführend: Objektübergabe beim Verwalterwechsel · Wenn der alte Verwalter die Unterlagen nicht herausgibt · Jahresabrechnung im Wechseljahr

Christian Gottschling im dunkelblauen Blouson hält einen Schlüsselbund, im Hintergrund gerahmte Fotos von Wohnhäusern
Bei der Übergabe zählt jeder Schlüssel und jeder Ordner — die Positionsliste zeigt Ihnen, was die alte Verwaltung herausgeben muss.

Ihr Aufwand als Beirat: ein Beschluss und eine Unterschrift

Sie behalten die Entscheidung — und geben die Schreibarbeit ab. Das ist der Kern des Wechselservice der GOTTSCHLING Immobilien GmbH, und im Essener Markt gibt es dazu bislang nichts Vergleichbares. Die Bedingung steht offen dabei: Der Service gilt, sofern sich Ihre Gemeinschaft für die künftige WEG-Verwaltung durch die GOTTSCHLING Immobilien GmbH entschieden hat.

Übernommen wird:

  • Die Schriftstücke. Das Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung, die Beschlussvorschläge im Wortlaut, das Kündigungsschreiben der Gemeinschaft, die Anforderung der Unterlagen mit Positionsliste — vorbereitet, mit den Daten Ihrer Gemeinschaft, den Fristen aus Ihrem Verwaltervertrag und einer Positionsliste für Ihre Unterlagen.
  • Die Tagesordnung. Ergänzung um die vier Punkte in der richtigen Reihenfolge, mit den Beschlussvorschlägen, die formalen Anfechtungsgründen standhalten.
  • Die außerordentliche Versammlung. Unterstützung bei Beantragung oder Einberufung, wenn die nächste ordentliche Versammlung zu weit entfernt liegt.
  • Die Übergabe. Anforderung der Unterlagen beim bisherigen Verwalter, Vollständigkeitsprüfung anhand der Positionsliste, Nachverfolgung dessen, was fehlt — so lange, bis es da ist oder schriftlich festgestellt ist, dass es fehlt.
  • Die Teilnahme an Ihrer Versammlung. Vorstellung vor der Gemeinschaft, Beantwortung der Fragen, die sonst an Ihnen hängen bleiben.

Was bei Ihnen bleibt: die Entscheidung des Beirats, das Gespräch mit den Eigentümern, die Stimme in der Versammlung, eine Unterschrift. Alles andere ist Verwaltungsarbeit, und die gehört nicht ins Ehrenamt.

Warum das trägt: Rund 4.000 Einheiten in Essen und im Ruhrgebiet werden von der GOTTSCHLING Immobilien GmbH betreut, mit 17 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und über 20 Jahren Erfahrung. Geschäftsführer Christian Gottschling ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG — das härteste Auswahlkriterium, das Ihre Gemeinschaft nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG verlangen kann. Berufshaftpflicht und Vertrauensschadenversicherung bestehen; die Nachweise gehen Ihrem Beirat auf Anforderung zu. Die Mitgliedschaft besteht im VDIV Deutschland und im VDIV Nordrhein-Westfalen.

Und weil Größe die Frage aufwirft, ob eine kleine Gemeinschaft darin untergeht: Jede Gemeinschaft hat eine feste Ansprechpartnerin mit Namen und eigener E-Mail-Adresse, ein Telefon, das rund um die Uhr besetzt ist, und die Zusage, dass beschlossene Maßnahmen binnen sieben Tagen nach Versand des Protokolls beauftragt oder eingeleitet sind. Geht das ausnahmsweise nicht, erfahren Sie innerhalb derselben sieben Tage, warum. Was für Häuser mit wenigen Wohnungen gilt, steht unter Verwaltung für kleine Gemeinschaften.

Was sich nach dem Wechsel im Alltag ändert

Sie merken den Unterschied nicht am Abend des Beschlusses, sondern beim ersten Anliegen danach.

Sie kommen durch, wann immer Sie anrufen. Das Telefon ist rund um die Uhr besetzt, von Montag bis Sonntag. Am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab. Das steht hier offen, damit Sie es vor dem ersten Anruf wissen: Ein Mensch geht dort nicht mehr ans Telefon. Sie schildern Ihr Anliegen in normalen Sätzen — kein Tastenmenü, keine Auswahl aus fünf Punkten, kein „Sagen Sie Ja oder Nein“. Wer eine Person sprechen möchte, sagt das im Gespräch und wird zurückgerufen.

Aus dem Anruf wird ein Vorgang, kein Zettel. Jede Meldung wird erfasst, eingeordnet und einer zuständigen Person zugewiesen; die weitere Bearbeitung läuft nach festen Abläufen. Innerhalb weniger Stunden wissen Sie, wer sich kümmert und was als Nächstes geschieht. Den Stand sehen Sie auch im Online-Portal der Hausverwaltung. Für Sie als Beirat ändert das vor allem eines: Sie sind nicht länger die Stelle, bei der Eigentümer anrufen, weil sie bei der Verwaltung niemanden erreichen. Genau diese Rolle kostet Beiräte die meisten Abende.

Was dabei nicht versprochen wird. Eine Reaktion in wenigen Stunden ist keine Lösung in wenigen Stunden. Ein Dach ist über Nacht nicht dicht, und ein Handwerker kommt nicht schneller, als er kann. Zugesagt ist, dass Ihr Anliegen aufgenommen, zugeordnet und beantwortet ist — und dass keines davon verloren geht. Wer mehr verspricht, bricht es in der ersten Woche.

Was der Assistent kann, wie der Rückruf organisiert ist und was bei einem echten Notfall geschieht, steht im Einzelnen auf der Seite zur telefonischen Erreichbarkeit.

Was in Ihrem Stadtteil ansteht, zeigt die Seite Hausverwaltung in Essen — Stadtteile und Wege.

Warum der Vorschlag nicht an Ihnen hängen bleibt

Sie tragen den Vorschlag in die Versammlung — und müssen für ihn nicht mit Ihrem Ruf geradestehen. Dafür braucht es kein Vertrauen, sondern drei Dinge, die auf Papier stehen.

Erstens: Ihr Vorschlag ruht auf einem Dokument, nicht auf Ihrem Urteil. Das schriftliche Angebot kommt binnen drei Minuten als PDF, mit dem Rechenweg daneben. Jeder in der Versammlung kann die Zahl nachrechnen, ohne Ihnen glauben zu müssen. Wer fragt „Und wie kommt der Betrag zustande?“, bekommt keine Erklärung von Ihnen, sondern eine Zeile aus dem Angebot. Angebot mit Rechenweg anfordern

Zweitens: Der Preis ist vorher öffentlich und damit vergleichbar. Die Staffel steht auf der Kostenseite — 35,00 €, 33,00 € oder 30,00 € netto je Einheit und Monat, je nach Größe der Gemeinschaft, dazu die Mindestvergütung und der Satz für Garagen. Holen Sie drei bis fünf Angebote ein und legen Sie sie nebeneinander. Ein Anbieter, der seine Zahl erst nach einem Gespräch nennt, ist in dieser Runde nicht vergleichbar — und das ist ein Befund, den Sie in der Versammlung nennen können. Jetzt Ihren Preis berechnen

Drittens: Die Arbeit des Wechsels liegt nicht bei Ihnen. Der Wechselservice übernimmt die Schreibarbeit: Fristenprüfung, Anforderung der Unterlagen beim alten Verwalter, Positionsliste, Übergabeprotokoll, Kontenumstellung. Ihr Aufwand bleibt ein Beschluss und eine Unterschrift. Wer dafür einsteht, ist benannt: Christian Gottschling, zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG, über zwanzig Jahre in der Branche, 17 Mitarbeitende, rund 4.000 verwaltete Einheiten.

Und die unangenehme Wahrheit, die dazugehört: Eine Garantie gibt es nicht, und Sie sollten in der Versammlung auch keine versprechen. Was es gibt, ist der Rückweg, den das Gesetz Ihrer Gemeinschaft ohnehin offenhält. Die Abberufung ist jederzeit möglich, mit einfacher Mehrheit und ohne Grund; der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate später, unabhängig von seiner Laufzeit. Dieser Rückweg ist nicht geschenkt — er kann bis zu sechs Monate Doppelzahlung kosten. Aber er ist da, er steht im Gesetz, und er gilt gegenüber jedem Verwalter. Wer in der Versammlung fragt „Und wenn die auch nicht besser sind?“, bekommt damit eine Antwort, die nicht aus Zuversicht besteht, sondern aus § 26 Abs. 3 WEG.

Was Sie vor der Versammlung trotzdem tun sollten: Lassen Sie sich den Vertragsentwurf geben und lesen Sie die Laufzeit- und Kündigungsklauseln selbst nach, bevor Sie ihn vorlegen. Wie lange Sie darauf warten, sagt Ihnen schon etwas über den Bewerber. Hier bekommen Sie den Entwurf zeitnah nach dem Angebot, ohne ihn anzufordern.

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Ein Angebot, das Sie in die Versammlung mitnehmen können

Ihre Gemeinschaft erhält ein schriftliches Angebot als PDF: Vergütung je Einheit und Monat netto und brutto, der Rechenweg dazu, vollständiges Leistungsverzeichnis, alle Sonderleistungen mit Preis, Laufzeit und Gültigkeit. Zum Ausdrucken, Herumreichen und Vergleichen.

Button: „Angebot für unsere Gemeinschaft anfordern„
Kleingedruckt darunter: Das Angebot kommt binnen drei Minuten als PDF. Der Vertragsentwurf folgt zeitnah. Ohne Verpflichtung, ohne Vertreterbesuch.

Was ein Wechsel kostet — und was das Bleiben kostet

Sie können diese Rechnung in der Versammlung aufmachen, und sie fällt fast immer zugunsten des Wechsels aus. Voraussetzung ist, dass Sie beide Seiten nennen.

Was es kostet, die Hausverwaltung zu wechseln. Eine gesonderte Wechselgebühr fällt in der Regel nicht an. Teuer wird er durch zwei andere Posten: die Restvergütung der alten Verwaltung für bis zu sechs Monate nach der Abberufung und Sondervergütungen, die deren Vertrag für die Übergabe vorsieht. Dazu können kommen: die Kosten einer außerordentlichen Versammlung, anwaltliche Unterstützung bei verweigerter Unterlagenherausgabe, der Aufwand für die Neueinrichtung der Konten.

Die laufende Vergütung einer WEG-Verwaltung wird je Einheit und Monat berechnet. Die Spanne hängt an drei Größen: Zahl der Einheiten, Zustand und Technik des Gebäudes, Zahl der Versammlungen im Jahr. Kleine Gemeinschaften zahlen je Einheit mehr als große, weil sich der Grundaufwand auf weniger Schultern verteilt.

Bei GOTTSCHLING Immobilien sind die Sätze festgelegt und gelten jeweils für alle Einheiten der Gemeinschaft: 41,65 € brutto je Einheit und Monat bis neun Einheiten, 39,27 € von zehn bis neunzehn, 35,70 € ab zwanzig (netto 35,00 €, 33,00 € und 30,00 €). Bis einschließlich acht Einheiten greift eine Mindestvergütung von 357,00 € brutto (300,00 € netto) im Monat für die ganze Gemeinschaft. Garagen und Stellplätze kosten 5,95 € brutto (5,00 € netto) je Stück und Monat.

Das Rechenbeispiel für eine Gemeinschaft mittlerer Größe: Zwölf Einheiten ergeben 12 × 33,00 € = 396,00 € netto im Monat, also 471,24 € brutto — 39,27 € brutto je Wohnung. Der Durchschnitt in Nordrhein-Westfalen liegt bei rund 40,42 € brutto je Wohnung und Monat; die Einordnung finden Sie unter Hausverwaltungskosten im Marktvergleich. Eine Gemeinschaft mit sechs Einheiten zahlt dagegen 59,50 € brutto je Wohnung, weil die Mindestvergütung greift — das ist höher als der Durchschnitt und steht hier, damit Sie es nicht erst im Angebot lesen.

Was kostet das für Ihre Gemeinschaft? Zwei Zahlen eingeben, Ergebnis sofort.

Ihr eigenes Angebot mit Ihrer Einheitenzahl bekommen Sie schriftlich als PDF, binnen drei Minuten und ohne Termin: Sofortangebot in drei Minuten anfordern.

Was das Bleiben kostet. Diese Seite wird fast nie gerechnet: nicht abgerufene Fördermittel, verschleppte Reparaturen, die teurer werden, nicht eingetriebene Hausgeldrückstände, angreifbare Abrechnungen, verlorene Gewährleistungsansprüche. Ein einziger übersehener Sanierungsstau kann eine Gemeinschaft mehr kosten als zehn Jahre Verwaltervergütung. Gerade in Essener Beständen aus der Wiederaufbauzeit, die jetzt reihenweise an Dach, Fenster und Heizung anstehen, ist das keine theoretische Größe.

Ein praktischer Hinweis für den Angebotsvergleich: Der Preis unterscheidet gute und schlechte Angebote fast nie. Die Personalausstattung tut es. Und achten Sie auf die Trennlinie zwischen Grundhonorar und Sonderleistungen — dort entscheidet sich, ob ein günstiges Angebot günstig bleibt. Wie das gelingt, zeigt Verwaltungsangebote vergleichbar machen.

Vier Unterlagen, die Ihnen die Arbeit abnehmen

Sie müssen nichts davon selbst formulieren. Jede der vier Unterlagen ist so gebaut, dass Sie sie ausdrucken, ausfüllen und in die Versammlung mitnehmen können.

Der Wechsel-Fahrplan als PDF, 12 Seiten. Die neun Schritte mit Zeitleiste, eine Fristenübersicht zum Abhaken, die vier Musterbeschlüsse im Wortlaut, eine Seite zum Eintragen Ihrer eigenen Daten und eine Argumentationshilfe für die typischen Einwände in der Versammlung.

Das Musterschreiben zur Kündigung. Der fertige Text für die Kündigung des Verwaltervertrages im Namen der Gemeinschaft, mit den Feldern für Vollmacht, Beschlussdatum und Zustellnachweis — und einem kurzen Hinweis, wer unterschreiben darf und wie Sie den Zugang belegen.
→ Link: Kündigungsschreiben als Vorlage

Der Fragenkatalog für das Auswahlgespräch. 24 Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen, mit Platz für die Antworten nebeneinander. Darunter die fünf, an denen sich am meisten entscheidet: Einheiten je Sachbearbeiterin, Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten, Vertretungsregel, Kontenmodell, vollständige Liste der Sonderleistungen mit Preis.
→ Link: Fragenkatalog für das Auswahlgespräch

Die Übergabe-Checkliste. Alle anzufordernden Unterlagen als Positionsliste zum Abhaken, in der Reihenfolge, in der Sie sie brauchen — plus die Spalte „fehlt, schriftlich festgestellt am“.

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Button: „Alle vier Unterlagen als Paket anfordern“

Kleingedruckt darunter: Eine E-Mail-Adresse, ein Klick, alle vier Dateien. Keine Telefonnummer nötig.

Häufige Fragen zum Wechsel der Hausverwaltung

Kann man die Hausverwaltung überhaupt wechseln?

Ja, und zwar jederzeit. Eine Eigentümergemeinschaft kann die Hausverwaltung wechseln, indem sie den Verwalter durch Beschluss mit einfacher Mehrheit abberuft — ohne dafür einen Grund nennen zu müssen (§ 26 Abs. 3 WEG). Eine feste Vertragslaufzeit ändert daran nichts.

Der Vertrag endet dabei spätestens sechs Monate nach der Abberufung — auch wenn er eigentlich noch zwei Jahre laufen würde. Was Sie realistisch einplanen sollten: Der Beschluss gehört ordnungsgemäß auf die Tagesordnung, Sie brauchen eine Mehrheit in der Versammlung, und ohne Nachfolger sollten Sie nicht abberufen. Prüfen Sie zusätzlich Ihre Teilungserklärung — sie kann abweichende Regeln enthalten.

Welche Mehrheit brauchen wir, um den Verwalter abzuberufen?

Die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen reicht (§ 25 Abs. 1 WEG). Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig — unabhängig davon, wie viele Eigentümer erscheinen.

Das ist deutlich einfacher als früher. Es bedeutet aber auch: Wer nicht kommt und keine Vollmacht erteilt, hat auf das Ergebnis keinen Einfluss. Achten Sie auf zwei Dinge: Der Tagesordnungspunkt muss die Abberufung ausdrücklich ankündigen, sonst ist der Beschluss anfechtbar. Und wer mehrere Wohnungen besitzt, hat nicht automatisch mehrere Stimmen — das richtet sich nach Ihrer Teilungserklärung.

Was ist der Unterschied zwischen Abberufung und Kündigung?

Die Abberufung beendet das Amt, die Kündigung beendet den Vertrag. Wer nur eines davon beschließt, zahlt oft weiter oder steht plötzlich ohne Verwaltung da.

Mit der Abberufung verliert der Verwalter sofort seine Befugnisse. Der Verwaltervertrag läuft davon unberührt weiter, endet aber kraft Gesetzes spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Deshalb beschließen erfahrene Gemeinschaften immer beides in einem Zug: Abberufung, Kündigung, Bestellung des Nachfolgers, Abschluss des neuen Vertrags. Die Reihenfolge im Protokoll ist wichtig — Fehler hier sind der häufigste Grund, warum ein Wechsel angefochten wird.

Welche Kündigungsfrist gilt für den Verwaltervertrag?

In der Regel brauchen Sie gar keine Frist einzuhalten. Nach der Abberufung endet der Verwaltervertrag spätestens sechs Monate später, unabhängig davon, was im Vertrag steht (§ 26 Abs. 3 WEG). Eine längere Bindung lässt sich nicht wirksam vereinbaren.

Enthält der Vertrag eine kürzere Frist, gilt die kürzere. Bei schweren Pflichtverletzungen kommt zusätzlich die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund in Betracht (§ 626 BGB); sie muss innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis der Gründe erklärt werden. Die unangenehme Wahrheit: Viele Gemeinschaften zahlen diese sechs Monate parallel zur neuen Verwaltung. Kalkulieren Sie es offen ein, statt sich später zu ärgern.

Wie lange dauert ein Verwalterwechsel insgesamt?

Rechnen Sie mit drei bis sechs Monaten von der ersten Überlegung bis zur vollständigen Übergabe. Der Beschluss selbst ist an einem Abend gefasst — alles davor und danach braucht Zeit.

Ein realistischer Ablauf: zwei bis vier Wochen für die Angebote, mindestens drei Wochen Ladungsfrist für die Einladung zur Versammlung (§ 24 Abs. 4 WEG), dann die Versammlung, anschließend vier bis acht Wochen für Unterlagen, Konten und Verträge. Sitzt Ihre Versammlung ohnehin bald zusammen, verkürzt das den Weg erheblich.

Was, wenn der alte Verwalter die Unterlagen nicht herausgibt?

Alle Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter. Sie haben einen Herausgabeanspruch aus dem Geschäftsbesorgungsverhältnis (§§ 675, 667 BGB), und ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorare erkennen Gerichte in aller Regel nicht an.

Das Vorgehen, das sich bewährt hat: schriftliche Anforderung mit konkreter Liste und knapper Frist, dann Mahnung mit Nachfrist, dann anwaltliche Aufforderung, notfalls Klage auf Herausgabe. Das passiert häufiger, als Gemeinschaften erwarten. Deshalb gehört ein Übergabeprotokoll mit Positionsliste in jeden Wechsel — was nicht auf der Liste steht, fehlt später unbemerkt.

Wer erstellt die Jahresabrechnung für das Jahr, in dem gewechselt wird?

Zuständig ist grundsätzlich die Verwaltung, die zum Zeitpunkt der Erstellung im Amt ist — also die neue. Die alte schuldet die Rechenschaft über ihren Zeitraum: geordnete Belege, Kontoauszüge, Buchhaltungsdaten und eine Abrechnung ihrer Tätigkeit bis zum Stichtag (§§ 666, 667 BGB).

In der Praxis wird das regelmäßig verhandelt. Klären Sie diesen Punkt vor dem Wechselbeschluss und halten Sie ihn schriftlich fest. Wird er vergessen, entsteht genau die Lücke, in der eine Abrechnung ein Jahr lang liegen bleibt und niemand zuständig ist.

Was kostet uns ein Verwalterwechsel?

Der Wechsel selbst kostet in der Regel keine gesonderte Gebühr. Teuer wird er durch zwei andere Posten: die Restvergütung der alten Verwaltung für bis zu sechs Monate nach der Abberufung und Sondervergütungen, die deren Vertrag für die Übergabe vorsieht.

Hinzu kommen können die Kosten einer außerordentlichen Versammlung, anwaltliche Unterstützung bei verweigerter Unterlagenherausgabe und die Neueinrichtung der Konten. Dem gegenüber steht, was eine schlecht arbeitende Verwaltung kostet: nicht abgerufene Fördermittel, verschleppte Reparaturen, nicht eingetriebene Rückstände. Lassen Sie sich die Übergabekosten in jedem Angebot ausdrücklich bestätigen. Preis für die neue Verwaltung ausrechnen

Fazit: Was Sie jetzt tun

Die Hausverwaltung zu wechseln ist kein Sprung ins Ungewisse, sondern ein Verfahren mit klaren Regeln. Die sechs Sätze, die Sie sich merken sollten:

  1. Sie sitzen nicht fest. Abberufung jederzeit, einfache Mehrheit, kein Grund nötig. Der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach.
  2. Amt und Vertrag sind zwei Dinge. Vier Punkte in einer Versammlung: Abberufung, Kündigung, Bestellung, Vertragsabschluss. In dieser Reihenfolge.
  3. Der Punkt muss angekündigt sein. Was nicht in der Einladung steht, kann nicht wirksam beschlossen werden. Das ist der häufigste Fehler.
  4. Rechnen Sie mit drei bis sechs Monaten — und mit bis zu sechs Monaten Doppelzahlung. Sagen Sie das in der Versammlung offen.
  5. Die Übergabe entscheidet sich an der Liste. Ohne Positionsliste und Übergabeprotokoll fehlen Unterlagen, die niemand vermisst, bis sie gebraucht werden.
  6. Ihr Einzelfall steht in drei Dokumenten: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Verwaltervertrag. Legen Sie sie nebeneinander, bevor Sie beginnen.

Und der Satz, um den es Ihnen als Beirat eigentlich geht: Der Vorschlag fällt nicht auf Sie zurück, wenn er vorbereitet ist, wenn die Fristen stimmen und wenn die Zahlen auf dem Tisch liegen. Den Rückweg hält das Gesetz ohnehin offen — abberufen können Sie jederzeit, mit einfacher Mehrheit und ohne Grund.

Das Erste, was sich danach ändert, merken Sie am Telefon: Sie kommen durch — an jedem Tag der Woche, zu jeder Uhrzeit.

Der nächste Schritt ist klein. Laden Sie den Fahrplan herunter, lesen Sie ihn an einem Abend, und entscheiden Sie danach, ob Sie das Thema ansprechen. Mehr ist heute nicht nötig. Und wenn die Versammlung schon feststeht: Sofortangebot in drei Minuten anfordern.

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Zwei Wege, je nachdem wie weit Sie sind

Sie sortieren noch:
Button: „Wechsel-Fahrplan kostenlos herunterladen“
Zwölf Seiten, Musterbeschlüsse inklusive. Eine E-Mail-Adresse genügt.

Sie stehen vor der Versammlung:
Button: „Angebot für unsere Gemeinschaft anfordern„
Schriftliches PDF-Angebot binnen drei Minuten, ohne Verpflichtung.

Lieber sprechen?
Telefon-CTA: „Rufen Sie an: 0201 45 875 433 — rund um die Uhr, Montag bis Sonntag“
Am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab. Er nimmt Ihr Anliegen auf und gibt Auskunft zum Stand laufender Vorgänge. Wer eine Person sprechen möchte, wird zurückgerufen.

GOTTSCHLING Immobilien GmbH · Gemarkenstr. 37 · 45147 Essen · Geschäftsführer Christian Gottschling, zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG

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Angebot in drei Minuten

Fünf Angaben, dann liegt das schriftliche Angebot als PDF in Ihrem Postfach — zur Vorlage in der Versammlung.

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Rund um die Uhr, Montag bis Sonntag. Am Telefon nimmt ein KI-Assistent ab; wer einen Menschen sprechen möchte, bekommt einen Rückruf.

0201 45 875 433

Christian GottschlingGeschäftsführer · steht mit seinem Namen für jede Verwaltung